Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 1 февраля 2001 г. № 29

               ПРИКАЗ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ                         1 февраля 2001 г. № 29      ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ВЕДОМСТВЕННОМ НОТАРИАЛЬНОМ   АРХИВЕ             [Изменения и дополнения:              Приказ Министерства юстиции от 2  июля  2004  г.  №  212           (зарегистрирован  в  Национальном  реестре  -  № 8/11216 от           09.07.2004 г.);              Постановление Министерства юстиции от 23 декабря 2005 г.           №  68  (зарегистрировано в Национальном реестре - № 8/13884           от 26.01.2006 г.)].          На  основании  пункта  10  Положения о нотариате и нотариальной  деятельности  в Республике Беларусь, утвержденного Указом Президента  Республики  Беларусь  от 2 февраля 2000 г. № 38 (Национальный реестр  правовых   актов  Республики  Беларусь,  2000  г.,  №  15,   1/982),  приказываю:       1. Утвердить прилагаемое Положение о ведомственном нотариальном  архиве.       2. Положение вступает в силу с момента включения в Национальный  реестр правовых актов Республики Беларусь.     Министр                                                 Г.Н.ВОРОНЦОВ                                                УТВЕРЖДЕНО                                             Приказ                                             Министерства юстиции                                             Республики Беларусь                                             01.02.2001 № 29                                             (в редакции постановления                                             Министерства юстиции                                             Республики Беларусь                                             23.12.2005 № 68)     ПОЛОЖЕНИЕ  о ведомственном нотариальном архиве          1. Для  централизованного  хранения  и  обеспечения сохранности  нотариальных  документов,  являющихся составной частью Национального  архивного  фонда  Республики  Беларусь,  в  городе Минске и городах,  являющихся  областными  центрами,  Министерством  юстиции Республики  Беларусь образуются ведомственные нотариальные архивы.       2. Положение  о  ведомственном  нотариальном  архиве  (далее  -  Положение) определяет порядок организации деятельности ведомственных  нотариальных  архивов (далее - архив), их основные задачи, функции и  права,    а    также    порядок  использования  документов   архива,  предоставления сведений и (или) документов в отношении переданных на  хранение в архив документов.       3. В   своей   деятельности   архив   руководствуется   Законом  Республики Беларусь от 18 июля 2004 года "О нотариате и нотариальной  деятельности"  (Национальный  реестр   правовых   актов   Республики  Беларусь,  2004 г., № 120, 2/1055), Законом Республики Беларусь от 6  октября 1994  года  "О  Национальном  архивном  фонде  и  архивах  в  Республике   Беларусь"  (Ведамасцi  Нацыянальнага  сходу  Рэспублiкi  Беларусь,  1999 г.,  № 5-6,  ст.95),  Указом  Президента  Республики  Беларусь  от  12  мая 2005 г.  № 220 "О некоторых мерах по упрощению  порядка  совершения  нотариальных  действий"  (Национальный   реестр  правовых   актов  Республики  Беларусь,  2005  г.,  №  74,  1/6438),  нормативными  правовыми   актами,   регламентирующими   деятельность  архивов,   настоящим  Положением  и  иными  актами  законодательства  Республики Беларусь.       4. Штатное   расписание   архивов   утверждается  Министерством  юстиции Республики Беларусь в пределах установленного  фонда  оплаты  труда.       5. Архив  имеет  печать  с  изображением Государственного герба  Республики Беларусь и наименованием архива.       6. Правила    о    соблюдении   тайны  нотариального   действия  распространяются  также  на работников архива, которым о совершенном  нотариальном  действии  стало  известно  в  связи  с исполнением ими  служебных обязанностей.       7. Контроль  за  обеспечением  сохранности  и  учета документов  архива  осуществляют  Министерство  юстиции  Республики  Беларусь  и  управления  юстиции  областных  исполнительных  комитетов,  Минского  городского исполнительного комитета (далее - управления юстиции).       8. В   архив  на  хранение  поступают  нотариальные   документы  государственных  нотариальных  контор,  частных  нотариусов, местных  исполнительных    и    распорядительных    органов   соответствующей  административно-территориальной    единицы    Республики   Беларусь,  дипломатических  представительств, консульских учреждений Республики  Беларусь  и  представительств  Республики Беларусь при международных  организациях (далее - источники комплектования архива).       9. Государственные  нотариальные  конторы  и  частные нотариусы  (далее - нотариусы) передают в архив на хранение:       законченные    делопроизводством    и  сформированные  в   дела  нотариальные  документы,  наследственные дела, реестры, книги учета,  журналы, ведение которых предусмотрено номенклатурой дел;       экземпляры номенклатуры дел, описей дел постоянного, временного  (свыше  10 лет)  хранения,  актов об уничтожении документов и дел за  каждый сдаваемый в архив год.       10. Должностные  лица местных исполнительных и распорядительных  органов передают в архив на хранение:       законченные делопроизводством    и    сформированные   в   дела  нотариальные документы;       реестры и книги учета.       Передача документов, указанных в абзацах втором и третьем части  первой  настоящего  пункта,  на  хранение  в  архив  производится  в  порядке,    устанавливаемом    Минским    городским   и   областными  исполнительными  комитетами  по согласованию с Министерством юстиции  Республики Беларусь.       11. Дипломатические  представительства,  консульские учреждения  Республики  Беларусь  и  представительства  Республики  Беларусь при  международных организациях передают в архив на хранение:       законченные    делопроизводством    и  сформированные  в   дела  нотариальные документы;       реестры.       Передача документов, указанных в абзацах втором и третьем части  первой  настоящего  пункта,  на  хранение  в  архив  производится  в  порядке,  устанавливаемом  Министерством  иностранных дел Республики  Беларусь  по  согласованию  с   Министерством   юстиции   Республики  Беларусь.       12. В состав документов архива также входят:       описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения;       журналы, книги,  реестры,  дела,  ведение которых предусмотрено  номенклатурой дел;       научно-справочный    аппарат   к  документам,  находящимся   на  хранении.       13. Архив  по  согласованию  с Министерством юстиции Республики  Беларусь  может  принимать  на  хранение иные документы постоянного,  временного   (свыше  10 лет)  хранения,  связанные  с   нотариальной  деятельностью  источников  комплектования  архива,  не  указанные  в  пунктах 9, 10, 11 настоящего Положения.       14. Основными задачами архива являются:       комплектование    документами,   состав  которых   предусмотрен  пунктами 9-12 настоящего Положения;       обеспечение  учета,  сохранности  и  использования  документов,  хранящихся в архиве;       осуществление    методического    руководства  и  контроля   за  состоянием  архивного  дела  у  источников  комплектования   архива,  перечисленных в пункте 9 настоящего Положения;       подготовка    и    своевременная    передача    документов   на  государственное  хранение  в  соответствии  с нормативными правовыми  актами  Комитета  по архивам и делопроизводству при Совете Министров  Республики Беларусь.       15. Архив    в   целях  выполнения  стоящих  перед  ним   задач  осуществляет следующие функции:       составляет и ежегодно уточняет список источников комплектования  архива;       утверждает  планы  и  описи  дел постоянного, временного (свыше  10 лет) хранения;       составляет    графики    приема    документов   от   источников  комплектования архива;       на основании    составленных    графиков   осуществляет   прием  документов,  предусмотренных пунктами 9-13 настоящего Положения,  не  позднее  одного  года после окончания 10-летнего срока их хранения у  источников комплектования архива;       в соответствии   с   утвержденными   описями  дел  постоянного,  временного (свыше 10 лет) хранения ведет учет документов, хранящихся  в архиве;       создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к  хранящимся в архиве документам;       обеспечивает    сохранность   документов,  регулярно   проводит  проверку наличия и состояния дел в архиве;       проводит  экспертизу  ценности хранящихся в архиве документов и  оказывает  методическую  помощь  источникам  комплектования архива в  проведении экспертизы ценности хранящихся у них документов;       оказывает  нотариусам  методическую  и  практическую  помощь по  формированию документов в дела и подготовке их к передаче в архив;       обеспечивает   использование  документов  архива  в   пределах,  предусмотренных настоящим Положением, другими нормативными правовыми  актами Республики Беларусь, в том числе составляет и выдает архивные  копии, архивные выписки и архивные справки;       предоставляет  по письменным запросам нотариусов архивные копии  (архивные    выписки,    архивные   справки)  хранящихся  в   архиве  нотариальных  документов,  а  в  случаях,  предусмотренных настоящим  Положением, - подлинные документы;       обеспечивает соблюдение в помещении архива условий, необходимых  для надлежащего хранения документов;       представляет в соответствующий государственный архив сведения о  составе и объеме документов архива;       передает  в установленном порядке документы и научно-справочный  аппарат к ним на государственное хранение;       участвует  в  проведении  мероприятий по повышению квалификации  лиц,  ответственных  за делопроизводство у источников комплектования  архива;       информирует  соответствующее  управление  юстиции  о  состоянии  архивного  дела  в  соответствующей  административно-территориальной  единице    Республики    Беларусь,    вносит   предложения  по   его  совершенствованию;       ведет предусмотренную  законодательством  Республики   Беларусь  отчетность;       ведет прием граждан по вопросам, входящим в компетенцию архива;       требует  соблюдения  и  исполнения  правил  работы  с архивными  документами;       по поручению   управления   юстиции  осуществляет  контроль  за  хранением и обеспечением использования архивных документов;       дает рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию архива;       выдает сведения и (или) документы по  совершенным  нотариальным  действиям   в   отношении   переданных   на  хранение  документов  в  соответствии с законодательством Республики Беларусь;       запрашивает необходимые для своей работы сведения;       выполняет  иные  функции  в  соответствии  с  законодательством  Республики Беларусь.       16. Архив  возглавляет  заведующий архивом, который назначается  на  должность  и  освобождается  от должности управлением юстиции по  согласованию с Министерством юстиции Республики Беларусь.       17. Заведующий архивом:       несет ответственность за выполнение стоящих перед архивом задач  и осуществление возложенных на него функций;       распределяет функциональные   обязанности   между   работниками  архива;       представляет архив  во  всех  государственных  органах  и  иных  организациях;       выдает архивные копии, архивные выписки, архивные справки;       в случаях,   предусмотренных   настоящим   Положением,   выдает  подлинные документы.       18. Работники  архива  назначаются на должности и освобождаются  от должностей управлением юстиции.       19. Работники архива:       создают, пополняют и совершенствуют научно-справочный аппарат к  хранящимся в архиве документам;       обеспечивают сохранность документов;       оказывают  нотариусам  методическую  и  практическую  помощь по  формированию документов в дела и подготовке их к передаче в архив;       участвуют  в  проведении  мероприятий по повышению квалификации  лиц,  ответственных  за делопроизводство у источников комплектования  архива;       ведут  предусмотренную  законодательством  Республики  Беларусь  отчетность;       ведут прием граждан по вопросам, входящим в компетенцию архива;       выполняют иные   действия   в   соответствии   с   должностными  обязанностями.       20. Основной  формой  использования  документов архива является  выдача  сведений  и (или)  документов  лицам  от  имени,  на имя, по  поручению    либо    в  отношении  которых  было  совершено   данное  нотариальное действие.       21. Выдача  архивом  сведений и (или) документов производится в  виде архивных копий, архивных выписок и архивных справок, при этом:       21.1. сведения  и  (или)  документы по совершенным нотариальным  действиям  в  отношении  переданных  на хранение документов выдаются  только лицам от имени, на имя, по поручению либо в отношении которых  было совершено данное нотариальное действие;       21.2. сведения  и  (или)  документы по совершенным нотариальным  действиям  в отношении переданных на хранение документов выдаются по  письменному требованию (запросу):       судей  общих судов по имеющимся в их производстве уголовным или  гражданским делам;       судей хозяйственных судов по имеющимся в их производстве делам,  связанным с рассмотрением хозяйственных (экономических) споров;       прокуроров и заместителей прокуроров;       органов  уголовного  преследования  по  находящимся  у  них  на  рассмотрении  материалам  или  в  их  производстве  уголовным делам.  Документы  по  совершенному  нотариальному действию выдаются органам  уголовного  преследования по находящимся в их производстве уголовным  делам  в  порядке,  предусмотренном Уголовно-процессуальным кодексом  Республики Беларусь для проведения выемки документов;       органов Комитета государственного контроля Республики Беларусь;       таможенных  органов  по  имеющимся  в  их производстве делам об  административных таможенных правонарушениях;       налоговых органов по проводимым ими налоговым проверкам;       других государственных  органов  (должностных  лиц)  в случаях,  предусмотренных законодательными актами Республики Беларусь;       21.3. сведения  о  завещании  при  жизни  завещателя   выдаются  завещателю,  а  после  его  смерти  -  лицам  и органам, указанным в  подпунктах  21.1 и  21.2 пункта  21 настоящего  Положения,  а  также  супругу,  родителям,  детям,  внукам,  деду, бабке, родным братьям и  сестрам завещателя;       21.4. сведения,    полученные   при  принятии  мер  по   охране  наследства  из банков и небанковских кредитно-финансовых организаций  об  имеющихся  у  них  во  вкладах,  на  счетах или переданных им на  хранение  деньгах (валюте), валютных и иных ценностях, принадлежащих  наследодателю,  архив  может  выдать  только исполнителю завещания и  наследникам.       22. Подлинные документы выдаются архивом в случаях производства  выемки,  а также при направлении документов на экспертизу в порядке,  установленном законодательством Республики Беларусь.       В этом   случае  в  деле  остаются  копии  документов,  которые  заверяются заведующим архивом,  при этом составляется справка о том,  кому  выданы  подлинные  документы,  указываются дата и основания их  выдачи.       23. По  письменным  запросам  нотариусов  архив   предоставляет  архивные  копии  документов,  хранящихся  в архиве, а также архивные  выписки и архивные справки.       По  письменному  запросу  государственной нотариальной конторы,  частного  нотариуса,  передавшего документы на хранение, архив может  выдать    соответствующей   государственной  нотариальной   конторе,  частному нотариусу подлинные документы.