Помощь: Оформление путевых листов легковых автомобилей

ОФОРМЛЕНИЕ ПУТЕВЫХ ЛИСТОВ ЛЕГКОВЫХ АВТОМОБИЛЕЙ

Общие положения

Первичным учетным документом, которым оформляется работа автотранспортного средства, является путевой лист. Он должен составляться вне зависимости от того, на каком основании автомобиль привлечен для работы в организации: будь то собственный автомобиль организации, арендованный, полученный в безвозмездное пользование либо личный автомобиль работника, используемый в служебных целях.

Формы путевых листов, подлежащие применению организациями, осуществляющими перевозку грузов и (или) пассажиров автомобильным транспортом, утверждены постановлением Минфина РБ от 31.03.2000 № 31 «Об утверждении бланков путевых листов и инструкций по их заполнению» (с учетом изменений и дополнений) (далее - постановление № 31). С 15 января 2003 г. введены в обращение бланки путевых листов, изготовленные в соответствии с Положением об основных требованиях, предъявляемых к уровню защищенности бланков строгой отчетности, а также специальным материалам для защиты их от подделки, утвержденным постановлением Минфина РБ от 01.03.2002 № 29. Указанные бланки путевых листов содержат все ранее утвержденные реквизиты и дополнены определенной защитой. Вместе с тем бланки путевых листов, изготовленные ранее (до принятия постановления Минфина РБ от 02.01.2003 № 1), могли использоваться организациями до 1 января 2004 г. наряду с новыми образцами бланков с дополнительной степенью защиты. С 1 января 2004 г. применяются только бланки с дополнительной степенью защиты.

Утвержденные в установленном порядке типовые формы путевых листов обязательны к применению всеми организациями независимо от организационно-правовой формы, индивидуальными предпринимателями.

Постановлением № 31 утверждены три формы путевых листов, применяемых для оформления работы легковых автомобилей:

1) путевой лист легкового автомобиля-такси формы 5;

2) путевой лист служебного (специального) легкового автомобиля формы 6;

3) путевой лист служебного (специального) легкового автомобиля формы 7.

Порядок заполнения путевых листов (формы 6 и 7)

Пунктом 1.1 Инструкции по изготовлению, учету, заполнению и обработке путевых листов служебного легкового автомобиля, утвержденной постановлением № 31 (далее - Инструкция), установлено, что к служебным легковым автомобилям относятся легковые автомобили вместимостью до 9 мест, включая место водителя, используемые в служебных целях.

При использовании служебного легкового автомобиля для перевозки мелкогабаритных грузов необходимо применять путевые листы служебного (специального) легкового автомобиля формы 6 или формы 7, а не путевые листы грузового автомобиля, поскольку основным критерием для выбора формы путевого листа является отнесение автомобиля к категории легковых либо грузовых. Фактически выполняемые автомобилем производственные функции для данной цели значения не имеют.

Бланки путевых листов служебного (специального) легкового автомобиля должны храниться у юридического лица или индивидуального предпринимателя и по мере потребности выдаваться под расписку лицу, ответственному за эксплуатацию служебных легковых автомобилей. Путевые листы форм 6 и 7 (пример заполнения путевого листа типовых форм 6 и 7 приводится в конце статьи) выдаются водителю под расписку уполномоченным на то должностным лицом при условии, что предыдущий путевой лист сдан на обработку. Ответственность за заполнение путевых листов и достоверность указанных в них сведений несет руководитель юридического лица или индивидуальный предприниматель, чьим штампом и печатью они заверены, а также лица, обеспечивающие эксплуатацию служебных легковых автомобилей.

Следует отметить, что путевые листы оформляются не только на автомобили, принадлежащие организации, но и на личные автомобили, используемые в служебных целях, взятые в аренду и т.п.

Путевой лист служебного автомобиля формы 6 применяется при использовании легкового автомобиля в служебных целях при необходимости обслуживания одного или нескольких заказчиков (служб либо работников организации) в течение одного дня. Таким образом, оформление нового бланка путевого листа данной формы осуществляется ежедневно (каждый день, когда используется автомобиль).

До выдачи путевого листа водителю диспетчер (или другое уполномоченное на то лицо) заполняет следующие реквизиты бланка:

- на лицевой стороне записываются дата выдачи путевого листа (число, месяц, год), которая должна совпадать с датой его регистрации в журнале выдачи путевых листов водителям; наименование предприятия (организации), его адрес и телефон; марка автомобиля, его государственный и гаражный номера; фамилия и инициалы водителя, его табельный номер и номер водительского удостоверения;

- в разделе «Задание водителю» в соответствующих строках указываются наименования заказчиков или фамилии, инициалы и должности ответственных лиц предприятий (учреждений), в распоряжение которых поступает автомобиль, а также адреса подачи автомобиля.

Если автомобиль заправляется в гараже перед выездом, то заправщик до выезда автомобиля на линию в разделе «Заправка топливно-смазочными материалами (ГСМ)» записывает в соответствующие графы марку ГСМ, номер заправочного листа, количество выданных ГСМ. В графе «Время выезда» диспетчер (или другое уполномоченное на то лицо) указывает фактическое время выезда и заверяет правильность всех сделанных им записей своей подписью или штампом.

На лицевой стороне путевого листа механик (или другое уполномоченное на то лицо) записывает в соответствующие графы показания спидометра и количество топлива, находящегося в топливном баке при выезде, затем удостоверяет передачу автомобиля водителю в технически исправном состоянии, разрешение на выезд и правильность всех сделанных им записей своей подписью или штампом в соответствующей строке. В строке «Водитель» своей подписью водитель удостоверяет принятие автомобиля в технически исправном состоянии и получение задания на работу.

Во время работы автомобиля на линии в разделе «Выполнение задания» на оборотной стороне путевого листа водителем при использовании служебного легкового автомобиля в пределах городской черты в графах «откуда» и «куда» производится запись «По городу». В других случаях по каждой ездке указывается наименование начального и конечного пунктов маршрута, а также отмечается время отправления с начального пункта и прибытия на конечный пункт. Лица, пользовавшиеся служебным автомобилем, удостоверяют правильность записей, сделанных водителем, своими подписями в соответствующих строках графы «Подпись заказчика». В разделе «Прочие отметки» уполномоченное на то лицо записывает причину, дату и время начала и окончания простоя и подтверждает сделанную запись своей подписью. В этот же раздел записываются сведения, не предусмотренные формой путевого листа (отметки органов Госавтоинспекции, Транспортной инспекции и др.).

При возвращении автомобиля с линии водитель в строке «Автомобиль сдал» своей подписью удостоверяет сдачу автомобиля механику. Механик (или другое уполномоченное на то лицо) указывает в соответствующих строках показания спидометра, остаток топлива в баке автомобиля и удостоверяет правильность этих сведений, а также прием автомобиля от водителя своей подписью. Диспетчер (или другое уполномоченное на то лицо) отмечает в соответствующей строке в левой части лицевой стороны путевого листа фактическое время возвращения (ч, мин) и удостоверяет правильность записи своей подписью.

Затем уполномоченное на то лицо обрабатывает путевой лист и соответствующие ему документы, рассчитывает и заполняет данные разделов «Расход топлива», «Результаты работы автомобиля за смену» и подтверждает правильность произведенных расчетов своей подписью на оборотной стороне путевого листа. При автоматизированной обработке путевого листа разделы «Результаты работы автомобиля за смену», «Расход топлива», «Для расчетов» не заполняются, так как их расчет производится с использованием ПЭВМ и соответствующих программных продуктов.

Путевой лист служебного автомобиля формы 7 применяется при использовании легкового автомобиля в служебных целях в случае необходимости обслуживания одного заказчика в течение нескольких дней. Таким образом, оформление нового бланка путевого листа данной формы осуществляется при смене заказчика либо при отсутствии места для внесения новых записей в старом бланке путевого листа. Заказчиком могут выступать как отдельные службы организации, так и ее работники.

До выдачи путевого листа водителю диспетчером (или другим уполномоченным на то лицом) на лицевой стороне бланка записываются дата его выдачи (число, месяц, год), которая должна совпадать с датой регистрации путевого листа в журнале выдачи путевых листов водителям; наименование предприятия (организации), его адрес и телефон; марка автомобиля, его государственный и гаражный номера; фамилия и инициалы водителя, его табельный номер и номер водительского удостоверения. В строке «Автомобиль направлен в распоряжение» указываются наименование заказчика или фамилия, инициалы и должность ответственного лица предприятия (учреждения), в распоряжение которого поступает автомобиль, а также адрес подачи автомобиля.

До выезда автомобиля на линию ежедневно заправщик (другое уполномоченное на то лицо), если автомобиль заправляется в гараже перед выездом, в гр.10 записывает марку топлива, а в гр.12 - количество выданного топлива и удостоверяет правильность записи своей подписью в гр.13. Диспетчер (или другое уполномоченное на то лицо) записывает число (гр.1), фактическое время выезда (гр.2), показания спидометра при выезде (гр.5), показания остатка топлива в баке при выезде (гр.8). Механик (или другое уполномоченное на то лицо) сопоставляет показания спидометра и остатка топлива в баке автомобиля при выезде, перенесенные диспетчером из предыдущего путевого листа (за предыдущий день при возвращении), с фактическими. Затем удостоверяет передачу автомобиля водителю в технически исправном состоянии, разрешение на выезд автомобиля и правильность всех сделанных записей в гр.17. Водитель своей подписью в гр.18 удостоверяет принятие автомобиля в технически исправном состоянии и получение задания на работу.

Ежедневно при работе автомобиля на линии на оборотной стороне путевого листа в разделе «Выполнение задания» водителем в гр.22 (28) указывается число месяца. По каждому числу месяца при использовании служебного легкового автомобиля в пределах городской черты в гр.24 (30) и 25 (31) производится запись: «По городу», а в гр.26 (32) указывается суммарный пробег автомобиля по городу. В других случаях по каждой ездке в гр.24 (30) и 25 (31) записывается соответственно наименование начального и конечного пунктов маршрута, а в гр.26 (32) - расстояние между ними. В разделе «Прочие отметки» уполномоченное на то лицо указывает причину, дату и время начала и окончания простоя и подтверждает запись своей подписью. Сюда же вносятся отметки органов, контролирующих работу автомобиля (Госавтоинспекции, Транспортной инспекции и др.).

При возвращении автомобиля с линии ежедневно водитель в гр.19 в соответствующей строке своей подписью удостоверяет сдачу автомобиля механику. Механик (или другое уполномоченное на то лицо) указывает в соответствующей строке гр.6 показания спидометра, в гр.9 - остаток топлива в баке автомобиля и удостоверяет правильность заполнения этих реквизитов, а также прием автомобиля от водителя своей подписью в гр.20. Диспетчер (или другое уполномоченное на то лицо) отмечает в гр.3 в соответствующей строке фактическое время возвращения автомобиля в гараж, в гр.4 - время в наряде (по формуле гр.4 = гр.3 - гр.2), в гр.7 - суточный пробег (по формуле гр.7 = гр.6 - гр.5), в графе 14 - расход топлива по норме (по формуле гр.14 = линейная норма х гр.7), в гр.15 - фактический расход топлива (по формуле гр.15 = гр.8 + гр.12 - гр.9), в гр.16 - экономию (+) или перерасход (-) (по формуле гр.16 = гр.14 - гр.15) и удостоверяет правильность заполненных реквизитов своей подписью в гр.21.

При этом гр.4, 7, 14, 15 и 16 заполняются при ручной обработке путевого листа. При автоматизированной обработке раздел «Для расчетов», а также суммирующая строка раздела «Работа водителя и автомобиля» не заполняются, так как данные расчеты производятся с использованием ПЭВМ и соответствующих программных продуктов.

После сдачи водителем путевого листа диспетчер (или другое уполномоченное на то лицо) при ручной обработке суммирует данные гр.4, 7, 12, 14, 15 и 16 за весь период действия путевого листа, производит расчет заработной платы в разделе «Для расчетов» и подтверждает правильность произведенных расчетов своей подписью на обратной стороне путевого листа.

Отметим некоторые особенности заполнения путевых листов легковых автомобилей, которые нередко вызывают вопросы у субъектов хозяйствования.

Как указывалось выше, п.2.3.1 Инструкции предусмотрено, что при заполнении путевого листа формы 6 в разделе «Выполнение задания» на оборотной стороне путевого листа водителем при использовании служебного легкового автомобиля в пределах городской черты в графах «откуда» и «куда» производится запись: «По городу». В других случаях по каждой ездке указываются соответственно наименования начального и конечного пунктов маршрута, а также отмечается время отправления с начального пункта и прибытия на конечный пункт.

Пунктом 3.3.1 Инструкции установлено, что при заполнении многодневного путевого листа служебного легкового автомобиля типовой формы 7 на оборотной стороне путевого листа в разделе «Выполнение задания» водителем в гр.22 (28) указывается число месяца. По каждому числу месяца при использовании служебного легкового автомобиля в пределах городской черты в гр.24 (30) и 25 (31) производится запись: «По городу», а в гр.26 (32) указывается суммарный пробег автомобиля по городу, в других случаях по каждой ездке в гр.24 (30) и 25 (31) указывается соответственно наименование начального и конечного пунктов маршрута, а в гр.26 (32) - расстояние между ними.

Таким образом, при поездках служебного легкового автомобиля в пределах города, в котором находится организация (подразделение организации, к которому приписан автомобиль), в графе «Маршрут следования» производится запись: «По городу». Адреса маршрута следования не указываются. При поездке служебного легкового автомобиля за пределы города, в котором находится организация (подразделение организации, к которому приписан автомобиль), в данной графе необходимо указать наименование начального и конечного пунктов маршрута (город, улица, дом, организация).

Наиболее существенной информацией, содержащейся в путевом листе, являются показания спидометра, свидетельствующие о пробеге автомобиля, поэтому указание в путевых листах данной информации обязательно. Некоторые субъекты в путевых листах формы 6 не указывают показания спидометра, так как на оборотной стороне путевых листов фиксируются маршруты движения в километрах между пунктами назначения, хотя реквизиты «Показание спидометра при выезде» и «Показание спидометра по возвращении» путевого листа являются обязательными к заполнению независимо от произведенных записей в других подтверждающих документах. Снятие показаний спидометра позволяет сверить общий пробег за рабочий день с данными о выполнении задания по отдельным маршрутам и произвести расчет затрат на ГСМ.

Показания спидометра на конец дня должны соответствовать показаниям спидометра на начало следующего дня работы автомобиля. Исключение составляет использование автомобиля в служебных целях: в данном случае показания спидометра могут не совпадать.

Наиболее важные моменты, которые следует учитывать при оформлении путевых листов служебного (специального) легкового автомобиля формы 6 или формы 7, приведены в следующей таблице.


Информация, подле-жащая указанию в соответствующей графе Особенности заполнения
Расстояние Записывается расстояние в километрах между пунктами перевозки. Километраж определяется на основании справочников и таблиц расстояний, актов замера расстояний на месте или по карте курвиметром. Эта информация нужна водителю, чтобы определить количество топлива, необходимое для выполнения перевозки
Маршрут следования При одногородних перевозках указывается «по городу»; при междугородных и международных перевозках - адрес начального пункта движения, промежуточных пунктов и пункта назначения
Показания спидометра при выезде и показания спидометра при возвращении Если автомобиль принадлежит физическому лицу на праве собственности, то использовать такой автомобиль можно как в интересах организации, так и в личных целях. В связи с этим показания спидометра при выезде могут не совпадать с показаниями спидометра при возвращении за предыдущий рабочий день. Аналогичная ситуация складывается и в случае, когда работник использует личный автомобиль в служебных целях. В других случаях показания спидометра на начало дня должны совпадать с показаниями спидометра на конец предыдущего рабочего дня
Расход топлива (по норме) и расход топлива (фактически) Данные, отраженные в соответствующих графах, могут быть использованы при включении в состав расходов стоимости израсходованного топлива. Если полученный норматив оказался больше фактически израсходованного топлива, то в расходы списывается фактически израсходованное топливо. Если же норматив оказался меньше фактически израсходованного топлива, то на затраты относится топливо по рассчитанному нормативу. Нормативный расход топлива определяется в порядке, установленном Инструкцией о порядке применения линейных норм расхода топлива на автомобили, автотракторную технику, машины, механизмы и оборудование, утвержденной постановлением Минтранса РБ от 16.06.2005 № 28. Фактический расход топлива определяется путем проведения замеров остатков топлива в баке автомобиля
Движение топлива (заправлено) Следует указывать марку топлива, количество, номер чека. При заправке топлива по безналичному расчету необходимо получить от автозаправочной станции распечатку об отпущенном топливе, подтверждающую запись в путевом листе о приобретении топлива
Отметка работника медицинской организации Указанный работник удостоверяет своей подписью и личным штампом возможность допуска водителя по состоянию здоровья к управлению автомобилем. Такая отметка должна быть во всех путевых листах (за исключением путевых листов форм 6 и 7, заполняемых при работе служебного легкового транспорта). Таким образом, субъект хозяйствования обязан заключить с медицинской организацией договор на проведение предрейсового медицинского обследования
Маршрут следования в путевых листах служебного легкового автомобиля При поездках служебного легкового автомобиля в пределах города, в котором находится организация, в графе «Маршрут следования» производится запись: «По городу». Адреса маршрута следования не указываются. При поездке служебного легкового автомобиля за пределы города, в котором находится организация, в данной графе указывается наименование начального и конечного пунктов маршрута (город, улица, дом, организация)

Меры ответственности

В случае установления контролирующими органами при проведении контрольных мероприятий фактов неправильного заполнения путевых листов для субъектов хозяйствования могут наступить негативные последствия, выражающиеся в необходимости уплаты штрафных санкций по следующим основаниям.

Согласно ст.9 Закона РБ «О бухгалтерском учете и отчетности» (в ред. Закона РБ от 25.06.2001 № 42-З) факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Первичные учетные документы, оформленные с нарушением действующих нормативных актов, в соответствии со ст.9 указанного Закона к учету не принимаются. Контролирующими органами стоимость ГСМ, списанная по путевым листам, не отвечающим требованиям, предъявляемым к их оформлению, исключается из состава себестоимости продукции (работ, услуг) и затрат, учитываемых при налогообложении и ценообразовании. Из этого следует доначисление налогов, сборов, применение экономических санкций.

Кроме того, ст.23.17 Кодекса РБ об административных правонарушениях предусмотрено, что нарушение порядка составления (оформления) товарных, товарно-транспортных накладных, платежных инструкций и других первичных учетных документов влечет наложение штрафа на индивидуального предпринимателя или юридическое лицо в размере до 10% суммы денежной оценки хозяйственной операции, указанной в этих документах. Указание в первичных учетных документах недостоверной информации о хозяйственных операциях влечет наложение штрафа на индивидуального предпринимателя или юридическое лицо в размере до 10% суммы денежной оценки соответствующих хозяйственных операций.



03.08.2007 г.

Владимир Сузанский, аудитор

Журнал «Главный Бухгалтер» № 30, 2007 г.