09.11.2018
Комментарий к постановлению от 06.08.2001 № 38 «Об утверждении перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и положения о порядке его применения»
КОММЕНТАРИЙ К ПОСТАНОВЛЕНИЮ ОТ 06.08.2001 № 38 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЕРЕЧНЯ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ И УПРАВЛЕНИЯ, УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ПО ОРГАНИЗАЦИИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ, ЦЕНООБРАЗОВАНИЮ, ФИНАНСАМ, СТРАХОВАНИЮ, УПРАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫМ ИМУЩЕСТВОМ, ПРИВАТИЗАЦИИ, ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИМ СВЯЗЯМ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ И ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ЕГО ПРИМЕНЕНИЯ» Перечнем установлены сроки хранения большинства документов. Вместе с тем Перечень служит и основанием для составления номенклатуры дел, которую следует разрабатывать для систематизации и организации хранения документов в организации. Номенклатура дел представляет собой перечень наименований дел, заведенных в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Для ее составления следует руководствоваться Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением Коллегии Госкомархива РБ от 30.04.1997 № 5. При составлении номенклатуры дел используются сведения, содержащиеся в уставе или положении об организации, штатном расписании, отчетах о работе, положениях о структурных подразделениях организации, должностных инструкциях, номенклатурах дел за предыдущие годы, описях дел, регистрационных журналах и других документах организации. Разделам номенклатуры дел могут быть присвоены наименования, соответствующие наименованиям структурных подразделений, приведенным в утвержденной структуре организации, или направлений деятельности организации. В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел, состоящие из номера раздела и порядкового номера дела в пределах этого раздела. Например, индексы дел раздела "Организация производственной деятельности" могут быть следующими: 04-01, 04-02 и т.д. В конце каждого раздела предусматриваются резервные номера для дел, которые при необходимости дополнительно заводятся в течение года. В графе 2 приводятся заголовки дел (томов, частей). Следует точно формулировать заголовок: он должен соответствовать содержанию и составу документов дела, быть кратким, доступным для восприятия и конкретным. Рекомендуется в заголовок включать: - название рода дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, докладные записки, акты, справки и т.д.); - указание на автора документов (краткое наименование организации, ее структурного подразделения или должностного лица); - краткое содержание документов дела; - период, к которому относятся документы дела, и т.д. В заголовках нельзя использовать некорректные формулировки (например, "разная переписка" и т.д.). Термин "дело" применяется при заведении личных, судебных, арбитражных дел, а также при объединении различных документов, связанных последовательностью решения какого-либо вопроса. Термин "документы" используется при группировке в дело документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства (в конце подобного заголовка указывается не более трех основных разновидностей документов данного дела). Аудиторским организациям (аудиторам - индивидуальным предпринимателям) при формировании дел и присвоении им названий следует руководствоваться также правилами аудиторской деятельности, разработанными Минфином РБ. В настоящее время действует 10 таких правил. Графа 3 "Количество дел (томов, частей)" заполняется в конце календарного (отчетного) года. В графе 4 "Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню" указываются срок хранения и соответствующая статья Перечня. Например, организации, занимающиеся внешним аудитом, для документов аудиторских проверок (заключений о результатах аудита) в графе 4 должны указать "пост., ст.533.1". В графе 5 делаются различные отметки: о передаче дел в другие организации, об утрате дел, переходящих делах и т.д. В заключение хотелось бы обратить внимание читателей - пользователей Перечня на очень важный момент. Для большинства договоров и документов, обеспечивающих их исполнение, в Перечне установлен срок хранения 5 или 10 лет с отметкой "выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки". Например, по ст.1030 Перечня "Контракты на экспорт товара" установлены сроки 5 лет ЭПК (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) и 3 года (для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов) после окончания срока действия контракта; здесь же сделана отметка "выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки". Но при подготовке Перечня не были учтены нормы части первой ст.182 Гражданского кодекса РБ, в которой закреплено, что иск об установлении факта ничтожности сделки и о применении последствий ее недействительности может быть предъявлен в течение 10 лет со дня, когда началось ее исполнение. Поэтому рекомендуем все договоры, образующиеся в деятельности организации, сохранять в течение 10 лет с момента исполнения сделок для того, чтобы доказать, что сделка является действительной в случае предъявления претензий. Руководствоваться не только Перечнем, но и другими нормами законодательства нужно и в некоторых других случаях. Так, например, ст.3 Закона РБ от 19.07.2000 № 426-З "О мерах по предотвращению легализации доходов, полученных незаконным путем" закреплено, что организации должны хранить реестры, содержащие сведения о клиентах, архив счетов клиентов и первичные документы по финансовым операциям в иностранной валюте с момента открытия счета клиенту до истечения 10 лет после его закрытия, за исключением документов (договоров, контрактов, соглашений) по сделкам в иностранной валюте, которые хранятся в течение 20 лет после совершения этих сделок. 09.11.2001 г. Наталья Кондакова, кандидат экономических наук, аудитор Журнал «Главный Бухгалтер» № 42, 2001 г. Для более детального изучения см. Комментарий Комментарий От редакции: В приложение к постановлению Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38 "Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения" на основании постановления Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров от 28.04.2004 № 4 внесены изменения и дополнения.