Помощь: Оформляем лицевой счет работника формы Т-54

Общеотраслевые формы лицевых счетов содержатся в постановлении Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций» (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Госкомстата СССР от 28.06.1990 № 94) (далее — постановление № 241). Постановлением № 241 были утверждены две формы лицевого счета — Т-54 и Т-54а. Указанные документы наряду с расчетно-платежной ведомостью (форма Т-49), расчетной ведомостью (форма Т-51) и платежной ведомостью (форма Т-53) относятся к группе документов по учету расчетов с рабочими и служащими.

Лицевой счет или соответствующий ему документ открывается бухгалтерией на основании приказа о приеме на работу.

Постановлением № 241 закреплено, что лицевой счет применяется для отражения сведений о заработной плате за прошлые периоды и пенсии. В практике лицевые счета применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года. Заполняется лицевой счет работником бухгалтерии.

Лицевой счет формы Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы. При безавансовом расчете заработной платы записи о начислениях и удержаниях в форме Т-54 производятся двумя строками. При необходимости можно в каждой графе сделать итоговую строку.

На основании данных лицевого счета составляется расчетно-платежная ведомость формы Т-49.

Форма Т-54а применяется при обработке учетных данных с помощью средств вычислительной техники с использованием специальных программ и содержит условно-постоянные реквизиты о работнике, необходимые для начисления ему заработной платы. Данные по расчету заработной платы вкладываются ежемесячно в лицевой счет работника на бумажном носителе. Содержание граф машинограммы лицевого счета может быть напечатано на третьей странице формы или на самой машинограмме. Вторая и четвертая страницы используются для печатания кодов видов оплат и удержаний.

Свободные графы в верхней таблице формы Т-54а могут быть использованы для разных необходимых записей.

Порядку ведения документации по учету труда, заработной платы и расчетов с работниками уделяется большое внимание. Лицевые счета необходимы в т.ч. для проверки достоверности представленных страхователями индивидуальных сведений о выплатах, начисленных в пользу застрахованных лиц (для проверки правильности исчисления взносов по обязательным видам социального и государственного страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний). При отсутствии в организации лицевых счетов сверку индивидуальных сведений осуществляют с расчетными, расчетно-платежными ведомостями, книгами по расчетам с рабочими и служащими и т.д.

Лицевой счет является документом, подтверждающим трудовую деятельность работника. В связи с этим на основании лицевых счетов возможно внесение исправлений в сведения, содержащиеся в трудовой книжке (о работе, о награждениях и поощрениях за успехи в труде), в случае утраты подлинника приказа (распоряжения) нанимателя либо несоответствия приведенной в нем формулировки фактически выполнявшейся работе (см. п.39 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30, в редакции постановления от 11.05.2000 № 72 с учетом изменений и дополнений, внесенных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 29.06.2006 № 76).

Лицевой счет формы Т-54 заполняется работником бухгалтерии на основании первичных документов по учету выработки, выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат. В число таких документов, в частности, входят:

— табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12);

— табель учета использования рабочего времени (форма Т-13);

— маршрутные листы;

— путевые листы;

— рапорты о выработке;

— наряды на сдельную работу и др.

Перечисленные документы передаются в бухгалтерию для начисления заработной платы в сроки, утвержденные графиком документооборота организации.

Реквизиты лицевого счета формы Т-54 заполняются в следующей последовательности:

№ очеред-

ности

Наименование реквизитов Порядок осуществления записей
1 2 3
1 __________________________________

(предприятие, организация)

Указывается наименование организации, в которой заводится лицевой счет
2 Код по ОКУД Код документа проставляется в соответствии с Общегосударственным классификатором РБ 010-95 «Унифицированные документы» (ОКУД), утвержденным постановлением Белстандарта от 29.09.1995 № 10 и введенным в действие с 1 апреля 1996 г. Код документа проставляется только на унифицированных документах, названия форм которых включены в ОКУД
3 ЛИЦЕВОЙ СЧЕТ за 20__ г. В начале отчетного года при заведении лицевого счета указывается, на какой год он открывается
4 Фамилия, имя, отчество _____________ Полностью указываются фамилия, имя, отчество работника по паспорту или трудовой книжке
5 Дата рождения ______________________ Указывается день, месяц, год рождения в соответствии с документами, удостоверяющими личность работника
6 Цех, отдел Указывается место работы физического лица, работающего в организации (например, администрация, отдел снабжения, бухгалтерия и т.д.) и (или) наименование цеха, если организация имеет цеховую структуру
7 Категория персонала Категория присваивается отдельным работникам в соответствии с законодательством (1-я, 2-я, 3-я категория). Графа заполняется в тех организациях, где предусмотрено разделение работников по категориям (у которых в отчете по труду предусмотрено разделение работников по категориям)
8 Табельный номер Записывается присвоенный работнику табельный номер
9 Семейное положение Указывается семейное положение работника в соответствии с заведенной лицевой карточкой формы Т-2 (женат (замужем), холост (не замужем), разведен (разведена))
10 Количество детей, иждивенцев Записывается количество детей и иждивенцев
11 Дата поступления на работу Указывается дата приема на работу в организацию
12 Пенсия: вид; сумма за месяц; срок окончания выплаты Указываются данные по работникам, получающим пенсионные выплаты (по инвалидности или по возрасту)
13 графы: дата (1); номер приказа (2); цех, отдел (3); профессия, должность (4); условия труда (5); тарифный разряд (6); часовая (дневная) тарифная ставка (оклад) (7) Указанные графы заполняются в том случае, если в течение отчетного года происходят перемещения работника внутри организации (меняется место работы, профессия, должность) или изменяются условия его труда. Если изменений нет, то данный раздел не заполняется
14 графы: вид отпуска (8); приказ: дата, номер (9, 10); время: с, по (11, 12); количество дней (13); за какой период (14) Указанные графы заполняются в течение отчетного года при предоставлении работнику отпуска
15 графы: вид удержания (номер и дата документа) (15); период удержания: с, по (16, 17); сумма удержания или процент (18); размер удержания за месяц (19) В указанных графах перечисляются применяемые к доходам данного работника удержания и взносы (удержания по исполнительным листам, на уплату коммунальных платежей, в погашение кредитов и займов, возмещение материального ущерба или недостач, профсоюзные взносы и т.п.)
В графах 20-53 лицевой и оборотной стороны формы Т-54 накапливается информация за каждый месяц в отдельности об отработанном работником рабочем времени, начисленной ему заработной плате в разрезе видов выплат, удержаниях (аванс, подоходный налог и др.). По окончании отчетного года по графам 22, 23, 25-31, 34, 36, 37, 39-40, 41-49, 51-53 подсчитываются итоги

Обращаем внимание, что при утверждении постановлением № 241 лицевого счета формы Т-54 его графа 43 предназначалась для указания суммы налога на холостяков, одиноких и малосемейных граждан СССР. В настоящее время такой налог не удерживается.

Приведем пример оформления лицевого счета формы Т-54.

Форма Т-54

Утверждена постановлением

Госкомстата СССР от 28.12.89 № 241

Код по ОКУД

ООО «Икар»

(предприятие, организация)

ЛИЦЕВОЙ СЧЕТ за 2006 г.

Цех, отдел Категория персонала Табельный номер Семейное положение Количество Дата поступления на работу Пенсия
детей иждивенцев вид сумма за месяц срок окончания выплаты
Управление 1024 холост 01.10.2002

Фамилия, имя, отчество

Васильков Петр Иванович
Дата рождения 15.04.1981
Перемещения Отметки об использовании отпуска Удержания и взносы
да-та но-мер при-каза цех, отдел профес-сия, долж-ность усло-вия труда тариф-ный разряд часо-вая (днев-ная) тариф-ная ставка (оклад) вид отпус-ка приказ время Коли-чество дней за

какой период

вид удержа-ния (номер и дата доку-мента) период удер-

жания

сум-ма удер-жа-ния или про-цент размер удержа-ния за месяц
дата номер с по с по
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
основ-ной 28.08.

2006

89 04.09 17.09 14 за

2006 г.

Подоход-ный налог по шкале
Отчисле-ния в ФСЗН 1%
Проф-союзные взносы 1%

<…>

Месяц Но-мер до-ку-мен-та Дни (часы) Начислено по видам оплат
повре-менно сде-льно прочие повре-менно сде-льно доплата за работу за

работу

в празднич. (выход. дни)

доп-лата за рабо-

ту в сверх-урочное время

премия пособие по временной нетрудо-способ-ности прочие всего
код коли-чест-во в ноч-ное вре-мя в ве-чер-нее вре-мя код про-цент сум-

ма

ме-сяц дни сум-ма код сум-ма
код код код
24 24
20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40
январь 1 22/175 624 500 35 150 000 774 500
февраль 13 20/160 624 500 35 180 000 804 500

<…>

Месяц Номер до-кумен-та Удержано и зачтено задолжен-ность за работ-ником Сумма
выдано за I половину месяца (аванс) подоходный налог налог на холостяков, одиноких и малосемейных граждан СССР* за товары, куплен-ные в кредит Отчисле-ния ФСЗН (1%) профсоюз-ный взнос всего Заработ-ной платы пен-сии к вып-лате итого к выдаче

код код
47 50 52 55
20 21 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53
январь 4 300 000 66 910 7745 7745 382 400 392 100 392 100
февраль 21 300 000 66 910 8045 8045 385 700 418 800 418 800

<…>

_________________________

* В настоящее время данный налог не взимается.

Следует отметить, что если в организации для расчета заработной платы применяется расчетная ведомость формы Т-51, то лицевой счет формы Т-54 не ведется.

Удержания, производимые в настоящее время из начисленной заработной платы, пособий и других доходов работника, принято разделять на следующие группы:

1) производимые в соответствии с действующим законодательством;

2) производимые по исполнительным документам;

3) производимые по распоряжению нанимателя;

4) осуществляемые по письменному заявлению работника.

К первой группе относятся удержания подоходного налога и обязательных страховых взносов в Фонд социальной защиты населения.

Удержание подоходного налога производится в соответствии с Законом РБ от 21.12.1991 № 1327-XII «О подоходном налоге с физических лиц» (в ред. Закона РБ от 09.12.2005 № 78-З) и Инструкцией о порядке реализации взимания подоходного налога с физических лиц и формах налогового учета, утвержденной постановлением МНС РБ от 28.02.2006 № 33.

Удержание обязательных страховых взносов в ФСЗН осуществляется в соответствии с Законом РБ от 29.02.1996 № 138-XIII «Об обязательных страховых взносах в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь» (в ред. Закона РБ от 28.07.2003 № 232-З).

Ко второй группе относятся удержания: алиментов (по решениям судебных органов); сумм возмещения ущерба, нанесенного нанимателю по вине работника; сумм по приговору суда с лиц, отбывающих исправительные работы; штрафов, наложенных в судебном или административном порядке; некоторые другие.

К третьей группе относятся удержания, производимые по распоряжению нанимателя, для погашения имеющейся задолженности в соответствии со ст.107 Трудового кодекса РБ от 26.07.1999 № 296-З (далее — ТК) в следующих случаях:

а) для возврата аванса, выданного в счет заработной платы; возврата сумм, излишне выплаченных вследствие счетных ошибок; погашения неизрасходованного или своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку, на хозяйственно-операционные расходы или в связи с переводом в другую местность, — если работник не оспаривает основание и размер удержаний.

В перечисленных случаях наниматель вправе издать распоряжение об удержании имеющейся задолженности не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса, погашения задолженности, или со дня выплаты неправильно исчисленной суммы. Заработная плата, излишне выплаченная работнику нанимателем, в т.ч. при неправильном применении закона, не может быть с него взыскана, за исключением случаев счетной ошибки;

б) при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил трудовой отпуск, — за неотработанные дни отпуска. Вместе с тем удержания за эти дни не производятся:

— при увольнении работника по не зависящим от него причинам, предусмотренным пп.4 и 5 ст.35, пп.1, 2 и 6 ст.42, п.1 ст.44 ТК, а также в связи с направлением его на учебу или выходом на пенсию;

— если при увольнении работнику не начисляются какие-либо выплаты;

— если наниматель, имея право, не произвел удержания при выплате расчета или удержал только часть задолженности работника;

в) при возмещении ущерба, причиненного нанимателю по вине работника, — в размере, не превышающем среднемесячного заработка этого работника.

К четвертой группе удержаний относятся: платежи за товары, проданные в кредит; платежи в счет погашения индивидуальных ссуд и займов, сумм по подписке на акции, сумм добровольного страхования; плата за содержание детей в детских садах; членские профсоюзные взносы; квартирная плата; коммунальные платежи и т.п.

При осуществлении названных удержаний следует соблюдать требования постановления Совета Министров РБ от 18.09.2002 № 1282 «Об удержаниях из заработной платы работников денежных сумм для производства безналичных расчетов», согласно которым:

1) удержания из заработной платы работников денежных сумм для производства безналичных расчетов осуществляются по их письменному заявлению в целях решения бытовых, социальных вопросов, в т.ч. связанных с выплатой сумм по кредитному договору, коммунальных платежей, профсоюзных взносов;

2) перечисление денежных сумм в безналичном порядке осуществляется:

— одновременно с выплатой заработной платы работникам;

— на счета соответствующих организаций нанимателем на безвозмездной основе или на условиях, определенных коллективными договорами, соглашениями;

3) наниматели не вправе использовать удержанные суммы на другие цели, задерживать их перечисление.

Этим же документом были внесены изменения в постановление Совета Министров РБ от 14.12.2001 № 1804 «О мерах по защите прав членов профессиональных союзов», в соответствии с которыми уплата членских профсоюзных взносов производится лично работниками либо по их письменным заявлениям путем удержания указанных взносов нанимателем из заработной платы работников для перечисления в безналичном порядке.

Постановлением Минпрома РБ от 07.04.2006 № 4 (далее — постановление № 4) утверждены Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и заработной платы для организаций Министерства промышленности Республики Беларусь и Инструкция о порядке применения и заполнения унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и заработной платы для организаций Министерства промышленности Республики Беларусь. В числе утвержденных форм — лицевой счет формы Т-54, который применяется для отражения сведений (в т.ч. всех видов начислений и удержаний) о заработной плате работника организации за текущий месяц. Лицевой счет составляется в двух экземплярах. Оригинал лицевого счета остается в бухгалтерии как накопительный документ по начислениям и удержаниям из заработной платы работника, а копия выдается на руки работнику.

Постановление № 4 вступило в силу с 28 апреля 2006 г. и обязало организации Минпрома обеспечить в течение 2006 г. переход на применение унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и заработной платы.

Приведем пример заполнения лицевого счета, форма которого утверждена постановлением № 4:

Формат Т-54

Коды
Форма по ОКУД
ООО «Икар» По ОКЮЛП 190365209
(наименование организации)
ЛИЦЕВОЙ СЧЕТ

январь 2006 г.

1024 Васильков П. И. управление
(табельный номер) (фамилия, инициалы) (структурное подразделение)
Месяц Код вида оплаты Отработано, ч Начислено, руб. Код вида удержаний Удержано, руб.
1 2 3 4 5 6
январь 24 175 624 500 47 300 000
35 175 150 000 50 66 910
52 7745
55 7745

<…>

ИТОГО 175 774 500 Х 382 400
К выдаче 392 100

Примечание.В реквизите «Код по ОКЮЛП» до особых разъяснений Минфина РБ следует указывать код УНП.

Пунктом 3 постановления Совета Министров РБ от 10.12.1997 № 1635 «О трудовых книжках работников» дано указание нанимателям принять меры к строгому соблюдению установленного порядка хранения архивных документов (приказы о приеме и увольнении, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы и иные документы, содержащие сведения о периодах работы).

Статьей 473 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38, закреплено, что лицевые счета (расчетные листы) по начислению заработной платы хранятся всеми организациями (как являющихся, так и не являющихся источниками комплектования государственных архивов) 75 лет. Статьей 464 названного Перечня также установлено, что расчетно-платежные ведомости по заработной плате хранятся 3 года, а при отсутствии лицевых счетов — 75 лет.

Законодательством предусмотрена ответственность за необеспечение сохранности документов по учету труда, заработной платы и расчетов с работниками.

Учитывая, что лицевые счета относятся к бухгалтерским документам, за нарушения, связанные с их хранением, как правило, применяются нормы ст.151-3 «Нарушение порядка ведения бухгалтерского учета и отчетности, уничтожение документов или их сокрытие» КоАП РБ от 06.12.1984 № 4048-X. Так, этой статьей установлено, что нарушение руководителем, главным бухгалтером или другим должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем установленного порядка ведения бухгалтерского учета и отчетности влечет наложение штрафа в размере от 10 до 20 минимальных заработных плат (примечание). Уничтожение указанными лицами бухгалтерских и других документов в нарушение установленных сроков их хранения или их сокрытие влечет наложение штрафа в размере до 100 минимальных заработных плат (примечание).

20.09.2006 г.

Наталья Кондакова, кандидат экономических наук, аудитор

Журнал «Главный Бухгалтер. Учетная и отчетная документация» № 5, 2006 г.

Примечание.С 1 марта 2002 г. на основании подп.1.3 Декрета Президента РБ от 15.02.2002 № 3 «О некоторых вопросах регулирования минимальной заработной платы» размеры штрафов и иных платежей, исчисляемых согласно законодательству в зависимости от минимальной заработной платы, до внесения изменений в соответствующие акты законодательства определяются в той же кратности исходя из базовой величины, устанавливаемой Советом Министров РБ.

От редакции: С 15 февраля 2007 г. постановление Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 28.02.2006 № 33 «Об утверждении Инструкции о порядке реализации взимания подоходного налога с физических лиц и формах налогового учета» на основании постановления Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 17.01.2007 № 9 утратило силу.

С 1 марта 2007 г. Кодекс об административных правонарушениях, принятый Верховным Советом Белорусской ССР от 06.12.1984 № 4048-X, на основании Закона Республики Беларусь от 31.12.2006 № 208-З утратил силу.

С 14 сентября 2007 г. в приложение к постановлению Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38 «Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и положения о порядке его применения», на основании постановления Министерства юстиции от 31.08.2007 № 58 внесены изменения и дополнения.