Помощь: Порядок составления штатного расписания в коммерческих организациях

                   ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ                        В КОММЕРЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ          В  соответствии  со ст.194  Трудового  кодекса РБ от 26.07.1999   №  296-З (далее - ТК) штатное расписание является одним из локальных  нормативных  актов,  определяющих трудовой распорядок для работников  организации.  Поскольку  согласно  ст.1  и  19  ТК  трудовой договор  заключается  по должностям (профессиям), квалификациям, включенным в  штатное  расписание  организации,  для соблюдения законодательства в  организациях   любых   организационно-правовых   форм   должно  быть  утверждено штатное расписание.                   Подготовительная работа по составлению                          штатного расписания          Учитывая   важную   роль  штатного  расписания  в  деятельности  организации,  подход к его формированию должен быть профессиональным  и  основываться  на  законодательстве о труде по вопросам структуры,  штатов, наименования профессий (должностей), определения численности  работников,  установления  размеров  должностных  окладов  (тарифных  ставок), доплат и надбавок.       Штатное  расписание - организационно-распорядительный документ,  который  содержит сгруппированный перечень структурных подразделений  организации,  должностей  служащих  и  профессий рабочих с указанием  количества  единиц  по  каждому  их  наименованию,  квалификационных  разрядов   (классов),   категорий,   размеров   должностных  окладов  (тарифных ставок), надбавок, доплат.       Для   того   чтобы   штатное   расписание   было   экономически  обоснованным  и  отвечало  интересам  организации, его составлению и  последующему  утверждению должна предшествовать определенная работа,  в   результате  которой  будут  получены  основные  исходные данные,  используемые при составлении штатного расписания, а именно:       1)  расчет  количества  рабочих  мест  и численности работников  (трудоемкости)  на  основе  утвержденных  нанимателем  норм  труда с  учетом    планируемого   объема   работ   (услуг)   и   эффективного  использования труда работников;       2)  утверждение в установленном порядке нанимателем структуры и  штатов;       3)  организация  структурных  подразделений  (цехов,  участков,  отделов,  секторов  и  др.)  и  распределение  между  ними  функций,  распределение работ и численности работников по рабочим местам;       4)   тарификация   работ,  определение  наименований  профессий  рабочих,   их   квалификационных  разрядов  (классов),  наименований  должностей служащих, их квалификационных категорий;       5)   разработка   и   утверждение   положений   о   структурных  подразделениях  организации,  должностных  инструкций  для служащих,  рабочих инструкций для рабочих;       6) распределение обязанностей между руководителями организации,  структурных   подразделений   и   их   заместителями  (как  правило,  утверждается приказом);       7)  разработка  и  утверждение положения (условий) оплаты труда  работников;       8)   подготовка   локальных  нормативных  актов  (приказов)  по  присвоению  работникам квалификационных категорий, разрядов, классов  (вопросы    предварительно    рассматриваются    аттестационной    и  квалификационной комиссиями данной организации);       9)  определение  месячных должностных окладов (тарифных ставок)  на  основе  Единой  тарифной  сетки работников Республики Беларусь с  учетом тарифной ставки 1-го разряда, установленной в организации.       Поясним   некоторые   вопросы,   связанные   с  составлением  и  утверждением штатного расписания.       Вышеизложенный   в   пп.1-8   порядок   формирования   штатного  расписания  в  полной мере может использоваться во вновь создаваемых  коммерческих  организациях  любых  организационно-правовых  форм.  В  действующих  организациях  при  подготовке  к  составлению  штатного  расписания   в   связи  с  возможными  изменениями  организационных,  технических,  экономических  и  иных условий необходимо прежде всего  уточнить  вопросы,  связанные  со  структурой и штатами коммерческой  организации.       В  соответствии  со  ст.43  Закона  РБ  от 14.12.1990 № 462-XII   «О   предприятиях»   структуру  и  штаты  предприятие  (организация)  утверждает самостоятельно. Организационная структура разрабатывается  с  учетом  экономической  целесообразности, особенностей организации  производственных   процессов,   необходимости   их  специализации  и  кооперирования,   разделения   сфер   деятельности   и   взаимосвязи  (взаимодействия)  между  структурными  подразделениями,  а  также  с  учетом   подчиненности,   прав   и   ответственности   руководителей  подразделений, иных факторов. При определении структуры коммерческой  организации  важно также учитывать формы организации управленческого  труда,   необходимость   централизации   и  децентрализации  функций  управления,    использование    в    работе   технических   средств,  компетентность  руководителей  и исполнителей, стиль их работы, иные  факторы.       При  расчете  количества рабочих мест и определения численности  работников  применяются   нормы  труда,   установленные  нанимателем  (ст.87  ТК).   На  некоторые  виды   работ   имеются   межотраслевые  (отраслевые) нормы,  которые  наниматель может применять при расчете  штата либо на их основе устанавливать нормы  для данной организации.  Определяя численность работников и распределяя их по рабочим местам,  важно   обеспечить  эффективное  использование  труда  работников  в  течение всего рабочего времени. С этой целью необходимо  рационально  организовать  труд  работников,  правильно распределить и разместить  рабочие   места   и   работников,  оснастить  их  всем  необходимым.  Наниматели,  которые на практике убедились в значимости этой работы,  смогли      исключить      потери      рабочего      времени      по  организационно-техническим   причинам  либо  свести  эти  потери  до  минимума.       Статьей  19  ТК  предусмотрено, что одним из условий заключения  трудового  договора является определение трудовой функции работника.  Эта  функция  может  быть установлена для выполнения работ по одному  или  нескольким  наименованиям  должностей (профессий), включенным в  квалификационные   справочники.   Если   по   расчету   штата  из-за  недостаточного объема работ по той или иной должности (профессии) не  может   быть   установлена   1   единица  (например,  в  организации   100  работающих,  а  1  единица  инспектора  по кадрам, как правило,  вводится  при численности работающих 200-250), то с работником может  быть  заключен  трудовой  договор  для  выполнения  работы  по  двум  должностям   (при  неполной  занятости  работника  основной  работой  доплата  за совмещение не производится). В таком случае наименование  должности  устанавливается с учетом наибольшего удельного веса работ  по  одной  из  них.  В нашем примере инспектору по кадрам может быть  установлена  трудовая функция по второй должности делопроизводителя,  объем  работы  по  которой  также  недостаточен  для ее выполнения в  течение нормальной продолжительности рабочего времени (ст.111 ТК). В  должностной  инструкции  инспектора по кадрам в приведенной ситуации  предусматривается   выполнение   должностных  обязанностей  по  двум  названным должностям, и доплата за совмещение не устанавливается.       Итак,  на  основании  расчета  штата, распределения работ между  структурными подразделениями и работниками, данных тарификации работ  и   в  соответствии  с  квалификационными  справочниками  уточняются  наименования  должностей  и  профессий,  количество  штатных единиц,  квалификационные  категории, разряды (классы). Заметим при этом, что  установление наименований должностей (профессий) с учетом фактически  выполняемой работы - одно из требований соблюдения штатно-финансовой  дисциплины. Согласно законодательству заработная плата выплачивается  за   фактически  выполняемую  работу.  Если,  например,  работник  с  наименованием  должности  секретарь-референт фактически не выполняет  должностные    обязанности,   установленные   для   этой   должности  квалификационным  справочником  должностей служащих, то у нанимателя  нет  права  вводить  такую  должность.  Подчеркнем также, что оплата  труда рабочих той или иной профессии не может производиться по более  высокому  разряду,  чем разряд работ, имеющихся в данной организации  по определенной профессии.                            Размеры оплаты труда          В  соответствии  со  ст.63  ТК  формы,  системы, размеры оплаты  труда,   в   том   числе  компенсирующие  и  стимулирующие  выплаты,   устанавливает   наниматель   на  основании  коллективного  договора,   соглашения и трудового договора.       Известно,  что  заработная плата работников состоит из основной  заработной  платы,  начисляемой  работникам  по  должностным окладам  (тарифным   ставкам)   за  фактически  отработанное  время  либо  за  выполненный  объем  работ,  и  дополнительной  заработной  платы,  к  которой  относятся  премии,  надбавки,  доплаты. В связи с этим, как  правило,   в   каждой  коммерческой  организации  разрабатывается  и  утверждается   положение   (условия)  по  оплате  труда  работников.  Положением  предусматривается,  по какой форме - повременной или (и)  сдельной  -  начисляется  работникам заработная плата, какие системы  используются при оплате труда работников в данной организации, какие  виды   компенсирующих   и   стимулирующих  выплат  используются  для  дифференциации  оплаты  труда  работников  и  в зависимости от каких  показателей,  условий, с учетом каких критериев они устанавливаются,  как дифференцируются размеры этих выплат.       Размеры  должностных  окладов  (тарифных ставок) в коммерческих  организациях определяются на основе Единой тарифной сетки работников  Республики   Беларусь   (далее  -  ЕТС),  что  установлена  Декретом  Президента  РБ  от  18.07.2002 № 17. Инструкция по применению Единой  тарифной  сетки  работников  Республики  Беларусь  для  оплаты труда  работников   коммерческих   организаций   утверждена  постановлением  Минтруда  и  соцзащиты  РБ  от 20.09.2002 № 123 и в настоящий момент  постановлением названного органа от 30.03.2004 № 31 изложена в новой  редакции,  на  основании  которой  определяются  должностные оклады,  тарифные    ставки   работников   коммерческих   организаций   любой  организационно-правовой формы.       Расчет    размера   должностных   окладов   (тарифных   ставок)  производится   путем   умножения   тарифной   ставки  1-го  разряда,  установленной     в    организации,    на    тарифный    коэффициент  соответствующего  разряда  ETC  или  кратный  размер тарифной ставки   1-го  разряда.  Названной Инструкцией предусматриваются определенные  условия  и  возможности  для  повышения  (уменьшения) нанимателем на  основе ETC должностных окладов (тарифных ставок).       Должностные оклады (тарифные ставки) также могут быть увеличены  отдельным  работникам  за высокопроизводительный и качественный труд  (постановление Совета Министров РБ от 09.11.1999 № 1748).       Работникам,  с  которыми  заключается  контракт,  наниматель  в  соответствии с п.2.5 Декрета Президента РБ от 26.07.1999 № 29 должен  увеличить  месячную  тарифную ставку (оклад), рассчитанную на основе  ETC,   до  50%,  если  больший  размер  увеличения  не  предусмотрен  законодательством.       Устанавливаемые   нанимателем   должностные   оклады  (тарифные  ставки)  работников должны соответствовать размерам, предусмотренным  в штатном расписании. Заметим также, что трудовой договор (контракт)  заключается с работником на имеющуюся в штатном расписании вакантную  должность.       Штатное  расписание  утверждается  в  порядке,  предусмотренном  уставом организации, учредительным договором.       Учитывая   то,   что   штатное  расписание  является  локальным  нормативным  актом,  единая  форма  его составления не утверждалась.       В  форме штатного расписания графу «месячный должностной оклад»  предлагается  разделить на две подграфы: «рассчитанный с учетом ETC»  и  «установленный  с  учетом  увеличения  (уменьшения)».  Конкретный  размер   оклада  устанавливает  наниматель  по  нормам  и  правилам,  предусмотренным законодательством.       Наименование  структурных  подразделений  в  штатном расписании  указывается   согласно   утвержденной   нанимателем  организационной  структуре управления.       Если   организация   имеет  сложную  структуру  и  значительную  численность   персонала,   штатное   расписание  может  составляться  отдельно для аппарата управления и производственного персонала.       Разделы  и  подразделы в штатном расписании предусматриваются в  зависимости   от  необходимости.  При  этом  группировка  должностей  (профессий)  производится по структурным подразделениям. При наличии  в  организации  (подразделении) одноименных должностей с одинаковыми  размерами  оплаты труда они могут быть предусмотрены одной строкой с  указанием количества таких штатных единиц.       По  каждому  разделу, подразделу, структурному подразделению, в  целом по штатному расписанию указываются итоги по количеству штатных  единиц и месячному фонду заработной платы.       Как  правило,  штатное  расписание  составляется на календарный  год.  Если  отдельные  штатные  единицы устанавливаются не на полный  год,  то  в  графе  «Примечание»  указывается,  на какой период года  утверждена  данная  штатная  единица.  Например:  «с  01.04.2004  по  15.10.2004».     По     должностям    (профессиям),    по    которым  предусматривается   содержание   неполной   единицы,   в   графе   4  показывается   соответствующая   ее  часть.  Например,  в  графе  2:  «бухгалтер»,  в  графе  4:  «0,5», в графе 7: «304 000», в графе 10:  «152 000».       Еще   раз   подчеркиваем   необходимость  указывать  в  штатном  расписании наименование должностей (профессий) в точном соответствии  с  квалификационными справочниками (ст.19 и 61 ТК). При этом следует  учитывать,  что  при  приеме  на  работу в трудовую книжку работника  вносятся   соответствующие  записи,  в  числе  которых  наименование  должности  (профессии),  квалификационный  разряд, класс, категория.  Неправильное   их   наименование   является   не  только  нарушением  законодательства,   но  и  в  будущем  может  иметь  негативные  для  работника последствия (например, при оформлении льготной пенсии, при  продолжении   трудовых   отношений  с  другим  нанимателем,  в  иных  случаях).       В  штатное  расписание  могут  включаться  не  только должности  служащих   (руководители,   специалисты,   другие  служащие),  но  и  профессии   рабочих,   которым  устанавливаются  месячные  (часовые)  тарифные ставки.       Рабочие  со сдельной формой оплаты труда могут также включаться  в  штатное  расписание  с  указанием в нем размера месячной тарифной  ставки, соответствующей тарифному разряду рабочего.       При  наличии  в  организации  различных видов надбавок и доплат  графа 7 может быть разделена на несколько граф.       Какие  доплаты  и  надбавки надо включать в штатное расписание,  определяет  наниматель.  Как правило, это должны быть такие выплаты,  размер  которых  в  абсолютной  сумме или процентном отношении имеет  постоянную величину (выплачиваются ежемесячно). Например, доплаты за  совмещение профессий (должностей), увеличение объема работ, надбавки  служащим  за  сложность  и напряженность работы, надбавки рабочим за  профессиональное  мастерство (могут устанавливаться рабочим, начиная  с  третьего  разряда квалификации), надбавки за классность водителям  автомобилей.       Такие доплаты, как доплата за работу в ночное время, во вредных  условиях  труда,  оплата  за  работу  в  государственные праздники и  праздничные дни (часть первая ст.147 ТК), за сверхурочную работу, за  работу  в  выходные  дни и некоторые другие, в штатное расписание не  включаются.  Что касается вознаграждения за стаж работы (надбавки за  выслугу   лет),  то  эти  выплаты  также  не  включаются  в  штатное  расписание.  Известно, что в коммерческих организациях такие выплаты  не  образуют  новый оклад, их размер меняется в зависимости от стажа  работы конкретного работника.                   Внесение изменений в штатное расписание          Изменения,  вносимые  в  штатное  расписание  в  течение  года,  утверждаются  в  таком же порядке и по такой же форме, как и штатное  расписание.   Эти   изменения   желательно   нумеровать   (например,  «Изменение  №  1  к  штатному расписанию...»). Обычно в изменениях к  штатному  расписанию  дополнительно  включаются  строки со следующим  наименованием:       «Вводится в штатное расписание: ...»;       «Итого вводится»;       «Исключается из штатного расписания: ...»;       «Итого исключается»;       «Всего по штатному расписанию».       Исключение  и/или введение в штатное расписание соответствующих  штатных  единиц,  как  правило,  производится  после издания приказа  нанимателя.  Если  при  наличии  вакансии  будет  принято решение не  заполнять  ее,  а обязанности по вакантной должности будут выполнять  другие   работники  на  условиях,  например,  совмещения  должностей  (профессий),  об  этом  издается приказ нанимателя. В таком случае в  графе 9 «Примечание» указывается: «вакансия в связи с совмещением».       Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости и  утверждаются  в таком же порядке, как и штатное расписание, с учетом  новых итогов по численности и фонду заработной платы.       При   изменении   тарифной  ставки  1-го  разряда  имеет  смысл  утвердить  штатное  расписание  заново,  так  как  изменения в таком  случае будут вноситься во все строки и графы штатного расписания.       Штатное  расписание,  как  правило,  не  ведется  поименно. Для  удобства   в   работе  практикуется  дополнительно  к  утвержденному  штатному  расписанию  ведение штатной книги. Она содержит в основном  ту  же  информацию, что и штатное расписание, при этом одна строка в  штатной  книге соответствует одному работнику организации. В связи с  этим  в  штатной  книге  целесообразно  дополнительно  ввести графы:  «Фамилии,  инициалы  работников»;  «Дата  приема  на  работу»; «Дата  увольнения»; «№ и дата приказа».       Все изменения, вносимые в штатное расписание, а также приказы о  приеме  (увольнении) работников оперативно отражает штатная книга, с  помощью  которой  учитывается  штатный  состав  организации на любой  период времени.     04.06.2004 г.     Галина Асоскова, главный экономист Министерства труда    и социальной защиты Республики Беларусь     Журнал «Главный Бухгалтер» № 21, 2004 г.     Для более детального изучения см.: 1. Пособие                                     2. Справочную информацию     От  редакции:  С  9  августа  2004 г.  Закон  Республики Беларусь от  14.12.1990  №  462-XII  «О  предприятиях»  на  основании  Закона  от  30.07.2004 № 307-З утратил силу.