Помощь: Служебные командировки работников

СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ РАБОТНИКОВ



Вопросы, связанные с направлением работников в служебные командировки, возникают всегда. Рассмотрим наиболее встречающиеся из них.

Условия, порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках определены Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35 (далее - Инструкция № 35), и Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденным постановлением Минтруда РБ от 14.04.2000 № 55 (далее - Положение № 55).

Оформление командировки

Итак, любая служебная командировка работника начинается с приказа руководителя. И здесь нас подстерегает первая опасность нарушения законодательства. Согласно ст.263 Трудового кодекса РБ запрещается направлять в служебную командировку беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет. Эта же статья гласит о том, что женщины, имеющие детей в возрасте от 3 до 14 лет, могут направляться в служебную командировку только с их согласия. Рекомендуем такое согласие получить в письменном виде.

Помимо издания приказа при направлении работника в командировку за границу руководитель дополнительно устанавливает задание по командировке, в котором указывается цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров, а в случае заключения договора (контракта) - предмет договора, условия поставки, форма и вид платежа. Задание должно быть подписано руководителем и командированным работником.

В случае если командирование за границу осуществляется на основании приглашения зарубежной организации, направление работников в командировку за границу производится на основании приказа с обязательной ссылкой на приглашение. Стоит обратить внимание на обязательное требование п.52 Положения № 55: наниматель обязан вести регистрацию указанных приглашений и обеспечивать их сохранность.

В соответствии с п.3 Инструкции № 35 в специальных журналах установленной формы необходимо также вести регистрацию всех работников, отбывающих в служебную командировку в пределах Республики Беларусь. Но имеет смысл не разделять ведение данного журнала в зависимости от страны командирования, т.е. регистрировать в данном журнале и работников, направляющихся в командировку за пределы Республики Беларусь.

Не стоит забывать и о том, что руководитель обязан назначить ответственное лицо по организации командировок за границу и их контролю, а также определить форму письменного отчета и порядок его представления работником по возвращении из командировки. Целесообразнее всего, на наш взгляд, определить это в локальном нормативном акте «Порядок направления в служебные командировки сотрудников организации».

Отчет по служебной командировке

Выдача наличных денег на расходы, связанные со служебными командировками, производится при условии полного отчета по ранее полученным на эти цели суммам.

Работники, получившие наличные денежные средства под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 рабочих дней (при использовании пластиковых карт могут быть иные сроки) со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

При этом в соответствии с п.30 Правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденных постановлением Правления Нацбанка РБ от 26.03.2003 № 57 (далее - Правила № 57), для этих лиц делается исключение по срокам только в случаях, установленных абзацем первым части второй ст.107 Трудового кодекса РБ. Следовательно, можно предположить, что законодательством допускается ситуация, когда за работником остается задолженность по командировочным расходам в виде неиспользованных сумм полученного ранее аванса и работнику выплачивается аванс на следующую служебную командировку. Считаем, что в данном случае нарушения действующего законодательства не будет лишь тогда, когда работник к авансовому отчету по первой командировке приложит письменное заявление об удержании из его заработной платы неизрасходованной суммы аванса. В этом случае наниматель может выдать наличные деньги под отчет на служебную командировку независимо от того, удержаны фактически или нет денежные средства из заработной платы работника за предыдущую командировку.

К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы:

- командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования. Если работник был командирован в разные населенные пункты или организации, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом населенном пункте (организации). Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с обязательным наименованием организации, в которую был командирован работник (на практике встречались случаи, когда работники привозили командировочное удостоверение со штампом гостиницы, в которой проживали);


От редакции журнала: Статьей 93 Трудового кодекса РБ предусмотрено оформление командировочного удостоверения при направлении работника в командировку (независимо от того, командировка на территории Республики Беларусь или за ее пределы). Положение № 55 не предусматривает составление данного документа. По разъяснениям специалистов Минтруда РБ, с учетом специфики внутреннего законодательства страны пребывания оформление командировочного удостоверения при направлении работника в служебную командировку не является обязательным.


- проездные документы в оригинале, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командирования и обратно;

- оплаченные счета, иные документы в оригинале, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

- отчет о проделанной работе (при командировании за границу - в обязательном порядке, при командировании в пределах Республики Беларусь - по требованию нанимателя).

Особенности возмещения расходов по найму жилого помещения

При командировании за границу. При направлении работника в служебную командировку за границу у нанимателя возникает еще один вопрос: какие документы могут служить в качестве подтверждающих расходование денежных средств при найме жилого помещения? Положение № 55 не содержит перечня документов, по которым может производиться возмещение указанных расходов. Единственное требование к такого рода документам - чтобы они были представлены в оригинале (см. подп.53.4 п.53 Положения № 55). На организацию - резидента РБ не возложена обязанность проверки соответствия представленных документов нормам зарубежного законодательства. Одно, что необходимо помнить, - чтобы данные документы имели содержание и форму, которая бы позволила определить характер понесенных работником расходов, стоимостное выражение расходов, и были заверены печатью либо штампом организации, предоставившей командированному работнику такую услугу.

Согласно подп.53.4 п.53 Положения № 55 в случае отсутствия подтверждающих документов по найму жилого помещения при командировании работника в Российскую Федерацию и другие страны СНГ возмещение расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в дороге, кроме водителей грузовых автомобилей и лиц, командированных вместе с ними) осуществляется в размере 5% от предельной нормы возмещения расходов по найму жилого помещения, установленной законодательством. Кроме того, при командировании в указанные страны сверх установленных норм расходов по найму жилого помещения командированному работнику при представлении подтверждающих документов производится возмещение расходов по бронированию мест в гостинице и оплате местных сборов на право проживания в отдельных городах.

Суммы за питание, включенные в счета по найму помещения, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат.

Расходы на отдельные услуги, включенные в стоимость номера, возмещаются в пределах установленных норм расходов по найму жилого помещения.

Расходы по бронированию мест в гостинице возмещаются в пределах норм расходов по найму жилого помещения.

При командировании в пределах Республики Беларусь. В соответствии с подп.7.2 п.7 Инструкции № 35 в случае отсутствия подтверждающих документов по найму жилого помещения при командировании работника в пределах Республики Беларусь данные расходы возмещаются в размерах, установленных Минфином РБ. Постановлением Минфина РБ от 22.12.2005 № 155 установлено, что размер возмещения расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь составляет 3600 руб.

Командированному работнику также при представлении подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице.

В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), эти расходы также подлежат возмещению на основании подтверждающих документов.

Суммы за питание, включенные в счета по найму помещения, возмещению не подлежат.

Возмещение расходов за проживание в номерах «Люкс» допускается в исключительных случаях с разрешения нанимателя. Желательно это сделать в письменной форме с обоснованием причины такого проживания.

Особенности возмещения расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно

При командировании за границу. Работникам, командированным за границу, возмещаются расходы по проезду воздушным, железнодорожным и водным транспортом по тарифу 2-го класса (на самолетах - по тарифу экономического класса, на судах - по тарифу туристического класса, на железнодорожном транспорте - купе).

В исключительных случаях с предварительного разрешения нанимателя расходы по проезду названными видами транспорта могут быть возмещены по тарифу 1-го класса (на железнодорожном транспорте - «СВ», на самолетах - «бизнес-класс»). Под исключительным случаем следует понимать такие обстоятельства, при которых у работника отсутствует возможность приобретения билетов на проезд по тарифу 2-го класса (например, отсутствие билетов в кассе вокзала). При этом приобретение билетов на проезд на железнодорожном транспорте - «СВ», на самолетах - «бизнес-класс» должно быть соответствующим образом обосновано и согласовано с нанимателем.

При следовании указанными видами транспорта возмещаются расходы по оплате страховых и комиссионных сборов, а также обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах. Стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит.

Возмещение транспортных расходов в пределах пункта командирования производится за счет суточных.

Если проезд железнодорожным или водным транспортом осуществляется в ночное время, то командированному работнику возмещается стоимость комплекта спальных принадлежностей.

Также командированному работнику возмещаются расходы по проезду транспортом общего пользования (за исключением такси) на вокзал, аэропорт или пристань (с вокзала, аэропорта или пристани) к месту отправления, назначения или пересадки, если они находятся за пределами населенного пункта.

Согласно подп.10.5 п.10 Положения № 55 в обязательном порядке наниматель обязан возместить понесенные работником расходы по провозу до 80 кг багажа независимо от количества багажа, полагающегося провозить бесплатно по билету того вида транспорта, которым следует работник. При этом следует учесть, что такие расходы возмещаются в случае выполнения служебного поручения по провозу багажа.

Следует отметить, что в случае использования работником своих выходных дней в месте командирования до начала командировки или после ее окончания возмещение расходов по проезду, по мнению автора, не производится. Положением № 55 данная норма не предусмотрена.

При направлении работника в служебную командировку на автотранспорте, принадлежащем организации (служебном автотранспорте), надо иметь в виду, что в соответствии с п.1 постановления Совета Министров РБ от 24.12.2003 № 1678 «О дополнительных мерах по упорядочению использования служебных и специальных легковых автомобилей и внесении изменений в постановления Совета Министров Республики Беларусь от 7 июня 2001 г. № 851 и от 21 сентября 2001 г. № 1398» юридические лица и индивидуальные предприниматели вправе эксплуатировать в выходные и праздничные дни только транспортные средства оперативного назначения, а также специальные легковые автомобили, используемые организациями, имеющими непрерывный цикл работы, или в соответствии с утвержденными графиками работы. На сегодняшний день, на наш взгляд, существует противоречие между данным постановлением и ст.210 Гражданского кодекса РБ, которая предусматривает право собственника имущества на владение, пользование и распоряжение данным имуществом. Трудовой кодекс РБ также предусматривает возможность привлечения работника к работе в выходной день. Исходя из этого до тех пор, пока данный вопрос не будет урегулирован, т.е. не будут приведены в соответствие все законодательные акты, нанимателю целесообразнее в случае необходимости направлять работника в служебную командировку в выходной день на пассажирском транспорте. Этот аспект следует учитывать и при направлении работника в командировку по территории Республики Беларусь.

При направлении работника в командировку за границу на личном автотранспорте произведенные им расходы, связанные с использованием автомобиля и предусмотренные подп.53.6 п.53 Положения № 55 (расходы по приобретению горюче-смазочных материалов, оплате стоянки, оплате дорожных, таможенных сборов за границей, по страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту и иные расходы) возмещаются работнику при наличии договора об использовании личного автотранспортного средства.

При командировании в пределах Республики Беларусь. Помимо возмещения командированному работнику стоимости проезда на основании подлинных проездных документов, расходов по бронированию билетов, также возмещаются расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных или мягких вагонах без представления подтверждающих документов.

Согласно п.9 Инструкции № 35 в случае использования работником своих выходных дней в месте командировки до начала или после ее окончания оплата проезда работнику производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются.

При направлении в командировку работника на автотранспорте нанимателя либо на личном автотранспорте (в данном случае речь идет о таких расходах, как заправка автомобиля ГСМ) следует помнить, что согласно п.27 Инструкции о порядке проведения валютных операций с использованием наличной иностранной валюты и наличных белорусских рублей, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 17.01.2007 № 1, расчеты между предприятиями в наличной иностранной валюте допускаются только на цели, на которые резиденты вправе использовать наличную иностранную валюту. Перечень таких целей является исчерпывающим. Одной из этих целей является оплата расходов, связанных с поездками за пределы Республики Беларусь. Таким образом, выдача наличной иностранной валюты для заправки автотранспорта на территории Республики Беларусь не производится.

Особенности возмещения расходов по проживанию вне места постоянного жительства - суточные

При командировании за границу. При проезде по территории Республики Беларусь оплата суточных производится в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь.

При проезде и за время пребывания на иностранной территории суточные выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую направлен работник в командировку.

При этом день пересечения границы при выезде из Республики Беларусь включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте по нормам страны, в которую командирован работник, а день пересечения границы при возвращении в Республику Беларусь - в дни, за которые суточные выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным для командировок в пределах Республики Беларусь.

При выезде в командировку и возвращении обратно в тот же день работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50% установленной нормы страны командирования.

При продолжительности командировки более суток, когда день пересечения границы при выезде из Республики Беларусь совпадает с днем пересечения границы при возвращении в Республику Беларусь, работнику выплачиваются суточные за этот день в иностранной валюте в размере 100% установленной нормы страны командирования. Остальные дни оплачиваются в белорусских рублях.

В случае временной остановки и пребывания на территории иностранного государства продолжительностью более суток (для выполнения служебного поручения или по другим не зависящим от работника причинам) при проезде в другую страну, куда работник направляется в командировку, выплата суточных и расходов по найму жилого помещения производится в иностранной валюте по нормам страны, в которой работник находился проездом.

За время остановки в пути следования по иностранной территории продолжительностью менее суток, связанной с расписанием движения транспорта, суточные выплачиваются по нормам страны командирования.

Если работник направляется в служебную командировку в страну, с которой установлен пограничный контроль, то в этом случае для правильного расчета размера суточных день пересечения границы Республики Беларусь при въезде и выезде определяется по отметкам контрольно-пропускных пунктов в паспорте. При командировании работников в Россию и другие страны СНГ, где при пересечении границы отметка в паспорте не делается, день пересечения границы определяется по проездным документам с учетом расписания движения пассажирского транспорта. Время пересечения границы в таком случае уточняется в справочной службе Белорусской железной дороги или аэропорта.

В случаях, когда работники, направленные в командировки, не обеспечиваются питанием, суточные выплачиваются в полном объеме. Если же принимающая сторона берет на себя часть расходов по командировке, следует учитывать, что суточные могут выплачиваться не в полном размере.

При командировании в пределах Республики Беларусь. При направлении работника в служебную командировку в пределах Республики Беларусь суточные ему выплачиваются в соответствии с действующим законодательством. На сегодняшний момент действует постановление Минфина РБ от 22.12.2005 № 155, согласно которому установлен следующий размер суточных:

- при многодневной командировке - 12 тыс.руб. за каждый день командирования;

- при однодневной командировке и командировке в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, - 6 тыс.руб.

При направлении работника в командировку для участия в совещаниях, семинарах, сборах и в других случаях, если принимающая сторона обеспечивает за свой счет питанием либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было предоставлено. В случае предоставления командированному работнику одноразового питания суточные выплачиваются в размере 70%, двухразового - 30% от установленной нормы.

Налогообложение командировочных расходов работников, направленных в служебную командировку

При исчислении налогов и неналоговых платежей в части командировочных расходов следует использовать следующие документы:

1) Закон РБ от 21.12.1991 № 1327-XII «О подоходном налоге с физических лиц» (далее - Закон № 1327-XII);

2) Перечень видов выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах», утвержденный постановлением Совета Министров РБ от 25.01.1999 № 115 (далее - Перечень № 115);

3) Положение о порядке уплаты страховщику страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденное постановлением Совета Министров РБ от 10.10.2003 № 1297 (далее - Положение № 1297);

4) Закон РБ от 29.02.1996 № 138-XIII «Об обязательных страховых взносах в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь» (далее - Закон № 138-XIII);

5) Закон РБ от 22.12.1991 № 1330-XII «О налогах на доходы и прибыль» (далее - Закон № 1330-XII);

6) Закон РБ от 19.12.1991 № 1319-XII «О налоге на добавленную стоимость» (далее - Закон № 1319-XII).

Ниже рассмотрим порядок налогообложения отдельных расходов по командировке.



Вид расходов Налоги и неналоговые платежи
Подоходный налог Страховые взносы в «Белгос-страх» Стра-ховые взносы в ФСЗН Налог на прибыль НДС
(коман-дировка по территории РБ)
НДС
(коман-дировка за границу РБ)
Суточные в пределах норм -
(подп.1.3 п.1 ст.12 Закона № 1327-XII)
-
(п.6 Перечня № 115)
-
(п.6 Перечня № 115)
-
(подп.4-2.35 п.4 ст.3 Закона № 1330-XII)
- -
Суточные сверх норм +
(подп.1.3 п.1 ст.12 Закона № 1327-XII
+
(п.2 Положения № 1297
и п.6 Перечня № 115)
+
(ст.2 Закона № 138-XIII
и п.6 Перечня № 115)
+
(подп.7.7-1
п.7 ст.3 Закона № 1330-XII)
-
(подп.1.1.1 п.1 ст.2 Закона
№ 1319-XII)
(денежные средства не являются объектом)
-
(подп.1.1.1 п.1 ст.2 Закона № 1319-XII)
(денежные средства не являются объектом)
Расходы по найму жилого помещения в пределах норм -
(подп.1.3 п.1 ст.12 Закона № 1327-XII)
-
(п.6 Перечня № 115)
-
(п.6 Перечня № 115)
-
(подп.4-2.35 п.4 ст.3 Закона № 1330-XII)
- -
Расходы по найму жилого помещения сверх норм -
(подп.1.3 п.1 ст.12 Закона № 1327-XII)
(при представ-лении подтверж-дающих документов)
-
(п.6 Перечня № 115)
-
(п.6 Перечня № 115)
+
(подп.7.7-1 п.7 ст.3 Закона № 1330-XII)
+
(подп.1.1.1 п.1 ст.2 Закона
№ 1319-XII)
-
(подп.1.1 п.1 ст.2 Закона № 1319-XII
(объектом признаются обороты на территории РБ)
Расходы по проезду по тарифу 2-го класса -
(подп.1.3 п.1 ст.12 Закона № 1327-XII)
-
(п.6 Перечня № 115)
-
(п.6 Перечня № 115)
-
(подп.4-2.35 п.4 ст.3 Закона № 1330-XII)
- -
Расходы по проезду сверх тарифа
2-го класса
-
(подп.1.3 п.1 ст.12 Закона № 1327-XII)
-
(п.6 Перечня № 115)
-
(п.6 Перечня № 115)
+
(подп.7.7-1 п.7 ст.3 Закона № 1330-XII)
+
(подп.1.1.1 п.1 ст.2 Закона
№ 1319-XII)
-*


* Одной из составляющих командировочных расходов является стоимость проезда командированного работника к месту назначения и обратно. Подтверждением приобретения такой транспортной услуги является билет на тот или иной вид транспорта. Для целей исчисления налога на добавленную стоимость определение места реализации работ, услуг дано в п.2 ст.2 Закона № 1319-XII и в ст.33 Налогового кодекса РБ от 19.12.2002 № 166-З. Вместе с тем при оказании транспортной услуги по перевозке работника договор с перевозчиком не заключается, и, следовательно, определить место нахождения перевозчика не представляется возможным. Учитывая изложенное, приобретенные транспортные услуги (посредством покупки билета), оказываемые по маршруту, одна из точек которого находится за пределами Республики Беларусь (например, по маршрутам Минск-Москва, Рига-Минск), либо по маршруту, не затрагивающему территорию Республики Беларусь (например, Москва-Владивосток), либо по маршруту, который проходит через Республику Беларусь транзитом (например, Варшава-Москва), признаются услугами, оказанными за пределами Республики Беларусь. Следовательно, данные расходы не являются объектом обложения налогом на добавленную стоимость.



При обсуждении вопросов налогообложения хочется обратить особое внимание на то, что ранее пп.31 и 35 Инструкции о порядке исчисления и уплаты налога за использование природных ресурсов (экологического налога), утвержденной постановлением МНС РБ от 16.03.2005 № 36, было предусмотрено, что налог за выбросы в атмосферный воздух загрязняющих веществ от передвижных источников выбросов рассчитывается исходя из фактических объемов этих выбросов, рассчитанных по количеству израсходованного топлива на передвижение только по территории (над территорией) Республики Беларусь при условии раздельного учета израсходованного топлива. Количество топлива, израсходованного на территории Республики Беларусь, определялось исходя из расстояния от начального пункта маршрута автотранспортного средства до границы Республики Беларусь при проезде в страну командирования и от границы Республики Беларусь до конечного пункта маршрута при проезде из страны командирования и утвержденных линейных норм расхода топлива. Полученный методом расчета результат включался в облагаемый оборот для исчисления экологического налога.

Если же раздельный учет израсходованного топлива не велся, то экологическим налогом облагался весь объем использованного топлива по данным путевого листа.

То есть имело смысл в целях оптимизации налогообложения вести раздельный учет израсходованного топлива при движении автотранспорта по территории Республики Беларусь и за ее пределами.

Однако с 1 июля 2007 г. вышеназванная Инструкция утратила силу в связи с вступлением в силу постановления МНС РБ от 31.05.2007 № 82. И на сегодняшний день запись о том, что налог уплачивается только с объемов израсходованного топлива по территории Республики Беларусь, в законодательных актах (Закон РБ от 23.12.1991 № 1335-XII «О налоге за использование природных ресурсов (экологический налог)» и Указ Президента РБ от 07.05.2007 № 215 «О ставках налога за использование природных ресурсов (экологического налога) и некоторых вопросах его взимания») отсутствует.



29.08.2007 г.



Светлана Мирная, экономист



Журнал «Главный Бухгалтер. Банковская деятельность» № 4, 2007 г.



Для более детального изучения см.: 1. Пособие

2. Пособие