Помощь: Кассовые операции: опять ошибки? (в вопросах и ответах)

КАССОВЫЕ ОПЕРАЦИИ: ОПЯТЬ ОШИБКИ?

(В ВОПРОСАХ И ОТВЕТАХ)

В соответствии с действующим законодательством соблюдение порядка ведения кассовых операций проверяется Комитетом государственного контроля и его структурными подразделениями, налоговыми органами, банками, а кроме того, органами внутриведомственного контроля и, конечно, аудиторами.

Производство дел по правонарушениям, в т.ч. наложение штрафов, осуществляют Комитет государственного контроля и его структурные подразделения и налоговые органы.

Банки имеют право осуществлять контроль за соблюдением порядка расчетов наличными деньгами в Республике Беларусь юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, открывшими у них текущие (расчетные) и иные счета.

Контролирующими органами при проверке кассовых операций помимо кассовых документов проверяются авансовые отчеты, первичные документы, прилагаемые к ним, и иные документы.

Вопрос: Для приобретения канцелярских товаров предприятие получило в банке 29 мая 2006 г. наличные денежные средства в размере 50 базовых величин (в пределах лимита, установленного банком). При расчете с магазином 30 мая 2006 г. стоимость покупки составила 1700 тыс.руб. и превысила 50 базовых величин, при этом недостающую сумму работник оплатил из собственных денежных средств. Авансовые отчеты были сданы работником в бухгалтерию 31 мая 2006 г. на сумму 1550 тыс.руб. и 5 июня 2006 г. на сумму 150 тыс.руб. Аналогичные ситуации неоднократно имели место в июне, августе т.г.

При проверке, проводимой сотрудниками инспекции МНС, к предприятию были применены экономические санкции согласно п.7 Порядка расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь, утвержденного Указом Президента РБ от 29.06.2000 № 359 (далее — Порядок расчетов № 359).

Правомерны ли действия проверяющих?

Ответ: Проверяющие предъявили требования, соответствующие нормам законодательства.

Обоснование результатов проверки. В соответствии с Порядком № 359 расчеты наличными денежными средствами допускаются между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь в размере не более 50 базовых величин в месяц. При этом расчеты юридических лиц, их обособленных подразделений наличными денежными средствами осуществляются с разрешения руководителя обслуживающего банка. Подпунктом 5.2 Порядка расчетов № 359 определены случаи, когда такие расчеты разрешены в размерах, превышающих 50 базовых величин в месяц, однако указанные в ситуации расходы к ним не относятся.

Кроме того, согласно п.32 Правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденных постановлением Правления Нацбанка РБ от 26.03.2003 № 57 (далее — Правила), порядок выдачи наличных денег под отчет на предстоящие расходы заключается, как правило, в предварительном обеспечении работников авансом на предстоящие расходы. В исключительных случаях по решению руководителя субъекта хозяйствования допускается использование личных денежных средств (банковская пластиковая карточка, расчетный чек, чек из чековой книжки, наличные деньги и др.) физических лиц в интересах предприятия, его обособленного подразделения, предпринимателя, частного нотариуса, с которыми они состоят в трудовых отношениях.

Расчеты, связанные с использованием физическими лицами личных денежных средств в интересах предприятия, с которым они состоят в трудовых отношениях, следует расценивать как расчеты наличными деньгами между предприятиями, их обособленными подразделениями, предпринимателями. В таких случаях использованные личные денежные средства физических лиц включаются в фактическую сумму расчетов наличными деньгами между предприятиями, их обособленными подразделениями, предпринимателями по дате фактического расходования личных денежных средств физическими лицами. Даты составления отчетов об израсходованных суммах и фактического возмещения физическим лицам использованных ими личных денежных средств не учитываются.

В соответствии с п.33 Правил физические лица, использовавшие личные денежные средства на приобретение продукции (товаров, работ, услуг), обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня ее приобретения, исключая день покупки, составить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах предприятия.

Меры ответственности. В данном случае к предприятию экономические санкции применены правомерно, поскольку осуществление субъектами хозяйствования платежей наличными денежными средствами с нарушением требований, указанных в п.5 Порядка расчетов № 359, влечет наложение штрафа в размере от 100 до 200% от суммы платежей, произведенных с нарушением указанных требований (п.7 Порядка расчетов № 359 и п.4 Инструкции о мерах ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 27.06.2003 № 125). Штраф взыскивается при совершении предприятием в течение месяца нескольких платежей в общей сумме, превышающей установленный предельный размер расчетов.

Вопрос: При проверке порядка ведения кассовых операций, проводимой сотрудниками органов Госконтроля, обнаружено, что в расходных кассовых ордерах формы КО-2 организации допускались оговоренные исправления путем зачеркивания. К организации были применены штрафные санкции, предусмотренные подп.1.8 Указа Президента РБ от 16.01.2002 № 40 «О дополнительных мерах по регулированию экономических отношений» (далее — Указ № 40).

Правомерны ли действия проверяющих?

Ответ: Проверяющие предъявили требования, соответствующие нормам законодательства.

Обоснование результатов проверки. Согласно пп.37 и 39 Правил неправильные записи в первичных учетных документах исправляются в соответствии с требованиями части восьмой ст.9 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности». Нормами указанной статьи Закона установлено, что в первичных учетных документах стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются. Неправильные записи в первичных учетных документах исправляются путем их зачеркивания и надписи правильных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Аналогичные требования содержатся и в Положении о порядке заполнения расходного кассового ордера формы КО-2, утвержденном постановлением Минфина РБ от 19.04.2001 № 43, в котором указано, что исправления, хотя бы и оговоренные, в бланке ордера не допускаются.

Меры ответственности. Согласно подп.1.8 Указа № 40 нарушение порядка составления (оформления) первичных учетных документов влечет наложение штрафа на юридические лица и индивидуальных предпринимателей в размере до 10% суммы денежной оценки хозяйственной операции, указанной в этих документах.

Следует отметить, что помимо экономических санкций, налагаемых на субъектов хозяйствования, законодательством предусмотрены и административные меры ответственности, применяемые к должностным лицам. Так, нарушение руководителем, главным бухгалтером или другим должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем установленного порядка ведения бухгалтерского учета и отчетности влечет наложение штрафа в размере от 10 до 20 базовых величин согласно ст.151-3 Кодекса РБ об административных правонарушениях от 06.12.1984 № 4048-X.

15.12.2006 г.

Маргарита Згировская, аудитор

От редакции журнала: На практике встречаются ситуации, когда в актах проверок в качестве нарушения указывается недопустимость исправлений (в т.ч. и оговоренных) в кассовых книгах.

Обращаем внимание, что согласно нормам положений о порядке заполнения кассовых книг форм КО-4 и КО-4в, утвержденных постановлением Минфина РБ от 19.04.2001 № 43, подчистки и незаверенные исправления в кассовой книге запрещаются. Исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

Таким образом, неправильные записи в кассовой книге исправляются путем их зачеркивания и надписи правильных, заверенных соответствующими подписями.

Журнал «Главный Бухгалтер. ГБ» № 47, 2006 г.

Для более детального изучения см.: Пособие

От редакции: С 1 марта 2007 г. Кодекс об административных правонарушениях, принятый Верховным Советом Белорусской ССР от 06.12.1984 № 4048-X, на основании Закона Республики Беларусь от 31.12.2006 № 208-З утратил силу.

С 9 февраля 2007 г. в постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 27.06.2003 № 125 «Об утверждении Инструкции о мерах ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь» на основании постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 26.12.2006 № 213 внесены изменения и дополнения.

С 1 марта 2007 г. в Указ Президента Республики Беларусь от 16.01.2002 № 40 «О дополнительных мерах по регулированию экономических отношений» на основании Указа Президента Республики Беларусь от 01.03.2007 № 116 внесены изменения и дополнение.

Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 27.06.2003 № 125 «Об утверждении Инструкции о мерах ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь» на основании постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 05.06.2007 № 123 утратило силу.

В порядок расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь, утвержденный Указом Президента Республики Беларусь от 29.06.2000 № 359, на основании Указа Президента Республики Беларусь от 01.03.2007 № 116 внесены изменения.