Помощь: Документальное оформление предоставления трудового отпуска

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ТРУДОВОГО ОТПУСКА


Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива графиком трудовых отпусков, который утверждается нанимателем по согласованию с профсоюзом либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза.

График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников (под роспись).

Дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем. Наниматель обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее, чем за 15 календарных дней (ст.169 Трудового кодекса РБ). Следовательно, при составлении графика отпусков в нем целесообразно указывать не месяц в целом, а конкретную дату ухода работника в отпуск. Если же в графике отпусков указан только месяц предоставления трудового отпуска, то конкретная дата ухода работника в отпуск согласовывается между нанимателем и работником в письменном заявлении работника. Пример оформления графика отпусков приводится ниже.


ООО «Трансуслуга» Код по ОКУД 0224130001
(наименование организации (предприятия))

ГРАФИК ОТПУСКОВ
29 декабря 2006 г. № 1
(дата)
г.Минск
(место составления)
на 2007 год

«УТВЕРЖДАЮ»
Директор
(руководитель организации (предприятия))
Терехов А.С.Терехов
(подпись) (расшифровка подписи)
«2» января 2007 г.
Табель-ный № Фамилия И.О. Должность Количество дней отпуска по месяцам Дата начала - дата окончания отпуска Основания (причины) изменения времени отпуска
Месяц 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
001 Терехов А.С. директор по графику 28 05.03-02.04
фактически
002 Рыбак С.Е. инженер по графику 28 12.11-09.12
фактически
003 Петрова Т.И. гл.бух-галтер по графику 14 14 02.05-16.05; 23.07-05.08
фактически
004 Левчиц П.А. водитель по графику 21 08.01-28.01
фактически
и т.д. по графику
фактически
по графику
фактически
по графику
фактически
фактически

График составил: инженер Рыбак С.Е.Рыбак
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Отпуск оформляется приказом (распоряжением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом. Примерная форма записки об отпуске утверждена постановлением Минфина РБ от 18.10.2000 № 110. Порядок ее заполнения следующий:


ООО «Трансуслуга»
ЗАПИСКА ОБ ОТПУСКЕ
«3» января 2007 г. № 1
Левчиц Петр Алексеевич
(фамилия, имя, отчество работника)
транспортный цех
(наименование структурного подразделения: филиала, цеха, участка, отдела и др.)
водитель 004
(профессия, должность) (табельный номер)
Предоставляется:
1. трудовой отпуск за рабочий год с «7» февраля 2006 г.
по «7» февраля 2007 г. на 21 календарных дней, в том числе:
1.1. основной минимальный отпуск 21 дней;
1.2. основной удлиненный отпуск дней;
1.3. дополнительные отпуска:
1.3.1. установленные законодательством:
дней;
дней;
дней;
1.3.2. предусмотренные коллективным договором, соглашением, нанимателем или трудовым договором:
дней;
дней;
2. социальный отпуск (в календарных днях):
дней;
дней;
дней.
Отпуск предоставляется с «8» января 2007 г.
по «28» января 2007 г.
Директор А.С.Терехов
(должность руководителя организации или уполномоченного им должностного лица, подпись) (И.О.Фамилия)
3 января 2007 г.
(дата)
Работник Левчиц П.А.Левчиц
(подпись) (И.О.Фамилия)
4 января 2007 г.
(дата)

Следует учесть, что записка об отпуске - альтернатива приказу (распоряжению), а не дополнение к нему. Руководитель вправе выбрать по своему усмотрению, что оформлять в случае предоставления отпуска - приказ (распоряжение) либо записку об отпуске (ст.152 Трудового кодекса РБ).

Если трудовой отпуск запланирован графиком, законодательство не предусматривает обязанность работников подавать заявление о его предоставлении. Письменное заявление подается тогда, когда работник просит предоставить отпуск в иное, не предусмотренное графиком время (досрочно либо работник хочет перенести отпуск на другой период). Письменное заявление подается также в случаях, если работник не включен в график отпусков либо в нем не указана конкретная дата отпуска. В таких случаях отпуск предоставляется в согласованный с нанимателем срок.

Обратим внимание, что согласно ст.176 Трудового кодекса РБ наниматель обязан выплатить средний заработок за время трудового отпуска не позднее, чем за 2 дня до начала отпуска. В соответствии с п.4 Декрета Президента РБ от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» средний заработок за все время отпуска выплачивается не позднее, чем за 1 день до начала отпуска.

Средний заработок за время отпуска рассчитывается в соответствии с Инструкцией о порядке исчисления среднего заработка, сохраняемого в случаях, предусмотренных законодательством, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 10.04.2000 № 47 (в ред. постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 27.03.2006 № 37).

Целесообразно оформлять расчет средней заработной платы, сохраняемой за время отпуска, отдельным документом по каждому работнику, уходящему в отпуск.


26.06.2007 г.



Нина Анищенко, экономист



Журнал «Главный Бухгалтер. Транспорт» № 4, 2007 г.



Для более детального изучения см.: 1. Пособие

2. Пособие