Помощь: Порядок установления сроков хранения документов Onliner

Помощь: Порядок установления сроков хранения документов

ПОРЯДОК УСТАНОВЛЕНИЯ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Для определения сроков хранения документов организации руководствуются главой 7 «Бухгалтерский учет и отчетность» раздела III «Финансы» Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38 (далее — Перечень-2001). Пунктом 2 Положения о порядке применения этого Перечня, которое также утверждено постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38, установлено, что нормы Перечня-2001 обязательны к исполнению как в государственных, так и в негосударственных организациях независимо от их формы собственности и отраслевой принадлежности, а также видов носителей документов, образующихся в делопроизводстве. При этом произвольное изменение (снижение) сроков хранения документов, указанных в Перечне-2001, не допускается.

До 2002 г. субъекты хозяйствования Республики Беларусь для определения сроков хранения документов руководствовались в основном Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденным начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15.08.1988 (далее — Перечень-1988).

В соответствии с п.5 Положения о порядке применения Перечня-2001 статьи разделов 1.1-1.3, 2-4, 9 части I Перечня-1988 не применяются. Разделы Перечня-1988, отсутствующие в Перечне-2001, не утратили юридической силы.

Сроки хранения документов в Перечне-2001 указаны с учетом принадлежности организаций к источнику комплектования государственных архивов:

— в графе 3 — для учреждений, организаций, предприятий, являющихся источниками комплектования государственных архивов, а также для организаций и предприятий негосударственной формы собственности;

— в графе 4 — для учреждений, организаций, предприятий, не являющихся источниками комплектования государственных архивов. К таковым относятся организации (как правило, вспомогательного и обслуживающего характера), у которых документы не подлежат выборочному (видовому или групповому) приему в соответствии с решениями органов и учреждений государственной архивной службы.

Отнесение организаций к являющимся или не являющимся источниками комплектования государственных архивов определяется учреждениями государственной архивной службы. Если организации являются источниками комплектования государственных архивов или не обращались в учреждение государственной архивной службы, то они обязаны соблюдать сроки, закрепленные в гр.3 Перечня-2001.

Предусмотренная Перечнем-2001 отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) к срокам хранения конкретных видов документов означает, что отдельные документы, относящиеся к этой группе, по своему содержанию могут иметь не только практическую, но и научно-историческую ценность, в связи с чем они отбираются на постоянное хранение после экспертизы ценности, проводимой по окончании делопроизводственного (календарного) года.

Отметка «До минования надобности» означает, что документы имеют ограниченное практическое значение (например, правила, инструкции, полученные из других организаций). По мере их использования или отмены они отбираются к уничтожению.

Исчисление сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. То есть, если документы заведены в январе-декабре 2006 г. и закончены делопроизводством в 2006 г., исчисление сроков хранения этих документов (в т.ч. бухгалтерских) начинается с 1 января 2007 г.

Наиболее часто у организаций возникают затруднения при установлении сроков хранения первичных бухгалтерских документов. Если первичные бухгалтерские документы не поименованы в других статьях главы 7 «Бухгалтерский учет и отчетность» Перечня-2001, то следует руководствоваться ст.462 этого Перечня.

Рассмотрим порядок соблюдения сроков хранения по документам с установленными сроками хранения — в течение 3 лет после проверки правильности полноты исчисления, полноты и своевременности уплаты налогов.

Пример

Дело было заведено в мае 2005 г., к 1 января 2006 г. оно было закончено делопроизводством. Срок хранения дела начался 1 января 2006 г. Налоговая проверка проведена в ноябре 2006 г., соответственно начало срока хранения переносится на 1 января 2007 г. Уничтожать такие документы можно будет после 1 января 2010 г. При этом следует соблюдать не только оговорку: «после проведения налоговой проверки», но и условие: «после завершения ревизии, которая проводится вышестоящими и ведомственными органами».

Нередко у организаций, ведущих учет с применением компьютерных программ, возникают вопросы о необходимости подготовки и хранения печатных вариантов регистров учета. Пунктом 44 Инструкции о порядке организации и проведения проверок налоговыми органами, утвержденной постановлением МНС РБ от 29.12.2003 № 124 (с изменениями и дополнениями, внесенными в т.ч. постановлением МНС РБ от 30.11.2006 № 116), закреплено, что в случае ведения плательщиком (иным обязанным лицом) бухгалтерского учета с помощью компьютерного программного обеспечения проверяющие в соответствии со ст.9 Закона РБ «О бухгалтерском учете и отчетности» вправе потребовать от представителей плательщика (иного обязанного лица) представить копии документов бухгалтерского учета на бумажных носителях, заверенные подписью главного бухгалтера (бухгалтера) организации или индивидуального предпринимателя. Такие копии документов при их изъятии также заверяются подписью проверяющего (в т.ч. и с использованием факсимиле проверяющего).

С согласия проверяющих проверка ими бухгалтерских записей плательщика (иного обязанного лица) может проводиться и по компьютерным базам данных плательщика (иного обязанного лица) при условии, что представители плательщика (иного обязанного лица) за свой счет и своими силами ознакомят проверяющих с инструкциями по использованию автоматизированной информационной системы, а также с особенностями ведения бухгалтерского и (или) налогового учета в такой системе, эксплуатируемой плательщиком (иным обязанным лицом).

Во избежание проблем рекомендуем распечатывать необходимые для проверок документы, поскольку специалисты налоговых органов наделены полномочиями изъятия баз данных. Так, подп.6.13 Инструкции о порядке организации и проведения проверок налоговыми органами, утвержденной постановлением МНС РБ от 29.12.2003 № 124, определено, что при проведении выездной проверки должностные лица налоговых органов вправе изымать в порядке, установленном ст.76 Налогового кодекса РБ и названной Инструкцией, документы плательщика (иного обязанного лица), в т.ч. электронные документы, хранящиеся на машинных носителях (дискеты, CD-диски, стриммерные кассеты, флэш-накопители и др.) и (или) на оборудовании (системном блоке компьютера (сервера); кассовых суммирующих аппаратах; специальных компьютерных системах; таксометрах; билетопечатающих машинах и др.), путем временного (на срок не более месяца) изъятия машинных носителей информации и (или) оборудования. При необходимости срок может быть продлен по распоряжению руководителя налогового органа. Пунктом 130 этой Инструкции также предусмотрено, что проверяющие имеют право проводить сверку бухгалтерских записей, записей учета доходов и расходов в компьютерных базах данных с записями в документах бухгалтерского и (или) налогового учета, представленных плательщиком (иным обязанным лицом) для проверки.

В случае выявления расхождений проверяющие в соответствии со ст.9 Закона РБ «О бухгалтерском учете и отчетности» могут потребовать представления копий документов бухгалтерского учета на бумажных носителях (распечатки), заверенных подписью главного бухгалтера организации или индивидуального предпринимателя. В случае отказа представить копии документов бухгалтерского учета на бумажных носителях проверяющие имеют право временно изъять системный блок компьютера и (или) сервера и доставить его в инспекцию МНС для последующего анализа или экспертизы. В данном случае получение копий документов бухгалтерского учета на бумажных носителях осуществляется специалистами подразделений информационной безопасности и спецработы инспекций МНС в присутствии плательщика (иного обязанного лица) либо его представителя. При необходимости могут привлекаться также представители разработчика программного обеспечения, используемого плательщиком для ведения бухгалтерского (налогового) учета, или иные специалисты.

23.02.2007 г.

Наталья Кондакова, кандидат экономических наук, доцент, аудитор

Журнал «Главный Бухгалтер» № 8, 2007 г.

Для более детального изучения см. Справочную информацию

От редакции: С 1 марта 2007 г. в Инструкцию о порядке организации и проведения проверок налоговыми органами, утвержденную постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 29.12.2003 № 124, на основании постановления Министерства по налогам и сборам от 16.02.2007 № 36 внесены изменения и дополнения.

С 14 июня 2007 г. в постановление Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 29.12.2003 № 124 «Об утверждении Инструкции о порядке организации и проведения проверок налоговыми органами» на основании постановления Министерства по налогам и сборам от 24.04.2007 № 69 внесены изменения и дополнения.

С 1 октября 2007 г. в Инструкцию о порядке организации и проведения проверок налоговыми органами, утвержденную постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 29.12.2003 № 124, на основании постановления Министерства по налогам и сборам от 04.09.2007 № 90 внесены изменения и дополнения.