Архивное хранение документов вне офиса — услуга, которая обеспечивает комфорт

Документы очень важны для функционирования любого офиса, но руководителям и ответственным сотрудникам хорошо знакома связанная с ними проблема: для своего хранения бумаги требуют очень много места. Часто для этой цели мало даже целой кладовки. Но что же делать в таком случае? К счастью, сейчас у фирм и компаний есть отличный вариант — они могут заказать такую услугу, как внеофисное хранение документов, которая доступна как коммерчески, так и государственным организациям. Но что же она дает?

Преимущества хранения документации вне офиса: очевидные и не очень

Ответственное хранение документов за пределами офисного пространства — это привлекательная с разных точек зрения услуга, которая позволит:

  • освободить пространство, которое можно использовать более эффективно (например, вместо вечно забитой бумагами кладовки сделать симпатичную кухню с кофемашиной);
  • тратить меньше средств на хранение документации (если посмотреть счета, можно удивиться, сколько на это на самом деле уходит денег);
  • снизить уровень непрофильной нагрузки на сотрудников (потому что за архив должен кто-то отвечать и это практически никогда не основной вид деятельности);
  • предотвратить риск, который связан с разглашением важной для компании конфиденциальной информации (у обиженного сотрудника не будет беспрепятственного доступа к архиву).

И это, конечно, не все положительные стороны, которые имеет архивное хранение документов вне привычного офисного пространства.

Некоторые владельцы компаний считают, что такой сервис может угрожать безопасности и конфиденциальности, но на самом деле это не так: хорошей архивной фирме можно без проблем доверить важные документа, содержащие медицинскую, банковскую и нотариальную тайны, а также персональные данные, не опасаясь разглашения. Соответствующий пункт обязательно прописывается в договоре.

Быстрый доступ к документам — залог эффективного сотрудничества

На самом деле это еще один вопрос, который волнует руководителей компаний, задумывающихся о целесообразности использования услуги. Действительно, ведь в офисе все бумаги будут под рукой, но что, если потребуется документ, уже отправленный на ответственное хранение?

И это еще один момент, о котором не стоит беспокоиться: сотрудники компании по ответственному хранению готовы доставить оригиналы документов по запросу максимум на следующий день, но обычно — в тот же. Скан-копии (а часто их бывает достаточно, поскольку нужна только информация) отправляются в течение получаса.

Что касается работ по организации хранения, то клиент может ознакомиться с полным их перечнем и заказать либо только часть из него, либо полный комплекс «под ключ» в зависимости от своих потребностей. От выбора будет зависеть стоимость услуги, но она в любом случае доступна даже небольшим компаниям.

Благодаря удобству сервиса, высокому качеству работы клиентской поддержки и обеспечению полной конфиденциальности услугу выбирает все больше компаний.