Справка: Порядок заполнения расходного кассового ордера формы КО-2в



ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ РАСХОДНОГО КАССОВОГО ОРДЕРА ФОРМЫ КО-2В



№ оче-ре-ди Наименование реквизитов Порядок осуществления записей, обоснование
1 _____________________________
(полное наименование
_____________________________
предприятия)
Бухгалтером указывается полное наименование организации в соответствии с ее учредительными документами (свидетельством о регистрации), зарегистрированными в установленном порядке.
Допускается проставление штампа в верхней части ордера
2 РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР № ___ Указывается (в хронологическом порядке в пределах отчетного года) порядковый номер расчетно-кассового ордера (РКО)
3 Номер документа Этот реквизит дублирует предыдущий в части указания номера
4 Дата составления Бухгалтером указывается фактическая дата выписки и регистрации РКО. Число и месяц указываются двумя цифрами, год - четырьмя
5 Код иностранной валюты Код иностранной валюты указывается в соответствии с приложениями 1 (свободно конвертируемые иностранные валюты) и 2 (ограниченно конвертируемые иностранные валюты) к постановлению Правления Нацбанка РБ от 20.08.2001 № 208 «О порядке установления официального курса белорусского рубля по отношению к иностранным валютам» (с изменениями, внесенными постановлением Правления Нацбанка РБ от 28.12.2001 № 362). Например, доллар США (USD) имеет цифровой код 840; евро (EUR) - 978. Согласно письму Нацбанка РБ от 03.12.2002 № 31-18/14982 «О введении справочника валют» для российского рубля (RUB) установлен цифровой код 643
6 Сумма иностранной валюты Бухгалтером указывается сумма выдаваемой иностранной валюты цифрами, например, 420
7 Курс Национального банка Республики Беларусь иностранной валюты Указывается курс Нацбанка РБ на дату выписки РКО (совершения операции), например: курс доллара на 04.04.2007 - 2143; евро - 2863,91; рос.руб. - 82,47
8 Сумма рублевого эквивалента иностранной валюты Рублевый эквивалент определяется путем умножения номинала иностранной валюты на курс Нацбанка РБ, например: 420 х
х 2143 = 900 060
9 Выдать ______________________
(фамилия, имя, отчество)
Бухгалтером указывается фамилия, имя, отчество лица, получающего наличную иностранную валюту. Обращаем внимание, что указание только инициалов лица не допускается. В соответствии с п.1 ст.23.17 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях от 21.04.2003 № 194-З нарушение порядка составления (оформления) первичных учетных документов влечет наложение штрафа на юридических лиц или индивидуальных предпринимателей в размере до 10% сумм денежной оценки хозяйственной операции, указанной в этих документах.
Выдачу наличной иностранной валюты кассир производит только лицу, указанному в РКО, платежной ведомости, других документах, утвержденных законодательством РБ, либо лицу, указанному в доверенности (п.14 Правил № 98).
В случае выдачи наличной валюты по доверенности, оформленной в установленном законодательством Республики Беларусь порядке, в тексте РКО после фамилии, имени, отчества получателя наличной иностранной валюты бухгалтером, предпринимателем делается запись: «По доверенности» и указываются фамилия, имя, отчество лица, которому доверено получение наличной иностранной валюты. Если выдача валюты производится по платежной ведомости, перед подписью получателя кассир делает запись: «По доверенности». Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости (п.15 Правил № 98)
10 Основание ___________________ Бухгалтером указывается основание (повод), послужившее причиной выплаты денежных средств (например, аванс на командировочные расходы и т.д.)
11 Сумма _______________________
(прописью)
_____________________________
(наименование иностранной валюты)
Бухгалтером записывается прописью выплачиваемая сумма
12 Приложение ______ Бухгалтером перечисляются названия видов прилагаемых документов с указанием их даты и номера
13 Главный бухгалтер ___________
(подпись)
_____________________________
(И.О.Фамилия)
Заполненный РКО передается главному бухгалтеру на подпись. В реквизите дается и расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
14 Руководитель ________________
(подпись)
_____________________________
(И.О.Фамилия)
Подписанный главным бухгалтером РКО передается на подпись руководителю организации. В тех случаях, когда на прилагаемых к РКО документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя, его подпись на РКО не обязательна
15 По __________________________
(наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя)
Бухгалтер заполняет в РКО реквизиты соответствующего документа: наименование, серия и номер, кем и когда он выдан.
Выдача организациями, предпринимателями наличной иностранной валюты работникам организации, предпринимателя может производиться по удостоверению, выданному данной организацией, предпринимателем, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца данного удостоверения, подписи должностного лица организации, предпринимателя, выдавшего удостоверение
Оформленный РКО регистрируется бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в иностранной валюте формы 1 или 1а и передается кассиру.
Кассир при получении РКО проверяет правильность его оформления и подлинность подписей. Проверяется также правильность заполнения бухгалтером реквизитов предъявленного получателем документа. В случае несоответствия РКО предъявляемым требованиям он возвращается бухгалтеру, предпринимателю для надлежащего оформления (п.19 Правил № 98)
16 Получил _____________________
(сумма прописью)
_____________________________
(наименование иностранной валюты)
_____________________________
(дата)
_____________________________
(подпись)
При выдаче наличной иностранной валюты по РКО отдельному лицу кассир обязан потребовать предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, после чего проверить правильность заполнения бухгалтером в РКО реквизитов предъявленного документа (наименование, серия и номер, кем и когда выдан).
Кассир предъявляет РКО получателю наличной иностранной валюты для расписки. Расписка в получении наличной иностранной валюты должна быть сделана получателем денег только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученного номинала прописью.
При оформлении РКО с помощью технических средств все реквизиты и сумма выдаваемых наличных денег распечатываются, а получателем проставляется только подпись
Кассир забирает у получателя РКО, проверяет правильность заполнения им реквизитов и выдает наличную иностранную валюту
17 Выдал кассир ________________
(подпись)
_____________________________
(И.О.Фамилия)
После выдачи по РКО наличной иностранной валюты РКО подписывается кассиром с указанием расшифровки данной подписи
Кассир производит записи в кассовую книгу формы КО-4в по мере совершения операций по расходным и приходным кассовым ордерам. Согласно п.19 Правил № 98 приложенные к РКО документы должны быть погашены штампом или надписью: «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год)
18 Корреспондирующий счет, субсчет Проставляются бухгалтером при обработке отчета кассира в соответствии с рабочим планом счетов, приложенным к учетной политике
19 Код аналитического учета
20 Код целевого назначения Проставляется бухгалтером в бюджетных учреждениях


11.07.2007 г.



Наталья Кондакова, кандидат экономических наук, доцент, аудитор



Журнал «Главный Бухгалтер. Учетная и отчетная документация» № 4, 2007 г.

Для более детального изучения см. Пособие