Помощь: Утрата бухгалтерских документов и их восстановление

УТРАТА БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ И ИХ ВОССТАНОВЛЕНИЕ

Какие первоначальные действия следует предпринять при утрате документов?

В соответствии с подп.1.11 ст.22 Налогового кодекса РБ от 19.12.2002 № 166-З (с изменениями и дополнениями) (далее — НК РБ) плательщик налогов обязан обеспечивать в течение сроков, установленных законодательством, сохранность документов бухгалтерского учета, учета доходов (расходов) и иных объектов налогообложения, других документов и сведений, необходимых для налогообложения.

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур по НДС или регистров бухгалтерского и налогового учета может привести к грубому нарушению порядка учета доходов и расходов, а следовательно, к нарушению налогового законодательства. За утрату бухгалтерских документов к ответственности могут быть привлечены как сама организация, так и ответственные работники.

Если первичные документы и учетные регистры бухгалтерского учета организации пропали или были уничтожены, руководитель организации должен назначить комиссию по расследованию причин пропажи или гибели указанных документов. Такой порядок установлен Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР 29.07.1983 № 105 (подп.6.8). В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.

В процессе работы комиссии организация должна провести инвентаризацию имущества и документов. Согласно п.1.4 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных письмом Минфина РБ от 05.12.1995 № 54, проведение инвентаризации обязательно в случае стихийного бедствия, пожара или в других чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями, а также при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества.

Причины утери документов могут быть различными. Если организация утратила документы неумышленно, то можно говорить о событии непреодолимой силы (форс-мажор).

В соответствии со ст.372 Гражданского кодекса РБ от 07.12.1998 № 218-З (с изменениями и дополнениями) лицо, не исполнившее обязательство либо исполнившее его ненадлежащим образом, несет ответственность при наличии вины (умысла или неосторожности), кроме случаев, когда законодательством или договором предусмотрены иные основания ответственности. Лицо признается невиновным, если при той степени заботливости и осмотрительности, какая от него требовалась по характеру обязательства и условиям гражданского оборота, оно приняло все меры для надлежащего исполнения обязательств. Отсутствие вины доказывается лицом, нарушившим обязательство. Если иное не предусмотрено законодательством или договором, лицо, не исполнившее обязательство либо исполнившее его ненадлежащим образом при осуществлении предпринимательской деятельности, несет ответственность, если не докажет, что надлежащее исполнение обязательства было невозможно вследствие непреодолимой силы, т.е. чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств.

Непреодолимая сила это чрезвычайное и непредотвратимое при данных условиях обстоятельство (пожар, авария, наводнение, ураган, кража и т.д.). Как правило, в случае утраты документов во время пожара, наводнения и других стихийных бедствий при наличии подтверждения соответствующих органов вина налогоплательщика отсутствует. Нет вины организации и в том случае, если документы были украдены, при условии, что факт кражи зафиксирован и подтвержден справкой из милиции. В этих случаях налоговые органы не вправе применить штрафные санкции.

Таким образом, чтобы избежать штрафов, налогоплательщику необходимо подтвердить, что документы хранились надлежащим образом и его вина в пропаже или уничтожении документов отсутствует. Для этого необходимо иметь документы, подтверждающие факт того, что чрезвычайные обстоятельства действительно имели место.

Во всех случаях организация должна предпринять попытки к восстановлению утраченных документов.

Если уничтожение документов произошло в результате пожара, то составляется акт с указанием списка погибшего имущества, в т.ч. и документов. Кроме того, необходимо получить справку из регионального отдела государственного пожарного надзора.

В иной чрезвычайной ситуации на место аварии вызывается спасательная служба. Справку о произошедшем событии можно получить в территориальном управлении МЧС РБ.

Если произошла протечка местного водопровода и все документы были затоплены, то на место происшествия следует вызвать представителей ЖЭСа. После осмотра места происшествия они должны составить акт, в котором будут перечислены имущество и документы, пострадавшие от залива.

Если документы были украдены, то об этом необходимо заявить в органы внутренних дел. Заявление подается в ближайшее отделение милиции. Сотрудники милиции должны зарегистрировать заявление и выдать организации справку-подтверждение.

Полученные справки и акты (о пожаре с приложенным актом пожарных, о заливе, об ином стихийном бедствии от МЧС) бухгалтер должен представить своему налоговому инспектору. Причем лучше это сделать сразу, а не ждать, когда подойдет время очередной налоговой проверки.

Восстанавливаем документы

В соответствии с нормами ст.81 НК РБ и подп.6.17 Инструкции о порядке организации и проведения проверок налоговыми органами, утвержденной постановлением МНС РБ от 29.12.2003 № 124 (с изменениями и дополнениями, внесенными в т.ч. постановлением от 23.02.2006 № 27) (далее — Инструкция № 124), при отсутствии у плательщика (иного обязанного лица) документов бухгалтерского учета и других документов, связанных с налогообложением, налоговый орган вправе определять размер причитающихся к уплате в бюджет налога, сбора (пошлины) на основании сведений о движении денежных средств по счетам плательщика (иного обязанного лица) в банке и (или) сведений, полученных об указанных лицах от других органов, организаций и физических лиц, либо в расчетном порядке в соответствии с законодательством на основании сведений о плательщиках (иных обязанных лицах), занимающихся аналогичными видами деятельности. Определенные в указанном порядке суммы налогов, сборов (пошлин) пересматриваются налоговым органом при условии восстановления плательщиком (иным обязанным лицом) бухгалтерского учета и представления документов бухгалтерского учета, других документов, связанных с налогообложением, но не позднее 3 месяцев со дня вручения плательщику акта налоговой проверки.

Инспекциям МНС согласно ст.53 НК РБ предоставлено право приостанавливать полностью или частично операции организаций и физических лиц по их счетам и вкладам в банках.

Решение о приостановлении операций плательщика (иного обязанного лица) по его счетам в банке может приниматься руководителем налогового органа в т.ч. в случае непредставления плательщиком (иным обязанным лицом) в налоговые органы документов бухгалтерского учета, специальных разрешений (лицензий), иных документов (сведений) для проведения проверки.

В соответствии с п.135 Инструкции № 124 принятию решения о приостановлении операций по счетам плательщика (иного обязанного лица) в случае непредставления плательщиком (иным обязанным лицом) в налоговые органы, проверяющему документов бухгалтерского учета, специальных разрешений (лицензий), иных документов (сведений) для проведения проверки предшествует направление (вручение) плательщику (иному обязанному лицу) запроса инспекции МНС, в котором указывается: за какой период требуются документы, виды требуемых документов, подлежащих представлению для проведения проверки; дата и время их представления, а также место их представления; предупреждение о мерах ответственности за несоблюдение обязанностей плательщика (иного обязанного лица).

В случае отказа плательщика (иного обязанного лица) (его представителя), а также уничтожения или сокрытия им истребуемых документов проверяющие принимают меры по привлечению плательщика (иного обязанного лица) (его представителей) к ответственности.

Пунктом 147 Инструкции № 124 предусмотрено, что плательщикам (иным обязанным лицам), не обеспечившим сохранность бухгалтерских и иных связанных с налогообложением документов либо не обеспечившим ведение учета в соответствии с требованиями Закона РБ «О бухгалтерском учете и отчетности», налоговый орган может предложить восстановить бухгалтерский учет (учет доходов и расходов) с установлением срока для восстановления учета, но не свыше 3 месяцев.

Предложение по восстановлению учета вносится в форме письменного требования налогового органа в адрес плательщика (иного обязанного лица).

При этом руководителем налогового органа может быть принято решение о приостановлении операций по счетам в соответствии со ст.53 НК РБ за непредставление в налоговый орган (проверяющему) документов бухгалтерского учета и иных документов для проведения проверки и привлечении к ответственности лиц, не обеспечивших сохранность бухгалтерских документов.

В случае принятия решения о вынесении требования о восстановлении бухгалтерского учета течение установленного законодательством срока для проведения проверки прерывается.

Восстановление бухгалтерского учета (учета доходов и расходов) проводится путем получения плательщиком (иным обязанным лицом) надлежащим образом заверенных копий первичных учетных документов у лиц, с которыми производились хозяйственные операции, у обслуживающего банка и других юридических лиц с последующей их систематизацией и отражением в регистрах аналитического и синтетического учета.

Уточненные налоговые декларации (расчеты) по налогам, представленные плательщиком (иным обязанным лицом) налоговому органу после восстановления учета, не принимаются во внимание при составлении акта проверки и определении размера сокрытых (заниженных) объектов налогообложения.

В случае невыполнения плательщиком (иным обязанным лицом) предложения налогового органа о восстановлении бухгалтерского учета (учета доходов и расходов) и иных объектов налогообложения к установленному в требовании сроку проверка возобновляется и осуществляется с применением расчетных методов определения объектов налогообложения.

В расчетном порядке определяются объекты налогообложения у плательщиков (иных обязанных лиц), у которых отсутствуют (утрачены, уничтожены, сокрыты) документы бухгалтерского учета (учета доходов и расходов) и (или) которые не восстановили или не представили (отказались представить) документы бухгалтерского учета (учета доходов и расходов) в соответствии с требованиями налогового органа.

При определении объектов налогообложения в расчетном порядке используются два метода: метод косвенного определения доходности конкретного вида предпринимательской деятельности и метод прямого обсчета объектов налогообложения.

Практика показывает, что проще всего восстановить те документы, которые организация получила от третьих лиц — от продавцов, покупателей, банка и др.

Достаточно направить письмо в обслуживающий организацию банк и попросить выдать копии выписок, платежных инструкций и расчетных документов по операциям на счетах организации. На основании движения денежных средств организации можно восстановить события хозяйственной деятельности предприятия. И уже исходя из этих данных следует восстанавливать первичные документы, которые относятся к тому или иному платежу, к тому или иному поступлению денежных средств.

У партнеров по сделкам можно попросить заверенные копии документов, счетов, накладных, актов, других первичных документов, а также счетов-фактур, подтверждающих те или иные факты хозяйственной деятельности.

Практически невозможно восстановить первичные документы, на основании которых подотчетные лица составляли авансовые отчеты: железнодорожные билеты и билеты на самолет, чеки на приобретение ГСМ за наличный расчет, представительские расходы и т.д. Или же восстановление этих документов потребует большого количества времени и трудозатрат. Нет никаких шансов восстановить данные о движении наличных денежных средств в организации, если уничтожены кассовые документы, контрольно-кассовая лента от кассовых суммирующих аппаратов, книга кассира-операциониста и т.д.

Необходимо обратить внимание на следующий момент. В соответствии с Инструкцией о порядке заполнения счета-фактуры по налогу на добавленную стоимость формы СФ-1, утвержденной постановлением Минфина РБ от 05.06.2003 № 91 (с изменениями и дополнениями, внесенными в т.ч. постановлением от 09.07.2004 № 109), отсутствие счета-фактуры не может являться основанием для принятия к вычету предъявленных продавцом покупателю сумм НДС по выполненным работам (оказанным услугам), включая посреднические работы (услуги), на территории Республики Беларусь. В этом случае выделенные продавцом суммы НДС относятся на увеличение стоимости работ (услуг). При отсутствии у покупателя счета-фактуры по истечении 10 дней со дня окончания срока выписки счета-фактуры продавец выписывает новый счет-фактуру, заполненный таким же образом, с указанием надписи: «Дубликат». Исходя из этого, автор рекомендует при утрате документов, по которым производится принятие к вычету НДС (счета-фактуры по НДС, товарно-транспортные накладные, товарные накладные и т.д.), обратиться к поставщику (подрядчику) для получения не копии документа, а его дубликата. В противном случае при восстановлении учета могут возникнуть проблемы по поводу отражения вычета НДС.

Что касается прочих первичных документов, которые были созданы в организации, то восстановить их можно только в том случае, если велся параллельный учет в подразделениях организации, например, если на складе предприятия велся складской учет материалов, товаров и готовой продукции, при этом надлежащим образом составлялись и велись карточки учета материалов, в которых фиксировались все поступления материалов и выдача их со склада. Отдел сбыта может представить данные о продажах продукции за восстанавливаемый период.

Сложно будет восстановить расчетные и платежные ведомости на выдачу заработной платы: ведь при этом необходимо не только «вспомнить», кому и сколько было начислено, но и получить подписи всех работников, которым выдавалась заработная плата.

Практически все организации ведут бухгалтерский учет с использованием компьютерной техники. Следовательно, чтобы иметь возможность восстановить утраченные документы, необходимо сохранять резервную копию базы данных. Хранить ее необходимо отдельно от первичных документов, т.е. место для хранения выбирать таким образом, чтобы в случае чрезвычайных обстоятельств резервная копия базы данных не пострадала.

Если документы восстановить не удалось

Не всегда организация может восстановить утраченные не по ее вине документы, но это не освобождает ее от уплаты налогов.

За утрату и уничтожение документов налагается административная ответственность. Кодексом РБ об административных правонарушениях от 06.12.1984 № 4048-X (с изменениями и дополнениями) предусмотрены следующие размеры ответственности:

— утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или долгосрочного хранения, причинение им непоправимых повреждений влекут наложение штрафа на граждан в размере от 3 до 5 минимальных заработных плат (примечание), на должностных лиц — от 5 до 20 минимальных заработных плат (ст.89-1);

— нарушение законодательства в организации и ведении делопроизводства, проявившееся в несоблюдении требований, предъявляемых к порядку работы с документами, их обработки, движения и хранения, влечет предупреждение или наложение штрафа на должностных лиц в размере от 15 до 20 минимальных заработных плат (ст.89-3);

— нарушение руководителем, главным бухгалтером или другим должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем установленного порядка ведения бухгалтерского учета и отчетности влечет наложение штрафа в размере от 10 до 20 минимальных заработных плат. Уничтожение указанными лицами бухгалтерских и других документов в нарушение установленных сроков их хранения или их сокрытие влекут наложение штрафа в размере до 100 минимальных заработных плат (ст.151-3).

Умышленное уничтожение либо повреждение имущества, повлекшее причинение ущерба в значительном размере, наказывается по ст.218 Уголовного кодекса РБ от 09.07.1999 № 275-З (с изменениями и дополнениями) (далее — УК РБ) штрафом, или исправительными работами на срок до 2 лет, или арестом на срок до 3 месяцев, или ограничением свободы на срок до 2 лет. Умышленное уничтожение либо повреждение имущества, совершенные общеопасным способом либо повлекшие причинение ущерба в крупном размере, наказываются ограничением свободы на срок до 5 лет или лишением свободы на срок от 3 до 10 лет.

Руководитель и главный бухгалтер организации понесут уголовную ответственность, если будет доказан факт умышленного уничтожения бухгалтерских документов в целях уклонения от уплаты налогов. Иными словами, в том случае если будет установлена взаимосвязь между пожаром, наводнением или кражей в бухгалтерии документов и уклонением от уплаты налогов, то руководителю и главному бухгалтеру будет предъявлено обвинение по ст.243 УК РБ, но только если имел место факт уклонения от уплаты налогов в крупных и особо крупных размерах.

Причинение ущерба в крупном размере наказывается лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, или арестом на срок до 6 месяцев, или ограничением свободы на срок до 3 лет, или лишением свободы на тот же срок.

То же деяние, повлекшее причинение ущерба в особо крупном размере, наказывается ограничением свободы на срок до 5 лет и лишением свободы на срок от 3 до 7 лет с конфискацией имущества или без конфискации и с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью либо без лишения.

В соответствии со ст.377 УК РБ хищение, уничтожение, повреждение либо сокрытие официальных документов, штампов, печатей, совершенные из корыстных или иных личных побуждений, наказываются общественными работами, или штрафом, или исправительными работами на срок до 2 лет, или арестом на срок до 6 месяцев, или ограничением свободы на срок до 2 лет, или лишением свободы на тот же срок. Те же действия, совершенные в отношении документов Государственного архивного фонда или официальных документов, штампов, печатей, бланков особой важности либо повлекшие тяжкие последствия, наказываются штрафом, или арестом на срок до 6 месяцев, или ограничением свободы на срок до 5 лет, или лишением свободы на тот же срок.

28.04.2006 г.

Виктор Кожарский, кандидат экономических наук, доцент

Журнал «Главный Бухгалтер. ГБ» № 18, 2006 г.

Примечание. С 1 марта 2002 г. на основании Декрета Президента РБ от 15.02.2002 № 3 размеры штрафов и иных платежей, исчисляемых согласно законодательству в зависимости от минимальной заработной платы, до внесения изменений в соответствующие акты законодательства определяются в той же кратности исходя из базовой величины, устанавливаемой Советом Министров РБ.

Для более детального изучения см. Пособие

От редакции: С 1 июля 2006 г. Инструкция о порядке организации и проведения проверок налоговыми органами, утвержденная постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 29.12.2003 № 124, на основании постановления Министерства по налогам и сборам от 20.04.2006 № 51 изложена в новой редакции.

С 27 сентября 2006 г. в Инструкцию о порядке организации и проведения проверок налоговыми органами, утвержденную постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 29.12.2003 № 124, на основании постановления Министерства по налогам и сборам от 30.08.2006 № 94 внесены изменения и дополнения.

С 1 марта 2007 г. Кодекс об административных правонарушениях, принятый Верховным Советом Белорусской ССР от 06.12.1984 № 4048-X, на основании Закона Республики Беларусь от 31.12.2006 № 208-З утратил силу.

С 1 марта 2007 г. в Инструкцию о порядке организации и проведения проверок налоговыми органами, утвержденную постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 29.12.2003 № 124, на основании постановления Министерства по налогам и сборам от 16.02.2007 № 36 внесены изменения и дополнения.

В Общую часть Налогового кодекса Республики Беларусь от 19.12.2002 № 166-3 на основании Закона Республики Беларусь от 04.01.2007 № 205-З внесены дополнения и изменения.

С 14 июня 2007 г. в постановление Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 29.12.2003 № 124 «Об утверждении Инструкции о порядке организации и проведения проверок налоговыми органами» на основании постановления Министерства по налогам и сборам от 24.04.2007 № 69 внесены изменения и дополнения.

С 1 октября 2007 г. в Инструкцию о порядке организации и проведения проверок налоговыми органами, утвержденную постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 29.12.2003 № 124, на основании постановления Министерства по налогам и сборам от 04.09.2007 № 90 внесены изменения и дополнения.