Вопрос: Организация заключает большое количество хозяйственных

Вопрос: Организация заключает большое количество хозяйственных договоров со своими контрагентами, в том числе расположенными в других городах. Можно ли для упрощения процедуры заключения договоров использовать факс или электронную почту?

        ВОПРОС:  Организация заключает большое количество хозяйственных  договоров  со  своими  контрагентами,  в  том числе расположенными в   других городах.       Можно   ли   для   упрощения   процедуры  заключения  договоров  использовать факс или электронную почту?          ОТВЕТ: Современные технические средства обработки (компьютер) и  передачи  информации  (факс, модем, Интернет) позволяют составлять и  передавать документы двух различных видов:       1) «электронный документ», юридическая сила которого приравнена  к  документу  на  бумажном носителе  (ст.11  Закона РБ от 10.01.2000  №  357-З   «Об  электронном    документе»),    однако   обязательным  реквизитом   которого  должна  являться электронная цифровая подпись   (ЭЦП). ЭЦП - это определенный криптографический алгоритм, хранящийся  у контрагентов   на   дискете   или   CD-ROM, использование которого   позволяет (с  одновременным  шифрованием текста самого документа или  без него) получателю удостовериться, что документ: а)   исходит   от  действительного  отправителя  и  б) не был изменен кем-либо во время  пересылки.       Несмотря  на  то что использование ЭЦП безупречно с юридической  точки   зрения,   оно   порождает   ряд   трудностей организационно-  технического характера:       -  отправитель  и  получатель  должны  поддерживать  длительные  отношения,  поскольку  первоначально  необходимо  обменяться ключами  подписи;       -  если речь идет о разовой сделке, то необходимо подтверждение  ЭЦП сертифицирующим центром;       2)     «документ,     содержащий    информацию,    обработанную  информационной  системой»,  который согласно части 2 ст.11 Закона РБ   от 06.09.1995 «Об информатизации» приобретает юридическую силу после  его  удостоверения  либо ЭЦП, либо соответствующим должностным лицом  (в  данном  случае  речь  идет,  например,  об обычном хозяйственном  договоре,  который  хранится  в  цифровом  формате  на жестком диске  компьютера,   а   юридическую   силу   приобретает  после  заверения  собственноручной подписью руководителя и печатью).       При   использовании  второго  рода  документов  для  заключения  хозяйственных  договоров  необходимо  руководствоваться ст.404 и п.2  ст.161  ГК  РБ,  которые  допускают заключение договора путем обмена  документами  посредством  почтовой,  телеграфной, телетайпной и иной  связи,  позволяющей  достоверно  установить, что документ исходит от  стороны  по договору, но в то же время требует заключения отдельного  соглашения по поводу факсимильного воспроизведения подписи с помощью  средств  механического  или  иного  копирования  либо  иного аналога  собственноручной  подписи. Такой договор может называться по-разному  («Соглашение  об  организации  документооборота», «Договор об обмене  электронной  корреспонденцией»  и  т.п.),  однако  он  также  должен  заключаться на предварительной основе.       Таким  образом,  заключение  юридически  корректных договоров с  контрагентами организации с использованием факса и электронной почты  должно     предполагать     наличие     соответствующего    договора  организационного характера.       Все   сказанное  выше  имеет  отношение  только  ко  внутренним  договорам. Если же речь идет о внешнеторговых договорах, подпадающих  под   действие  Венской  Конвенции  ООН  о  договорах  международной  купли-продажи  товаров, то ст.13 Конвенции приравнивает к письменной  форме  только сообщения по телеграфу и телетайпу, поскольку в момент  ее  подписания  в  1980  г.  ни  факс, ни электронная почта не имели  распространения.  Но  несмотря  на  это,  согласно п.2 ст.1116 ГК РБ  внешнеэкономическая  сделка  независимо  от  места заключения должна  совершаться  в  письменной форме, причем в соответствии с п.3 ст.163  ГК  РБ  несоблюдение  этого  приводит  к тому, что сделка становится  недействительной.     24.09.2004 г.     Сергей Овсейко, юрист     Журнал «Главный Бухгалтер» № 36, 2004 г.     От   редакции:  В  Закон   Республики  Беларусь  от  06.09.1995  «Об  информатизации»  на   основании   Закона   Республики   Беларусь  от  20.07.2006 № 162-З внесены изменения.