Основные правила работы архивов центральных и местных органов

Правила Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5

Стр. 9

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | Последняя стр. |

        6.3. Температурно-влажностный и световой режим в архиве          6.3.1. Температурно-влажностный  режим  хранения  документов на  бумажной основе должен соответствовать следующим данным:     ---------------------------------T---------------------------------¬  ¦   Помещения с регулируемым     ¦   Помещения с нерегулируемым    ¦  ¦           климатом             ¦           климатом              ¦  +---------------T----------------+----------------T----------------+  ¦температура, С°¦  влажность, %  ¦ температура, С°¦  влажность, %  ¦  +---------------+----------------+----------------+----------------+  ¦   +17 - +19   ¦      50-55     ¦    +14 - +20   ¦     45-60      ¦  L---------------+----------------+----------------+-----------------          Режим хранения   кино-,   фото-,   фонодокументов,   а    также  машиночитаемых документов регулируется специальными правилами.       6.3.2. Температурно-влажностный    режим  хранения   документов  контролируется  путем  измерения климатических параметров воздуха не  реже   двух  раз  в  неделю  в  одно  и  то  же  время*.   Показания  измерительных    приборов  (термометр,  психрометр)  фиксируются   в  регистрационном журнале (приложение 9).  ______________________________       *При нарушениях режима хранения - ежедневно.          6.3.3. Приборы  устанавливаются в главных проходах на стеллажах  на  одном  щитке  на  расстоянии  1,4+-0,1 метра  от  пола  вдали от  отопительных и вентиляционных систем.       6.3.4. Не  допускается  освещение  документов  прямым солнечным  светом.  Рекомендуется  хранилища  располагать  в  здании  окнами на  северную сторону.       Защита дел от действия света обеспечивается:       хранением  документов в коробках, папках, переплетах, а также в  шкафах и на стеллажах закрытого типа;       применением на окнах светозащитного оборудования.       6.3.5. В  качестве  источников искусственного света применяются  лампы  накаливания  и  люминесцентные  лампы  в  закрытых плафонах с  гладкой наружной поверхностью.                 6.4. Санитарно-гигиенический режим в архиве          6.4.1. Условия    содержания   и  хранения  документов   должны  исключать  возможность  появления  плесени,  насекомых,  грызунов  и  накопления пыли более 0,15 мг/кв.м.       6.4.2. Для защиты документов от пыли необходимо:       обеспечить максимально возможную герметичность хранилищ;       не  реже  одного  раза  в год проводить обеспыливание коробок с  документами, стеллажей и помещений электропылесосом;       проводить систематическую влажную уборку хранилищ;       периодически    проветривать    хранилища     (целесообразность  проветривания  решается  с  учетом влажности наружного и внутреннего  воздуха).       6.4.3. При  обнаружении  в  хранилищах  насекомых  и   грызунов  немедленно  принимаются меры к их уничтожению. Уничтожение  проводит  служба  санитарно-эпидемиологического  надзора. Пораженные документы  изолируются  и подвергаются дезинсекции. При поражении значительного  количества документов необходима дезинсекция всего хранилища.       6.4.4. При  обнаружении  в  хранилищах  документов  и  коробок,  пораженных  плесенью,  они  изолируются  и подвергаются дезинфекции.  Стеллажи,  коробки,  шкафы  протираются  водным  раствором формалина  (3-5%)  и  просушиваются.  При  плесневении  стен,  потолков,  полов  производится  поверхностная  обработка  пораженных  мест   раствором  формалина (3-5%).                           6.5. Оборудование архива          6.5.1. Хранилища    должны    быть  оборудованы   стационарными  стеллажами с соблюдением установленного порядка их размещения:       ширина главных проходов между рядами стеллажей - 120 см;       ширина проходов между стеллажами - 75 см;       расстояние  между  стеной  и стеллажом,  параллельным  стене  -  75 см;       расстояние между полками по высоте - 40 см;       расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;       расстояние от пола до нижней полки стеллажа - не менее 15 см, в  цокольных этажах - не менее 30 см.       Конструкция и размеры стеллажей и шкафов для документов особого  формата определяются размерами этих документов.       При  оборудовании  хранилищ  деревянными  стеллажами необходима  обработка их огнезащитным составом.       6.5.2. Стеллажи   устанавливаются  перпендикулярно  к   стенам,  имеющим  оконные  проемы и элементы отопительной системы. Расстояние  до  окна  или  источника  тепла не менее 60 см. В помещении без окон  стеллажи устанавливаются с учетом особенностей помещения.       6.5.3. Для  работы у стеллажей используются лестницы-стремянки,  перемещаются документы на библиотечных тележках (ТБ-1 и др.).       6.5.4. При  возникновении  чрезвычайных  происшествий   (пожар,  затопление,    злоумышленное  проникновение)  принимаются  меры   по  спасению  документов.  Специальной  комиссией  составляется  акт   о  происшествии.  Случаи  утраты,  порчи,  гибели  документов,  а также  возникновение    ситуаций,    которые    могут    к  ним   привести,  рассматриваются  как  чрезвычайные  происшествия, и о них немедленно  ставится в известность руководство организации.              6.6. Размещение дел в хранилище. Топографирование          6.6.1. Размещение  дел в хранилищах должно проводиться с учетом  создания  оптимальных  условий  хранения,  ежегодного  движения дел,  оперативного использования документов.       6.6.2. Все поступающие в архив документы размещаются так, чтобы  документы каждого структурного подразделения хранились в одном месте  и были расположены в порядке ежегодных поступлений.       6.6.3. Документы  постоянного  хранения размещаются отдельно от  документов временного хранения и по личному составу.       6.6.4. Дела  постоянного  хранения  размещаются  в коробках или  папках,  дела временного хранения формируются в связки.  Зазор между  верхней  крышкой  коробки  и  стеллажом,  обеспечивающий  циркуляцию  воздуха, - 5 см, между коробками в ряду - около 2 см. Толщина связки  - не более 20 см.       К  коробкам приклеиваются, а к связкам прикрепляются ярлыки. На  них  указываются порядковый номер, номер фонда и описи, год, крайние  номера дел, включенных в данную коробку (связку).       6.6.5. Не    допускается   хранение  документов  на  полу,   на  подоконниках, в неразобранных кипах, транспортировочной таре.       6.6.6. Все помещения архива, стеллажи, шкафы, полки нумеруются.  Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а  полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз, слева направо.       6.6.7. В  целях  закрепления места хранения и наиболее быстрого  нахождения    документов   в  архиве  составляются   топографические  постеллажные указатели (приложение 10).       Карточки    указателя    составляются   на  каждый  стеллаж   и  располагаются  по  порядку  номеров  стеллажей  в  пределах  каждого  отдельного    помещения.    Изменения,  происходящие  в   размещении  документов,    должны  своевременно  отражаться  в   топографическом  указателе.       При  большом  количестве фондов желательно создание пофондового  топографического указателя (приложение 11).                     6.7. Порядок выдачи дел из хранилищ.                     Транспортировка и упаковка дел          6.7.1. Дела    выдаются    из    хранилищ   для   использования  (сотрудникам,    исследователям,  организациям)  и  для   проведения  архивных    работ    с    документами    (дезинфекции,   составления  научно-справочного аппарата и т.д.).       6.7.2. Пользователи  документной  информации    (исследователи)  работают  в  читальном  зале.  Допускается передача дел во временное  пользование  вне  архива  структурным  подразделениям   организации,  организациям  данного  ведомства,  а  также  судебным, следственным,  налоговым и контрольным органам.       6.7.3. Выдача    дел    исследователям   и  работникам   других  организаций    производится  на  основании  письма   соответствующей  организации и разрешающей резолюции руководителя.       6.7.4. Дела  во  временное  пользование  выдаются  на  срок, не  превышающий 30 дней.       6.7.5. Выдача дел во временное пользование  другой  организации  оформляется  актом о выдаче дел во временное пользование (приложение  12) и фиксируется в книге выдачи дел из хранилища (приложение 13)  и  книге  выдачи дел во временное пользование (приложение 27)*.  Выдача  дел в читальный зал исследователям регистрируется в  соответствующем  порядке в книге выдачи дел из хранилища.  ______________________________       * Если  в  архиве  одно  хранилище,  то выдача дел во временное  пользование  может  фиксироваться  только  в  книге  выдачи  дел  из  хранилища.          6.7.6. Акт выдачи дел во временное пользование составляется в 2  экземплярах на общем бланке организации.  Один экземпляр остается  в  архиве  и  хранится в деле фонда,  другой вместе с делами передается  получателю.  Акты  подписывают  оба  руководителя   и   их   подписи  скрепляются гербовыми печатями организаций.  После возвращения дел в  акте делается соответствующая отметка.       6.7.7. Состояние   дел,   возвращаемых  в  архив,  должно  быть  проверено.  При  обнаружении  недостачи  отдельных  документов   или  повреждения листов составляется акт в 2 экземплярах.  Один экземпляр  предъявляется руководителю  организации,  использовавшей  документы,  или направляется в соответствующие органы для привлечения виновных к  ответственности.       6.7.8. При  выдаче  дел для использования взамен подкладывается  карта-заместитель дела (приложение 14). В ней указывается шифр дела,  дата  выдачи,  фамилия  пользователя (название организации,  которой  выдано дело во  временное  пользование),  дата  возврата  дела.  При  возвращении  дела в хранилище карта-заместитель изымается и хранится  до минования надобности.       6.7.9. При    любом   перемещении  документов  соблюдают   меры  предосторожности.       6.7.10. За    пределы    здания  документы  вывозят  только   в  упакованном    виде  и  в  закрытом  транспорте.  При   многодневных  перевозках    на    большие   расстояния  документы  упаковывают   в  водозащитный материал и помещают в ящики.                    6.8. Проверка наличия и состояния дел          6.8.1. Проверки  наличия  и  состояния  дел  проводятся с целью  установления  фактического  наличия  дел,  числящихся  по  описям, и  выявления дел, требующих консервационно-профилактической обработки и  реставрации.       6.8.2. Проверка дел постоянного хранения проводится раз в 5 лет  и  перед  передачей их на хранение в государственный архив. Проверка  дел по личному составу и дел временного хранения проводится раз в 10  лет.       Единовременные проверки наличия дел проводятся:       после перемещения дел в другое хранилище;       после чрезвычайных происшествий;       при смене заведующего архивом;       при ликвидации организации.       6.8.3. Проверка  проводится  комиссией  в  составе 3-5 человек,  назначенной  руководителями  организации.  В ходе проверки изучаются  документы  предыдущих  проверок,  проверяется правильность нумерации  дел в описях, соответствие ее итоговым записям и учетным документам.  Проводится    сверка   описательных  статей  описей  с   содержанием  реквизитов  на обложках дел (шифра, названия фондообразователя и его  структурных    подразделений,    делопроизводственных      индексов,  заголовков, дат, количества листов).       6.8.4. Физическое  состояние дел оценивается визуально с учетом  степени  их  сохранности  и наличия характерных признаков разрушения  

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | Последняя стр. |