Помощь: Оформляем акт о приеме-передаче объекта основных средств

Помощь: Оформляем акт о приеме-передаче объекта основных средств формы ОС-1 для бывшего в употреблении имущества

ОФОРМЛЯЕМ АКТ О ПРИЕМЕ-ПЕРЕДАЧЕ ОБЪЕКТА ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ ФОРМЫ ОС-1 ДЛЯ БЫВШЕГО В УПОТРЕБЛЕНИИ ИМУЩЕСТВА

Общие положения

Для того чтобы правильно оформить прием-передачу основного средства, бывшего в эксплуатации, необходимо знать не только какие и как следует оформлять документы, но и сопутствующие вопросы: относится ли имущество к основным средствам или к предметам? следует ли в обязательном порядке приходовать приобретаемое бывшее в употреблении основное средство в состав основных средств, если стоимость имущества ниже 30 базовых величин, а у предыдущего пользователя объект числился в составе основных средств? оформляется ли акт о приеме-передаче объекта основных средств продавцом и покупателем или достаточно оформления его в одностороннем порядке только покупателем при вводе объекта в эксплуатацию? Далее рассмотрим порядок оформления операций по приему основных средств, бывших в эксплуатации, и поясним основные вопросы, возникающие на практике у бухгалтеров при таком оформлении.

Инструкцией о порядке начисления амортизации основных средств и нематериальных активов, утвержденной постановлением Минэкономики, Минфина, Минстата и Минстройархитектуры РБ от 23.11.2001 № 187/110/96/18 (в ред. постановления от 30.03.2004 № 87/55/33/5) (далее — Инструкция № 187/110/96/18), закреплено, что «основные средства представляют совокупность вещей, сохраняющих свою материально-вещественную форму, используемых организацией в хозяйственной деятельности в течение длительного (более 12 месяцев) периода, стоимость единицы которых при этом превышает величину, установленную учетной политикой организации в соответствии с законодательством (за исключением объектов, относящихся в соответствии с законодательством к основным средствам вне зависимости от их стоимости)». Таким образом, для отнесения имущества к основным средствам необходимо одновременное соблюдение двух перечисленных условий.

При определении стоимостного критерия отнесения имущества к основным средствам или к предметам необходимо руководствоваться постановлением Минфина РБ от 23.03.2004 № 41 «Об установлении лимита отнесения имущества к отдельным предметам в составе оборотных средств», которым лимит отнесения активов к предметам установлен в пределах 30 базовых величин за единицу (кроме ковров и ковровых изделий, лимит по которым установлен в пределах 10 базовых величин за единицу). При этом необходимо сопоставлять стоимость имущества с установленным лимитом без учета НДС.

Организация имеет право понижать лимит отнесения имущества к предметам, но это должно быть закреплено в ее учетной политике. Например, если в учетной политике организации зафиксировано, что к основным средствам относится имущество стоимостью свыше 20 базовых величин, то в течение срока действия этой учетной политики должна применяться закрепленная норма, и она касается в т.ч. основных средств, бывших в эксплуатации.

При постановке на учет основных средств следует руководствоваться Временным республиканским классификатором амортизируемых основных средств и нормативными сроками их службы, утвержденными постановлением Минэкономики РБ от 21.11.2001 № 186.

Каждое основное средство представляет собой отдельный инвентарный объект. В соответствии с Общегосударственным классификатором «Основные средства и нематериальные активы» (ОКРБ 020-2002), утвержденным постановлением Госстандарта РБ от 27.09.2002 № 48, инвентарный объект — это законченное устройство со всеми приспособлениями к нему и принадлежностями, или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и совместно выполняющих определенную работу. Комплекс конструктивно сочлененных предметов — это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие обслуживающие их приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированных на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.

Нередко при приобретении основных средств, бывших в эксплуатации, возникает вопрос: имеет ли право организация-покупатель зачислять приобретенные объекты, учитываемые у продавца в составе основных средств, в состав предметов, если стоимость их менее 30 базовых величин? Ответ прост: так как не соблюдаются одновременно два необходимых условия, организация-покупатель вправе учесть такие объекты в составе предметов.

Следует также знать, что с 1 января 2002 г. стоимость объектов, бывших в эксплуатации, не увеличивается на сумму накопленной амортизации (ранее — износа). Это норма была закреплена ст.18 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» и отсутствует в ныне действующей редакции Закона (см. Закон РБ от 25.06.2001 № 42-З).

Документальное оформление ввода в эксплуатацию основных средств производится в соответствии с требованиями следующих документов:

Инструкции по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.12.2001 № 118 (в ред. постановления от 26.12.2003 № 183) (далее — Инструкция № 118);

Инструкции о порядке бухгалтерского учета основных средств, утвержденной постановлением Минфина РБ от 20.12.2001 № 127 (в ред. постановления от 09.07.2004 № 110) (далее — Инструкция № 127);

постановления Минфина РБ от 08.12.2003 № 168 «Об утверждении типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов и Инструкции о порядке заполнения бланков типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов» (далее — постановление № 168).

Типовые унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств, утвержденные постановлением № 168, с 1 января 2005 г. подлежат применению всеми организациями независимо от организационно-правовой формы и формы собственности.

Документальное оформление выбытия у продавцов и поступления у покупателей основных средств

Выбытие объектов основных средств вследствие продажи, обмена, внесения в качестве вклада в уставный фонд и в других случаях, установленных законодательством, совершается на основании договора и оформляется актом о приеме-передаче объекта основных средств (форма ОС-1) (далее — акт, акт формы ОС-1). Наряду с названным актом составляется товарно-транспортная накладная формы ТТН-1, бланк которой утвержден постановлением Минфина РБ от 14.05.2001 № 53.

В случае списания с баланса (реализации) автотранспортного средства в бухгалтерию вместе с актом передается документ, подтверждающий снятие его с учета в Госавтоинспекции МВД РБ. В соответствии с п.43 Правил государственной регистрации и государственного учета транспортных средств, снятия с учета и внесения изменений в документы, связанные с регистрацией транспортных средств, утвержденных постановлением Совета Министров РБ от 31.12.2002 № 1849 (далее — Правила № 1849), транспортные средства, подлежащие выбраковке, снимаются с учета без осмотра по заявлениям собственников, а свидетельство о регистрации (технический паспорт), сертификат о происхождении технического осмотра и регистрационные знаки сдаются в РЭП (примечание). При их отсутствии указываются обстоятельства утраты.

Приобретаемое основное средство принимается организацией на основании сопровождающих документов (товарно-транспортной накладной формы ТТН-1, товарной накладной формы ТН-2 и т.д.). При получении от поставщиков сложных видов основных средств наряду с указанными документами требуется паспорт, отражающий основную характеристику объекта.

К акту о приеме-передаче объекта основных средств должна прилагаться и техническая документация, относящаяся к данному(ым) объекту(ам).

Обращаем внимание, что в соответствии с п.14 Инструкции № 127 оценка основных средств, бывших в эксплуатации, осуществляется в порядке, установленном Инструкцией № 118. В свою очередь п.7 Инструкции № 118 закреплено, что первоначальной стоимостью основных средств признается сумма фактических затрат на их приобретение, сооружение, изготовление, доставку, установку и монтаж. Таким образом, документы, фиксирующие сумму этих расходов и выполнение соответствующих работ, также должны прилагаться к акту.

Следует отметить, что товарные и товарно-транспортные накладные не предназначены для учета движения объектов основных средств, а служат основанием для расчетов за их перевозку, учета выполненной транспортной работы и расчетов по НДС.

Именно акт о приеме-передаче объекта основных средств (форма ОС-1) и акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (форма ОС-1а) предназначены для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в организации или между организациями для:

— включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, — в момент приобретения; для объектов, требующих монтажа, — после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию), поступивших:

по договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды (лизинга) (если объект основных средств находится на балансе лизингополучателя) и другим предусмотренным законодательством способом;

путем приобретения за плату, изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений);

— выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и прочем) другой организации.

В случае если специфика вида хозяйственной деятельности требует применения типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств с дополнительными реквизитами, не содержащимися в данных формах, то организация может внести эти реквизиты, оформив соответствующий организационно-распорядительный документ. Таким документом, в частности, может быть приказ (положение) об учетной политике организации.

По мнению автора, требование законодательства по оформлению организацией-продавцом акта формы ОС-1 при реализации бывших в употреблении основных средств является неправомерным. Необходимость оформления такого акта продавцом существовала до принятия Закона РБ от 25.06.2001 № 42-З, когда ст.18 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» было установлено, что по основным средствам, бывшим в эксплуатации, в первоначальную стоимость включается сумма их износа. Поэтому организации-продавцы таких объектов должны были передавать покупателям информацию о степени их износа, для чего оформлялся акт о приеме-передаче объекта основных средств. Эта норма Закона была изменена с 1 января 2002 г., т.е. с даты вступления в силу Закона РБ от 25.06.2001 № 42-З.

Автор считает, что в обязательном порядке акт формы ОС-1 должен оформляться при передаче объектов в качестве взноса в уставный фонд, при безвозмездной передаче.

Последовательность оформления акта формы ОС-1

В соответствии с подп.5.2 п.5 Инструкции № 168 акт формы ОС-1 при реализации основных средств, бывших в эксплуатации, оформляется организацией-продавцом не менее чем в двух экземплярах. Рассмотрим последовательность оформления акта в этом случае:

№ очеред-ности Наименование реквизитов акта
формы ОС-1
Порядок осуществления записей
Оформление акта организацией-сдатчиком (продавцом)
1 Организация-получатель Записываются полное наименование организации, ее адрес, телефон, факс, банковские реквизиты, наименование структурного подразделения
2 Код по ОКЮЛП Указывается код УНП организации-получателя (покупателя)
3 Организация-сдатчик Записываются полное наименование, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты организации-сдатчика, наименование структурного подразделения
4 Код по ОКЮЛП Указывается код УНП организации-сдатчика (продавца)
5 Основание для составления акта Указываются номер и дата документа (приказа, распоряжения, договора
(с указанием его вида, основных обязательств)), который явился основанием для передачи (продажи) основного средства. При получении основных средств в качестве взноса в уставный фонд должна быть сделана ссылка на учредительные документы, например на протокол собрания учредителей, учредительный договор,
на основании которых осуществляется взнос объекта в уставный фонд
6 Номер. Дата составления Записываются порядковый номер акта и дата его составления
7 Объект основных средств Приводится название объекта
8 Местонахождение объекта в момент приема-передачи Указывается название населенного пункта и адрес места нахождения объекта
9 Организация-изготовитель Приводится полное наименование организации, изготовившей объект основных средств
10 Справочно: 1. Участники долевой собственности ______________________
Доля в праве общей собственности, %
2. Иностранная валюта*
_____________
* Заполняется в случае, когда стоимость объекта основных средств
при приобретении была выражена
в иностранной валюте.
По объектам, находящимся
в собственности двух или нескольких организаций, заносятся сведения
об участниках долевой собственности (с указанием доли каждого в праве общей собственности).
В случае если стоимость приобретения объекта основных средств выражена в иностранной валюте, указываются наименование иностранной валюты, ее сумма и курс Нацбанка РБ на дату совершения операции (на дату таможенного оформления,
а в случае отсутствия таможенного контроля —
на дату оприходования
на склад)
11 Раздел 1. Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи:
— дата выпуска (год);
— дата ввода в эксплуатацию (первоначальная);
— дата последнего капитального ремонта;
— фактический срок эксплуатации (лет, месяцев);
— срок полезного использования;
— сумма начисленной амортизации, руб.;
— стоимость приобретения (договорная стоимость), руб.;
— остаточная стоимость, руб.
Раздел 1 имеет информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации. Заполняется он на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика), складывающихся по состоянию на дату передачи.
В случае приобретения объектов через сеть розничной торговли изготовления для собственных нужд раздел 1 не заполняется.
В графе «Сумма начисленной амортизации» указывается сумма амортизации, начисленной с начала эксплуатации
12 Приложение. Техническая документация Указывается документация, прилагаемая
к передаваемому основному средству
13 Объект основных средств
Сдал
_____________________
(должность, подпись)
_____________________
(расшифровка подписи)
«__» __________ 20___ г.
Табельный номер
Указываются должность, расшифровка подписи лица, сдающего объект, и производится удостоверение совершенной операции подписью этого лица
14 Отметка бухгалтерии. В инвентарной карточке (книге) учета объекта основных средств выбытие отмечено
Номер
Дата составления
Указываются номер и дата внесения записи в инвентарную карточку
о выбытии основного средства
15 Главный
бухгалтер _______ _________________
(подпись) (расшифровка)
Все записи, сделанные
в акте организацией-сдатчиком, подтверждаются подписью главного бухгалтера этой организации
16 УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации-сдатчика
_____________________
(должность, подпись)
_____________________
(расшифровка подписи)
«___» ___________ 20__ г.
Составленный акт утверждается руководителем организации-сдатчика, подписывается им
(с указанием даты)
и заверяется печатью
Оформление акта организацией-получателем (покупателем)
17 Раздел 2. Сведения об объекте основных средств на дату принятия
к бухгалтерскому учету:
— первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету, руб.;
— срок полезного использования;
— способ начисления амортизации (наименование, норма)
Раздел 2 заполняется организацией-получателем только в одном (своем) экземпляре
18 Раздел 3. Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств:
— объект основных средств, приспособления, принадлежности (наименование, количество) (гр.1, 2);
— содержание драгоценных материалов (металлов, камней и т.д.) (наименование драгоценных материалов, номенклатурный номер, единица измерения, количество, масса) (гр.3, 4, 5, 6, 7);
— наименование конструктивных элементов и других признаков, характеризующих объект (гр.8);
— качественные и количественные характеристики (основного объекта, пристроенных помещений и др.) (гр.9, 10, 11, 12, 13);
— примечание (гр.14)
Дается краткая характеристика объекта, если имеются указанные показатели.
Графы 9, 10, 11, 12, 13, 14 заполняются по зданиям (сооружениям), если имеются показатели, перечисленные
в графе 8
19 Другие характеристики Указывается при необходимости иная информация по объекту, не приведенная в разделах 1, 2, 3 акта
20 Комиссия по приему-передаче.
Результат испытания
на «__» _________ 20__ г.
Объект основных средств техническим условиям
Указывается соответствие или не соответствие объекта техническим условиям в момент его приема-передачи
и что именно не соответствует этим условиям
соответствует Доработка требуется
не соответствует не требуется
21 Заключение комиссии: Дается заключение комиссии (например: готов к эксплуатации, нуждается в ремонте и т.д.)
22 Председатель комиссии
Члены комиссии:
Председатель комиссии
и члены комиссии от организации-покупателя удостоверяют подписями показатели, содержащиеся
во всех разделах акта
23 Принял
_____________________
(должность, подпись)
_____________________
(расшифровка подписи)
«___» _____________ 20__ г.
По доверенности
от «__» _________ 20__ г. № ___
выданной __________________________________
(кем, кому (фамилия, имя, отчество)
Объект основных средств принял
на ответственное хранение.
_____________________
(должность, подпись)
_____________________
(расшифровка подписи)
Указываются должность, расшифровка подписи лица, принявшего объект, и производится удостоверение совершенной операции подписью этого лица. Отмечаются дата и номер доверенности, кем и кому она выдана, а также лицо, принимающее объект
на хранение
24 Отметка бухгалтерии об открытии инвентарной карточки учета объекта основных средств или записи
в инвентарной книге
Номер
Дата составления
Указываются номер и дата внесения записи в инвентарную карточку
о приеме объекта основных средств
25 Возврат на титульный лист акта
Дата: принятия к бухгалтерскому учету
списания с бухгалтерского учета
Счет, субсчет, код аналитического учета
Шифр нормативного срока службы
Номер: инвентарный
заводской
Государственная регистрация прав на недвижимость: номер
дата
Заносятся соответствующие даты, указываются счет, субсчет, код, шифр, номера принятого объекта.
Реквизит «Государственная регистрация прав на недвижимость» заполняется
в случаях, когда недвижимое имущество подлежит государственной регистрации.
Например, объекты недвижимости и транспортные средства подлежат
в соответствии
с законодательством обязательной государственной регистрации*
26 Главный
бухгалтер _______ _________________
(подпись) (расшифровка)
Все записи, сделанные
в акте организацией-получателем, подтверждаются подписью главного бухгалтера этой организации
27 УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации-получателя
_____________________
(должность, подпись)
_____________________
(расшифровка подписи)
«__» ___________ 20__ г.
Составленный акт утверждается руководителем организации-получателя, подписывается им
(с указанием даты)
и заверяется печатью

* В частности, согласно п.6 Правил № 1849 собственники транспортных средств обязаны представлять в РЭП для регистрации транспортные средства в течение 10 дней с момента их приобретения или таможенного оформления, или временного ввоза, или признания права собственности, или внесения изменений в регистрационные документы. Регистрации подлежат все транспортные средства с рабочим объемом двигателя 50 куб.см и более и максимальной конструктивной скоростью более 50 км/ч, а также прицепы к ним, кроме боковых прицепов к мотоциклам.

До государственной регистрации права собственности недвижимое имущество и транспортные средства принимаются к бухгалтерскому учету в качестве основных средств с отражением на отдельном субсчете к счету 01 «Основные средства», например на субсчете «Основные средства, право собственности на которые подлежит регистрации».

После государственной регистрации права собственности на недвижимое имущество стоимость соответствующих объектов переносится с кредита субсчета «Основные средства, право собственности на которые подлежит регистрации» в дебет субсчета «Собственные основные средства» счета 01 «Основные средства».

Следует отметить, что при оформлении акта формы ОС-1 в графе 7 раздела 1 проставляется стоимость приобретения (договорная стоимость), а в графе 1 раздела 2 — первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету, которая отличается от суммы, указанной в графе 7 раздела 1 на сумму расходов по приобретению основного средства (транспортные расходы по доставке, таможенные платежи, налог на приобретение транспортных средств и т.д.).

Данные приема и исключения объекта (объектов) из состава основных средств вносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма ОС-6), инвентарную карточку группового учета объектов основных средств (форма ОС-6а), инвентарную книгу учета объектов основных средств (форма ОС-6б).

Названные инвентарные карточки (книга) предназначены для аналитического (пообъектного) учета основных средств и применяются для учета наличия объектов основных средств, а также учета движения их внутри организации. При этом инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма ОС-6а) применяется только для учета наличия производственного и хозяйственного инвентаря и принадлежностей. При необходимости для учета наличия и движения этих инвентаря и принадлежностей можно применять инвентарную карточку формы ОС-6.

Инвентарные карточки (книги) ведутся в бухгалтерии в одном экземпляре: на каждый объект — по форме ОС-6, на группу объектов — по форме ОС-6а, для объектов основных средств малых предприятий — по форме ОС-6б.

Техническая документация, относящаяся к инвентарному объекту, может передаваться по месту эксплуатации объекта с соответствующей отметкой в инвентарной карточке. Закрепление основных средств за определенными лицами производится в инвентаризационных описях основных средств.

Если объект списывается как непригодный для дальнейшей эксплуатации, продается или передается безвозмездно, то инвентарная карточка изымается из картотеки действующих основных средств и с отметкой причин выбытия помещается в картотеку выбывших основных средств, где хранится там 3-5 лет, после чего уничтожается.

Регистрация карточек по учету основных средств может производиться в описи инвентарных карточек по учету основных средств (форма ОС-7), бланк которой утвержден постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241. Эта опись составляется бухгалтерией в одном экземпляре в целях контроля за сохранностью инвентарных карточек. Опись формы ОС-7 составляется раз в 5 лет. Записи в нее переносятся из инвентарных карточек в разрезе классификационных групп (видов) основных средств. Для этого за каждой из групп основных средств резервируется определенное количество свободных страниц. Запись включает число, месяц, год выбытия, а также стоимость основного средства.

При установлении по объектам, бывшим в эксплуатации, нормативных сроков службы необходимо руководствоваться п.20 Инструкции № 187/110/96/18, где закреплено, что нормативный срок службы по таким объектам определяется при приобретении каждым балансодержателем или собственником с даты принятия их на учет при вводе в эксплуатацию. По объектам, ранее находившимся в эксплуатации, комиссия вправе понижать нормативные сроки службы вдвое, но не ниже чем до трех лет — по зданиям, сооружениям и передаточным устройствам и двух лет — по другим объектам основных средств.

28.02.2007 г.

Наталья Кондакова, кандидат экономических наук, доцент, аудитор

Журнал «Главный Бухгалтер. Учетная и отчетная документация» № 2, 2007 г.

Примечание. РЭП — регистрационные подразделения управлений ГАИ, главного управления внутренних дел Мингорисполкома, управлений внутренних дел облисполкомов, межрайонные (районные) регистрационно-экзаменационные подразделения ГАИ отделов внутренних дел горисполкомов.