Примерная инструкция по работе с машиночитаемыми документами

Инструкция Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 26 июля 1996 г.

Стр. 1

1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |

   ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С МАШИНОЧИТАЕМЫМИ  ДОКУМЕНТАМИ В ОРГАНИЗАЦИЯХ, НА ПРЕДПРИЯТИЯХ И В  ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВАХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ     Утверждено: Председатель  Комитета  по  архивам  и  делопроизводству  Республики Беларусь А.Н.Михальченко 26.07.1996                                  Содержание     1. Общие положения  2. Классификация машиночитаемых документов   2.1. Основные задачи классификации   2.2. Классификация  машиночитаемых  документов  по  видам  машинных        носителей   2.3. Классификация     машиночитаемых     документов    по    видам        информационных технологий   2.4. Классификация машиночитаемых документов по видам комплектности        документов   2.5. Классификация  машиночитаемых документов по видам деятельности        организаций  3. Экспертиза ценности машиночитаемых документов  4. Подготовка   машиночитаемых   документов    для    передачи    на     государственное хранение   4.1. Составление описей машиночитаемых документов   4.2. Составление сопроводительных документов    4.2.1. Этикетка машинных носителей    4.2.2. Удостоверяющий лист    4.2.3. Ведомость машинного носителя с записью    4.2.4. Информационно-поисковая характеристика  5. Учет машиночитаемых документов в ведомственном архиве   5.1. Передача машиночитаемых документов в ведомственный архив   5.2. Журнал учета машинных носителей   5.3. Учетная карточка машиночитаемых документов   5.4. Учетная карточка машинного носителя с записью   5.5. Порядок уничтожения машиночитаемых документов   5.6. Использование машиночитаемых документов в ведомственном архиве  6. Требования   к  хранению  машиночитаемых  документов  и  машинных     носителей   6.1. Общие требования   6.2. Условия хранения   6.3. Профилактический контроль   6.4. Меры по обеспечению сохранности машиночитаемых документов  7. Передача машиночитаемых документов на государственное хранение     Приложения   1. Основные термины и определения   2. Форма перечня тем,  проектов,  машиночитаемые документы  которых      подлежат передаче на государственное хранение   3. Форма перечня тем,  проектов,  машиночитаемые документы  которых      подлежат   передаче   на   государственное   хранение   (образец      заполнения)   4. Форма титульного листа описи машиночитаемых документов   5. Форма титульного листа описи машиночитаемых документов  (образец      заполнения)   6. Форма описи машиночитаемых документов   7. Форма описи машиночитаемых документов (образец заполнения)   8. Форма этикетки на машинный носитель   9. Форма этикетки на машинный носитель (образец заполнения)  10. Форма удостоверяющего листа  11. Форма удостоверяющего листа (образец заполнения)  12. Форма ведомости машинного носителя с записью  13. Форма   ведомости   машинного   носителя   с   записью  (образец      заполнения)  14. Форма   информационно-поисковой  характеристики  машиночитаемого      документа  15. Форма   информационно-поисковой  характеристики  машиночитаемого      документа (образец заполнения)  16. Форма акта об уничтожении машиночитаемых документов  17. Форма  акта  приема-передачи   документов   на   государственное      хранение                              1. Общие положения          1.1. Машиночитаемый  документ  (МЧД)  - документ, пригодный для  автоматического  считывания  содержащейся  в  нем  информации.   МЧД  создаются  средствами  вычислительной  техники (ВТ) с использованием  машинных   носителей:  гибких  магнитных  дисков,  магнитных   лент,  магнитооптических дисков и т.д. В виде МЧД обычно хранятся программы  для    информационных   технологий  (ИТ),  документация  и   данные,  полученные в результате функционирования программ.       МЧД  может состоять из одного или нескольких файлов логически и  информационно  связанных между собой. МЧД может быть записан на один  или  несколько  машинных носителей. На одном машинном носителе может  храниться  несколько  документов.  Основные  термины  и  определения  приведены в приложении 1.       1.2. Примерная  инструкция  по  работе с МЧД в организациях, на  предприятиях    и  в  ведомственных  архивах  Республики   Беларусь*  подготовлена  с  целью унификации технологии подготовки, оформления,  хранения и учета МЧД, а также порядка передачи их на государственное  хранение.  _____________________________       *Далее - "Примерная инструкция".          Примерная инструкция  устанавливает  общие  требования к учету,  оформлению,  обеспечению  сохранности  и   использованию   МЧД   для  центральных  и  местных  органов власти,  организаций,  учреждений и  предприятий Республики Беларусь*, независимо от форм собственности и  ведомственной принадлежности.  _____________________________       *Далее - "организация".          1.3. Вопросы  работы  с  МЧД  организаций  регулируются Законом  Республики  Беларусь  "О  Национальном  архивном  фонде  и архивах в  Республике  Беларусь", нормативно-методическими документами Комитета  по  архивам и делопроизводству Республики Беларусь, государственными  стандартами Республики Беларусь.       1.4. На МЧД с грифами "Особой важности", "Совершенно секретно",  "Секретно"  действие  Примерной инструкции распространяется в части,  касающейся  общего  порядка  работы  с документами и подготовки их к  сдаче   в  архив.  Особенности  оформления  и  обработки   указанных  документов регламентируются специальными инструкциями.       1.5. Примерная  инструкция устанавливает порядок приема, учета,  подготовки, оформления, хранения и использования документов.       Организации    ведут    учет   МЧД  на  основе   самостоятельно  разрабатываемых       индивидуальных    инструкций    и       других  нормативно-методических  документов,  согласующихся  с   положениями  Примерной инструкции.       1.6. Инструкции   по  работе  с  МЧД  организаций,   передающих  документы    на    государственное    хранение,    утверждаются   их  руководителями    по    согласованию    с    архивным    учреждением  Государственной  архивной  службы  Республики Беларусь. Согласование  проводится  с  целью  соблюдения  действующего  законодательства   и  нормативных    документов,   регулирующих  вопросы  единого   учета,  оформления,  обеспечения сохранности и использования МЧД организаций  как   составной  части  Национального  архивного  фонда   Республики  Беларусь.       1.7. Учет,  обеспечение  сохранности  и  использование  МЧД   в  организации,  методическое  руководство  работой  с  документами   и  передача их на государственное хранение возлагаются на ведомственный  архив.       Структура,   штаты  ведомственного  архива  устанавливаются   в  соответствии  с положением о нем, в зависимости от объема документов  и наличия средств вычислительной и организационной техники.       В случае отсутствия в организации ведомственного архива функции  учета и сохранности МЧД  возлагаются  на  руководителей  структурных  подразделений, создающих и использующих МЧД.       Руководитель     структурного    подразделения       определяет  ответственного  за  учет  МЧД,  который  также знакомит работников с  нормативными и методическими документами.       1.8. Работники    организаций    должны   быть  ознакомлены   с  установленным порядком работ с документами и инструкцией по работе с  МЧД.       Работники    структурных    подразделений   организации   несут  персональную  ответственность  за  выполнение требований инструкции,  сохранность   находящихся  у  них  МЧД.  Об  их  утрате   немедленно  докладывается руководителю подразделения.       Передача    документов   или  их  копий  работникам   сторонних  организаций  допускается  с  разрешения руководителя организации или  структурного подразделения.       При увольнении  или  перемещении  работника  имеющиеся  у  него  документы  по  указанию  руководителя   структурного   подразделения  передаются другому работнику по акту передачи.       1.9. Центральные  и  местные  органы  управления   осуществляют  контроль за состоянием учета и сохранности МЧД в подведомственных им  учреждениях, организациях, предприятиях.                  2. Классификация машиночитаемых документов          2.1. Основные задачи классификации.       Классификация  МЧД  предназначена  для  выявления   характерных  отличий   и  определенных  свойств  МЧД,  образующихся  в   процессе  деятельности организаций и поступающих на хранение в государственный  архив.       Существуют следующие виды классификации МЧД:       по видам носителей информации;       по видам информационных технологий;       по видам комплектности документов, передаваемых в ведомственный  архив;       по видам деятельности организаций.       2.2. Классификация  машиночитаемых документов по видам машинных  носителей.       Классификация  МЧД  по видам машинных носителей представлена на  рис.1.       2.3. Классификация    машиночитаемых    документов   по   видам  информационных технологий.       Абсолютное  большинство  МЧД  образуется и используется в сфере  создания,    документирования    и    эксплуатации    информационных  технологий.       Классификация  МЧД по видам информационных технологий приведена  на рис.2.       К  первой  группе  следует  отнести  документы  следующих видов  автоматизированных систем (АС):       - автоматизированные системы управления (АСУ);       - интегрированные автоматизированные системы управления (ИАСУ);       - автоматизированные системы управления предприятием (АСУП);       - автоматизированные  системы  обработки  данных   (информации)  (АСОД, АСОИ);       - автоматизированные обучающие системы (АОС);       - автоматизированные    системы   управления   технологическими  процессами (АСУТП);       - системы автоматизированного проектирования (САПР).       Ко  второй  группе  следует  отнести  документы следующих видов  систем:       - базы данных;       - системы управления базами данных;       - банки данных.       К  третьей  группе  следует  отнести  следующие  информационные  системы:       - информационно-вычислительные системы (ИВС);       - информационно-поисковые системы (ИПС);       - информационно-справочные системы (ИСС);       - информационно-управляющие системы (ИУС);       - информационные сети (ИС);       - информационно-измерительные системы,  в т.ч.  телеметрические  

1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |