Об утверждении Инструкции о порядке организации и проведения передачи дел при ротации работников в дипломатических представительствах и консульских учреждениях Республики Беларусь за границей
HomeВсе документыПостановление Министерства иностранных дел Республики Беларусь от 26 марта 2007 г. № 45
26.07.2017

Постановление Министерства иностранных дел Республики Беларусь от 26 марта 2007 г. № 45

ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ИНОСТРАННЫХ ДЕЛ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

26 марта 2007 г. № 45

Об утверждении Инструкции о порядке организации и проведения передачи дел при ротации работников в дипломатических представительствах и консульских учреждениях Республики Беларусь за границей

На основании Положения о Министерстве иностранных дел Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2006 г. № 978 «Вопросы Министерства иностранных дел Республики Беларусь», в целях упорядочения процедуры приема и передачи дел при ротации работников в дипломатических представительствах и консульских учреждениях Республики Беларусь за границей Министерство иностранных дел Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке организации и проведения передачи дел при ротации работников в дипломатических представительствах и консульских учреждениях Республики Беларусь за границей.

2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителей дипломатических представительств и консульских учреждений Республики Беларусь.

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

Министр

С.Н.Мартынов
УТВЕРЖДЕНО Постановление
Министерства
иностранных дел
Республики Беларусь 26.03.2007 № 45

ИНСТРУКЦИЯ
о порядке организации и проведения передачи дел при ротации работников в дипломатических представительствах и консульских учреждениях Республики Беларусь за границей

1. Инструкция о порядке организации и проведения передачи дел при ротации работников в дипломатических представительствах и консульских учреждениях Республики Беларусь за границей (далее – Инструкция) определяет порядок приема и передачи дел работником дипломатического представительства или консульского учреждения Республики Беларусь за границей (далее – загранучреждение) работнику, назначаемому на данную должность при ротации, либо при невозможности сделать это другому работнику этого загранучреждения.

2. Настоящая Инструкция не распространяется на порядок приема и передачи документов, содержащих секретную информацию, который определяется специальными инструкциями.

3. Устанавливаются следующие сроки приема и передачи дел:

для поверенных в делах, советников-посланников, заместителей представителей Республики Беларусь при международных организациях, генеральных консулов и советников – не более 10 календарных дней;

для консулов, вице-консулов, первых, вторых и третьих секретарей, атташе, а также ведущих специалистов, старших референтов и заведующих канцелярией – не более 7 календарных дней;

для главных бухгалтеров, заместителей главных бухгалтеров, бухгалтеров, бухгалтеров – заведующих канцелярией, заведующих хозяйством, заведующих хозяйством – комендантов, заведующих хозяйством – водителей – не более 10 календарных дней;

для других сотрудников административно-технического персонала, не указанных в абзаце четвертом настоящего пункта, направленных из Республики Беларусь, – не более 5 календарных дней.

Продление установленных в части первой настоящего пункта сроков приема и передачи дел допускается с согласия Министра иностранных дел или его заместителя.

4. Передача дел осуществляется на основании плана-графика приема-передачи дел, который готовится работником загранучреждения, подлежащим ротации, до прибытия назначаемого на эту должность работника и утверждается руководителем загранучреждения.

5. Приему-передаче подлежат:

5.1. документы на бумажных носителях;

5.2. электронный архив документов;

5.3. пароли доступа к компьютерным базам данных;

5.4. информация о деловых контактах, что предполагает:

проведение совместно с вновь назначенным работником встреч с представителями государственных и негосударственных структур страны пребывания, международных организаций и дипломатического корпуса других иностранных государств, аккредитованных в стране пребывания;

передачу вновь прибывшему сотруднику списка основных контактных лиц (с краткой устной характеристикой его полезных для загранучреждения возможностей, информацией о знании им языков и другими пояснениями), телефонов, адресов белорусской стороны и стороны страны пребывания по направлениям и аспектам сотрудничества;

направление наиболее важным контактным лицам писем с информацией о предстоящем убытии с выражением признательности за совместную работу и рекомендации вновь прибывшего лица;

5.5. информация о существующих правилах проживания в стране пребывания (медицинское обслуживание, заказ и покупка проездных билетов, бронирование гостиницы, обслуживание автомобилей и другие социально-бытовые вопросы).

6. По результатам приема-передачи дел составляется акт о приеме-передаче дел, который в зависимости от функциональных обязанностей работника, завершающего работу в загранучреждении, оформляется согласно приложениям 1–11.

7. При приеме-передаче документов и дел при ротации сотрудников, в функциональные обязанности которых входят вопросы делопроизводства и ведения архива, проверяется:

наличие сформированных в дела документов и документов текущего делопроизводства (в том числе путем полистного просмотра документов с грифом ДСП);

соответствие количества единиц хранения количеству, указанному в учетных документах;

наличие печатей и штампов, ответственность за хранение и использование которых возложена на работника, в функциональные обязанности которых входят вопросы делопроизводство и ведение архива;

сохранность документов на момент приема-передачи;

наличие и сохранность библиотечного фонда.

Если документы за период работы сотрудника, подлежащего ротации, не подготовлены к сдаче в архив, это отражается в акте.

Передача дел при ротации сотрудников, в функциональные обязанности которых входят вопросы делопроизводства и ведения архива, осуществляется с оформлением соответствующего акта по форме согласно приложению 7.

8. Передача дел при ротации бухгалтера регламентируется пунктом 21 Инструкции по бухгалтерскому учету в дипломатических представительствах и консульских учреждениях Республики Беларусь за границей, утвержденной приказом Министерства иностранных дел Республики Беларусь от 20 декабря 2004 г. № 125 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., № 10, 8/11964) (далее – Инструкция по бухгалтерскому учету), с оформлением соответствующего акта по форме согласно приложению 8.

При передаче дел при ротации бухгалтера производится также сверка дел и документов с сотрудником, ответственным за делопроизводство и ведение архива, с отражением ее результатов в акте, оформленном по форме согласно приложению 9.

9. При ротации материально ответственного лица (заведующего хозяйством) передача дел регламентируется пунктом 45 Инструкции по бухгалтерскому учету с оформлением инвентаризационных описей с записью о приеме-передаче дел по форме согласно приложению 10, а также составляется акт приема-передачи дел при смене сотрудника, ответственного за материально-хозяйственные вопросы, по форме согласно приложению 11.

10. Передача документов, находящихся на исполнении у работника загранучреждения, подлежащего ротации, осуществляется путем проставления передаточной подписи на самом документе передающего и принимающего дела работников с указанием даты передачи.

11. В случае обнаружения при приеме-передаче недостачи (повреждения) документов, дел, печатей, штампов об этом информируется руководитель загранучреждения и принимаются соответствующие меры к их поиску (восстановлению). Виновные в утрате (повреждении) документов, дел, печатей и штампов привлекаются к ответственности в установленном порядке.

12. Акт приема-передачи дел составляется в одном экземпляре (за исключением акта приема-передачи при смене работника, ответственного за делопроизводство и ведение архива).

Акт приема-передачи при смене работника, ответственного за делопроизводство и ведение архива, составляется в двух экземплярах, один из которых остается в загранучреждении, а второй передается в управление документации и контроля главного организационно-контрольного управления Министерства иностранных дел Республики Беларусь.

13. Акт приема-передачи дел утверждается руководителем загранучреждения и хранится в загранучреждении в соответствии с установленными сроками.


Приложение 1 к Инструкции о порядке
организации и проведения передачи
дел при ротации работников
в дипломатических представительствах
и консульских учреждениях
Республики Беларусь за границей

__________________________________

УТВЕРЖДАЮ

(наименование загранучреждения)

________________________________

(наименование должности руководителя загранучреждения)

___________ ___________________

(подпись) (расшифровка подписи)

00.00.0000

АКТ
00.00.0000 № ________
приема-передачи дел при смене сотрудника,
ответственного за политические вопросы

г. _______________

(место составления)

Основание: приказ _____________________________________________________________

(наименование загранучреждения, дата, номер и название)

Мы, нижеподписавшиеся __________________________________________________

(фамилия, имя, отчество и должность сотрудника,

______________________________________________________________________________

передающего документы и материалы)

и ____________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество сотрудника, вновь назначенного на должность)

______________________________________________________________________________

составили настоящий акт о том, что первый передал, а второй принял следующее:

1. Деловые контакты путем:

проведения встреч с ____________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество и должность)

передачи списка основных контактных лиц, телефонов, адресов белорусской стороны и стороны страны пребывания по направлениям и аспектам сотрудничества: ______________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество и должность)

направления наиболее важным контактным лицам писем с информацией о предстоящем убытии с выражением признательности за совместную работу и рекомендации вновь прибывшего лица ______________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество и должность)

2. Электронный архив документов (деловая переписка, справочно-аналитические материалы и т.п.).

3. Информационные материалы (досье) в соответствии с примерным перечнем:

1

Информация о подготовке и проведении межгосударственных визитов на высшем и высоком уровнях, визитов официальных делегаций

2

Материалы об аспектах двусторонних отношений Республики Беларусь со страной пребывания

3

Материалы об аспектах двусторонних отношений страны пребывания с другими иностранными государствами (в том числе в региональном аспекте)

4

Материалы о взаимодействии с общественно-политическими организациями, партиями страны пребывания

5

Информация по вопросам сотрудничества страны пребывания с международными организациями, фондами

6

Аналитико-прогнозные документы о факторах и тенденциях внутри- и внешнеполитического развития страны пребывания, региона ответственности

7

Сведения по протокольным вопросам

8

Материалы по вопросам двустороннего гуманитарного сотрудничества, культуры, образования, науки, туризма

9

Материалы об особенностях работы с соотечественниками за рубежом

4. Перечень информационных интернет-ресурсов страны пребывания, с которыми сотрудник, подлежащий ротации, работал на постоянной основе: _____________________

______________________________________________________________________________

51. Дела, находящиеся в пользовании, за _______ годы:

№ п/п

Название и номер дела

Количество томов

Примечание

1

2

3

4

Итого принято _____________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

6. Документы с грифом ДСП текущего делопроизводства:

№
п/п

Номер и дата
документа

Дата поступления

Наименование документа (указывать, если документ не имеет номера и даты)

Количество экземпляров

Ограничительный гриф и номер экземпляра

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Итого принято ____________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

7. Наличие документов текущего делопроизводства (в том числе контрольные поручения):

№
п/п

Номер документа

Дата документа

Количество листов документа + количество листов приложений

Примечание

1

2

3

4

5

82. В ходе приема-передачи выявлено отсутствие (дел, документов, документов с грифом ДСП):

№
п/п

Номер документа/дела

Дата документа/дела

Количество листов документа/дела + количество листов приложений

Примечание

1

2

3

4

5

Состояние документов, дел _____________________________________________________

(удовлетворительное, неудовлетворительное)

Примечание. _________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Передал ________________

________________________

(подпись)

(расшифровка подписи)

Принял _________________

________________________

(подпись)

(расшифровка подписи)

Присутствовал при передаче
и сверке дел, документов ___________________________

________________________

(подпись лица, ответственного за делопроизводство и ведение архива)

(расшифровка подписи)

В дело.

_________________

(подпись)

_________________

(дата)

______________________________

1По пунктам 5–8 акта информация сверяется с сотрудником, ответственным за делопроизводство и ведение архива.

2Пункт 8 заполняется в случае выявления недостачи дел, документов, документов с грифом ДСП.

Приложение 2 к Инструкции о порядке
организации и проведения передачи
дел при ротации работников
в дипломатических представительствах
и консульских учреждениях
Республики Беларусь за границей

__________________________________

УТВЕРЖДАЮ

(наименование загранучреждения)

________________________________

(наименование должности руководителя загранучреждения)

___________ ___________________

(подпись) (расшифровка подписи)

00.00.0000

АКТ
00.00.0000 № ________
приема-передачи дел при смене сотрудника,
ответственного за торгово-экономические вопросы

г. _______________

(место составления)

Основание: приказ _____________________________________________________________

(наименование загранучреждения, дата, номер и название)

Мы, нижеподписавшиеся __________________________________________________

(фамилия, имя, отчество и должность сотрудника,

______________________________________________________________________________

передающего документы и материалы)

и ____________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество сотрудника, вновь назначенного на должность)

______________________________________________________________________________

составили настоящий акт о том, что первый передал, а второй принял следующее:

1. Деловые контакты путем:

проведения встреч с ____________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество и должность)

передачи списка основных контактных лиц, телефонов, адресов белорусской стороны и стороны страны пребывания по направлениям и аспектам сотрудничества: _____________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество и должность)

направления наиболее важным контактным лицам писем с информацией о предстоящем убытии с выражением признательности за совместную работу и рекомендации вновь прибывшего лица ______________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество и должность)

2. Электронный архив документов (деловая переписка, справочно-аналитические материалы и т.п.).

3. Информационные материалы (досье) в соответствии с примерным перечнем:

1

Материалы о подготовке и проведении визитов официальных делегаций, деловых кругов

2

Материалы об аспектах торгово-экономического сотрудничества Республики Беларусь со страной пребывания

3

Материалы об аспектах торгово-экономического сотрудничества страны пребывания с другими иностранными государствами (в том числе в региональном аспекте)

4

Материалы о деятельности совместной межправительственной комиссии по вопросам торгово-экономического сотрудничества

5

Материалы о сотрудничестве с компаниями, банками, фондами

6

Материалы об организации, проведении и участии в международных выставках, ярмарках, других мероприятиях страны пребывания

4. Перечень информационных интернет-ресурсов страны пребывания, с которыми сотрудник, подлежащий ротации, работал на постоянной основе: _____________________

______________________________________________________________________________

51. Дела, находящиеся в пользовании, за _______ годы:

№ п/п

Название и номер дела

Количество томов

Примечание

1

2

3

4

Итого принято _____________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

6. Документы с грифом ДСП текущего делопроизводства:

№
п/п

Номер и дата документа

Дата поступления

Наименование документа (указывать, если документ не имеет номера и даты)

Количество экземпляров

Ограничительный гриф и номер экземпляра

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Итого принято _____________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

7. Наличие документов текущего делопроизводства (в том числе контрольные поручения):

№
п/п

Номер документа

Дата документа

Количество листов документа + количество листов приложений

Примечание

1

2

3

4

5

82. В ходе приема-передачи выявлено отсутствие (дел, документов, документов с грифом ДСП):

№
п/п

Номер документа/дела

Дата документа/дела

Количество листов документа/дела + количество листов приложений

Примечание

1

2

3

4

5

Состояние документов, дел _____________________________________________________

(удовлетворительное, неудовлетворительное)

Примечание. _________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Передал ________________

________________________

(подпись)

(расшифровка подписи)

Принял _________________

________________________

(подпись)

(расшифровка подписи)

Присутствовал при передаче
и сверке дел, документов ___________________________

________________________

(подпись лица, ответственного за делопроизводство и ведение архива)

(расшифровка подписи)

В дело.

_________________

(подпись)

_________________

(дата)

______________________________

1По пунктам 5–8 акта информация сверяется с сотрудником, ответственным за делопроизводство и ведение архива.

2Пункт 8 заполняется в случае выявления недостачи дел, документов, документов с грифом ДСП.

Приложение 3 к Инструкции о порядке
организации и проведения передачи
дел при ротации работников
в дипломатических представительствах
и консульских учреждениях
Республики Беларусь за границей

__________________________________

УТВЕРЖДАЮ

(наименование загранучреждения)

________________________________

(наименование должности руководителя загранучреждения)

___________ ___________________

(подпись) (расшифровка подписи)

00.00.0000

АКТ
00.00.0000 № ________
приема-передачи дел при смене сотрудника, ответственного за вопросы развития сотрудничества Республики Беларусь с международными организациями

г. _______________

(место составления)

Основание: приказ _____________________________________________________________

(наименование загранучреждения, дата, номер и название)

Мы, нижеподписавшиеся __________________________________________________

(фамилия, имя, отчество и должность сотрудника,

______________________________________________________________________________

передающего документы и материалы)

и ____________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество сотрудника, вновь назначенного на должность)

______________________________________________________________________________

составили настоящий акт о том, что первый передал, а второй принял следующее:

1. Деловые контакты путем:

проведения встреч с ____________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество и должность)

передачи списка основных контактных лиц, телефонов, адресов белорусской стороны и стороны страны пребывания по направлениям и аспектам сотрудничества: _____________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество и должность)

направления наиболее важным контактным лицам писем с информацией о предстоящем убытии с выражением признательности за совместную работу и рекомендации вновь прибывшего лица ______________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество и должность)

2. Электронный архив документов (деловая переписка, справочно-аналитические материалы и т.п.).

3. Информационные материалы (досье) в соответствии с примерным перечнем:

1

Информация о подготовке и проведении встреч Главы государства с руководством международных организаций

2

Материалы об участии правительственных делегаций Республики Беларусь в деятельности главных органов международных организаций

3

Материалы об участии делегаций Республики Беларусь в работе рабочих органов международных организаций

4

Материалы по текущей повестке дня деятельности международных организаций

5

Материалы по взаимодействию с секретариатами международных организаций

6

Материалы по взаимодействию с представительствами других государств при международных организациях

7

Сведения по протокольным вопросам

4. Перечень информационных интернет-ресурсов международных организаций и страны пребывания, с которыми сотрудник, подлежащий ротации, работал на постоянной основе:

______________________________________________________________________________

51. Дела, находящиеся в пользовании, за _______годы:

№ п/п

Название и номер дела

Количество томов

Примечание

1

2

3

4

Итого принято _____________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

6. Документы с грифом ДСП текущего делопроизводства:

№
п/п

Номер и дата документа

Дата поступления

Наименование документа (указывать, если документ не имеет номера и даты)

Количество экземпляров

Ограничительный гриф и номер экземпляра

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Итого принято _____________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

7. Наличие документов текущего делопроизводства (в том числе контрольные поручения):

№
п/п

Номер документа

Дата документа

Количество листов документа + количество листов приложений

Примечание

1

2

3

4

5

82. В ходе приема-передачи выявлено отсутствие (дел, документов, документов с грифом ДСП):

№
п/п

Номер документа/дела

Дата документа/дела

Количество листов документа/дела + количество листов приложений

Примечание

1

2

3

4

5

Состояние документов, дел _____________________________________________________

(удовлетворительное, неудовлетворительное)

Примечание. _________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Передал ________________

________________________

(подпись)

(расшифровка подписи)

Принял _________________

________________________

(подпись)

(расшифровка подписи)

Присутствовал при передаче
и сверке дел, документов ___________________________

________________________

(подпись лица, ответственного за делопроизводство и ведение архива)

(расшифровка подписи)

В дело.

_________________

(подпись)

_________________

(дата)

______________________________

1По пунктам 5–8 акта информация сверяется с сотрудником, ответственным за делопроизводство и ведение архива.

2Пункт 8 заполняется в случае выявления недостачи дел, документов, документов с грифом ДСП.

Приложение 4 к Инструкции о порядке
организации и проведения передачи
дел при ротации работников
в дипломатических представительствах
и консульских учреждениях
Республики Беларусь за границей

__________________________________

УТВЕРЖДАЮ

(наименование загранучреждения)

________________________________

(наименование должности руководителя загранучреждения)

___________ ___________________

(подпись) (расшифровка подписи)

00.00.0000

АКТ
00.00.0000 № ________
приема-передачи дел при смене сотрудника, ответственного за вопросы информационной деятельности

г. _______________

(место составления)

Основание: приказ _____________________________________________________________

(наименование загранучреждения, дата, номер и название)

Мы, нижеподписавшиеся __________________________________________________

(фамилия, имя, отчество и должность сотрудника,

______________________________________________________________________________

передающего документы и материалы)

и ____________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество сотрудника, вновь назначенного на должность)

______________________________________________________________________________

составили настоящий акт о том, что первый передал, а второй принял следующее:

1. Деловые контакты путем:

проведения встреч с ____________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество и должность)

передачи списка основных контактных лиц, телефонов, адресов белорусской стороны и стороны страны пребывания по направлениям и аспектам сотрудничества: ______________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество и должность)

направления наиболее важным контактным лицам писем с информацией о предстоящем убытии с выражением признательности за совместную работу и рекомендации вновь прибывшего лица ______________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество и должность)

2. Электронный архив документов (деловая переписка, справочно-аналитические материалы и т.п.).

3. Информационные материалы (досье) в соответствии с примерным перечнем:

1

Материалы о взаимодействии со средствами массовой информации страны пребывания

2

Обзоры прессы страны пребывания

3

Информация о публикациях о Беларуси в средствах массовой информации страны пребывания

4

Сведения о проведении брифингов, пресс-конференций

5

Информационные сообщения (бюллетени, пресс-релизы)

6

Материалы по информационному наполнению веб-сайта загранучреждения

4. Перечень информационных интернет-ресурсов страны пребывания, с которыми сотрудник, подлежащий ротации, работал на постоянной основе: _____________________

______________________________________________________________________________

51. Дела, находящиеся в пользовании, за _______ годы:

№ п/п

Название и номер дела

Количество томов

Примечание

1

2

3

4

Итого принято _____________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

6. Документы с грифом ДСП текущего делопроизводства:

№
п/п

Номер и дата
документа

Дата поступления

Наименование документа (указывать, если документ не имеет номера и даты)

Количество экземпляров

Ограничительный гриф и номер экземпляра

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Итого принято _____________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

7. Наличие документов текущего делопроизводства (в том числе контрольные поручения):

№
п/п

Номер документа

Дата документа

Количество листов документа + количество листов приложений

Примечание

1

2

3

4

5

82. В ходе приема-передачи выявлено отсутствие (дел, документов, документов с грифом ДСП):

№
п/п

Номер документа/дела

Дата документа/дела

Количество листов документа/дела + количество листов приложений

Примечание

1

2

3

4

5

Состояние документов, дел _____________________________________________________

(удовлетворительное, неудовлетворительное)

Примечание. _________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Передал ________________

________________________

(подпись)

(расшифровка подписи)

Принял _________________

________________________

(подпись)

(расшифровка подписи)

Присутствовал при передаче
и сверке дел, документов ___________________________

________________________

(подпись лица, ответственного за делопроизводство и ведение архива)

(расшифровка подписи)

В дело.

_________________

(подпись)

_________________

(дата)

______________________________

1По пунктам 5–8 акта информация сверяется с сотрудником, ответственным за делопроизводство и ведение архива.

2Пункт 8 заполняется в случае выявления недостачи дел, документов, документов с грифом ДСП.

Приложение 5 к Инструкции о порядке
организации и проведения передачи
дел при ротации работников
в дипломатических представительствах
и консульских учреждениях
Республики Беларусь за границей

__________________________________

УТВЕРЖДАЮ

(наименование загранучреждения)

________________________________

(наименование должности руководителя загранучреждения)

___________ ___________________

(подпись) (расшифровка подписи)

00.00.0000

АКТ
00.00.0000 № ________
приема-передачи дел при смене сотрудника,
ответственного за консульские вопросы

г. _______________

(место составления)

Основание: приказ _____________________________________________________________

(наименование загранучреждения, дата, номер и название)

Мы, нижеподписавшиеся __________________________________________________

(фамилия, имя, отчество и должность сотрудника,

______________________________________________________________________________

передающего документы и материалы)

и ____________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество сотрудника, вновь назначенного на должность)

______________________________________________________________________________

составили настоящий акт о том, что первый передал, а второй принял следующее:

1. Деловые контакты путем:

проведения встреч с ____________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество и должность)

передачи списка основных контактных лиц, телефонов, адресов белорусской стороны и стороны страны пребывания по направлениям и аспектам сотрудничества: ______________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество и должность)

направления наиболее важным контактным лицам писем с информацией о предстоящем убытии с выражением признательности за совместную работу и рекомендации вновь прибывшего лица ______________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество и должность)

2. Электронный архив документов (деловая переписка, справочно-аналитические материалы и т.п.).

3. Информационные материалы (досье).

4. Печати, штампы, бланки строгой отчетности, картотеку заявлений (форма 1) и ценные предметы, находящиеся на ответственном хранении у работника по консульским вопросам:

№ п/п

Наименование предмета

Количество

Примечание

1

2

3

4

5. Журналы и реестры по учету консульских действий:

№ п/п

Наименование предмета

Количество

Примечание

1

2

3

4

6. Перечень информационных интернет-ресурсов страны пребывания, с которыми сотрудник, подлежащий ротации, работал на постоянной основе: _____________________

______________________________________________________________________________

71. Дела, находящиеся в пользовании, за _______ годы:

№ п/п

Название и номер дела

Количество томов

Примечание

1

2

3

4

Итого принято ____________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

8. Документы с грифом ДСП текущего делопроизводства:

№
п/п

Номер и дата
документа

Дата поступления

Наименование документа (указывать, если документ не имеет номера и даты)

Количество экземпляров

Ограничительный гриф и номер экземпляра

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Итого принято ____________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

9. Наличие документов текущего делопроизводства (в том числе контрольные поручения):

№
п/п

Номер документа

Дата документа

Количество листов документа + количество листов приложений

Примечание

1

2

3

4

5

102. В ходе приема-передачи выявлено отсутствие (дел, документов, документов с грифом ДСП):

№
п/п

Номер документа/дела

Дата документа/дела

Количество листов документа/дела + количество листов приложений

Примечание

1

2

3

4

5

Состояние документов, дел _____________________________________________________

(удовлетворительное, неудовлетворительное)

Примечание. _________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Передал ________________

________________________

(подпись)

(расшифровка подписи)

Принял _________________

________________________

(подпись)

(расшифровка подписи)

Присутствовал при передаче
и сверке дел, документов ___________________________

________________________

(подпись лица, ответственного за делопроизводство и ведение архива)

(расшифровка подписи)

В дело.

_________________

(подпись)

_________________

(дата)

______________________________

1По пунктам 7–10 акта информация сверяется с сотрудником, ответственным за делопроизводство и ведение архива.

2Пункт 10 заполняется в случае выявления недостачи дел, документов, документов с грифом ДСП.

Приложение 6 к Инструкции о порядке
организации и проведения передачи
дел при ротации работников
в дипломатических представительствах
и консульских учреждениях
Республики Беларусь за границей

__________________________________

УТВЕРЖДАЮ

(наименование загранучреждения)

________________________________

(наименование должности руководителя загранучреждения)

___________ ___________________

(подпись) (расшифровка подписи)

00.00.0000

АКТ
00.00.0000 № ________
приема-передачи дел при смене сотрудника,
ответственного за информационные технологии

г. _______________

(место составления)

Основание: приказ _____________________________________________________________

(наименование загранучреждения, дата, номер и название)

Мы, нижеподписавшиеся __________________________________________________

(фамилия, имя, отчество и должность сотрудника,

______________________________________________________________________________

передающего документы и материалы)

и ____________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество сотрудника, вновь назначенного на должность)

______________________________________________________________________________

в присутствии комиссии в составе:

председателя __________________________________________________________________

(фамилия, инициалы, должность)

членов комиссии: 1. ____________________________________________________________

(фамилия, инициалы лица, ответственного за делопроизводство и ведение архива)

2. ___________________________________________________________

(фамилия, инициалы, должность)

составили настоящий акт о том, что первый передал, а второй принял следующее:

1. Организационную, нормативную, техническую и иную документацию по вопросам эксплуатации средств вычислительной техники и информационным технологиям:

№
п/п

Наименование документа

Примечание

1

2

3

1

Данные о комплектации (форма 2ВТ), текущем техническом состоянии и особенностях эксплуатации компьютерного парка загранучреждения (в сводном виде и по каждой единице компьютерной техники)

2

План-схема, технические характеристики, особенности архитектуры локальной вычислительной сети загранучреждения. Параметры настройки сетевого оборудования, сетевых протоколов. Аутентификационные данные (имена пользователей, пароли) для настройки сетевого оборудования и доступа к сети Интернет

3

Аутентификационные данные учетных записей администраторов персональных компьютеров

4

Пароли на BIOS персональных компьютеров

5

Аутентификационные данные учетных записей администраторов серверов и сетевых информационных систем

6

Параметры доступа к веб-сайту загранучреждения, аутентификационные данные для доступа к административной части веб-сайта, параметры доступа к файловой системе по протоколу FTP и пр.

7

Параметры настройки электронной почты (е-мail), аутентификационные данные для доступа к почтовым ящикам загранучреждения

8

Аутентификационные данные и копии идентификационных файлов учетных записей ВЭП

9

Аутентификационные данные и копии идентификационных файлов учетных записей АРМ «Консул»

10

Пароли к носителям секретных ключей системы криптографической защиты информации

11

Дистрибутивы программного обеспечения, установленного на ПЭВМ загранучреждения (на оптических или иных носителях информации)

12

Резервные копии пользовательских и административных данных, баз данных автоматизированных информационных систем (на оптических или иных носителях информации)

2. Деловые контакты путем передачи списка основных контактных лиц, телефонов, адресов белорусской стороны и стороны страны пребывания по направлениям и аспектам сотрудничества: _______________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество и должность)

3. Электронный архив документов (деловая переписка, справочные материалы и т.п.).

4. Информационные материалы (досье).

5. Перечень информационных интернет-ресурсов страны пребывания, с которыми сотрудник, подлежащий ротации, работал на постоянной основе: _____________________

_____________________________________________________________________________

61. Дела, находящиеся в пользовании, за _______ годы:

№ п/п

Название и номер дела

Количество томов

Примечание

1

2

3

4

Итого принято _____________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

7. Документы с грифом ДСП текущего делопроизводства:

№
п/п

Номер и дата
документа

Дата поступления

Наименование документа (указывать, если документ не имеет номера и даты)

Количество экземпляров

Ограничительный гриф и номер экземпляра

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Итого принято _____________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

8. Наличие документов текущего делопроизводства (в том числе контрольные поручения):

№
п/п

Номер документа

Дата документа

Количество листов документа + количество листов приложений

Примечание

1

2

3

4

5

92. В ходе приема-передачи выявлено отсутствие (дел, документов, документов с грифом ДСП):

№
п/п

Номер документа/дела

Дата документа/дела

Количество листов документа/дела + количество листов приложений

Примечание

1

2

3

4

5

Состояние документов, дел _____________________________________________________

(удовлетворительное, неудовлетворительное)

Примечание. _________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Передал ________________

________________________

(подпись)

(расшифровка подписи)

Принял _________________

________________________

(подпись)

(расшифровка подписи)

Члены комиссии: ________________

________________________

(подпись)

(расшифровка подписи)

_________________

________________________

_________________

________________________

В дело.

_________________

(подпись)

_________________

(дата)

______________________________

1По пунктам 6–9 акта информация сверяется с сотрудником, ответственным за делопроизводство и ведение архива.

2Пункт 9 заполняется в случае выявления недостачи дел, документов, документов с грифом ДСП.

Приложение 7 к Инструкции о порядке
организации и проведения передачи
дел при ротации работников
в дипломатических представительствах
и консульских учреждениях
Республики Беларусь за границей

__________________________________

УТВЕРЖДАЮ

(наименование загранучреждения)

________________________________

(наименование должности руководителя загранучреждения)

___________ ___________________

(подпись) (расшифровка подписи)

00.00.0000

АКТ
00.00.0000 № ________
приема-передачи при смене работника,
ответственного за делопроизводство и архив

г. _______________

(место составления)

Основание: приказ загранучреждения от _______________ № ____ «О создании комиссии по приему-передаче дел ________________________________________________________

(должность, фамилия, имя, отчество сдающего дела)

_____________________________________________________________________________

(должность, фамилия, имя, отчество принимающего дела)».

Составлен комиссией:

председатель __________________________________________________________________

(должность, инициалы, фамилия)

Члены комиссии: 1. ____________________________________________________________

(должность, инициалы, фамилия)

2. ____________________________________________________________

(должность, инициалы, фамилия)

Присутствовали: 1. _____________________________________________________________

(должность сдающего дела, инициалы, фамилия)

2. _____________________________________________________________

(должность принимающего дела, инициалы, фамилия)

___________________________________ сдал, а ____________________________________

(фамилия, имя, отчество)

(фамилия, имя, отчество)

принял дела, учетно-справочный аппарат к ним (описи дел постоянного хранения, временного и по личному составу, акты о выделении к уничтожению, положение об ЭК, протоколы ЭК) и документы за ___________ годы:

1. Дела постоянного срока хранения за _____ годы:

№
п/п

Название и номер описи дел постоянного срока хранения

Количество дел

Примечание

1

2

3

4

Итого принято ____________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

Одновременно проведена проверка наличия документов с грифом ДСП в делах постоянного срока хранения за _____ годы.

2. Дела временного (свыше 10 лет) срока хранения за ________ годы:

№
п/п

Название и номер описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения

Количество дел

Примечание

1

2

3

4

Итого принято _____________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

Одновременно проведена проверка наличия документов с грифом ДСП долговременного (свыше 10 лет) срока хранения за _____ годы.

3. Дела временного (до 10 лет) срока хранения за _______ годы:

№
п/п

Название и номер описи дел временного (до 10 лет) срока хранения

Количество дел

Примечание

1

2

3

4

Итого принято ____________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

Одновременно проведена проверка наличия документов с грифом ДСП временного (до 10 лет) срока хранения за ______ годы.

4. Дела по личному составу за _______ годы:

№
п/п

Название и номер описи дел по личному составу

Количество дел

Примечание

1

2

3

4

Итого принято _____________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

5. Дела, не включенные в описи дел, за _______ годы:

№ п/п

Название и номер дела

Количество дел

Примечание

1

2

3

4

Итого принято ____________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

6. Документы с грифом ДСП текущего делопроизводства:

№
п/п

Номер и дата документа

Дата поступления

Наименование документа (указывать, если документ не имеет номера и даты)

Количество экземпляров

Номер экземпляра

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Итого принято _____________________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

7. Выборочная проверка наличия документов текущего делопроизводства:

№
п/п

Номера документов (входящих и исходящих)

Дата документа

Количество листов документа (в том числе листов приложений)

Примечание

1

2

3

4

5

8. В ходе приема-передачи выявлено отсутствие (дел, документов, документов с грифом ДСП):

№
п/п

Номер документа/дела

Дата документа/дела

Количество листов документа/дела + количество листов приложений

Примечание

1

2

3

4

5

Передаваемые дела за ______ годы соответствуют требованиям методических рекомендаций Министерства иностранных дел (2006).

Передал ________________

________________________

(подпись)

(расшифровка подписи)

Принял _________________

________________________

(подпись)

(расшифровка подписи)

Председатель комиссии _________________

________________________

(подпись)

(расшифровка подписи)

Члены комиссии: ________________

________________________

(подпись)

(расшифровка подписи)

_________________

________________________

В дело.

_________________

(подпись)

_________________

(дата)

Приложение 8 к Инструкции о порядке
организации и проведения передачи
дел при ротации работников
в дипломатических представительствах
и консульских учреждениях
Республики Беларусь за границей

__________________________________

УТВЕРЖДАЮ

(наименование загранучреждения)

Руководитель загранучреждения

___________ ___________________

(подпись) (И.О.Фамилия)

«__» _______________ 20__ г.

АКТ
о приеме-передаче дел по бухгалтерскому учету

«__» _______________ 20__ г.

Мы, нижеподписавшиеся _________________________________________________

(фамилия, имя, отчество и должность сотрудника,

_____________________________________________________________________________

передающего материальные ценности и документы)

и ____________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество сотрудника, вновь назначенного на должность бухгалтера)

_____________________________________________________________________________

в соответствии с приказом загранучреждения от «__» _________ 20__ г. № ____ составили настоящий акт о том, что первый передал, а второй принял следующее:

1. Денежные средства и другие ценности, находящиеся в кассе на основании акта инвентаризации наличных денежных средств и других ценностей от «__» ________ 20__ г. (прилагается).

2. Денежные средства на текущем счете в банке (согласно выписке банка по всем имеющимся счетам раздельно): __________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

3. Бухгалтерские документы, находящиеся в бухгалтерии, за текущий год и прошедшие годы, не сданные в установленном порядке в архив загранучреждения:

№
п/п

Наименование документа

Период времени

Количество дел

1

2

3

4

1

Смета расходов и план доходов, изменения и дополнения к ним

2

Штатное расписание

3

Годовой отчет об исполнении сметы расходов и плана доходов

4

Квартальные отчеты об исполнении сметы расходов и плана доходов

5

Месячные отчеты об исполнении сметы расходов

6

Лицевые счета по начислению заработной платы

7

Акты о проведении ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности

8

Документы по инвентаризации материальных ценностей и расчетов

9

Договоры о полной индивидуальной материальной ответственности

10

Трудовые договоры (контракты)

11

Договоры на аренду служебных и жилых помещений

12

Договоры на аренду (лизинг) транспортных средств и оборудования

13

Договоры страхования (страховые полисы)

14

Договоры по иным административно-хозяйственным вопросам:
_______________________________________________________
_______________________________________________________

15

Книга «Журнал-главная» в национальной валюте

16

Книга «Журнал-главная» в долларах США

17

Кассовая книга в национальной валюте

18

Кассовая книга в долларах США

19

Инвентарные карточки по учету основных средств

20

Опись инвентарных карточек по учету основных средств

21

Книги (карточки) аналитического учета в национальной валюте:
_______________________________________________________
_______________________________________________________

22

Книги (карточки) аналитического учета в долларах США:
_______________________________________________________
_______________________________________________________

23

Книги (карточки) аналитического учета на забалансовых счетах:
_______________________________________________________
_______________________________________________________

24

Оборотные ведомости в национальной валюте:
_______________________________________________________
_______________________________________________________

25

Оборотные ведомости в долларах США:
_______________________________________________________
_______________________________________________________

26

Первичные бухгалтерские документы (мемориальные ордера, банковские выписки, платежные документы, кассовые и другие документы) в национальной валюте:
_______________________________________________________
_______________________________________________________

27

Первичные бухгалтерские документы (мемориальные ордера, банковские выписки, платежные документы, кассовые и другие документы) в долларах США:
_______________________________________________________
_______________________________________________________

28

Первичные бухгалтерские документы (мемориальные ордера, накладные, акты и другие документы) в белорусских рублях

29

Приходно-расходная книга по учету бланков строгой отчетности

30

Книга учета проверок (ревизий)

31

Нормативные документы по финансово-хозяйственной деятельности загранучреждений

32

Копии (оригиналы) документов на право владения недвижимым имуществом

33

Проект плана доходов и сметы расходов на предстоящий (текущий) год с расчетами

34

Описи бухгалтерских документов, сданных в архив загранучреждения

35

Акты приемки-передачи сотрудниками жилых помещений (в случае отсутствия завхоза, завхоза-водителя и т.п.) и т.д. при наличии других неперечисленных документов

Примечание. В аналогичном порядке передаются бухгалтерские документы, составленные на машинных носителях информации.

4. Печати, штампы, ключи и другие ценные предметы, находящиеся на ответственном хранении в бухгалтерии:

№ п/п

Наименование предмета

Количество

Примечание

1

2

3

4

5. В акте о приеме-передаче дел должно быть отражено:

соответствуют ли остатки по данным синтетического учета данным регистров аналитического учета на последнюю отчетную дату (на 1-е число предыдущего месяца), а также остаткам в кассовых книгах и данным банковских выписок;

состояние дебиторской и кредиторской задолженности, включая расчеты по возмещению налога на добавленную стоимость за приобретенные товарно-материальные ценности и оказанные услуги, и принятые меры по их устранению.

Передал ________________

________________________

(подпись)

(расшифровка подписи)

Принял _________________

________________________

(подпись)

(расшифровка подписи)
Приложение 9 к Инструкции о порядке
организации и проведения передачи
дел при ротации работников
в дипломатических представительствах
и консульских учреждениях
Республики Беларусь за границей

__________________________________

УТВЕРЖДАЮ

(наименование загранучреждения)

________________________________

(наименование должности руководителя загранучреждения)

___________ ___________________

(подпись) (расшифровка подписи)

00.00.0000

АКТ
00.00.0000 № ________
приема-передачи дел и документов при смене бухгалтера

(в части делопроизводства)

г. _______________

(место составления)

Основание: приказ _____________________________________________________________

(наименование загранучреждения, дата, номер и название)

Мы, нижеподписавшиеся __________________________________________________

(фамилия, имя, отчество и должность сотрудника,

______________________________________________________________________________

передающего документы и материалы)

и ____________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество сотрудника, вновь назначенного на должность)

______________________________________________________________________________

составили настоящий акт о том, что первый передал, а второй принял следующее:

11. Дела, находящиеся в пользовании, за _______ годы:

№ п/п

Название и номер дела

Количество томов

Примечание

1

2

3

4

Итого принято _____________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

2. Документы с грифом ДСП текущего делопроизводства:

№
п/п

Номер и дата документа

Дата поступления

Наименование документа (указывать, если документ не имеет номера и даты)

Количество экземпляров

Ограничительный гриф и номер экземпляра

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Итого принято _____________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

3. Наличие документов текущего делопроизводства (в том числе контрольные поручения):

№
п/п

Номер документа

Дата документа

Количество листов документа + количество листов приложений

Примечание

1

2

3

4

5

42. В ходе приема-передачи выявлено отсутствие (дел, документов, документов с грифом ДСП):

№
п/п

Номер документа/дела

Дата документа/дела

Количество листов документа/дела + количество листов приложений

Примечание

1

2

3

4

5

Состояние документов, дел _____________________________________________________

(удовлетворительное, неудовлетворительное)

Примечание. _________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Передал ________________

________________________

(подпись)

(расшифровка подписи)

Принял _________________

________________________

(подпись)

(расшифровка подписи)

Присутствовал при передаче
и сверке дел, документов ___________________________

________________________

(подпись лица, ответственного за делопроизводство и ведение архива)

(расшифровка подписи)

В дело.

_________________

(подпись)

_________________

(дата)

______________________________

1По пунктам 1–4 акта информация сверяется с сотрудником, ответственным за делопроизводство и ведение архива.

2Пункт 4 заполняется в случае выявления недостачи дел, документов, документов с грифом ДСП.

Приложение 10 к Инструкции о порядке
организации и проведения передачи
дел при ротации работников
в дипломатических представительствах
и консульских учреждениях
Республики Беларусь за границей

__________________________________

УТВЕРЖДАЮ

(наименование загранучреждения)

Руководитель загранучреждения

___________ _______________________

(подпись) (расшифровка подписи)

«__» _______________ 20__ г.

ИНВЕНТАРИЗАЦИОННАЯ ОПИСЬ
основных средств и материальных ценностей № ____

на «__» ______________ 20___ г.

Комиссия в составе председателя ____________________________________________

(должность, фамилия, инициалы)

членов _______________________________________________________________________

(должность, фамилия, инициалы)

______________________________________________________________________________

(должность, фамилия, инициалы)

на основании приказа от «__» _________________ 20__ г. № ________ произвела инвентаризацию основных средств и материальных ценностей, числящихся на материальной ответственности __________________________________________________

(должность, фамилия, инициалы)

РАСПИСКА

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на основные средства и материальные ценности сданы в бухгалтерию и все основные средства и материальные ценности, поступившие на мою ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Лицо, ответственное за сохранность
основных средств и материальных
ценностей ____________________

____________

____________________

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

№
п/п

Наиме-
нование основных средств и матери-
альных ценностей

Инвен-
тарный номер

Еди-
ница изме-
рения

Фактическое наличие

По данным бухгалтерского учета

Результаты инвентаризации

излишек

недостача

ко-
ли-
чест-
во

сумма

ко-
ли-
чест-
во

сумма

ко-
ли-
чест-
во

сумма

ко-
ли-
чест-
во

сумма

наци-
ональ-
ная валю-
та (или руб.)

долл. США

наци-
ональ-
ная валю-
та (или руб.)

долл. США

наци-
ональ-
ная валю-
та (или руб.)

долл. США

наци-
ональ-
ная валю-
та (или руб.)

долл. США

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

Итого по описи: количество порядковых номеров ___________________________________

(прописью)

общее количество единиц фактически ____________________________________________

(прописью)

на сумму: национальная валюта фактически _______________________________________

(прописью)

долл. США фактически ________________________________________________

(прописью)

руб. фактически ______________________________________________________

(прописью)

Председатель комиссии ___________

____________

____________________

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

Члены комиссии: _____________

____________

____________________

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

_____________

____________

____________________

_____________

____________

____________________

Мы, нижеподписавшиеся __________________________________________________

(фамилия, имя, отчество и должность сотрудника,

______________________________________________________________________________

передающего основные средства и материальные ценности)

и ____________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество сотрудника, вновь назначенного на должность)

составили настоящую запись о том, что первый передал, а второй принял в присутствии комиссии основные средства и материальные ценности в соответствии с инвентаризационной описью.

Передал ________________

________________________

(подпись)

(расшифровка подписи)

Принял _________________

________________________

(подпись)

(расшифровка подписи)

Все основные средства и материальные ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи с № ____ по № ____ комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Основные средства и материальные ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении.

Лицо, вновь назначенное на должность, ответственное за сохранность основных средств и материальных ценностей
_______________________________

___________

___________________

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)
Приложение 11 к Инструкции о порядке
организации и проведения передачи
дел при ротации работников
в дипломатических представительствах
и консульских учреждениях
Республики Беларусь за границей

__________________________________

УТВЕРЖДАЮ

(наименование загранучреждения)

________________________________

(наименование должности руководителя загранучреждения)

___________ ___________________

(подпись) (расшифровка подписи)

00.00.0000

АКТ
00.00.0000 № ________
приема-передачи дел при смене сотрудника,
ответственного за материально-хозяйственные вопросы

г. _______________

(место составления)

Основание: приказ _____________________________________________________________

(наименование загранучреждения, дата, номер и название)

Мы, нижеподписавшиеся __________________________________________________

(фамилия, имя, отчество и должность сотрудника,

______________________________________________________________________________

передающего документы и материалы)

и ____________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество сотрудника, вновь назначенного на должность)

______________________________________________________________________________

составили настоящий акт о том, что первый передал, а второй принял следующее:

1. Информационные материалы (досье) в соответствии с примерным перечнем:

1

Информация о приобретении в собственность Республики Беларусь недвижимости для загранучреждения

2

Материалы по вопросам строительства и реконструкции зданий за границей

3

Материалы о ремонте зданий загранучреждения

4

Информация о приеме и сдаче в аренду зданий, жилых помещений

5

Информация о страховании зданий, жилых помещений, автотранспорта

6

Материалы о материально-техническом обеспечении и коммунальном обслуживании зданий и жилых помещений

2. Деловые контакты путем передачи списка основных контактных лиц, телефонов, адресов белорусской стороны и стороны страны пребывания по направлениям и аспектам сотрудничества: _______________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество и должность)

3. Электронный архив документов (деловая переписка, справочные материалы и т.п.).

4. Перечень информационных интернет-ресурсов страны пребывания, с которыми сотрудник, подлежащий ротации, работал на постоянной основе: _____________________

______________________________________________________________________________

51. Дела, находящиеся в пользовании, за _______ годы:

№ п/п

Название и номер дела

Количество томов

Примечание

1

2

3

4

Итого принято _____________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

6. Документы с грифом ДСП текущего делопроизводства:

№
п/п

Номер и дата документа

Дата поступления

Наименование документа (указывать, если документ не имеет номера и даты)

Количество экземпляров

Ограничительный гриф и номер экземпляра

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Итого принято ____________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

7. Наличие документов текущего делопроизводства (в том числе контрольные поручения):

№
п/п

Номер документа

Дата документа

Количество листов документа + количество листов приложений

Примечание

1

2

3

4

5

82. В ходе приема-передачи выявлено отсутствие (дел, документов, документов с грифом ДСП):

№
п/п

Номер документа/дела

Дата документа/дела

Количество листов документа/дела + количество листов приложений

Примечание

1

2

3

4

5

Состояние документов, дел _____________________________________________________

(удовлетворительное, неудовлетворительное)

Примечание. _________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Передал ________________

________________________

(подпись)

(расшифровка подписи)

Принял _________________

________________________

(подпись)

(расшифровка подписи)

Присутствовал при передаче
и сверке дел, документов ___________________________

________________________

(подпись лица, ответственного за делопроизводство и ведение архива)

(расшифровка подписи)

В дело.

_________________

(подпись)

_________________

(дата)

______________________________

1По пунктам 5–8 акта информация сверяется с сотрудником, ответственным за делопроизводство и ведение архива.

2Пункт 8 заполняется в случае выявления недостачи дел, документов, документов с грифом ДСП.

Related Posts

About The Author

admin