Инструкция Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 26 июля 1996 г.

Стр. 3

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |

       в  графе  "Наименование научно-технической разработки" - полное  наименование темы, проекта, документации;       в  графе  "Стадия,  этап работы" - стадия (техническое задание,  технический (эскизный) проект и т.д.), этап создания проекта;       в графе "Год окончания разработки" - год завершения проекта;       в графе  "Организации,  принимающие  участие  в  разработке"  -  полное наименование организаций, принимающих участие в разработке;       в графе    "Организация-держатель    подлинника"    -    полное  наименование организации-держателя подлинника;       в графе  "Количество  учетных  единиц  (МЧД)" - количество МЧД,  входящих в проект;       в графе  "Обоснование  отбора  проекта,  проблемы   (темы)   на  госхранение"  -  номер  статьи согласно "Перечню типовых документов,  образующихся в деятельности госкомитетов,  министерств,  ведомств  и  других  учреждений,  организаций,  предприятий,  с  указанием сроков  хранения".       В  графе  "Примечание", как правило, указываются сроки хранения  документов с учетом содержания, авторства, времени и места хранения.  Например:   "Постоянно"   -   документ    подлежит    передаче    на  государственное  хранение;  "ЭМК"  -  документ может быть передан на  государственное хранение  по  усмотрению  экспертной  комиссии;  "До  минования  надобности"  -  документ  имеет ограниченное практическое  значение, и его срок хранения определяется самой  организацией;  "На  государственное  хранение  не передается.  Хранится в организации" -  уточняет место хранения документов, имеющих, как правило, справочный  характер.       Образец  заполнения  Перечня приведен в приложении З.       На втором  этапе  экспертизы  ценности  составляют  описи   МЧД  постоянного хранения, подлежащие приему на государственное хранение,  и акт о выделении  к  уничтожению  МЧД,  утративших  историческое  и  практическое значение.           4. Подготовка машиночитаемых документов для передачи на                        государственное хранение          4.1. Составление описей машиночитаемых документов.       Опись  МЧД  -  это  архивный  справочник,  представляющий собой  перечень  заголовков  документов  и  предназначенный  для  раскрытия  состава  и  содержания  МЧД.  Одновременно  опись  является  учетным  документом и основным видом научно-справочного аппарата к МЧД. Описи  МЧД (приложения  4,  6)  составляются  на  МЧД  постоянного хранения  специалистами организации совместно с представителем  ведомственного  архива.       При отсутствии ведомственного архива в  организации  описи  МЧД  составляются   специалистами  организации  совместно  с  работниками  государственного архива.       Описи МЧД   составляются   на   основании   Перечня  в  четырех  экземплярах и утверждаются  экспертной  комиссией.  При  передаче  в  ведомственный архив на всех экземплярах описи указывается количество  включенных в  опись  документов.  Описи  подписываются  составителем  описи, заведующим ведомственного архива, специалистом, ответственным  за  составление  Перечня,  и   председателем   экспертной   комиссии  организации.     Опись     утверждается     экспертной     комиссией  государственного  архива.  Один   экземпляр   описи   передается   в  государственный  архив  в  качестве  контрольного  документа,  три -  остаются в организации.       Опись  МЧД  постоянного  хранения  должна  иметь титульный лист  (приложение  4),  описательную статью описи (приложение 6), итоговую  запись.  К  описи составляются историческая справка и предисловие. В  опись  могут входить: оглавление, список сокращенных слов, указатели  к  описи.  На  титульном  листе  описи  указывается  тип  описи МЧД,  например,  бухгалтерская,  финансовая,  проектная,   управленческая;  название  описи  для завершенной описи. Если опись поступает в архив  разделами,  то  название  описи  может отсутствовать. В описательной  статье  описи  в  графе  "Название  рубрики"  указываются:  название  подразделения,  название  номинала,  название  комплекса  и  т.п.  в  зависимости от схемы систематизации МЧД внутри описи.       При составлении описи  МЧД  соблюдаются  следующие  требования:  заголовки  документов  вносятся  в  опись  в соответствии с принятой  схемой систематизации на основе Перечня документов;  каждый документ  вносится  в  опись  под самостоятельным порядковым номером.  Порядок  нумерации документов в описи - валовой за несколько лет; графы описи  заполняются   в  точном  соответствии  с  теми  сведениями,  которые  содержатся в документе;  при внесении в опись  подряд  документов  с  одинаковыми   заголовками   пишется   полностью   заголовок  первого  документа, а все остальные однородные документы обозначаются словами  "то  же",  при  этом  другие  сведения о документах вносятся в опись  полностью (на каждом новом  листе  описи  заголовок  воспроизводится  полностью);  графа  описи  "Примечание"  используется  для отметок о  приеме МЧД,  о передаче МЧД другим архивам со ссылкой на необходимый  акт,  о наличии копий и т.п. До передачи на государственное хранение  описи и МЧД хранятся в ведомственном архиве  или  в  государственной  организации не более 3 лет со дня составления.       Образец заполнения описи приведен в приложениях 5, 7.       4.2. Составление сопроводительных документов.       МЧД  постоянного  хранения  передаются  в ведомственный архив с  комплектом    сопроводительной    документации,  который   включает:  удостоверяющий  лист  (УД),  ведомость  машинного носителя с записью  (ведомость  МНЗ)  и  информационно-поисковые  характеристики  (ИПХ).  Сопроводительные документы составляются специалистами организации.       4.2.1. Этикетка машинных носителей.       Каждый машинный носитель с записанными документами должен иметь  этикетку  по  ГОСТ  27781  "Системы  обработки информации. Магнитные  носители  данных с записью. Правила выполнения этикетки" (приложение  8).       Этикетка состоит из 2 частей.       В  первой  части этикетки указывают обязательную информацию, во  второй - дополнительную. Информацию обязательной части рекомендуется  размещать  в  две  строки.  Если  на  первичной  этикетке  машинного  носителя  недостаточно  места  для  размещения рядом двух частей, то  вторую  часть  размещают  на имеющемся свободном месте. Число граф и  строк  второй  части  определяется  количеством  информации, которую  необходимо  указать,  и  наличием места на первичной упаковке для ее  размещения.  Во  второй  части этикетки могут быть указаны сведения,  необходимые для организации учета, хранения и обращения МЧД.       Образец заполнения этикетки приведен в приложении 9.       4.2.2. Удостоверяющий лист.       Удостоверяющий лист (приложение 10) используется для подписания  одного   документа,  нескольких  документов,  комплекта  документов,  включенных в спецификацию,  ведомость технологических документов или  ведомость технического (эскизного) проекта.       Если УД выполнен на один МЧД,  то ему  присваивают  обозначение  этого   МЧД   с   добавлением   через   дефис   кода  УД  (например:  АБВГ.ХХХХХХ.ХХХЭЗ-УД).       Если   УД  выпускают  на  комплект  документов,  включенных   в  спецификацию  или ведомость технического (эскизного) проекта, то ему  присваивают  обозначение  спецификации  или  ведомости  технического  (эскизного) проекта с добавлением через дефис кода УД.       Если  УД  выпускают  на комплект технологических документов, то  ему  присваивают  обозначение  этого  комплекта  с добавлением через  дефис кода УД.       При  выполнении УД на несколько МЧД ему присваивают обозначение  одного из этих МЧД с добавлением через дефис кода УД.       Для  МЧД, разбитого на части, допускается УД выполнять на МЧД в  целом или на каждую часть МЧД.       Обозначение  УД  должно  быть указано в ИПХ в группе реквизитов  "Внешние ссылки".       УД входит в комплект подлинников документов.       УД  выполняют на листах формата А4, А5. Основную надпись и поля  выполняют  в  соответствии  с  той  системой  документации, в рамках  которой выпускают УД.       В  УД  указывают  обозначения  МЧД,  которые  он  удостоверяет,  фамилии    лиц,    разработавших,   изготовивших,  согласовавших   и  утвердивших  соответствующий документ. В УД проставляют подписи лиц,  фамилии  которых  в  нем  указаны,  и дату подписания. Подпись лица,  разработавшего МЧД, является обязательной.       Если один МЧД разработан и (или) согласован несколькими лицами,  то    их    фамилии,   подписи  и  даты  подписания  проставляют   в  соответствующих  графах  "Разработал" и "Согласовано", а обозначение  документа указывают в графе "Обозначение" один раз.       Если  несколько  МЧД  разработаны,  изготовлены,  согласованы и  утверждены  одними и теми же лицами, то фамилии и подписи этих лиц и  даты  подписания  проставляют  один раз на группу документов. Группы  МЧД должны быть отделены разделительной чертой.       УД  учитывают  и хранят по правилам, установленным для ЛУ (лист  утверждения).       В графах УД указывают:       в  графе "Обозначение" - обозначение документов (документа), на  которые распространяется документ УД;       в   графе  "Разработал"  -  фамилии  и   подписи  лиц   (лица),  разработавших  документ  (группу  документов),  указанный  в   графе  "Обозначение",    и    несущих    ответственность  за   правильность  технического  решения  в  этих  документах (исходных данных), и дату  подписания;       в графе  "Изготовил"  - фамилию  и  подпись лица, изготовившего  документ (группу документов) на носителе данных, и дату подписания;       в    графе  "Согласовано"  -  предприятие  или   подразделение,  согласующее    документ  (группу  документов),  указанный  в   графе  "Обозначение",  фамилию  и  подпись  лица,  согласовавшего  документ  (группу документов), и дату подписания;       в  графе  "Утвердил"  -  фамилию  и  подпись лица, утвердившего  документ (группу документов), и дату подписания.       Основная  надпись  удостоверяющего  листа  может оформляться по  ГОСТ  2.104  "Единая  система конструкторской документации. Основные  надписи"    или    ГОСТ   3.1103  "Единая  система   технологической  документации.  Основные надписи", или ГОСТ 2.004 "Правила выполнения  конструкторских  документов  на печатающих и графических устройствах  вывода    ЭВМ",    или  ГОСТ  19.106  "Единая  система   программной  документации.  Требования  к  программным  документам,   выполненным  печатным  способом",  или  по другой системе документации, в которой  выпускают МЧД.       Образец заполнения УД приведен в приложении 11.       4.2.3. Ведомость   машинного  носителя  с  записью.       Ведомость машинного носителя с записью (приложение 12) содержит  сведения  о  машинном  носителе и составе файлов МЧД,  записанных на  машинном носителе.  Ведомость МНЗ также содержит сведения  о  файлах  ИПХ машиночитаемых документов.       Ведомость  МНЗ  должна быть представлена на бумаге.       В ведомости МНЗ содержатся следующие реквизиты:       - наименование  и  адрес  организации,   которая   представляет  машинный носитель;       - владелец МНЗ - лицо, подразделение, организация;       - номер фонда (проставляется после присвоения архивного шифра);       - заводской (инвентарный) номер машинного носителя;       - идентификатор машинного носителя с записью;       - вид носителя - МЛ, ГМД, МОД, ОД;       - тип носителя - размер носителя;       - устройство управления - тип адаптера;       - наименование системы - наименование операционной системы;       - номер тома (количество томов) - номер тома (количество томов)  для многотомных файлов;       - архиватор - название архиватора (идентификатор), версия;       - дата формирования МНЗ;       - заголовок машиночитаемого документа;       - имя файла пользователя;       - имя архивного файла.       Ведомость    МНЗ  выполняют  на  листах  формата  А4.       Образец заполнения ведомости МНЗ приведен в приложении 13.       4.2.4. Информационно-поисковая характеристика.       Каждый    МЧД,    передаваемый    в    государственный   архив,  сопровождается  информационно-поисковой  характеристикой (приложение  14). ИПХ - это совокупность атрибутов, позволяющих идентифицировать,  учитывать и обрабатывать МЧД в процессе его обращения.       ИПХ  может  быть  представлена  на  машинном  носителе  в  виде  текстового файла или  бумажной  копии.  Наименование  файла  ИПХ  на  

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |