Помощь: Документальное оформление новогодних расходов

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ НОВОГОДНИХ РАСХОДОВ

Близятся новогодние и рождественские праздники, которые несут с собой приятные хлопоты по их подготовке и проведению: необходимо украсить помещения, провести детский утренник и торжественный вечер для сотрудников, уделить внимание ветеранам организации, находящимся на заслуженном отдыхе, поздравить партнеров по бизнесу и т.п. Чтобы радостное чувство ожидания праздника ничто не омрачало, бухгалтеру следует позаботиться о правильном оформлении всех расходов, связанных с проведением праздничных мероприятий.

Общие положения

При поздравлении партнеров по бизнесу, своих вышестоящих организаций нужно помнить о следующих нормах Гражданского кодекса РБ (далее — ГК), касающихся дарения.

Согласно ст.543 ГК по договору дарения одна сторона (даритель) безвозмездно передает или обязуется передать другой стороне (одаряемому) вещь в собственность, либо имущественное право (требование) к себе или к третьему лицу, либо освобождает или обязуется освободить ее от имущественной обязанности перед собой или перед третьим лицом.

Дарение, сопровождаемое передачей дара одаряемому, юридическими лицами может быть совершено устно (ст.545 ГК), за исключением дарения недвижимого имущества и дарения подарков в случаях, когда стоимость подарка превышает более чем в 5 раз установленный законодательством размер базовой величины.

Следует также помнить, что согласно ст.546 ГК не допускается дарения (за исключением обычных подарков, стоимость которых не превышает установленного законодательством 5-кратного размера базовой величины):

государственным служащим в связи с их должностным положением или в связи с исполнением ими служебных обязанностей;

в отношениях между коммерческими организациями.

Также не следует забывать о том, что согласно ст.21 Закона РБ от 20.07.1998 № 193-З «О государственном регулировании производства и оборота алкогольной продукции» на территории Республики Беларусь запрещаются:

— передача алкогольных напитков в качестве заработной платы, премии;

— безвозмездное распространение алкогольных напитков, за исключением дегустаций, проводимых в маркетинговых целях;

— предоставление алкогольных напитков для лотерей, конкурсов, игр в качестве призов, за исключением шампанского (игристого вина);

— организация игровых мероприятий с целью реализации алкогольных напитков.

Документальное подтверждение расходов

Первое, о чем необходимо помнить бухгалтеру, — это то, что любая хозяйственная операция должна быть документально подтверждена и отражена в бухгалтерском учете. То есть при проведении праздничных мероприятий, вручении подарков, призов и т.п. необходимо иметь документы, подтверждающие затраты как на приобретение (оплату) подарков (мероприятий), так и на передачу подарков, призов и т.п. одаряемым.

Документом, подтверждающим расходы организации (по приобретению подарков, призов, оплате сторонним организациям за проведение праздничных мероприятий) в безналичной форме, является платежная инструкция.

Документами, подтверждающими факт проведения мероприятия, получения подарков и призов, служат акт выполненных работ, товарная или товарно-транспортная накладная (на продукты, использованные на проведение праздничного ужина, банкета; на подарки, призы и другие ценности, предназначенные для проведения праздничных мероприятий).

При приобретении подарков, призов и других товарно-материальных ценностей за наличный расчет необходимо также иметь документ, подтверждающий оплату и получение товара. При этом следует руководствоваться Положением о порядке оформления документа, подтверждающего факт покупки товара (выполнения работы, оказания услуги), утвержденным постановлением Минторга РБ от 06.05.2002 № 23, согласно которому при использовании кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем документом, подтверждающим факт покупки товаров (выполнения работы, оказания услуги), является кассовый чек либо счет в торговых объектах общественного питания при обслуживании потребителей официантами, барменами.

При продаже мебели, технически сложных товаров (в случае отсутствия технического паспорта, инструкции по эксплуатации, руководства пользователя), текстильных, трикотажных, швейных, меховых товаров и обуви, изделий из драгоценных металлов и драгоценных камней вместе с товаром и кассовым чеком покупателю передается также товарный чек, выписываемый в произвольной форме.

При продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) без использования кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем документами, подтверждающими факт покупки товаров (выполнения работ, оказания услуг), являются: товарный чек либо квитанция к приходному кассовому ордеру, квитанция к отрывному талону, надлежащим образом оформленный технический паспорт, инструкция по эксплуатации, руководство пользователя, иной документ, содержащий сведения о наименовании товара (работы, услуги), стоимости товара (работы, услуги), дате приобретения, продавце (изготовителе, исполнителе).

Документы, подтверждающие факт покупки товаров (выполнения работ, оказания услуг), должны содержать следующие сведения:

о продавце (исполнителе) — наименование и место нахождения (юридический адрес). Индивидуальный предприниматель должен также предоставить информацию о своей фамилии, имени, отчестве, данные свидетельства о государственной регистрации (номер, дата выдачи, кем выдано);

о товаре (работе, услуге):

— наименование товара (работы, услуги);

— марка либо модель, либо артикул, либо сорт товара (при их наличии);

— цена товара (работы, услуги). При продаже развесных и мерных товаров — цена за единицу веса, меры, объема и стоимость покупки;

— при продаже изделий из драгоценных металлов и драгоценных камней — также проба, вес, цена за грамм, вид и характеристика драгоценного камня;

— при выполнении работы, оказании услуги — наименование материала, запасных частей, комплектующих и т.д., их количество, цена за единицу веса, меры, объема и стоимость;

— установленный гарантийный срок, если он не указан в другой документации, прилагаемой к товару (выполненной работе, оказанной услуге);

— наличие недостатка (недостатков);

— дата продажи товара или оформления заказа на работу, услугу, срок исполнения работы, услуги;

— иные сведения, исходя из существа договора.

Названные документы подписываются лицом, непосредственно осуществившим продажу товара (выполнение работы, оказание услуги), за исключением случаев, когда используется документ установленной формы, в котором подпись указанного лица не предусмотрена.

Применительно к новогодним мероприятиям документами, подтверждающими понесенные расходы, являются:

по оплате детского утренника — платежное поручение на оплату и входные билеты;

по приобретению наборов конфет, подарков, елок, украшений и игрушек:

— при оплате в безналичном порядке — платежное поручение и накладная на получение товарно-материальных ценностей;

— при оплате за наличный расчет — кассовый чек и товарный чек;

по оплате за праздничный ужин:

— при оплате в безналичном порядке — платежное поручение и товарная накладная формы ТН-2;

— при оплате за наличный расчет — кассовый чек либо счет, если обслуживание производится официантами, барменами.

Внутренние документы на проведение праздничных мероприятий

В организации необходимо иметь документы, которые дают право на обоснованное списание затрат по проведению мероприятий и выдаче подарков. Такими документами могут быть коллективные договоры либо приказ руководителя организации.

Кроме того, при подготовке праздничного мероприятия необходимо составить программу его проведения, которая утверждается приказом руководителя организации. К данному приказу следует также приложить список участников праздничного мероприятия. Наличие такой программы и списка участников важно в целях налогообложения понесенных расходов.

Согласно подп.5.27 п.5 Перечня расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, включаемых в состав затрат (приложение к Указу Президента РБ от 09.06.2006 № 380), к прочим затратам, учитываемым при налогообложении прибыли, относятся представительские расходы в пределах норм, установленных Президентом РБ. Такие нормы содержатся в Указе Президента РБ от 15.06.2006 № 398 «Об утверждении норм расходов на рекламу, маркетинговые, консультационные и информационные услуги, представительские цели, подготовку кадров». Данным Указом утверждена совокупная норма расходования средств на представительские цели, проведение собраний, конференций, семинаров, коллегий, совещаний в размере до 0,2% затрат на оплату труда работников организации за отчетный период. То есть, если организация проведет только торжественное собрание, посвященное празднованию Нового года, что подтверждается программой данного мероприятия, то расходы на его проведение, за исключением врученных подарков, можно включить в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли, в пределах установленного норматива. Если же праздничные мероприятия включают в себя культурно-развлекательную программу, праздничный ужин, то расходы на их проведение следует рассматривать как затраты, не связанные с производством и реализацией продукции (товаров, работ, услуг). Такие расходы списываются за счет собственных средств организации и не должны учитываться при налогообложении прибыли (см. смету).

Согласно ст.8 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» в редакции Закона РБ от 25.06.2001 № 42-З (далее — Закон) хозяйственные операции фиксируются в бухгалтерском учете на дату их совершения и отражаются в бухгалтерской отчетности в тех периодах, к которым они относятся, независимо от времени проведения денежных или неденежных расчетов, связанных с этими операциями (допущение временной определенности хозяйственных операций).

Факт совершения каждой хозяйственной операции должен подтверждаться первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции (ст.9 Закона). Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Первичные учетные документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны иметь следующие обязательные реквизиты:

наименование, номер документа, дату и место его составления;

содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее совершения.

В первичных учетных документах стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются. Неправильные записи исправляются путем их зачеркивания и надписи правильных. Не допускается внесение исправлений в кассовые и банковские документы.

Альбомами унифицированных форм первичной учетной документации не предусмотрены формы актов на списание выданных подарков, призов, сувениров и т.п., приобретенных к праздничному мероприятию. Поэтому такие формы организации разрабатывают самостоятельно. Но эти формы актов, являющиеся первичными учетными документами, должны в обязательном порядке содержать все перечисленные выше (см. ст.9 Закона) обязательные реквизиты.

Вместо акта списания факт выдачи подарков внутри организации может подтверждаться ведомостью.

Документальное оформление выдачи и списания подарков

Выдачу праздничных наборов конфет для детей сотрудников можно оформить ведомостью их выдачи. Ведомость служит основанием для списания наборов конфет с подотчетного лица. Ведомость следует подписать также лицам, осуществляющим выдачу наборов конфет.

Списание выданных подарков следует оформлять актом на списание.

22.11.2006 г.

Валентина Прохожая, экономист

Журнал «Главный Бухгалтер. Учетная и отчетная документация» № 6, 2006 г.

Для более детального изучения см. Корреспонденцию счетов

От редакции: В Закон Республики Беларусь от 18.10.1994 № 3321-ХII «О бухгалтерском учете и отчетности» на основании Закона Республики Беларусь от 29.12.2006 № 188-З внесены изменения и дополнения.

С 1 января 2007 г. Указ Президента Республики Беларусь от 09.06.2006 № 380 «О некоторых вопросах правового регулирования определения состава затрат по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемых при налогообложении прибыли» на основании Указа Президента Республики Беларусь от 29.12.2006 № 750 утратил силу.