Комментарий к постановлению от 06.08.2001 № 38 «Об утверждении перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и положения о порядке его применения»

             КОММЕНТАРИЙ К ПОСТАНОВЛЕНИЮ ОТ 06.08.2001 № 38  «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЕРЕЧНЯ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ      ВЛАСТИ И УПРАВЛЕНИЯ, УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ        РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ПО ОРГАНИЗАЦИИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ,  ЦЕНООБРАЗОВАНИЮ, ФИНАНСАМ, СТРАХОВАНИЮ, УПРАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫМ   ИМУЩЕСТВОМ, ПРИВАТИЗАЦИИ, ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИМ СВЯЗЯМ С УКАЗАНИЕМ        СРОКОВ ХРАНЕНИЯ И ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ЕГО ПРИМЕНЕНИЯ»          Перечнем  установлены  сроки  хранения  большинства документов.  Вместе   с   тем   Перечень  служит  и  основанием  для  составления  номенклатуры дел, которую следует разрабатывать для систематизации и  организации хранения документов в организации.       Номенклатура  дел представляет собой перечень наименований дел,  заведенных   в   организации,   с   указанием  сроков  их  хранения,  оформленный  в  установленном  порядке.  Для  ее составления следует  руководствоваться  Основными  правилами работы архивов центральных и  местных  органов  государственной  власти  и управления, учреждений,  организаций   и   предприятий   Республики  Беларусь,  утвержденными  решением Коллегии Госкомархива РБ от 30.04.1997 № 5.       При   составлении   номенклатуры   дел  используются  сведения,  содержащиеся   в   уставе  или  положении  об  организации,  штатном  расписании,    отчетах    о   работе,   положениях   о   структурных  подразделениях  организации,  должностных инструкциях, номенклатурах  дел  за  предыдущие  годы,  описях  дел,  регистрационных журналах и  других документах организации.       Разделам  номенклатуры  дел  могут быть присвоены наименования,  соответствующие наименованиям структурных подразделений, приведенным  в  утвержденной  структуре организации, или направлений деятельности  организации.       В  графе  1 номенклатуры дел указываются индексы дел, состоящие  из  номера  раздела  и  порядкового  номера  дела  в  пределах этого  раздела. Например, индексы дел раздела "Организация производственной  деятельности"  могут  быть  следующими:  04-01, 04-02 и т.д. В конце  каждого  раздела предусматриваются резервные номера для дел, которые  при необходимости дополнительно заводятся в течение года.       В  графе  2  приводятся  заголовки дел (томов, частей). Следует  точно  формулировать заголовок: он должен соответствовать содержанию  и  составу документов дела, быть кратким, доступным для восприятия и  конкретным.  Рекомендуется в заголовок включать:       -   название   рода   дела  (документы,  переписка,  дело)  или  разновидности   документов   (приказы,   протоколы,  планы,  отчеты,  докладные записки, акты, справки и т.д.);       -   указание   на   автора   документов  (краткое  наименование  организации, ее структурного подразделения или должностного лица);       - краткое содержание документов дела;       - период, к которому относятся документы дела, и т.д.       В  заголовках  нельзя  использовать  некорректные  формулировки  (например, "разная переписка" и т.д.). Термин "дело" применяется при  заведении личных, судебных, арбитражных дел, а также при объединении  различных    документов,   связанных   последовательностью   решения  какого-либо вопроса. Термин "документы" используется при группировке  в     дело    документов    по    одному    вопросу,   не  связанных  последовательностью  делопроизводства  (в  конце подобного заголовка  указывается не более трех основных разновидностей документов данного  дела).       Аудиторским    организациям    (аудиторам    -   индивидуальным  предпринимателям)  при  формировании  дел  и  присвоении им названий  следует  руководствоваться также правилами аудиторской деятельности,  разработанными  Минфином  РБ.  В  настоящее время действует 10 таких  правил.       Графа  3  "Количество  дел (томов, частей)" заполняется в конце  календарного (отчетного) года.       В  графе  4  "Срок  хранения  дела (тома, части) и №  статей по  перечню" указываются срок хранения и соответствующая статья Перечня.  Например,  организации, занимающиеся внешним аудитом, для документов  аудиторских  проверок  (заключений  о  результатах аудита) в графе 4  должны указать "пост., ст.533.1".       В  графе  5 делаются различные отметки: о передаче дел в другие  организации, об утрате дел, переходящих делах и т.д.       В   заключение   хотелось  бы  обратить  внимание  читателей  -  пользователей  Перечня  на  очень  важный  момент.  Для  большинства  договоров  и  документов,  обеспечивающих  их  исполнение, в Перечне  установлен  срок  хранения  5  или  10  лет с отметкой "выделяются к  уничтожению  по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой  проверки".  Например,  по  ст.1030   Перечня   "Контракты на экспорт  товара"  установлены  сроки  5  лет ЭПК (для организаций, являющихся  источниками  комплектования  государственных  архивов) и 3 года (для  организаций,     не     являющихся     источниками    комплектования  государственных  архивов)  после окончания срока действия контракта;  здесь  же сделана отметка "выделяются к уничтожению по прошествии не  менее 3 лет после проведения налоговой проверки".       Но  при  подготовке  Перечня  не были учтены нормы части первой  ст.182  Гражданского  кодекса  РБ,  в которой закреплено, что иск об  установлении  факта ничтожности сделки и о применении последствий ее  недействительности  может  быть  предъявлен в течение 10 лет со дня,  когда  началось  ее  исполнение.  Поэтому  рекомендуем все договоры,  образующиеся  в деятельности организации, сохранять в течение 10 лет  с  момента  исполнения  сделок  для того, чтобы доказать, что сделка  является действительной в случае предъявления претензий.       Руководствоваться  не  только  Перечнем,  но  и другими нормами  законодательства нужно и в некоторых других случаях.       Так,  например,  ст.3  Закона РБ от 19.07.2000 № 426-З "О мерах  по  предотвращению легализации доходов, полученных незаконным путем"  закреплено,  что  организации  должны  хранить  реестры,  содержащие  сведения  о клиентах, архив счетов клиентов и первичные документы по  финансовым  операциям  в иностранной валюте с момента открытия счета  клиенту  до  истечения  10  лет  после  его закрытия, за исключением  документов   (договоров,   контрактов,   соглашений)  по  сделкам  в  иностранной   валюте,  которые  хранятся  в  течение  20  лет  после  совершения этих сделок.     09.11.2001 г.     Наталья Кондакова, кандидат экономических наук, аудитор     Журнал «Главный Бухгалтер» № 42, 2001 г.     Для более детального изучения см. Комментарий                                     Комментарий      От   редакции:   В  приложение   к   постановлению  Государственного  комитета  по  архивам  и  делопроизводству  Республики  Беларусь  от  06.08.2001  №  38 "Об утверждении Перечня типовых документов органов  государственной  власти  и  управления,  учреждений,  организаций  и  предприятий  Республики  Беларусь по организации системы управления,  ценообразованию,  финансам,  страхованию, управлению государственным  имуществом,  приватизации,  внешнеэкономическим  связям  с указанием  сроков  хранения  и Положения о порядке его применения" на основании  постановления  Комитета  по  архивам  и  делопроизводству при Совете  Министров от 28.04.2004 № 4 внесены изменения и дополнения.