Помощь: Расчеты с подотчетными лицами по служебным командировкам в банках

РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ ПО СЛУЖЕБНЫМ КОМАНДИРОВКАМ В БАНКАХ

Документы, регулирующие порядок расчетов

Служебной командировкой согласно ст.91 Трудового кодекса РБ признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Порядок направления работника в служебную командировку, а также порядок расчетов с подотчетными лицами при командировках регулируется следующими нормативными документами:

1) Трудовым кодексом Республики Беларусь от 26.07.1999 № 296-З (далее — ТК РБ);

2) Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденным постановлением Минтруда РБ от 14.04.2000 № 55 (далее — Положение № 55);

3) Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35 (далее — Инструкция № 35);

4) Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденными постановлением Правления Нацбанка РБ от 26.03.2003 № 57 (далее — Правила № 57);

5) Правилами ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденными постановлением Правления Нацбанка РБ от 28.06.2004 № 98 (далее — Правила № 98);

6) Правилами использования наличной иностранной валюты юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями на территории Республики Беларусь, утвержденными постановлением Правления Нацбанка РБ от 26.12.2002 № 251;

7) Инструкцией о порядке совершения операций с банковскими пластиковыми карточками, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 30.04.2004 № 74 (далее — Инструкция № 74).

Обязанности нанимателя при направлении работника в командировку

Направление работников в служебную командировку сопровождается оформлением ряда установленных документов, приведенных ниже.

№ п/п

Документ

Командировка

по территории Республики Беларусь

за границу

1

Приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в служебную командировку

Пункт 3 Инструкции № 35, ст.93 ТК РБ

Пункт 52 Положения № 55, ст.93 ТК РБ

Примечание. При командировке за границу руководителем назначается ответственное лицо по организации командировки и ее контролю. В случае наличия приглашения зарубежной фирмы, в котором определены условия нахождения за границей (расходы на проживание (суточные), обеспечение жилым помещением, проезд и т.д.), наниматель обязан вести их регистрацию и обеспечить их сохранность (п.52 Положения № 55)

2

Задание по командировке

Не предусмотрено нормативными документами

Пункт 52 Положения № 55

Примечание. При командировке за границу задание должно быть подписано руководителем и командированным работником

3

Командировочное удостоверение

Пункт 3 Инструкции № 35 (форма приведена в приложении 1 к Инструкции № 35), ст.93 ТК РБ

Статья 93 ТК РБ

Примечание. По разъяснениям специалистов Минтруда РБ, с учетом специфики внутреннего законодательства страны пребывания оформление командировочного удостоверения при направлении работника в служебную командировку за границу не является обязательным

4

Журнал учета работников, выбывающих в командировки

Пункт 3 Инструкции № 35 (форма приведена в приложении 2 к Инструкции № 35)

Не предусмотрено нормативными документами

Работника, направляемого в командировку, необходимо обеспечить денежными средствами в виде аванса. Согласно ст.95 ТК РБ при служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:

1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;

2) по найму жилого помещения;

3) за проживание вне места постоянного жительства (суточные);

4) иные произведенные работником с разрешения или с ведома нанимателя расходы.

Обязанность нанимателя выдать аванс закреплена также в п.10 Инструкции № 35 и в п.53 Положения № 55.

Аванс может быть выдан работнику наличными денежными средствами. Работник может использовать для оплаты командировочных расходов как корпоративную, так и личную банковские карточки, на которые перечислен аванс. Работнику могут быть выданы дорожные чеки.

Следует учитывать, что за выдачу наличных денежных средств под отчет на командировочные расходы без полного отчета по ранее выданным суммам предусмотрены экономические санкции в размере 10% от суммы вновь выданных под отчет наличных денег (п.8 Инструкции о мерах ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 27.06.2003 № 125; п.5 Инструкции о мерах ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 27.06.2002 № 119).

Обязанности работника при возвращении из командировки

В соответствии с п.30 Правил № 57 лица, получившие наличные белорусские рубли под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить авансовый отчет об израсходованных суммах. В этот же срок необходимо сдать в кассу остаток неиспользованных наличных денежных средств (за исключением случаев, когда по распоряжению нанимателя с согласия работника задолженность погашается путем удержания из заработной платы работников в установленные сроки (ст.107 ТК РБ)). Аналогичное требование по сроку представления отчета и возврату неиспользованной наличной иностранной валюты содержится в п.54 Положения № 55.

В случае получения работником денежных средств под отчет посредством их зачисления на карт-счет с выдачей корпоративной банковской пластиковой карточки либо при использовании личной карточки отчет об израсходованных суммах денежных средств предъявляется не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия. Неиспользованную сумму денежных средств в этот же срок необходимо возвратить в кассу банка (п.33 Правил № 57, п.17 Правил № 98).

В авансовом отчете указываются произведенные расходы, подлежащие возмещению, с приложением к нему подтверждающих документов:

командировочного удостоверения с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования;

проездных документов, подтверждающих фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

оплаченных счетов, квитанций или других документов, подтверждающих фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы.

Если при расчетах использовалась пластиковая карточка (личная либо корпоративная), то предъявляются карт-чеки (слипы) и иные документы, подтверждающие целевой характер расходования денежных средств.

Письменный отчет об итогах командировки за границу представляется в 2-недельный срок со дня прибытия из служебной командировки. Отчет должен отражать выполнение поставленного задания, ход переговоров за границей, договоренность с представителями зарубежных фирм, а также экономическую, конъюнктурную, ценовую и другую информацию. При командировках по территории Республики Беларусь по требованию нанимателя также может составляться отчет о проделанной работе.

Порядок отражения в учете расчетов по командировке

Исходя из вышеизложенного, в бухгалтерском учете следует отразить ряд таких операций, как выдача аванса (из кассы банка либо путем зачисления на карточку); списание израсходованных сумм на основании авансового отчета работника; возврат подотчетным лицом неиспользованных сумм в кассу банка либо их удержание из заработной платы работника; выплата работнику израсходованных им личных средств сверх суммы выданного аванса и т.п.

Для учета расчетов с работниками по суммам, выданным под отчет на командировочные расходы и израсходованным в ходе командировки, в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета в банках Республики Беларусь (приложение 1 к постановлению Совета директоров Нацбанка РБ от 19.09.2005 № 283) предназначены балансовые счета:

6520 — Расчеты с подотчетными лицами (активный счет);

6620 — Расчеты с подотчетными лицами (пассивный счет).

Аналитический учет ведется по каждому подотчетному лицу.

Для отражения в учете израсходованных сумм, списанных на основании авансового отчета, используется балансовый счет:

9306 — Расходы на командировки (активный счет).

При этом необходимо помнить, что на данном счете отражаются расходы по командировке, как связанные с производством и реализацией банковских услуг, так и не связанные (относимые за счет собственных средств банка), а также в пределах и сверх установленных норм. Рассмотрим отражение в учете ряда операций, связанных с расчетами банка с подотчетными лицами по служебным командировкам.

Содержание операции

Дебет

Кредит

1. Выдан из кассы банка аванс на командировочные расходы в белорусских рублях (в иностранной валюте)

6520

1010

2. Представлен авансовый отчет работником по суммам, израсходованным в командировке:

— при использовании белорусских рублей

9306

6520

— при использовании иностранной валюты:

на сумму в иностранной валюте

6901

6520

на сумму в белорусских рублях по официальному курсу Нацбанка на дату составления авансового отчета

9306

6911

3. Внесен в кассу банка неизрасходованный остаток средств

1010

6520

4. Удержан из заработной платы неизрасходованный аванс, своевременно не возвращенный в кассу банка, не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения задолженности (при наличии согласия работника)

6610

6520

В том случае, если работником в командировке были израсходованы личные денежные средства (сверх выданного аванса), в учете будут составлены следующие записи.

Содержание операции

Дебет

Кредит

1. Представлен авансовый отчет работником по командировке:

при использовании белорусских рублей:

— на сумму в пределах выданного аванса

9306

6520

— на сумму, подлежащую возмещению работнику

9306

6620

при использовании иностранной валюты:

— на сумму в пределах суммы, выданной под отчет:

в иностранной валюте

6901

6520

в белорусских рублях по курсу Нацбанка на дату составления авансового отчета

9306

6911

— на сумму денежных средств, которую банк должен возместить работнику:

в иностранной валюте

6901

6620

в белорусских рублях по курсу Нацбанка на дату составления авансового отчета

9306

6911

2. Возмещение банком израсходованных личных средств работнику:

путем выдачи из кассы банка

6620

1010

путем перечисления на карт-счет работника при его согласии

6620

3114

При использовании подотчетным лицом банковской пластиковой карточки (корпоративной либо личной) для отражения в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами следует руководствоваться Инструкцией по бухгалтерскому учету операций с банковскими пластиковыми карточками и электронными деньгами в банках Республики Беларусь, утвержденной постановлением Совета директоров Нацбанка РБ от 14.07.2004 № 222, с учетом изменений от 27.03.2006 № 72.

Согласно п.28 Инструкции № 74 возможно перечисление денежных средств на карт-счет банка с выдачей подотчетному лицу корпоративной банковской карточки (далее — карточки). При этом в случае открытия карт-счета в белорусских рублях карточки могут использоваться для получения наличных и проведения безналичных расчетов в белорусских рублях в целях оплаты расходов, связанных со служебными командировками держателей карточек на территории РБ, а также для проведения безналичных расчетов и получения наличной иностранной валюты за границей, в целях оплаты расходов, связанных со служебными командировками держателей карточек за пределами РБ, в случаях, когда договором карт-счета предусмотрена возможность совершения валютно-обменных операций по покупке иностранной валюты владельцем карт-счета.

Содержание операции

Валюта

Дебет (приход)

Кредит (расход)

1. Оприходована корпоративная карточка, полученная у банка-эмитента

99839

2. Перечислены денежные средства на карт-счет (примечание)

BYR

1511

Карт-счет

3. Выдана карточка держателю — работнику банка

99861

99839

4. Подотчетным лицом снята с карточки иностранная валюта

4.1. отражена задолженность работника банка перед банком-пользователем и банка-пользователя перед банком-эмитентом (эквайером):

— на сумму полученной иностранной валюты

USD

3802

6901

— на сумму белорусских рублей по курсу банка-эмитента (эквайера)

BYR

6911

1812

4.2. списана задолженность банка-пользователя перед банком-эмитентом (эквайером)

BYR

1812

1511

4.3. отражена задолженность работника банка перед банком-пользователем на счетах по расчетам с подотчетными лицами

USD

6520

3802

4. Представлен авансовый отчет об израсходованных суммах в валюте произведенных операций (п.17 Правил № 98):

— на сумму израсходованной валюты

USD

6901

6520

— на сумму белорусских рублей по курсу на дату составления авансового отчета

BYR

9306

6911

5. Возвращена карточка

99839

99861

При открытии карт-счета в иностранной валюте карточки могут использоваться для получения наличной иностранной валюты и проведения безналичных расчетов в целях оплаты расходов, связанных со служебными командировками держателей карточек за пределы РБ. Операции при использовании карточки могут осуществляться как в валюте карт-счета, так и в другой иностранной валюте в случаях, когда договором карт-счета предусмотрена возможность совершения конверсии иностранной валюты для возмещения банку-эмитенту затрат, произведенных им в иностранной валюте, отличной от валюты карт-счета.

Содержание операции

Валюта

Дебет (приход)

Кредит (расход)

1. Оприходована корпоративная карточка, полученная у банка-эмитента

99839

2. Перечислены денежные средства на карт-счет

USD

1511, 1512

Карт-счет

3. Выдана карточка держателю — работнику банка

99861

99839

4. Подотчетным лицом снята с карточки иностранная валюта, отличная от валюты зачисления

4.1. отражена задолженность работника банка перед банком-пользователем и банка-пользователя перед банком-эмитентом (эквайером):

— на сумму полученной иностранной валюты

RUB

3802

6901

— на сумму иностранной валюты, подлежащей возмещению банку-эмитенту (эквайеру)

USD

6901

1812

— рублевый эквивалент покупаемой валюты (RUB) (по курсу Нацбанка на дату совершения операции)

BYR

6911 (RUB)

6911 (USD)

4.2. списана задолженность банка-пользователя перед банком-эмитентом (эквайером)

USD

1812

1511, 1512

4.3. отражена задолженность работника банка перед банком-пользователем на счетах по расчетам с подотчетными лицами

RUB

6520

3802

5. Представлен авансовый отчет об израсходованных суммах в валюте произведенных операций (п.17 Правил № 98):

— на сумму израсходованной валюты

RUB

6901

6520

— на сумму белорусских рублей по курсу на дату составления авансового отчета

BYR

9306

6911

6. Возвращена карточка

99839

99861

Банк вправе согласно п.30 Инструкции № 74 перечислить на карт-счета своих работников — держателей личных карточек суммы денежных средств, предназначенные для оплаты расходов, связанных со служебными командировками данных работников. При использовании личной карточки, независимо от того, какая валюта снималась со счета, задолженность подотчетного лица будет учитываться в валюте, перечисленной на карт-счет работника. В этой же валюте составляется и отчет об израсходованных на командировку суммах (п.17 Правил № 98).

Содержание операции

Валюта

Дебет

Кредит

1. Перечислены денежные средства на карт-счет работника в счет аванса на командировочные расходы

USD

6520

Карт-счет работника

2. Представлен авансовый отчет об израсходованных суммах в валюте, перечисленной банком на карт-счет (п.17 Правил № 98)

— на сумму израсходованной валюты

USD

6901

6520

— на сумму белорусских рублей по курсу на дату составления авансового отчета

BYR

9306

6911

Примечание. В случаях когда валюта денежных средств, указанная в карт-чеках (слипах), не соответствует валюте, перечисленной банком на карт-счет работника, использовавшего личную карточку, суммы денежных средств, подлежащие включению в отчет об израсходованных суммах иностранной валюты, определяются с использованием курсов конверсии, примененных банком при отражении по карт-счету операций, произведенных с личной карточкой. Если на дату составления отчета работник, использовавший личную карточку, не имеет информации о примененных банком курсах конверсии, то в отчете работником указываются суммы денежных средств в валюте, перечисленной на командировочные расходы, рассчитанные с использованием курса Нацбанка РБ на дату составления отчета (п.17 Правил № 98)

17.05.2006 г.

Татьяна Муравьева, экономист

Журнал «Главный Бухгалтер. Банковская деятельность» № 3, 2006 г.

Примечание. Следует обратить внимание, что в том случае, если банк-пользователь и банк-эмитент корпоративной карточки совпадают в одном лице, карт-счета банк не открывает.

От редакции: С 5 сентября 2006 г. в постановление Совета директоров Национального банка Республики Беларусь от 19.09.2005 № 283 «О ведении бухгалтерского учета в банках, расположенных на территории Республики Беларусь» на основании постановления Совета директоров Национального банка Республики Беларусь от 28.08.2006 № 218 внесены дополнения.

В Инструкцию о мерах ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденную постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 27.06.2002 № 119, на основании постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 09.11.2006 № 175 внесены дополнение и изменения.

С 15 февраля 2007 г. в постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 28.06.2004 № 98 «Об утверждении Правил ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь» на основании постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 26.12.2006 № 214 внесены изменения и дополнения.

С 15 марта 2007 г. Инструкция о порядке совершения операций с банковскими пластиковыми карточками, утвержденная постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 30.04.2004 № 74, на основании постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 16.02.2007 № 51 изложена в новой редакции.

С 1 мая 2007 г. постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 26.12.2002 № 251 «Об утверждении Правил использования наличной иностранной валюты юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями на территории Республики Беларусь» на основании постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2007 № 1 утратило силу.

Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 27.06.2002 № 119 «Об утверждении Инструкции о мерах ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь» на основании постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 05.06.2007 № 123 утратило силу.

Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 27.06.2003 № 125 «Об утверждении Инструкции о мерах ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь» на основании постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 05.06.2007 № 123 утратило силу.