Справка: Сроки хранения бухгалтерских документов и регистров налогового учета

СРОКИ ХРАНЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ И РЕГИСТРОВ НАЛОГОВОГО УЧЕТА



Статьей 16 «Хранение документов бухгалтерского учета и отчетности» Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (в редакции Закона РБ от 25.06.2001 № 42-З, с изменениями и дополнениями, внесенными в т.ч. Законом РБ от 29.12.2006 № 188-З) (далее - Закон № 3321-XII), установлено, что руководитель организации несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Законом РБ от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (с изменениями и дополнениями, внесенными в т.ч. Законом РБ от 29.06.2006 № 137-З).

При ведении первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и составлении бухгалтерской отчетности на машинных носителях информации их хранение должно осуществляться в течение сроков, установленных для бумажных носителей информации.

Необходимо отметить, что постановлением МНС РБ от 30.04.2004 № 58 признан утратившим силу перечень документов, отражающих финансово-хозяйственную деятельность плательщиков налогов, утвержденный постановлением МНС РБ от 30.05.2003 № 63. Указанный перечень не был согласован с Комитетом по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ, что в свою очередь вызывало определенную коллизию нормативных правовых актов.

В настоящее время при установлении сроков хранения документов необходимо руководствоваться следующими нормативными документами:

- Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38 (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Госкомархива РБ от 28.04.2004 № 4) (далее - Перечень-2001);

- Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.1988 (далее - Перечень-1988), - применяется по разделам, отсутствующим в Перечне-2001;

- Законом РБ от 10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе» (с изменениями и дополнениями, внесенными в т.ч. Законом РБ от 20.07.2006 № 162-З);

- Примерной инструкцией по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и в ведомственных архивах Республики Беларусь, утвержденной председателем Госкомархива РБ 26.07.1996;

- СТБ 12.21-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения» (введен в действие с 1 сентября 2000 г.);

- Методическими рекомендациями по архивному хранению электронных документов, утвержденными председателем Госкомархива РБ 24.12.1998;

- Методическими рекомендациями по проведению экспертизы ценности электронных документов и подготовке их к передаче на государственное хранение, утвержденными председателем Госкомархива РБ 16.02.2001.

При этом следует учитывать, что отдельными министерствами разработаны и утверждены перечни документов с указанием сроков хранения для подведомственных организаций, а именно:

- перечень документов, образующихся в деятельности Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь, подчиненных ему органов, подразделений и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением МЧС и Госкомархива РБ от 31.01.2005 № 4/2;

- перечень документов Министерства статистики и анализа Республики Беларусь и подчиненных ему организаций с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минстата и Госкомархива РБ от 27.01.2005 № 9/1;

- перечень документов, образующихся в деятельности Министерства транспорта Республики Беларусь и его подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минтранса и Госкомархива РБ от 28.11.2005 № 66/8;

- перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82;

- перечень документов Министерства юстиции Республики Беларусь, организаций системы Министерства юстиции Республики Беларусь, судов и адвокатуры с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста РБ от 13.12.2006 № 79;

- перечень документов, образующихся в деятельности Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Госкомархива РБ от 13.02.2006 № 1.

Для определения сроков хранения бухгалтерских документов и налоговых регистров следует руководствоваться главой 7 «Бухгалтерский учет и отчетность» раздела III «Финансы» Перечня-2001, а также другими нормативными актами (см. таблицу).



Наименование классификационных групп по срокам хранения и документов по бухгалтерскому учету и отчетности Основание (нормативный документ и номер статьи (пункта))
Документы постоянного срока хранения
Положение о бухгалтерии Ст.10 Перечня-2001
Правила, инструкции, методические указания и рекомендации Ст.12.1 Перечня-2001
Годовые статотчеты и отчеты, представляемые в налоговые органы Ст.23.1 Перечня-2001
Документы о разработке, согласовании, декларировании, утверждении цен, тарифов, наценок, прейскурантов, скидок (постановления, решения, проекты, расчеты, обоснования, справки, анализы, таблицы) Ст.32.1 Перечня-2001
Утвержденные цены и тарифы Ст.34.1 Перечня-2001
Прейскуранты, ценники, декларации об уровне цен Ст.35.1 Перечня-2001
Штатное расписание и изменения к нему Ст.126 Перечня-2001
Годовые отчеты о финансово-хозяйственной (финансово-производственной) деятельности, приложения и объяснительные записки к ним Ст.452.1 Перечня-2001
Годовые отчеты о выполнении планов финансирования (исполнении финансовых смет) и документы к ним Ст.453.1 Перечня-2001
Аналитические таблицы по разработке и годовых отчетов финансово-хозяйственной (финансово-производственной) деятельности Ст.454 Перечня-2001
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения и объяснительные записки к ним Ст.457 Перечня-2001
Документы о переоценке основных фондов и определении износа основных средств (протоколы, акты, отчеты) Ст.458 Перечня-2001
Паспорта зданий и сооружений Ст.475 Перечня-2001
Лицевые счета по учету уставного и резервного фондов, долгосрочных финансовых вложений Ст.489 Перечня-2001
Книги регистрации открытых лицевых счетов аналитического учета Ст.495 Перечня-2001
Мемориальные документы по уставному и резервному фондам, долгосрочным финансовым вложениям Ст.496 Перечня-2001
Документы сроком хранения 75 лет
Лицевые счета (расчетные листы) по начислению заработной платы Ст.473 Перечня-2001
Расчетно-платежные ведомости по заработной плате хранятся 75 лет при отсутствии лицевых счетов Ст.464 Перечня-2001
Лицевые счета по вкладам граждан (75 лет после закрытия счета) Ст.492 Перечня-2001
Мемориальные и кассовые документы по вкладам граждан (75 лет после закрытия счета) Ст.498 Перечня-2001
Документы по вопросам возмещения вреда, причиненного жизни и здоровью гражданина (приказы, распоряжения, постановления суда, заявления и др.) Ст.517 Перечня-2001
Документы, хранящиеся 25 лет
Мемориальные и кассовые документы по ссудам индивидуальных заемщиков (заявки, справки, обоснования и др.). Документы хранятся 25 лет после закрытия лицевого счета Ст.500 Перечня-2001
Документы, хранящиеся 10 лет
Документы по учету операций с иностранной валютой и приложения к ним (платежные требования, инкассовые распоряжения, платежные поручения, распоряжения банков, мемориальные банковские ордера и др.). Документы хранятся 10 лет после закрытия счета Ст.461 Перечня-2001
Переписка о передаче операций из одних банков в другие Ст.486 Перечня-2001
Лицевые счета по учету долгосрочных кредитных операций Ст.491 Перечня-2001
Мемориальные и кассовые документы по операциям с иностранной валютой (извещения, требования, справки и др.). Документы хранятся 10 лет после закрытия счета Ст.499 Перечня-2001
Протоколы заседаний комиссий по списанию сумм с баланса на убытки Ст.510 Перечня-2001
Сведения об остатках денежных средств на счетах распорядителей средств в банках (с грифом «Конфиденциально») Ст.523 Перечня-2001
Документы, хранящиеся 5 лет после проведения налоговой проверки
Карточки текущих счетов распорядителей кредитов и кассовых расходов Ст.472 Перечня-2001
Документы по проведению ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности, состояния бухгалтерского учета и отчетности, соблюдения штатно-сметной дисциплины, целевого использования средств, правильности проведения тарификации, порядка соблюдения кассовой дисциплины и др. (задания, программы проверки, сводные карточки, акты, инвентарные описи, расчеты, справки, сведения, объяснительные записки и др.) Ст.531 Перечня-2001
Документы, хранящиеся 5 лет
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) по дебиторской задолженности, недостачам, растратам, хищениям.
Необходимо соблюдать следующее условие: документы выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии
Ст.463 Перечня-2001
Переписка о кредитно-расчетном обслуживании клиентов Ст.484 Перечня-2001
Переписка о паспортизации зданий и сооружений Ст.476 Перечня-2001
Переписка об открытии и ведении рублевых счетов юридических лиц - нерезидентов Ст.488 Перечня-2001
Документы обследований банков по вопросам организации безналичных расчетов (справки, акты, переписка и др.) Ст.518 Перечня-2001
Номенклатура дел отдела Ст.95«б» Перечня-1988
Рабочий план счетов бухгалтерского учета организации, разработанный на основе Типового плана счетов, должен храниться организацией не менее 5 лет после года, в котором он использовался для составления бухгалтерской отчетности в последний раз Абзац второй ст.16 Закона № 3321-ХII
Книга учета проверок (ревизий) П.6 Положения о порядке сдачи юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями на хранение в архив книги учета проверок (ревизий), утвержденного постановлением Госкомархива РБ от 08.08.2001 № 39; ст.29 Перечня-1988
Книга замечаний и предложений.
Примечание. В случае полного заполнения всех страниц книги, предназначенных для внесения замечаний и (или) предложений и информации об их рассмотрении, до истечения календарного года она хранится вместе с новой книгой по месту ее ведения, а по истечении календарного года - в течение 5 лет в архиве организации или у индивидуального предпринимателя
П.16 Положения о порядке выдачи, регистрации, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 16.03.2005 № 285
Учетная политика организации со всеми приложениями должна храниться организацией не менее 5 лет после года, в котором она использовалась для составления бухгалтерской отчетности в последний раз Абзац второй ст.16 Закона № 3321-XII
Документы, хранящиеся 3 года после замены новыми
Должностные инструкции Ст.12.3 Перечня-2001
Документы, хранящиеся 3 года после проведения налоговой проверки
Лицензии (разрешения) на осуществляемые виды деятельности.
Дополнительное условие: документы хранятся 3 года после окончания срока действия лицензии
Ст.17-1 Перечня-2001
Акты приема и передачи документов при перемещении или увольнении работников Ст.28 Перечня-2001
Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов Ст.455 Перечня-2001
Переписка об организации бухгалтерского учета и отчетности Ст.456 Перечня-2001
Документы по учету государственных внебюджетных и бюджетных целевых фондов (платежные требования, инкассовые распоряжения, платежные поручения, распоряжения банков, мемориальные банковские ордера и др.).
Дополнительное условие: документы хранятся 3 года при условии завершения ревизии
Ст.459 Перечня-2001
Квартальные отчеты о средствах Фонда социальной защиты населения Минтруда и соцзащиты РБ Ст.460 Перечня-2001
Первичные документы, зарегистрировавшие факт совершения хозяйственных операций, явившихся основанием для бухгалтерских записей, приложения к ним (кассовые, бухгалтерские документы, извещения банков, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.).
Дополнительное условие: документы хранятся 3 года при условии завершения ревизии
Ст.462 Перечня-2001
Документы о выплате пособий, пенсий, об оплате по листкам нетрудоспособности по социальному страхованию (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) Ст.465 Перечня-2001
Сведения и переписка об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, удержаниях из заработной платы, из средств социального страхования, выплате отпускных и выходных пособий, наложении и взыскании штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и других вопросах Ст.466 Перечня-2001
Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, оборотные ведомости. Дополнительное условие: документы хранятся 3 года при условии завершения ревизии. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел документы сохраняются до вынесения окончательного решения Ст.467 Перечня-2001
Документы по проведению взаимозачетов задолженности (справки, сведения, реестры) Ст.468 Перечня-2001
Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.). Дополнительное условие: документы хранятся 3 года при условии завершения ревизии. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел документы сохраняются до вынесения окончательного решения Ст.469 Перечня-2001
Карточки взаимных расчетов с бюджетом Ст.470 Перечня-2001
Карточки учета доходов Ст.471 Перечня-2001
Паспорта оборудования.
Дополнительное условие: документы хранятся 3 года после ликвидации основных средств
Ст.477 Перечня-2001
Справки на оплату учебных отпусков Ст.478 Перечня-2001
Больничные листы.
Примечание. Документы хранятся в течение 3 лет после проведения не только налоговой проверки, но и проверки Фондом социальной защиты населения
Ст.479 Перечня-2001
Исполнительные листы Ст.480 Перечня-2001
Журналы регистрации исполнительных листов Ст.481 Перечня-2001
Акты проверки кассы Ст.482 Перечня-2001
Документы по открытию и закрытию расчетных, текущих и других счетов, по оформлению полномочий на распоряжение ими (заявления, справки, письма, карточки).
Дополнительное условие: документы хранятся 3 года после закрытия счета клиента
Ст.487 Перечня-2001
Лицевые счета, карточки, книги и журналы аналитического учета по балансовым и внебалансовым счетам Ст.490 Перечня-2001
Лицевые счета по реконструкции и строительству объектов недвижимости.
Дополнительное условие: документы хранятся 3 года после завершения реконструкции и строительства
Ст.493 Перечня-2001
Мемориальные документы по реконструкции и строительству объектов недвижимости. Дополнительное условие: документы хранятся 3 года после завершения реконструкции и строительства Ст.497 Перечня-2001
Мемориальные документы, внебалансовые ордера (документы дня) Ст.501 Перечня-2001
Кассовые журналы по приходу и расходу Ст.504 Перечня-2001
Подтверждения сальдо по счетам клиентов Ст.505 Перечня-2001
Инвентарные карточки, книги и журналы учета основных средств, предметов.
Дополнительное условие: документы хранятся 3 года после ликвидации основных средств
Ст.506 Перечня-2001
Описи инвентаризации предметов хозяйственного инвентаря, предметов и хозяйственных материалов Ст.507 Перечня-2001
Документы по инвентаризации материальных ценностей (инвентарные описи, акты, сличительные ведомости и др.) Ст.508 Перечня-2001
Документы по списанию с баланса имущества, пришедшего в негодность (копии приказов, акты, списки и др.) Ст.509 Перечня-2001
Гарантийные письма Ст.511 Перечня-2001
Журналы, книги регистрации кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений Ст.512 Перечня-2001
Договоры, соглашения, контракты (хозяйственные, операционные, трудовые).
Дополнительное условие: документы хранятся 3 года после истечения срока договора и при условии завершения ревизии
Ст.513 Перечня-2001
Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей.
Дополнительное условие: документы хранятся 3 года при условии завершения ревизии
Ст.514 Перечня-2001
Реестры договоров Ст.515 Перечня-2001
Образцы подписей (материально ответственных лиц).
Дополнительное условие: образцы подписей хранятся 3 года после увольнения материально ответственного лица и при условии завершения ревизии
Ст.516 Перечня-2001
Оперативная информация об осуществлении корреспондентских отношений с иностранными банками Ст.521 Перечня-2001
Документы об открытии корреспондентских счетов (договоры, сведения, переписка и др.).
Необходимо соблюдать дополнительное условие: договоры хранятся в течение 3 лет по истечении срока их действия
Ст.522 Перечня-2001
Документы, хранящиеся 3 года
Квартальные отчеты о финансово-хозяйственной (финансово-производственной) деятельности, приложения и объяснительные записки к ним Ст.452.2 Перечня-2001
Квартальные отчеты о выполнении планов финансирования (исполнении финансовых смет) и документы к ним Ст.453.2 Перечня-2001
Расчетно-платежные ведомости по заработной плате (при отсутствии лицевых счетов - 75 лет) Ст.464 Перечня-2001
Книги учета депонированной заработной платы Ст.474 Перечня-2001
Переписка об учетно-операционной работе Ст.483 Перечня-2001
Переписка о ведении оперативно-бухгалтерского учета Ст.485 Перечня-2001
Книги учета распределения и перераспределения счетов между учетно-операционными работниками Ст.494 Перечня-2001
Проверочные ведомости на 1-е число месяца Ст.502 Перечня-2001
Переписка об организации безналичных расчетов Ст.519 Перечня-2001
Переписка о переводе остатков средств из других банков Ст.520 Перечня-2001
Регистры налогового учета Ст.590-1 Перечня-2001
У чекодателя - использованная чековая книжка с корешками оплаченных и испорченных чеков, а также с испорченными чеками.
Примечание. При закрытии счета, а также изменении наименования чекодателя или номера счета чекодатель обязан вернуть в банк чековые книжки с неиспользованными чеками и корешками, прилагая их к заявлению с указанием номеров неиспользованных чеков
Подп.6.11-6.12 Инструкции по использованию чековой книжки для получения наличных денег, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 08.04.2003 № 72 (с изменениями и дополнениями, внесенными в т. ч. постановлением Нацбанка РБ от 04.10.2006 № 147)
Документы, хранящиеся 1 год
Доверенности и заявления клиентов на получение выписок, заявления на бронирование средств Ст.503 Перечня-2001


Помимо вышерассмотренных норм необходимо также учитывать дополнительные нормы законодательства в части хранения бланков строгой отчетности. Так, в соответствии с п.12 Положения о порядке использования бланков строгой отчетности, утвержденного постановлением Минфина РБ от 21.02.2002 № 21 (с изменениями и дополнениями, внесенными в т.ч. постановлением Минфина РБ от 01.06.2006 № 60), испорченные и (или) аннулированные бланки строгой отчетности должны обязательно сохраняться с составленным на них реестром в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.

Кроме того, согласно части первой ст.182 Гражданского кодекса РБ иск об установлении факта ничтожности сделки и о применении последствий ее недействительности может быть предъявлен в течение 10 лет со дня, когда началось ее исполнение. Соответственно, по мнению автора, исполненные договоры и документы, подтверждающие их исполнение, следует хранить в течение 10 лет с момента исполнения сделок, чтобы в случае возникновения необходимости можно было доказать действительность сделки.



23.02.2007 г.



Наталья Кондакова, кандидат экономических наук, доцент, аудитор



Журнал «Главный Бухгалтер» № 8, 2007 г.


Для более детального изучения см. Пособие



От редакции: В Гражданский кодекс Республики Беларусь от 07.12.1998 № 218-З на основании Закона Республики Беларусь от 18.05.2007 № 233-З внесены дополнения и изменения.

В приложение к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.12.2006 № 79 «Об утверждении перечня документов Министерства юстиции Республики Беларусь, организаций системы Министерства юстиции Республики Беларусь, судов и адвокатуры с указанием сроков хранения» на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 20.09.2007 № 64 внесены изменения.

С 14 сентября 2007 г. в приложение к постановлению Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38 «Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и положения о порядке его применения», на основании постановления Министерства юстиции от 31.08.2007 № 58 внесены изменения и дополнения.