Бухгалтерский учет: Сотрудник организации на основании приказа направлен в командировку в г.Киев на период с 26 по 29 июня 2007 года. Как в данном случае рассчитать суточные и отразить в учете командировочные расходы?

СИТУАЦИЯ: Сотрудник организации на основании приказа направлен в командировку в г.Киев на период с 26 по 29 июня 2007 г.

Дата и время отправления поезда из г.Минска соответственно 26 июня 2007 г. 21.00 ч. В паспорте командированного при следовании в Украину проставлена отметка о пересечении белорусской границы «27 июня 2007 г.».

Из г.Киева сотрудник выехал 28 июня 2007 г. в 18.00. Отметка о пересечении белорусской границы в паспорте командированного при следовании в Беларусь — «28 июня 2007 г.».

Дата прибытия командированного в г.Минск — 29 июня 2007 г.

Как в данном случае рассчитать суточные и отразить в учете командировочные расходы?

В соответствии со ст.94 Трудового кодекса РБ срок фактического пребывания в служебной командировке определяется по отметкам на командировочном удостоверении о днях прибытия и выбытия из места пребывания. Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия — день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24.00 ч включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 00.00 ч и позднее — последующие сутки.

Расчет суточных расходов, возмещаемых командированному работнику, производится согласно порядку их возмещения в зависимости от даты пересечения границы Республики Беларусь. Порядок возмещения суточных при служебных командировках за границу определен подп.53.3 п.53 Положения о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденного Постановлением Минтруда РБ от 14.04.2000 № 55 (далее — Положение № 55).

Возмещение суточных производится: при проезде по территории Республики Беларусь — в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь; при проезде и за время пребывания на иностранной территории — в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую направлен работник в командировку.

При этом день пересечения границы при выезде из Республики Беларусь включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую командирован работник, а день пересечения границы при возвращении в Республику Беларусь — в дни, за которые суточные выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным для служебных командировок в пределах Республики Беларусь.

День пересечения государственной границы определяется по отметке в паспорте.

Согласно постановлению Минфина РБ от 22.12.2005 № 155 с 1 января 2006 г. размеры возмещения суточных расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь, составляют 12 000 руб. за каждый день командировки.

Нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу утверждены постановлением Минфина РБ от 30.01.2001 № 7. Так, для Украины суточные составляют 20 долл. США за каждый день командировки; оплата за проживание установлена в размере: Украина — до 50 долл. США, Киев — до 100 долл. США, Одесса, Симферополь, Ялта, Львов — до 60 долл. США.

Согласно подп.53.4 п.53 Положения № 55 расходы по найму жилого помещения возмещаются при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале. При командировании работников в Российскую Федерацию и другие страны СНГ оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в дороге, кроме водителей грузовых автомобилей и лиц, командированных вместе с ними) при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере 5% от предельной нормы возмещения расходов по найму жилого помещения. Кроме того, при командировании в указанные страны сверх установленных норм расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов производится возмещение расходов по бронированию мест в гостинице и оплате местных сборов на право проживания в отдельных городах.

Возмещение расходов по найму жилого помещения в случае проживания работника в нескольких гостиницах производится по командировке в целом в пределах установленных норм.

Расчет суточных в данной ситуации производится следующим образом.

В белорусских рублях по нормам, установленным для служебных командировок по Республике Беларусь, оплачиваются дни:

26 июня 2007 г. — поскольку днем пересечения границы при выезде из Беларуси является 27 июня 2007 г.;

28 и 29 июня 2007 г. — поскольку день пересечения границы при возвращении в Республику Беларусь включается в дни, за которые суточные выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным для служебных командировок в пределах Республики Беларусь.

За 27 июня 2007 г. суточные выплачиваются по нормам, установленным для Украины.

Таким образом, несмотря на то, что фактически работник пробыл на территории Украины 2 дня, суточные в иностранной валюте будут возмещены лишь за 1 день. Остальные дни будут оплачены в белорусских рублях.

Авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением подтверждающих документов в течение 3 рабочих дней (при использовании корпоративной либо личной пластиковой карточки — 15 рабочих дней) со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия (п.30 Правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденных постановлением Правления Нацбанка РБ от 26.03.2003 № 57 и п.54 Положения № 55), представляется в бухгалтерию.

В учете командировочные расходы отражаются записями:

15.08.2007 г.

Юлия Боженкова, аудитор

Для более детального изучения см.: 1. Пособие

2. Пособие

3. Корреспонденцию счетов