Помощь: Заполняем валютный расходный кассовый ордер формы КО-2в

ЗАПОЛНЯЕМ ВАЛЮТНЫЙ РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР ФОРМЫ КО-2В

Общие положения

Выдача наличной иностранной валюты из касс организаций, предпринимателей производится по расходному кассовому ордеру формы КО-2в.

Бланк расходного кассового ордера формы КО-2в утвержден постановлением Минфина РБ от 19.04.2001 № 43 (с изменениями и дополнениями).

Оформляя кассовые операции с иностранной валютой, необходимо руководствоваться Правилами ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденными постановлением Правления Нацбанка РБ от 28.06.2004 № 98 (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Правления Нацбанка РБ от 26.12.2006 № 214) (далее - Правила № 98). Правила устанавливают единый порядок проведения, учета, оформления кассовых операций с иностранной валютой на территории Республики Беларусь.

Расходный кассовый ордер формы КО-2в выписывается вручную либо оформляется с помощью технических средств в одном экземпляре работником бухгалтерии. Исправления, хотя бы и оговоренные, в бланке ордера не допускаются.

В случае выдачи наличных денег по платежной ведомости расходные кассовые ордера (РКО) оформляются и регистрируются только после выдачи наличных денег и закрытия платежной ведомости. Выдача РКО на руки лицам, получающим наличную иностранную валюту, запрещается.

Выдача наличной иностранной валюты по РКО должна производиться только в день составления этих документов. Исправления, хотя бы и оговоренные, в бланке ордеров не допускается.

Очередность заполнения РКО

Реквизиты расходного кассового ордера формы КО-2в заполняются в следующем порядке и очередности:



№ оче-ре-ди Наименование реквизитов Порядок осуществления записей, обоснование
1 _____________________________
(полное наименование
_____________________________
предприятия)
Бухгалтером указывается полное наименование организации в соответствии с ее учредительными документами (свидетельством о регистрации), зарегистрированными в установленном порядке.
Допускается проставление штампа в верхней части ордера
2 РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР № ___ Указывается (в хронологическом порядке в пределах отчетного года) порядковый номер РКО
3 Номер документа Этот реквизит дублирует предыдущий в части указания номера
4 Дата составления Бухгалтером указывается фактическая дата выписки и регистрации РКО. Число и месяц указываются двумя цифрами, год - четырьмя
5 Код иностранной валюты Код иностранной валюты указывается в соответствии с приложениями 1 (свободно конвертируемые иностранные валюты) и 2 (ограниченно конвертируемые иностранные валюты) к постановлению Правления Нацбанка РБ от 20.08.2001 № 208 «О порядке установления официального курса белорусского рубля по отношению к иностранным валютам» (с изменениями, внесенными постановлением Правления Нацбанка РБ от 28.12.2001 № 362). Например, доллар США (USD) имеет цифровой код 840; евро (EUR) - 978. Согласно письму Нацбанка РБ от 03.12.2002 № 31-18/14982 «О введении справочника валют» для российского рубля (RUB) установлен цифровой код 643
6 Сумма иностранной валюты Бухгалтером указывается сумма выдаваемой иностранной валюты цифрами, например, 420
7 Курс Национального банка Республики Беларусь иностранной валюты Указывается курс Нацбанка РБ на дату выписки РКО (совершения операции), например: курс доллара на 04.04.2007 - 2143; евро - 2863,91; рос.руб. - 82,47
8 Сумма рублевого эквивалента иностранной валюты Рублевый эквивалент определяется путем умножения номинала иностранной валюты на курс Нацбанка РБ, например: 420 х х 2143 = 900 060
9 Выдать ______________________
(фамилия, имя, отчество)
Бухгалтером указывается фамилия, имя, отчество лица, получающего наличную иностранную валюту. Обращаем внимание, что указание только инициалов лица не допускается. В соответствии с п.1 ст.23.17 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях от 21.04.2003 № 194-З нарушение порядка составления (оформления) первичных учетных документов влечет наложение штрафа на юридических лиц или индивидуальных предпринимателей в размере до 10% сумм денежной оценки хозяйственной операции, указанной в этих документах.
Выдачу наличной иностранной валюты кассир производит только лицу, указанному в РКО, платежной ведомости, других документах, утвержденных законодательством Республики Беларусь, либо лицу, указанному в доверенности (п.14 Правил № 98).
В случае выдачи наличной валюты по доверенности, оформленной в установленном законодательством РБ порядке, в тексте РКО после фамилии, имени, отчества получателя наличной иностранной валюты бухгалтером, предпринимателем делается запись: «По доверенности» и указываются фамилия, имя, отчество лица, которому доверено получение наличной иностранной валюты. Если выдача валюты производится по платежной ведомости, перед подписью получателя кассир делает запись: «По доверенности». Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости (п.15 Правил № 98)
10 Основание ___________________ Бухгалтером указывается основание (повод), послужившее причиной выплаты денежных средств (например, аванс на командировочные расходы и т.д.)
11 Сумма _______________________
(прописью)
_____________________________
(наименование иностранной валюты)
Бухгалтером записывается прописью выплачиваемая сумма
12 Приложение ______ Бухгалтером перечисляются названия видов прилагаемых документов с указанием их даты и номера
13 Главный бухгалтер ___________
(подпись)
_____________________________
(И.О.Фамилия)
Заполненный РКО передается главному бухгалтеру на подпись. В реквизите дается и расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
14 Руководитель _______________
(подпись)
_____________________________
(И.О.Фамилия)
Подписанный главным бухгалтером РКО передается на подпись руководителю организации. В тех случаях, когда на прилагаемых к РКО документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя, его подпись на РКО необязательна
15 По __________________________
(наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя)
Бухгалтер заполняет в РКО реквизиты соответствующего документа: наименование, серию и номер, кем и когда он выдан.
Выдача организациями, предпринимателями наличной иностранной валюты работникам организации, предпринимателя может производиться по удостоверению, выданному данной организацией, предпринимателем, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца данного удостоверения, подписи должностного лица организации, предпринимателя, выдавшего удостоверение
Оформленный РКО регистрируется бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в иностранной валюте формы 1 или 1а и передается кассиру.
Кассир при получении РКО проверяет правильность его оформления и подлинность подписей. Проверяется также правильность заполнения бухгалтером реквизитов предъявленного получателем документа. В случае несоответствия РКО предъявляемым требованиям он возвращается бухгалтеру, предпринимателю для надлежащего оформления (п.19 Правил № 98)
16 Получил _____________________
(сумма прописью)
_____________________________
(наименование иностранной валюты)
_____________________________
(дата)
_____________________________
(подпись)
При выдаче наличной иностранной валюты по РКО отдельному лицу кассир обязан потребовать предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, после чего проверить правильность заполнения бухгалтером в РКО реквизитов предъявленного документа (наименование, серия и номер, кем и когда выдан).
Кассир предъявляет РКО получателю наличной иностранной валюты для расписки. Расписка в получении наличной иностранной валюты должна быть сделана получателем денег только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученного номинала прописью.
При оформлении РКО с помощью технических средств все реквизиты и сумма выдаваемых наличных денег распечатываются, а получателем проставляется только подпись
Кассир забирает у получателя РКО, проверяет правильность заполнения им реквизитов и выдает наличную иностранную валюту
17 Выдал кассир ________________
(подпись)
_____________________________
(И.О.Фамилия)
После выдачи по РКО наличной иностранной валюты РКО подписывается кассиром с указанием расшифровки данной подписи
Кассир производит записи в кассовую книгу формы КО-4в по мере совершения операций по расходным и приходным кассовым ордерам. Согласно п.19 Правил № 98 приложенные к РКО документы должны быть погашены штампом или надписью: «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год)
18 Корреспондирующий счет, субсчет Проставляются бухгалтером при обработке отчета кассира в соответствии с рабочим планом счетов, приложенным к учетной политике
19 Код аналитического учета
20 Код целевого назначения Проставляется бухгалтером в бюджетных учреждениях

Пример оформления РКО

С учетом вышеизложенного в заполненном виде расходный кассовый ордер формы КО-2в выглядит следующим образом:



Форма № КО-2в



ЧУП «Авторевю»

(полное наименование предприятия)
РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР № 52


Номер доку-мента Дата состав-ления Кор-рес-понди-рующий счет, суб-счет Код ана-лити-чес-кого учета Код ино-стран-ной ва-люты Сумма ино-стран-ной ва-люты Курс Нацио-нального банка Респуб-лики Беларусь ино-странной валюты Сумма руб-левого экви-вален-та ино-стран-ной валюты Код целе-вого наз-наче-ния
52 04.04.2007 71 840 420 2143 900 060 06


Выдать Пальчикову Ивану Владимировичу
(фамилия, имя, отчество)
Основание аванс на командировочные расходы
Сумма четыреста двадцать долларов США =======================================
(прописью)
================================================================================
(наименование иностранной валюты)
Приложение приказ № 75 от 02.04.2007

Руководитель

Корнеев

Э.К.Корнеев
(подпись) (И.О.Фамилия)

Главный бухгалтер

Гуреева

П.Я.Гуреева
(подпись) (И.О.Фамилия)

Получил

четыреста двадцать долларов США ====================================
(сумма прописью)
================================================================================
(наименование иностранной валюты)
04.04.2007 Пальчиков
(дата) (подпись)

По

паспорту МР 1078290, выданному РУВД Фрунзенского р-на г.Минска 28.10.2004
(наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя)

Выдал кассир

Соколова

Д.Г.Соколова




(подпись)

(И.О.Фамилия)

Регистрация РКО

После выдачи иностранной валюты РКО регистрируется бухгалтером в журнале формы 1а следующим образом:



Форма 1а



ЧУП «Авторевю»

(юридическое лицо, предприниматель)



ЖУРНАЛ
регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в иностранной валюте

2007 год



Приходный кассовый ордер Сумма Ини-циалы, фами-лия Приме-чание Расходный кассовый ордер Сумма Ини-циалы, фами-лия При-ме-чание
дата номер дата номер
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
04.04 0283915 200 долл. США Из банка по чеку Через
Д.Г.Со-колову
04.04 52 420 долл. США Паль-чиков И.В. Аванс
на ко-
ман-
ди-
ров-
ку


Регистрация РКО может осуществляться также посредством технических средств. При этом в выходной форме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в иностранной валюте», составляемой за соответствующий день, должно быть обеспечено формирование данных для учета движения иностранной валюты по целевому назначению.

Сроки хранения кассовых ордеров, журналов регистрации приходных и расходных кассовых ордеров

Статьей 462 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Белкомархива РБ от 06.08.2001 № 38 (с изменениями, внесенными постановлением Белкомархива РБ от 28.04.2004 № 4), установлено, что кассовые документы хранятся 3 года при условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки. Аналогичные сроки установлены ст.512 названного Перечня для журналов регистрации кассовых ордеров.



11.07.2007 г.



Наталья Кондакова, кандидат экономических наук, доцент, аудитор



Журнал «Главный Бухгалтер. Учетная и отчетная документация» № 4, 2007 г.



От редакции: С 14 сентября 2007 г. в приложение к постановлению Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38 «Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и положения о порядке его применения», на основании постановления Министерства юстиции от 31.08.2007 № 58 внесены изменения и дополнения.