Помощь: Типичные ошибки при осуществлении кассовых операций в белорусских рублях (в вопросах и ответах)

ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В БЕЛОРУССКИХ РУБЛЯХ
(В ВОПРОСАХ И ОТВЕТАХ)

Порядок осуществления кассовых операций в белорусских рублях регулируется Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденными постановлением Правления Нацбанка РБ от 26.03.2003 № 57 (далее — Правила № 57). Согласно Правилам № 57 под кассовыми операциями понимаются оприходование в кассу наличных денег; соблюдение порядка и сроков сдачи наличных денег; прием наличных денег в кассу, выдача наличных денег из кассы бюджетной организации или субъекта предпринимательской деятельности и оформление кассовых документов; порядок использования выручки; порядок и целевое использование наличных денег, полученных из касс банков; ведение кассовой книги и хранение наличных денег и других ценностей.

Расчеты наличными денежными средствами между предприятиями, их обособленными подразделениями на территории РБ производятся в соответствии с Порядком расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь, утвержденным Указом Президента РБ от 29.06.2000 № 359 (далее — Порядок № 359). Предприятие, обособленное подразделение должно получить разрешение обслуживающего банка на проведение расчетов наличными деньгами между субъектами предпринимательской деятельности в предварительном порядке.

Рассмотрим на ситуациях, изложенных в вопросах, ответы, как правильно оформить кассовые документы и каковы правила ведения кассовых операций.

Вопрос: В организации кассовая книга ведется с применением компьютера (используются Excel-таблицы). При этом нумерация страниц каждый месяц начинается заново и сквозная нумерация за год отсутствует.

Является ли это нарушением правил ведения кассовых операций?

Ответ: Является.

Согласно п.44 Правил № 57 допускается ведение кассовой книги с помощью технических средств при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов. При этом листы кассовой книги формируются в виде выходной формы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется выходная форма «Отчет кассира». Обе названные выходные формы должны составляться на конец рабочего дня предприятия, его подразделений, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих выходных формах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В последней выходной форме «Вкладной лист кассовой книги» за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения выходных форм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

Выходные формы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) выходные формы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, и кассовая книга опечатывается.

Вопрос: В организации не ведется журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Является ли это нарушением?

Ответ: Является.

Пунктом 37 Правил № 57 установлено, что приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу заполняются и регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях по форме 1 или форме 1-а согласно приложению 1 к Правилам № 57.

Журнал по форме 1 открывается отдельно на приходные и расходные кассовые ордера, а журнал по форме 1-а ведется по усмотрению руководителя предприятия и главного бухгалтера вместо журнала по форме 1 и открывается один на приходные и расходные кассовые ордера. При необходимости перечень показателей может быть расширен, форма журнала — изменена.

Расходные кассовые ордера, оформленные на основании платежных ведомостей, заполняются и регистрируются только после выдачи наличных денег и закрытия платежной ведомости.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться посредством технических средств. В выходной форме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения наличных денег по целевому назначению.

Вопрос: В организации при составлении кассового отчета к платежным ведомостям формы № Т-53а на выплату заработной платы не прилагаются расходные кассовые ордера.

Правильно ли это?

Ответ: Неправильно.

Выдача наличных денег из касс предприятий, предпринимателей, частных нотариусов, использующих наемный труд, производится по:

расходному кассовому ордеру;

платежной ведомости с последующим наложением на ней реквизитов расходного кассового ордера либо приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

По организациям, финансируемым из бюджета, в случае наличия у них разных источников поступления денежных средств (из бюджета, от осуществления предпринимательской деятельности и др.) расходные кассовые документы составляются по каждому источнику отдельно (п.23 Правил № 57).

Расходные кассовые ордера и другие документы утвержденных форм заполняются в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

На общую сумму выданных наличных денег по нескольким платежным ведомостям допускается составление одного расходного кассового ордера, дата и номер которого проставляются на каждой платежной ведомости.

Согласно п.34 Правил № 57 по истечении установленных сроков выдачи наличных денег на оплату труда, выплаты стипендий, пенсий, пособий, дивидендов, выплаты педагогическим работникам на приобретение методической литературы кассир должен: проставить на платежной ведомости реквизиты расходного кассового ордера или заполнить расходный кассовый ордер на отдельном бланке на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости. Кроме того, в соответствии с требованиями, установленными в п.36 Правил № 57, при получении приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей кассир обязан проверить:

— наличие и подлинность подписи главного бухгалтера или лица, им уполномоченного;

— правильность их оформления;

— наличие перечисленных приложений;

— на расходном кассовом ордере или приложенных к нему документах, платежной ведомости — наличие и подлинность подписи руководителя предприятия, предпринимателя или лиц, ими уполномоченных.

В случае несоответствия приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей предъявляемым к их заполнению требованиям кассир возвращает документы бухгалтеру, предпринимателю для надлежащего оформления.

Таким образом, поскольку в платежной ведомости формы Т-53а не предусмотрено указание реквизитов расходного кассового ордера, то к ней должен быть приложен расходный кассовый ордер формы КО-2.

Вопрос: Организация розничной торговли возмещает работникам наличные денежные средства, затраченные ими на прохождение медосмотра и получение санитарной книжки, после представления ими авансовых отчетов в бухгалтерию. Обслуживающим банком данной организации установлен лимит на проведение расчетов наличными деньгами между субъектами предпринимательской деятельности в размере 50 базовых величин (БВ), однако данные расчеты не учитывались организацией как средства на проведение расчетов наличными деньгами между юридическими лицами и возмещение расходов работникам производилось сверх установленного лимита.

Являются ли нарушением данные действия организации?

Ответ: Являются.

Согласно Порядку № 359 расчеты наличными денежными средствами допускаются между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь в размере не более 50 БВ в месяц. При этом расчеты юридических лиц, их обособленных подразделений наличными денежными средствами осуществляются с разрешения руководителя обслуживающего банка. Подпунктом 5.2 п.5 Порядка № 359 установлены случаи, когда указанные расчеты разрешены в размерах, превышающих 50 БВ в месяц, однако указанные расходы к ним не относятся.

Исходя из п.32 Правил № 57 порядок выдачи наличных денег под отчет на предстоящие расходы заключается, как правило, в предварительном обеспечении работников авансом на предстоящие расходы. В исключительных случаях по решению руководителя субъекта хозяйствования допускается использование личных денежных средств (банковская пластиковая карточка, расчетный чек, чек из чековой книжки, наличные деньги и др.) физических лиц в интересах предприятия, его обособленного подразделения, предпринимателя, частного нотариуса, с которыми они состоят в трудовых отношениях. Расчеты, связанные с использованием физическими лицами личных денежных средств в интересах предприятия, с которым они состоят в трудовых отношениях, следует расценивать как расчеты наличными деньгами между предприятиями, их обособленными подразделениями, предпринимателями.

При этом использованные личные денежные средства физических лиц включаются в фактическую сумму расчетов наличными деньгами между предприятиями, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями по дате фактического расходования личных денежных средств физическими лицами. Даты составления отчетов об израсходованных суммах и фактического возмещения физическим лицам использованных ими личных денежных средств не учитываются.

В соответствии с п.33 Правил № 57 физические лица, использовавшие личные денежные средства на приобретение продукции (товаров, работ, услуг), обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня приобретения продукции (товаров, работ, услуг), исключая день покупки, составить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах предприятия.

В данном случае к субъекту хозяйствования будут применены экономические санкции, поскольку осуществление субъектами хозяйствования платежей наличными денежными средствами с нарушением требований, указанных в п.5 Порядка № 359, влечет наложение штрафа в размере от 100 до 200% от суммы платежей, произведенных с нарушением указанных требований (п.7 Порядка № 359 и п.4 Инструкции о мерах ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 27.06.2003 № 125 (далее — Инструкция № 125)). Штраф взыскивается при совершении предприятием в течение месяца нескольких платежей в общей сумме, превышающей установленный порядком предельный размер расчетов, с предприятия, допустившего превышение.

В заключение рассмотрим, какими документами установлены меры ответственности за основные нарушения правил ведения кассовых операций.

Экономические санкции

Инструкция № 125
П.5 За несвоевременное оприходование в кассу наличных денежных средств взыскивается штраф в размере 10% от несвоевременно оприходованной суммы. За неоприходование в кассу наличных денежных средств предприятия несут ответственность в соответствии с законодательством РБ
П.6 За превышение установленных лимитов остатков касс взыскивается штраф в размере 25% от суммы выявленного превышения лимита остатка кассы за каждый рабочий день предприятия
П.7 За несоблюдение установленных сроков сдачи выручки в кассу банка, службе инкассации банка либо эксплуатационным предприятиям Минсвязи РБ взыскивается штраф в размере 10% от суммы не сданной в установленные сроки выручки
П.8 За несоблюдение срока возврата неиспользованных сумм, выданных под отчет на командировочные и другие предстоящие расходы, взыскивается штраф в размере 10% от суммы невозвращенного аванса, за исключением случаев, установленных абзацем первым части второй ст.107 Трудового кодекса РБ (далее — ТК РБ).
За выдачу наличных денежных средств под отчет на командировочные и другие предстоящие расходы без полного отчета по ранее выданным суммам взыскивается штраф в размере 10% от суммы вновь выданных под отчет наличных денежных средств, за исключением случаев, установленных абзацем первым части второй ст.107 ТК РБ
П.9 За использование выручки сверх установленных банком размеров использования выручки взыскивается штраф в размере 10% от суммы нарушения
П.10 За нецелевое использование наличных денежных средств, полученных из касс банков, взыскивается штраф в размере 10% от суммы нарушения
П.11 За другие нарушения правил ведения кассовых операций, не перечисленные в пп.5-10 Инструкции № 125 и приведшие к сокрытию превышения установленного лимита остатка кассы, взыскивается штраф в размере 25% от суммы нарушения за каждый рабочий день согласно расчету суммы превышения лимита остатка кассы
Примечание. Меры ответственности, установленные Инструкцией № 125, применяются за каждое нарушение отдельно
Порядок № 359
П.7 Осуществление субъектами хозяйствования платежей наличными денежными средствами с нарушением требований, предусмотренных в пп.5 и 6 Порядка № 359, влечет наложение штрафа в размере от 100 до 200% от суммы платежей, произведенных с нарушением указанных требований
Указ Президента РБ от 16.01.2002 № 40 «О дополнительных мерах по регулированию экономических отношений»
Подп.1.8 п.1 Нарушение порядка составления (оформления) первичных учетных документов влечет наложение штрафа в размере до 10% суммы денежной оценки хозяйственной операции, указанной в этих документах
Указание в первичных учетных документах недостоверной информации о хозяйственных операциях влечет наложение штрафа в размере до 10% сумм денежной оценки соответствующих хозяйственных операций
Подп.1.10 п.1 Нарушение порядка использования кассовых суммирующих аппаратов (КСА) и специальных компьютерных систем (СКС) для приема наличных денежных средств при реализации товаров (выполнении работ, оказании услуг) на территории РБ через стационарные торговые (обслуживающие) пункты влечет наложение штрафа на юридических лиц в размере от 25 до 200 БВ, на индивидуальных предпринимателей — от 20 до 100 БВ
Подп.1.8 п.1 Нарушение порядка использования и учета средств контроля, предназначенных для установки на КСА и СКС, юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, осуществляющими производство или ввоз на территорию Республики Беларусь указанных аппаратов и систем либо их техническое обслуживание и ремонт, влечет наложение штрафа на юридических лиц в размере от 25 до 100 БВ, на индивидуальных предпринимателей — от 20 до 50 БВ

Административные меры ответственности, применяемые к должностным лицам

Нарушение руководителем, главным бухгалтером или другим должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем установленного порядка ведения бухгалтерского учета и отчетности влечет наложение штрафа в размере от 10 до 20 базовых величин согласно ст.151-3 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.

15.12.2006 г.

Галина Карбанович, экономист

Для более детального изучения см.: 1. Пособие

2. Пособие

3. Пособие

4. Пособие

От редакции: С 1 марта 2007 г. Кодекс об административных правонарушениях, принятый Верховным Советом Белорусской ССР от 06.12.1984 № 4048-X, на основании Закона Республики Беларусь от 31.12.2006 № 208-З утратил силу.

С 9 февраля 2007 г. в постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 27.06.2003 № 125 «Об утверждении Инструкции о мерах ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь» на основании постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 26.12.2006 № 213 внесены изменения и дополнения.

С 1 марта 2007 г. в Указ Президента Республики Беларусь от 16.01.2002 № 40 «О дополнительных мерах по регулированию экономических отношений» на основании Указа Президента Республики Беларусь от 01.03.2007 № 116 внесены изменения и дополнение.

Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 27.06.2003 № 125 «Об утверждении Инструкции о мерах ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь» на основании постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 05.06.2007 № 123 утратило силу.

В порядок расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь, утвержденный Указом Президента Республики Беларусь от 29.06.2000 № 359, на основании Указа Президента Республики Беларусь от 01.03.2007 № 116 внесены изменения.