Расчеты и планы: Алгоритм действий по приобретению бланков первичных учетных документов, внесенных в электронный банк данных

АЛГОРИТМ ДЕЙСТВИЙ ПО ПРИОБРЕТЕНИЮ БЛАНКОВ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ВНЕСЕННЫХ В ЭЛЕКТРОННЫЙ БАНК ДАННЫХ

Бланки строгой отчетности: определение, состав, нормативное регулирование

Электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках создан в соответствии с постановлением Совета Министров РБ от 22.01.2002 № 74.

Постановлением Совета Министров РБ от 22.12.2001 № 1846 «О некоторых вопросах изготовления и использования бланков строгой отчетности» установлено, что к бланкам строгой отчетности относятся бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланки иных документов, имеющие элементы защиты от подделки, соответствующие требованиям, определяемым Минфином РБ по согласованию с МВД РБ и Минюстом РБ, и (или) идентификационный номер, нанесенный при их изготовлении.

Решение об отнесении бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланков иных документов к бланкам строгой отчетности принимают республиканские органы государственного управления, иные государственные организации, подчиненные Правительству РБ, облисполкомы, Минский горисполком в пределах своей компетенции и юридические лица и индивидуальные предприниматели в рамках осуществляемой ими деятельности.

Положение об основных требованиях, предъявляемых к уровню защищенности бланков строгой отчетности, а также специальным материалам для защиты их от подделки, утверждено постановлением Минфина РБ от 01.03.2002 № 29.

Состав бланков строгой отчетности определен приказом Минфина РБ от 24.04.2002 № 501 «О регистрации бланков строгой отчетности в Государственном реестре бланков строгой отчетности» и в постановлении МНС РБ от 05.04.2002 № 43 «О бланках первичных учетных документов, информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках».

Реализация бланков строгой отчетности

Право на осуществление реализации бланков первичных учетных документов, информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках, согласно постановлению МНС РБ от 25.06.2003 № 71 имеют следующие юридические лица: республиканское унитарное предприятие «Издательство «Белбланкавыд» Департамента государственных знаков Минфина РБ; республиканское государственное объединение «Белпочта» Минсвязи РБ; республиканское унитарное предприятие «Национальное агентство по туризму» в части реализации бланков туристского ваучера.

Бланки реализуются организациям и индивидуальным предпринимателям за безналичный расчет подразделениями.

Порядок приобретения субъектами хозяйствования бланков строгой отчетности

Порядок приобретения бланков, информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в электронный банк данных, изложен в главе 5 Инструкции о порядке разработки, производства, учета, хранения, реализации и уничтожения бланков первичных учетных документов, регистрируемых в государственном реестре бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина РБ, МНС РБ и Минсвязи РБ от 16.04.2002 № 61/47/7 (далее — Инструкция).

Алгоритм действий субъекта хозяйствования при получении бланков строгой отчетности состоит из двух этапов: оформление заявки на получение бланков в инспекции МНС по месту регистрации в качестве налогоплательщиков и непосредственно приобретение бланков у реализующей организации.

1. Организации и индивидуальные предприниматели для приобретения бланков подают в инспекцию МНС заявку по форме согласно приложению 3 к Инструкции.

отказ (в течение 2 дней)***
Ћ
Субъект хозяйствования заявка* Ќ Инспекция МНС по месту регистрации плательщика ЭБД
Ќ
Ќ в течение 5 дней
перечень (2 экз.)**
Њ
согласованный с инспекцией МНС перечень

______________________

* Инспекцией МНС заявки на приобретение бланков принимаются только от лица, указанного в перечне, при предъявлении им паспорта и сверке сведений, указанных в заявке, с данными о руководителе и главном бухгалтере (бухгалтере) соответствующего субъекта, внесенными в Государственный реестр налогоплательщиков Республики Беларусь. Заявки рассматриваются инспекцией МНС в течение двух рабочих дней.

** Субъекты хозяйствования представляют в инспекцию МНС перечень лиц, наделенных полномочиями подавать заявки для приобретения бланков, с указанием их паспортных данных. Перечень подается в двух экземплярах: первый экземпляр остается в учетном деле налогоплательщика, второй после проставления отметки инспекции МНС о согласовании передается субъекту хозяйствования для передачи в подразделение реализующей организации.

*** Инспекция МНС имеет право отказать в удовлетворении заявки на приобретение бланков в случаях:

1) отсутствия сведений о субъекте хозяйствования в Государственном реестре налогоплательщиков;

2) направления регистрирующему органу представления контролирующего органа или заявления о ликвидации организации и прекращении деятельности индивидуального предпринимателя;

3) признания судом недействительной регистрации субъекта хозяйствования в связи с допущенными при его создании нарушениями законодательства Республики Беларусь либо признания его экономически несостоятельным (банкротом);

4) непредставления субъектом хозяйствования в установленный законодательством срок расчетов по налогам, сборам и иным обязательным платежам в бюджет, в государственные целевые бюджетные и внебюджетные фонды за отчетный период.

Следует отметить, что вновь зарегистрированному субъекту хозяйствования при первоначальном обращении бланки выдаются в количестве не более одной книжки (минимальной упаковки) независимо от формы бланка.

При ликвидации организации и прекращении деятельности индивидуального предпринимателя бланки выдаются указанным лицам в количестве не более одной книжки (минимальной упаковки) независимо от формы бланка.

2. Изготовление бланков производится не позднее 15 дней со дня передачи сведений об утвержденных заявках инспекцией МНС в электронный банк данных.

Реализующие организации отпускают бланки на основании заявок субъектов хозяйствования, полученных из электронного банка данных. Заявка действительна в течение календарного месяца со дня ее утверждения начальником инспекции МНС.

Перечень, согласованный с инспекцией МНС
Ћ счет-фактура на оплату бланков*
Реализующая организация Ќ Субъект хозяйст-вования Обслужи-вающий банк
Џ Ќ
Џ
1) платежный документ; платежное поручение
2) доверенность; Њ на оплату бланков*** Њ
3) паспорт**
отпуск бланков с выпиской накладной формы ТН-2 или ТТН-1
возврат денежных средств в течение 3 банковских дней по заявлению субъекта хозяйствования****

______________________

* Подразделения реализующей организации вправе оформить счет-фактуру на оплату бланков исходя из имеющегося фактического наличия на складе бланков, но не более количества, указанного в заявке, полученной от инспекции МНС. Организации и индивидуальные предприниматели при обращении в подразделения реализующей организации за оформлением счета-фактуры для оплаты оставшегося количества бланков, указанного в заявке, должны представить счет-фактуру и товарно-транспортную накладную на отпуск бланков, выписанных ранее подразделениями реализующей организации.

** Отпуск бланков производится только лицам, указанным в перечне, при предъявлении ими паспорта.

При получении бланков лично индивидуальным предпринимателем последний представляет оригинал и копию свидетельства о государственной регистрации и платежный документ, подтверждающий оплату бланков на основании счета-фактуры. Оригинал свидетельства о государственной регистрации после сверки с копией подлежит возврату.

*** Оплата бланков производится организациями в безналичном порядке с их расчетного (текущего) счета, индивидуальными предпринимателями — в безналичном порядке с их расчетного (текущего) счета либо путем внесения наличных денежных средств в кассу банка для последующего их зачисления на счет реализующей организации.

**** Если представитель субъекта хозяйствования в течение 10 рабочих дней после оплаты не явился за получением бланков, то подразделения реализующей организации обязаны в течение 3 банковских дней вернуть денежные средства на расчетный счет организации или индивидуального предпринимателя по их заявлению. При отсутствии заявления на возврат денежных средств хранение их на расчетном счете подразделений реализующей организации осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Кроме того, организации в случае изменения наименования, реорганизации (слияния, присоединения, разделения, выделения, преобразования) и индивидуальные предприниматели при перемене фамилии, имени, отчества представляют в инспекцию МНС заявление произвольной формы о произошедшем изменении и акт инвентаризации неиспользованных бланков с указанием наименования бланков, комплектности, формата, единицы измерения, количества, серий и номеров бланков в течение 5 рабочих дней со дня государственной регистрации внесенных в учредительные документы изменений и дополнений, регистрации перемены фамилии, имени, отчества в органах записи актов гражданского состояния. На основании представленных документов уполномоченное должностное лицо инспекции МНС вносит соответствующие изменения в электронный банк данных в течение пяти рабочих дней со дня представления заявления и акта инвентаризации неиспользованных бланков. В этом случае остатки неиспользованных бланков реорганизуемой организации подлежат дальнейшему использованию реорганизованным лицом.

Передача бланков от одних организаций и индивидуальных предпринимателей другим не допускается. Организации и индивидуальные предприниматели по требованию инспекции МНС по месту постановки на учет представляют отчет об использовании ранее полученных бланков по форме согласно приложению 6 к Инструкции на бумажном и электронном носителях в установленный инспекцией МНС срок.

Пример 1

В апреле 2007 г. ОДО «РРР» приобрело бланки товарно-транспортных накладных формы ТТН-1 в количестве 100 шт. В мае оно подало заявку в инспекцию МНС по Советскому району г.Минска (по месту регистрации в качестве плательщика) на приобретение еще 300 шт. бланков ТТН-1. От инспекции МНС поступил запрос на представление отчета об использовании ранее полученных ТТН-1.

В инспекцию Министерства по налогам и сборам

по Советскому району (области, городу)

_______________

(дата)

ОТЧЕТ
об использовании ранее полученных бланков

На основании Инструкции о порядке разработки, производства, учета, хранения, реализации и уничтожения бланков, регистрируемых в Государственном реестре бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина РБ, МНС РБ и Минсвязи РБ от 16.04.2002 № 61/47/7,

ОДО«РРР»

(наименование организации, фамилия, имя, отчество

________________________________________________________________________________

индивидуального предпринимателя)

направляет отчет по следующей форме:

Основание Наимено-вание бланка Комплект-ность (объем) Формат Серия Номера бланков
с 0166461
по 0166560
Коли-чество бланков
1 2 3 4 5 6 7
Получено ТТН-1 100 шт. А4 РГ 0166461-0166560 100 шт.
Израсходовано ТТН-1 90 шт. А4 РГ 0166461-0166484, 0166486-0166498, 0166500-0166552 90 шт.
Испорчено ТТН-1 2 шт. А4 РГ 0166485,0166499 2 шт.
Остаток неиспользо-ванных бланков ТТН-1 8 шт. А4 РГ 0166553-0166560 8 шт.

Руководитель организации
(индивидуальный предприниматель) Смекайло В.И.Смекайло
(подпись) (И.О.Фамилия)
М.П.

Должностное лицо инспекции МНС
по ___________ району (области, городу) ____________ ______________
(должность, (И.О.Фамилия)
подпись)
_______________
(дата)

Порядок учета бланков строгой отчетности

Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования, а также перечень ответственных лиц, на которых возложено ведение учета и хранение бланков строгой отчетности, устанавливаются приказом руководителя юридического лица (индивидуальным предпринимателем) (по согласованию с главным бухгалтером). При этом должен быть организован надлежащий учет и обеспечена сохранность бланков строгой отчетности.

Приобретенные организацией бланки строгой отчетности должны быть оприходованы материально ответственным лицом.

В случаях расхождения фактического наличия с данными сопроводительных документов составляется акт проверки наличия бланков строгой отчетности по форме акта, приведенной в приложении 1 к Положению о порядке использования бланков строгой отчетности, утвержденному постановлением Минфина РБ от 21.02.2002 № 21. В акте отражается количество не оказавшихся в наличии книжек с указанием серий и номеров бланков строгой отчетности. Акт составляется в двух экземплярах: первый направляется поставщику для выяснения причин расхождения и принятия мер, второй остается у юридического лица (индивидуального предпринимателя).

Пример 2

В мае 2007 г. в ОДО «РРР» при оприходовании полученных бланков товарно-транспортных накладных формы ТТН-1 обнаружена недостача бланков. Вместо указанной в накладной пачки количеством 100 листов в наличии оказалось 25 листов. По данному факту составлен акт и отправлен поставщику бланков по следующей форме:

ОДО «РРР»
(организация)

УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации
Смекайло (В.И.Смекайло)
(подпись, И.О.Фамилия)
31 мая 2007 г.
(дата)

АКТ № 2
проверки наличия бланков строгой отчетности
«31» мая 2007 г.

Проверкой установлено:

По данным накладной Фактически
количество книжек серия бланков с номера бланка по номер бланка количество книжек серия бланков с номера бланка по номер бланка
1 2 3 4 5 6 7 8
1 РГ 0166361 0166460 1 РГ 0166361 0166485

Результат проверки: недостача следующих номеров 016486-0166460
излишек

Члены комиссии: Главный бухгалтер Буслова В.П.Буслова
(должность, подпись) (И.О.Фамилия)
бухгалтер Вересаева О.П.Вересаева
экономист Жигунова Е.С.Жигунова

Согласно Инструкции по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.05.2003 № 89, бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». Аналитический учет ведется по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их хранения по номинальной стоимости или в условной оценке.

Рассмотрим порядок отражения в учете движения бланков строгой отчетности.

Содержание операции Дебет Кредит
Произведена оплата поставщику бланков строгой отчетности (БСО) 60 51
Получены от поставщика БСО 10 60
006
На сумму НДС, предъявленного поставщиком 18 60
Принят к вычету НДС по полученным и оплаченным БСО 68 18
Списывается на себестоимость продукции (работ, услуг) стоимость бланков строгой отчетности по мере их выдачи материально ответственному лицу на основании записи в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности 20,44
и др.
счета затрат
10
По мере списания бланков строгой отчетности материально ответственными лицами на дату составления актов на списание и занесения данных в карточку-справку 006

13.07.2007 г.

Валентина Гаевич, экономист