Помощь: Роль печати в деятельности организации

РОЛЬ ПЕЧАТИ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ



Законодательство Республики Беларусь не содержит прямой обязанности для юридических лиц заверять каждый документ печатью. Вместе с тем необходимость иметь печать и заверять ею в обязательном порядке подлинность некоторых документов вытекает из ряда нормативных актов. Также юридическое лицо может установить для себя такую обязанность внутренними актами. В большинстве случаев это касается государственных органов и организаций.

Обязанность заверять документы печатью прежде всего закреплена в Гражданском кодексе РБ (далее - ГК). Так, ст.161 ГК определено, что для совершения сделки в простой письменной форме законодательством и соглашением сторон могут быть установлены дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и др.). Гражданским кодексом установлено два вида сделок, форма которых предусматривает заверение печатью подписи соответствующего лица. Это, во-первых, доверенность и, во-вторых, двойное складское свидетельство.

Согласно ст.186 ГК доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами, удостоверенное в предусмотренном настоящей статьей порядке. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, скрепленной печатью этой организации.

Порядок выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей детализирован в Инструкции Министерства финансов СССР от 14.01.1967 № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности», где также предусмотрено проставление печати на доверенности.

Что касается двойного складского свидетельства, то ст.803 ГК установлено, что обе его части должны иметь идентичные подписи уполномоченного лица и печати товарного склада.

Статьей 9 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» определено, что факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции. Статья не устанавливает обязанности заверять печатью первичные документы.

Вместе с тем кроме установленной ГК обязанностью заверять печатью определенные сделки законодательство также содержит требования о необходимости проставления печати на первичных документах, которые подтверждают исполнение сделки.

Например, ст.232 Банковского кодекса РБ от 25.10.2000 № 441-З (в ред. Закона РБ от 17.07.2006 № 145-З) установлено, что расчеты в безналичной форме в виде банковского перевода проводятся на основании платежных инструкций. При этом ст.233 БК определено, что платежная инструкция клиента - юридического лица, выданная в письменной форме, должна содержать подписи (подпись) лиц, уполномоченных распоряжаться счетом, а также оттиск печати владельца счета.

Инструкции по заполнению товарно-транспортной накладной формы ТТН-1 и по заполнению товарной накладной на отпуск и оприходование товарно-материальных ценностей формы ТН-2, утвержденные постановлением Минфина РБ от 14.05.2001 № 53, устанавливают обязанность заверять товарно-транспортные накладные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя.

Наличие печати в организации необходимо не только для правильного и законного оформления документов при осуществлении хозяйственной деятельности, но и при оформлении документов, используемых в иных правоотношениях. Например, в постановлении Совета Министров РБ от 10.12.1997 № 1635 «О трудовых книжках работников» указано, что в трудовой книжке сведения о работнике заверяются подписью нанимателя или специально уполномоченного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя либо у гражданина, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора, - печатью исполнительного комитета, осуществившего регистрацию нанимателя. Таким образом, исключение сделано только в отношении физических лиц, в т.ч. имеющих статус индивидуального предпринимателя.

Как видим, законодательство в разных сферах деятельности устанавливает обязанность организаций заверять печатью подлинность документов.

Изготовление печатей

Изготовление печатей производится юридическими лицами на основании соответствующих разрешений.

В связи с вступлением в силу с 1 июня 2006 г. Декрета Президента РБ от 10.04.2006 № 6 «О внесении дополнений и изменений в Декрет Президента Республики Беларусь от 16 марта 1999 г. № 11» для вновь учреждаемых организаций (а также для организаций, изменивших после 1 июня 2006 г. свое наименование) изменился порядок выдачи разрешений на право изготовления печатей.

Согласно новому порядку получение разрешения на изготовление печати осуществляется одновременно с государственной регистраций юридического лица (регистрацией изменений). Это вытекает из п.23 Положения о государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования, утвержденного Декретом Президента РБ от 16.03.1999 № 11 (далее - Положение № 11), согласно которому для государственной регистрации коммерческих и некоммерческих организаций, за исключением объединений, созданных по решению Президента РБ, Правительства РБ до вступления в силу данного Декрета, крестьянских (фермерских) хозяйств, производственных кооперативов, в т.ч. сельскохозяйственных производственных кооперативов, товариществ собственников, потребительских кооперативов, учредители представляют в регистрирующий орган среди прочего и эскизы печатей в двух экземплярах. Согласно п.36 этого же Положения регистрирующий орган одновременно с выдачей свидетельства о государственной регистрации выдает разрешение на право изготовления печатей.

Под разрешением на право изготовления печатей понимается документ, выдаваемый регистрирующим органом конкретному юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю для дальнейшего обращения в соответствующую организацию с целью изготовления печати для данного субъекта хозяйствования.

Юридические лица размещают заказ на изготовление печатей в организациях, имеющих специальные разрешения (лицензии) на право осуществления деятельности по обеспечению безопасности юридических и физических лиц (составляющая работа и услуга - изготовление печатей и штампов), а также в организациях, которые вправе в соответствии с законодательством осуществлять данный вид деятельности без специального разрешения (лицензии). При этом в соответствии с п.58 Инструкции о порядке открытия и функционирования штемпельно-граверных предприятий (участков), изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов, утвержденной постановлением МВД РБ от 25.09.2000 № 157 (далее - Инструкция № 157), запрещено размещать заказы на изготовление печатей и штампов на предприятиях, находящихся за пределами территории Республики Беларусь.

Простая печать круглой формы

Любой организации выдается разрешение на изготовление только одного экземпляра простой печати круглой формы (постановление Совета Министров РБ от 27.05.2006 № 668 «О порядке взаимодействия регистрирующих органов с республиканскими органами государственного управления и иными органами по вопросам государственной регистрации субъектов хозяйствования»), которое действительно в течение шести месяцев.

Согласно главе 7 Инструкции № 157 простая печать представляет собой металлическое, каучуковое, полимерное изделие круглой формы без изображения Государственного герба Республики Беларусь. По ее окружности указывается: «Республика Беларусь», юридический адрес (город или район), а в центре - полное наименование юридического лица либо эмблема. Печати с эмблемами (символическими или графическими изображениями) могут быть изготовлены только в том случае, если эмблема зарегистрирована в установленном порядке и имеется ее описание в уставе юридического лица или положении о нем.

Текст печати должен строго соответствовать официальному наименованию юридического лица, определенному в учредительных документах. При этом в тексте печатей не допускается указывать сокращенное наименование организационно-правовых форм юридического лица.

Названия юридических лиц в тексте печатей выполняются на белорусском и (или) русском языках. В наименования юридических лиц не могут включаться слова и символы иных алфавитов.

Простая печать круглой формы является печатью юридического лица и подтверждает подлинность издаваемых этим лицом документов.

Гербовая печать

Разрешение на право изготовления печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь для юридических лиц, которым законодательством Республики Беларусь предоставлено право использовать изображение Государственного герба Республики Беларусь, выдается в порядке, установленном Положением о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей с изображением государственного герба Республики Беларусь, утвержденным постановлением Кабинета Министров РБ от 07.08.1995 № 424.

Печатями с изображением Государственного герба Республики Беларусь пользуются Президент РБ, Национальное собрание РБ, Совет Министров РБ, министерства и государственные комитеты РБ, другие подчиненные и подотчетные Президенту, Национальному собранию и Совету Министров РБ государственные органы, местные исполнительные и распорядительные органы, суды, органы прокуратуры, государственные нотариальные конторы, Академия наук Беларуси, государственные научные и учебные заведения всех уровней, а также организации, которым законодательством республики предоставлено право использовать изображение Государственного герба Республики Беларусь.

Печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь представляет собой металлическое или каучуковое изделие круглой формы диаметром 43-45 миллиметров (для центральных органов власти и управления) или 40-42 миллиметра (для организаций). В середине печати помещается изображение Государственного герба Республики Беларусь, а по ее окружности - наименование органа или организации на белорусском или русском языке. Размер изображения Государственного герба Республики Беларусь на печати может изменяться в зависимости от ширины окружающей надписи, но должен быть не менее 15 миллиметров. Изображение Государственного герба Республики Беларусь на печатях должно строго соответствовать его описанию, изложенному в нормативных правовых актах Республики Беларусь, регламентирующих установленный порядок изготовления и использования изображения Государственного герба Республики Беларусь.

Положением № 11 предусмотрена возможность изготовления только одного экземпляра печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь, за исключением некоторых случаев (несколько гербовых печатей могут иметь государственные нотариальные конторы, органы внутренних дел).

Печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь ставится на документах, на которых оттиск печати предусмотрен законодательством Республики Беларусь, а также на других документах с учетом важности их содержания.

Штампы и иные печати

Кроме простой печати круглой формы юридическое лицо может использовать в своей деятельности штампы, а также какие-либо специализированные печати (например, печать для пропусков, печать отдела кадров и т.д.).

В отличие от простой печати круглой формы, которая является печатью юридического лица и подтверждает подлинность документов, исходящих от указанного юридического лица, использование специализированных печатей законодательством практически не регламентировано. Можно предположить, что заверяться такой печатью могут внутренние документы организации, документы, исходящие от структурных подразделений, а также копии документов организации. Правомерность данной позиции подтверждается и некоторыми актами законодательства.

Например, п.34 Инструкции № 157 разрешает юридическим лицам изготавливать для структурных подразделений простые печати (для секретариата, канцелярии, спецчасти, кадровых, финансовых, административно-хозяйственных и других подразделений) для осуществления операций, входящих в их компетенцию, в соответствии с действующими нормативными правовыми актами. А Инструкцией о порядке использования печатей и штампов в Министерстве по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь и подчиненных ему органах, подразделениях и организациях, утвержденной приказом МЧС РБ от 10.07.2006 № 101, установлено, что МЧС и подчиненные ему подразделения могут иметь необходимое количество простых (негербовых) печатей для делопроизводственных, кадровых, финансовых, административно-хозяйственных и других подразделений для осуществления операций, входящих в их компетенцию (опечатывания пакетов с корреспонденцией (каучуковые круглые «Для пакетов»), опечатывания хранилищ и служебных помещений (специальные номерные металлические), оформления разовых пропусков (специальные каучуковые печати с соответствующим наименованием). Также Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13, определено, что размноженные экземпляры документа, не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, удостоверяются печатью службы документационного обеспечения.

Законодательство не устанавливает особых требований к формам указанных печатей.

Что же касается штампов, то в отличие от российского законодательства, предусматривающего возможность проставления на документах как угловых, так и горизонтальных штампов, белорусским законодательством предусмотрен только угловой штамп. Вместе с тем Инструкцией № 157 установлено, что индивидуальные предприниматели, в т.ч. не имеющие расчетных счетов в учреждениях банков, могут изготавливать прямоугольные, треугольные и овальные штампы.

Текст указанных печатей и угловых штампов должен строго соответствовать официальному наименованию юридического лица, определенному в его учредительных документах. Если угловой штамп (печать) изготавливается на двух языках, то слева пишется текст на белорусском языке, а справа - на русском. Юридический адрес и другие реквизиты на штампе (печати) указываются на одном языке.

На угловых штампах государственных предприятий, организаций и учреждений республиканского и местного подчинения допускается помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь.

Размер углового штампа не должен превышать 45 на 75 миллиметров, а в овальном штампе разница между размерами сторон (ширина, высота) не должна быть менее 20 миллиметров.

Уничтожение печатей

В случае утери ранее изготовленной печати после осуществления руководителями юридических лиц установленных законодательством действий, связанных с принятием мер к их обнаружению, в т.ч. публикации в газете «Рэспублiка» объявлений об их утере, и необходимых проверок разрешение на изготовление дубликата печати выдается регистрирующим органом на основании копии опубликованного объявления об утере печати с указанием на эскизе печати буквы «Д» (п.9 Инструкции о порядке выдачи регистрирующими органами субъектам хозяйствования разрешений на право изготовления печатей, подтверждения факта их уничтожения, утвержденной постановлением Минюста РБ от 23.05.2006 № 26).

Для уничтожения печатей на сегодняшний день существует два порядка: один - для печатей, полученных на основании разрешений, выданных регистрирующим органом, второй - для печатей, полученных на основании разрешения органов внутренних дел.

В первом случае при ликвидации (прекращении деятельности) юридического лица печати подлежат сдаче для уничтожения в регистрирующий орган по месту его государственной регистрации, о чем составляется квитанция, подтверждающая факт уничтожения печатей.

Во втором случае согласно пп.62-64 Инструкции № 157 печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь, а также простые печати (круглой формы и специализированные) при прекращении деятельности юридического лица по миновании их надобности сдаются для уничтожения по месту их нахождения в орган внутренних дел. Уничтожение печатей осуществляется сотрудником разрешительной системы органа внутренних дел в присутствии представителя юридического лица, о чем выдается соответствующая квитанция, к которой прилагается один образец их оттисков.

Печати, в тексте которых отсутствует наименование юридического лица, угловые, прямоугольные, треугольные и овальные штампы, пломбиры, нумераторы, клише, факсимиле, штемпеля, блокировочные штампы и клейма, металлические печати для опечатывания шкафов, сейфов, дверей и другие уничтожаются юридическим лицом без разрешения органов внутренних дел. Для этого создается комиссия и составляется соответствующий акт об уничтожении. К акту об уничтожении печатей и штампов в обязательном порядке приобщаются оттиски уничтожаемых печатей и штампов. Акт об уничтожении печатей и штампов подписывается членами комиссии и утверждается руководителем юридического лица.

Нарушение установленного порядка сдачи печати субъекта хозяйствования для уничтожения после принятия решения о его ликвидации (прекращении деятельности), совершенное должностным лицом юридического лица, влечет ответственность в порядке, предусмотренном законодательством Республики Беларусь. Например, ст.377 Уголовного кодекса РБ за хищение, уничтожение, повреждение либо сокрытие штампов, печатей, совершенные из корыстных или иных личных побуждений, установлено наказание в виде общественных работ, или штрафа, или исправительных работ на срок до двух лет, или арест на срок до шести месяцев, или ограничение свободы на срок до двух лет, или лишение свободы на тот же срок.


31.01.2007 г.



Оксана Нестерова, главный юрисконсульт отдела исковой работы
и систематизации законодательства Министерства по налогам и сборам
Республики Беларусь



Журнал «Главный Бухгалтер. Бюджетные организации» № 2, 2007 г.

Для более детального изучения см.: 1. Пособие

2. Судебную практику



От редакции: В постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 23.05.2006 № 26 «Об утверждении Инструкции о порядке выдачи регистрирующими органами субъектам хозяйствования разрешений на право изготовления печатей, подтверждения факта их уничтожения» на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 15.08.2007 № 54 внесены изменения.