Помощь: Правильно ли вы документально оформили прием делегации

Помощь: Правильно ли вы документально оформили прием делегации и совершенные представительские расходы?

ПРАВИЛЬНО ЛИ ВЫ ДОКУМЕНТАЛЬНО ОФОРМИЛИ ПРИЕМ ДЕЛЕГАЦИИ И СОВЕРШЕННЫЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ?

Правильное оформление хозяйственных операций (в данном случае — представительских расходов) важно не только в целях бухгалтерского, но и в целях налогового учета.

Статьей 62 Налогового кодекса РБ от 19.12.2002 № 166-З (с изменениями и дополнениями, внесенными в т.ч. Законом РБ от 31.12.2005 № 80-З) определено, что налоговый учет основывается на данных бухгалтерского учета и (или) на иных документально подтвержденных данных об объектах, подлежащих налогообложению либо связанных с налогообложением, применением соответствующих правил и форм учета.

При налоговых проверках и ревизиях деятельности организаций проверяющими контролируется порядок ведения учета представительских расходов. Так, например, п.41 Инструкции о порядке организации и проведения проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности организаций, находящихся в ведении Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минсельхозпрода РБ от 01.03.2006 № 18, определено, что при проверке правил ведения кассовых операций обращается внимание на то, как выполняются указания директивных органов об усилении контроля за расходованием государственных средств на приемы иностранных делегаций (представительские расходы).

Осуществляя проверку представительских расходов в организации, проверяющие обращают внимание:

— на документальное оформление хозяйственной операции (наличие и порядок оформления документов, которые подтверждают совершенные представительские расходы);

— определение суммы представительских расходов (расходы, которые следует принимать как представительские в целях бухгалтерского и налогового учета).

Определение представительских расходов дано в п.3.1 ст.16 Методических указаний по составу и учету издержек обращения (производства), финансовых результатов деятельности организаций торговли и общественного питания, утвержденных приказом Минторга РБ от 20.09.2002 № 86, — это затраты, связанные с проведением встреч и официальных приемов представителей тех организаций, которые сотрудничают или намерены установить деловые контакты с торговой организацией (фирмой).

До 1 июня 2006 г. все организации Республики Беларусь вели учет представительских расходов в соответствии с постановлением Совета Министров РБ от 10.05.2001 № 676 «О нормах расходов на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц» (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Совета Министров РБ от 15.07.2002 № 949).

С 1 января 2006 г. для налогового учета представительских расходов коммерческие организации руководствуются нормами Указа Президента РБ от 15.06.2006 № 398 «Об утверждении норм расходов на рекламу, маркетинговые, консультационные и информационные услуги, представительские цели, подготовку кадров», которым определен состав расходов по приему и обслуживанию иностранных делегаций и отдельных лиц: оплата гостиницы, питания, культурного и бытового обслуживания, услуг переводчика и транспортных услуг, организации проведения собраний, конференций, семинаров, коллегий, совещаний.

Постановление же Совета Министров РБ от 10.05.2001 № 676 после внесения в него изменения постановлением Совета Министров РБ от 04.08.2006 № 1003 применяется только республиканскими органами государственного управления и организациями, финансируемыми из бюджета.

В состав представительских расходов, который установлен постановлением Совета Министров РБ от 10.05.2001 № 676, включены расходы на оплату гостиницы и питания, услуг переводчика и транспортных услуг, на культобслуживание и бытовое обслуживание.

Документальное оформление представительских расходов

Законодательством Республики Беларусь не определена форма документов, которыми должны оформляться представительские расходы, поэтому их форма может быть произвольной, но при этом для целей бухгалтерского учета необходимо учитывать нормы ст.9 «Первичные учетные документы» Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (в ред. Закона РБ от 25.06.2001 № 42-З, с изменениями и дополнениями, внесенными законами РБ от 17.05.2004 № 278-З и от 29.12.2006 № 188-З).

При отсутствии утвержденных типовых форм (форм) или недостатке содержащейся в них информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы, которые должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование, номер документа, дату и место его составления;

содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции и которые связаны с поступлением или выплатой денежных средств, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее совершения.

При приеме иностранной делегации или иностранных граждан необходимо также учитывать нормы следующих документов:

Инструкции о порядке выдачи виз Республики Беларусь иностранным гражданам и лицам без гражданства, утвержденной постановлением МИД РБ от 14.06.2006 № 82 (далее — Инструкция № 82);

Правил пребывания иностранных граждан и лиц без гражданства в Республике Беларусь, утвержденных постановлением Совета Министров РБ от 20.01.2006 № 73 (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Совета Министров РБ от 18.05.2006 № 630);

Положения о порядке использования миграционной карты, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 03.02.2006 № 142.

Положением о порядке использования миграционной карты установлено, что иностранные лица и лица без гражданства (далее — иностранец) при въезде в Республику Беларусь обязаны получить и заполнить бланк миграционной карты, который выдается бесплатно перед въездом на территорию Республики Беларусь. При въезде граждан Российской Федерации миграционная карта не заполняется.

Согласно Инструкции № 82 (пп.3-4, 8) иностранец может въезжать в Республику Беларусь и выезжать из Республики Беларусь по действительному паспорту или иному документу, его заменяющему, предназначенному для выезда за границу и выданному соответствующим органом государства гражданской принадлежности либо обычного места жительства иностранца или международной организацией, при наличии визы Республики Беларусь, если иное не определено международными договорами Республики Беларусь.

Президент Республики Беларусь вправе устанавливать безвизовый порядок въезда иностранцев в Республику Беларусь и их выезда из Республики Беларусь.

Виза — разрешение, предоставляющее иностранцу право на пересечение Государственной границы Республики Беларусь в целях въезда в Республику Беларусь и (или) выезда из Республики Беларусь, пребывания в Республике Беларусь или транзитного проезда (транзита) через территорию Республики Беларусь в течение срока, указанного в данном разрешении, и оформленное в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

За выдачу виз взимается консульский сбор или государственная пошлина в порядке и размерах, установленных законодательством Республики Беларусь.

Инструкцией № 82 также определен состав документов, подаваемых для открытия визы.

Пунктом 26 Инструкции № 82 закреплено, что при необходимости консульское должностное лицо вправе затребовать дополнительные документы, необходимые для принятия решения о выдаче визы. Требование указанных документов осуществляется в т.ч. в целях подтверждения средств, необходимых для покрытия расходов по пребыванию иностранцев в Республике Беларусь и их выезду из Республики Беларусь (документы, на основании которых возможно получение платежных средств; документы, подтверждающие бронирование и оплату в Республике Беларусь места проживания и оплату питания; гарантийное письмо индивидуального предпринимателя или юридического лица, принимающего иностранца, об оплате всех расходов по его пребыванию в Республике Беларусь и выезду с территории Республики Беларусь; проездные билеты в государство своего гражданства, постоянного места жительства или в третью страну и другие документы).

Иностранцы при въезде в Республику Беларусь должны располагать средствами в объеме, эквивалентном не менее 25 базовым величинам, установленным в Республике Беларусь на день въезда в Республику Беларусь, на каждый месяц пребывания.

Иностранцы при въезде в Республику Беларусь на срок менее одного месяца должны располагать средствами в объеме, эквивалентном не менее 1 указанной базовой величины на каждый день пребывания.

Для обоснованного включения представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) и в состав затрат, принимаемых в целях налогообложения, необходимо правильно оформить документы по приему делегации. Такими документами могут быть:

— положение об учете представительских расходов организации;

— приглашение;

— приказ о приеме иностранной делегации и назначении ответственного за проведение конкретного официального мероприятия;

— программа переговоров или пребывания иностранной делегации;

— договор на оказание услуг по переводу со специализированной организацией;

— трудовое соглашение с переводчиком — физическим лицом;

— акт приема-передачи оказанных услуг по переводу с иностранных языков;

— смета расходов на прием делегаций;

— акт о списании расходов на прием и обслуживание делегации.

Документы, оформляемые до момента осуществления представительских расходов

В случае если прием иностранных делегаций носит систематический характер, то организации следует разработать и утвердить положение об учете представительских расходов организации. В положении необходимо закрепить порядок приема делегаций; назначения ответственных лиц (перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать в переговорах); выдачи подотчетных сумм на представительские расходы (перечень лиц, которые могут получать под отчет средства на указанные расходы); расходования средств на представительские расходы; документального оформления представительских расходов (формы документов, которыми оформляется процесс приема делегации, будут рассмотрены ниже); осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы.

Для въезда в Республику Беларусь иностранный партнер обязан получить визу на въезд, для чего белорусской стороне следует послать ему приглашение. Большинство зарубежных делегаций прибывают в Республику Беларусь по деловым однократным въездным-выездным визам, дающим право один раз въехать в страну, находиться на ее территории в течение указанного в визе срока и выехать обратно. Приглашение должно содержать следующую информацию: фамилию, имя, если есть — отчество, номер паспорта приглашаемого лица (лиц), его (их) гражданство, занимаемую должность, конкретные цели и сроки визита, а также обязательства приглашающей стороны по обеспечению соблюдения правил пребывания и регистрации на территории Республики Беларусь приглашенными иностранными гражданами. Приглашение подписывается руководителем и скрепляется печатью. Оно может быть адресовано как приглашаемому лицу, так и консульскому учреждению Республики Беларусь. В ряде случаев двусторонними межгосударственными соглашениями предусматривается безвизовый въезд в нашу страну. В настоящее время безвизовый въезд в Республику Беларусь разрешен российским гражданам.

До приезда иностранной делегации издается приказ о приеме иностранной делегации и назначении ответственного за проведение конкретного официального мероприятия, в котором указываются цель визита и проведения представительского мероприятия, время пребывания делегации, количество ее членов, а также назначаются ответственный за организацию приема и работники, сопровождающие делегацию. В приказе можно предусмотреть вопросы обеспечения профессионального перевода с языка членов делегации: заключение договора с организацией, специализирующейся на оказании этих услуг, или заключение трудового соглашения с физическим лицом. Целесообразно в приказе оговорить, в каком размере — полностью или частично — берет на себя принимающая сторона расходы по приему гостей.

В приказе следует указать, в какой срок ответственный за прием должен отчитаться по произведенным фактическим расходам и составить акт, а также авансовый отчет, если имела место выдача наличных денежных средств на представительские расходы.

Документы, подтверждающие порядок проведения представительских расходов

Лицо, ответственное за организацию приема, составляет и утверждает программу переговоров или пребывания иностранной делегации. Как правило, рекомендуется готовить две программы:

1) общую — для гостей с расписанием по дням, числам и часам графика пребывания их в стране. Она готовится на высококачественной бумаге типографским способом обычно на белорусском (русском) языке и языке гостей и вручается всем членам делегации в начале визита;

2) рабочую — для организаторов приема, в которой отражаются все организационно-технические детали приема делегации.

В рабочей программе, в частности, должны быть предусмотрены:

— даты, места и сроки проведения деловой встречи;

— количество приглашенных лиц и участников;

— своевременное бронирование гостиницы или подготовка другого места проживания делегации;

— места питания;

— персональный состав встречающих в аэропорту или на вокзале;

— содействие в прохождении пограничного и таможенного контроля;

— получение и доставка багажа, транспортное обеспечение;

— помощь в размещении в гостинице;

— работа переводчиков и т.д.

К программе может прилагаться список приглашенных лиц и участников с указанием их фамилий, имен, отчеств и должностей.

Если в штате организации отсутствует переводчик, то для обеспечения нормального хода визита необходимо заключить договор на оказание услуг по переводу со специализированной организацией (индивидуальным предпринимателем) или трудовое соглашение с переводчиком — физическим лицом. Для списания расходов по найму переводчика составляется акт приема-передачи оказанных услуг по переводу с иностранных языков.

Если в качестве переводчика выступает лицо, представляющее иностранную делегацию, то заключать с ним трудовое соглашение не следует, так как по законодательству Республики Беларусь это может квалифицироваться как нарушение установленного порядка привлечения иностранных граждан для оплачиваемой работы в республике, за которое наступает ответственность в соответствии со ст.21 «Предотвращение нелегальной трудовой миграции» Закона РБ от 17.06.1998 № 169-З «О внешней трудовой миграции» (с изменениями, внесенными Законом РБ от 10.01.2006 № 95).

Статьей 4 данного Закона установлено, что осуществление юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями деятельности, связанной с привлечением в Республику Беларусь иностранной рабочей силы, производится на основании специальных разрешений (лицензий) в порядке, определяемом законодательством Республики Беларусь. Статьей 21 этого же Закона также предусмотрено, что департамент и подчиненные подразделения по гражданству и миграции совместно с другими государственными органами принимают меры для предотвращения и пресечения нелегального миграционного движения, нелегального найма граждан Республики Беларусь для работы за границей и иностранных граждан для работы в Республике Беларусь. Департамент и подчиненные подразделения по гражданству и миграции имеют право проверки деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, связанной с привлечением в Республику Беларусь иностранной рабочей силы и трудоустройством граждан Республики Беларусь за границей.

С целью определения (бронирования) сумм денежных средств, необходимых для приема иностранной делегации, составляется и утверждается смета расходов на прием делегации, разрабатываемая исходя из плана соответствующих мероприятий, с указанием конкретных статей расходов. Утвержденная смета является основанием для выдачи в подотчет денежных средств ответственному за прием, а также для безналичных перечислений по счетам организаций, оказывающих услуги по приему.

Следует отметить, что смета составляется для определения общей суммы расходов на прием иностранной делегации. На себестоимость в целях бухгалтерского учета будет относиться общая сумма следующих расходов: оплата гостиницы, питания, культурного и бытового обслуживания, услуг переводчика и транспортных услуг, организации проведения собраний, конференций, семинаров, коллегий, совещаний.

Документальное оформление представительских расходов по результатам переговоров

По результатам приема иностранной делегации оформляется акт о списании расходов на прием и обслуживание делегации по каждому случаю приема делегации. В акте указываются все фактически произведенные расходы (в целях бухгалтерского учета) и приводятся расходы по установленным нормам (в целях налогового учета). Отражение в бухгалтерском учете расходов производится только в соответствии с утвержденными руководителем актами. К акту прилагаются первичные документы (накладные, счета, акты), подтверждающие факт произведенных расходов по приему и обслуживанию делегации.

В случае выдачи на представительские расходы наличных денежных средств в обязательном порядке представляется авансовый отчет не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы. Физические лица, использовавшие личные денежные средства на приобретение продукции (товаров, работ, услуг), обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня ее (их) приобретения составить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах предприятия, его обособленного подразделения.

В соответствии с п.33 Правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденных постановлением Правления Нацбанка РБ от 26.03.2003 № 57 (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Правления Нацбанка РБ от 27.11.2006 № 192), документами, подтверждающими произведенные расходы, являются:

кассовый ордер формы КО-1, квитанция формы КВ-1, квитанция формы 20-ФС, другие приходные документы, утвержденные приказом Минфина РБ от 29.10.1999 № 311;

кассовый чек, содержащий номер, наименование предприятия, предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (работы, услуги), сумму, идентификатор кассира.

В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются кассовый чек и товарный чек, содержащий номер, наименование предприятия, предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (работы, услуги), сумму, подписанный лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (работ, услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов. Порядок оформления кассового и товарного чеков определен постановлением Минторга РБ от 06.05.2002 № 23.

Работники, получившие денежные средства под отчет посредством их зачисления на карт-счет и расходовавшие денежные средства с использованием корпоративных банковских пластиковых карточек (далее — карточки) либо личных карточек, обязаны предъявить в бухгалтерию юридического лица, предпринимателю отчет об израсходованных суммах, а также карт-чеки (слипы) и иные документы, подтверждающие целевой характер расходования денежных средств.

При использовании корпоративной карточки работник предъявляет отчет об израсходованных суммах с приложением к нему карт-чеков (слипов) и иных документов не позднее 15 рабочих дней со дня расходования денежных средств на цели в соответствии с законодательством Республики Беларусь, исключая день расходования денежных средств.

В случае если денежные средства под отчет выдавались работнику частично наличными, а частично путем зачисления на карт-счет, отчет об израсходованных суммах представляется работником также не позднее 15 рабочих дней.

В случае использования корпоративной либо личной карточки исключительно для получения наличных денег работник предъявляет отчет об израсходованных суммах не позднее 3 рабочих дней при условии наличия у бухгалтерии предприятия либо у работника (при использовании личной карточки) всей информации, необходимой для отражения сумм затрат в отчете об израсходованных суммах. При отсутствии всей необходимой информации отчет об израсходованных суммах представляется не позднее 15 рабочих дней.

По результатам переговоров, как правило, составляется протокол или меморандум о встрече.

Для правильной организации учета представительских расходов необходимо не только правильно документально оформлять прием и обслуживание иностранной делегации, но и соблюдать сроки хранения оформленных документов. Разделом 6 «Внешнеэкономическая деятельность» Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38 (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Госкомархива РБ от 28.04.2004 № 4), закреплены следующие сроки хранения документов, связанных с приемом иностранных делегаций:

Номер статьи Вид и название документа Срок хранения документов
в учреждениях, организациях,
на предприятиях, являющихся источниками комплектования государственных архивов
в учреждениях, организациях,
на предприятиях,
не являющихся источниками комплектования государственных архивов
924 Правила приема и обслуживания иностранных делегаций и официальных лиц:
924.1 по месту разработки Постоянно До замены новыми
924.2 в других организациях До замены новыми -«-
925 Предложения посольств к визитам Постоянно
926 Протоколы совещаний по подготовке визитов иностранных делегаций и официальных лиц -«- 3 года
928 Планы приема иностранных делегаций и официальных лиц

5 лет. ЭПК

(примечание)

-«-
930 Отчеты о результатах визитов иностранных делегаций и официальных лиц Постоянно -«-
931 Аналитические записки по отчетам делегаций и должностных лиц о визитах в иностранные государства -«- -«-
932 Списки членов иностранных делегаций -«-
933 Письма с сообщениями о предстоящих визитах иностранных делегаций и официальных лиц Постоянно 3 года
934 Переписка о подготовке и проведении встреч с иностранными партнерами 5 лет. ЭПК -«-
935 Переписка по организации приема и согласованию программ пребывания иностранных делегаций -«- -«-
936 Журналы учета встреч с представителями иностранных государств и юридических лиц Постоянно 5 лет
947 Ходатайства о предоставлении многократных виз 1 год 1 год
948 Журналы регистрации выдачи визовых поддержек 5 лет
952 Стенограммы и протоколы переговоров по вопросам внешнеэкономического сотрудничества Постоянно 10 лет
954 Справки и сведения о подготовленных к подписанию внешнеэкономических соглашениях, программах, договорах -«- 3 года
955 Предложения к протоколам официальных встреч (переговоров) -«- -«-
956 Перечни вопросов, выносимых для обсуждения на официальных встречах (переговорах) -«- -«-
957 Программы переговоров -«- -«-
960 Переписка о ходе и результатах переговоров с иностранными внешнеэкономическими организациями и юридическими лицами -«- -«-

Примечание. Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), поставленная в Перечне к срокам хранения, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и подлежать постоянному (государственному) хранению.

03.04.2007 г.

Наталья Кондакова, кандидат экономических наук, доцент, аудитор

Журнал «Главный Бухгалтер. Ревизор» № 4, 2007 г.

Для более детального изучения см. Пособие

От редакции: С 21 июня 2007 г. в постановление Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 01.03.2006 № 18 «Об утверждении Инструкции о порядке организации и проведения проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности организаций, находящихся в ведении Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь» на основании постановления Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 28.05.2007 № 41 внесены изменения.

С 14 сентября 2007 г. в приложение к постановлению Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38 «Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и положения о порядке его применения», на основании постановления Министерства юстиции от 31.08.2007 № 58 внесены изменения и дополнения.