Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения

Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 13 февраля 2006 г. № 1

ПОСТАНОВЛЕНИЕ КОМИТЕТА ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

13 февраля 2006 г. № 1

Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения

На основании Положения о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 20 сентября 1996 г. № 373 «Об утверждении Положения о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, а также сети государственных архивных учреждений Республики Беларусь», Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить перечень документов, образующихся в деятельности Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения согласно приложению.

2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

Председатель

В.И.Адамушко

Приложение к постановлению
Комитета по архивам
и делопроизводству
при Совете Министров
Республики Беларусь
13.02.2006 № 1

ПЕРЕЧЕНЬ
документов, образующихся в деятельности Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения


п/п

Вид и название документов

Срок хранения документов

Пояснение

в республиканском органе управления по архивам и делопроизводству

в органах управления по архивам и делопроизводству в областях и г. Минске

в учреждениях Государственной архивной службы Республики Беларусь

1

2

3

4

5

6

ГЛАВА 1
ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ. РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

1

Законы Республики Беларусь

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

2

Декреты, указы и распоряжения Президента Республики Беларусь, распоряжения Главы Администрации Президента Республики Беларусь

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

3

Постановления, распоряжения Национального собрания Республики Беларусь, его палат и постоянных комиссий

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

4

Постановления, распоряжения Совета Министров Республики Беларусь, постановления республиканских органов государственного управления

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

5

Решения, распоряжения местных Советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

6

Проекты постановлений, решений органов государственной власти и государственного управления и заключения на них:

6.1

по месту разработки

5 л. ЭПК
(далее – л.)

5 л. ЭПК

6.2

в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

7

Инициативные предложения, внесенные в органы государственной власти и государственного управления, и документы по их разработке:

7.1

по месту разработки

Постоянно
(далее – Пост. )

Пост.

7.2

в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

8

Постановления, решения, распоряжения центральных и местных органов общественных объединений

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

9

Поручения Президента, Национального собрания, Администрации Президента, Совета Министров Республики Беларусь, республиканских органов государственного управления и документы об их выполнении

Пост.

10

Переписка с органами государственной власти и государственного управления, органами и организациями Государственной архивной службы (далее – организации) по основным вопросам деятельности

Пост.

Пост.

Пост.

11

Протоколы заседаний межведомственных комиссий и советов

Пост.

12

Протоколы заседаний и постановления коллегии Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (далее – Белкомархив) и документы к протоколам

Пост.

До минования надобности

До минования надобности

13

Протоколы заседаний, решения коллегий органов управления по архивам и делопроизводству в областях и г. Минске

До минования надобности

Пост.

До минования надобности

14

Постановления Белкомархива

Пост.

До минования надобности

До минования надобности

15

Приказы и приложения к ним:

15.1

по месту разработки:

15.1.1

по основной деятельности

Пост.

Пост.

Пост.

15.1.2

о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании кадров, установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, длительных (более месяца) и зарубежных командировках

75 л.

75 л.

75 л.

15.1.3

о предоставлении отпусков, взысканиях, об оказании материальной помощи, назначении дежурных, командировках

3 года (далее – г.)

3 г.

3 г.

После проведения налоговой проверки

15.1.4

по административно-хозяйственным вопросам

5 л.

5 л.

После проведения налоговой проверки

15.2

в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

16

Проекты приказов

1 г.

1 г.

1 г.

17

Протоколы заседаний дирекций, совещаний при руководстве организаций и документы к ним

Пост.

Пост.

18

Протоколы общих собраний:

18.1

работников трудовых коллективов

Пост.

Пост.

18.2

работников структурных подразделений организаций

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

19

Протоколы производственных совещаний и документы к ним

Пост.

Пост.

Пост.

20

Правила, инструкции, регламенты, методические указания:

20.1

по месту разработки и утверждения

Пост.

Пост.

Пост.

20.2

в других организациях

До замены
новыми

До замены
новыми

До замены
новыми

В справочно-информационном фонде (далее – СИФ) – пост.

21

Проекты правил, инструкций, регламентов, методических указаний:

21.1

по месту разработки и утверждения

3 г.

3 г.

3 г.

После утверждения. Не утвержденные – 3 г. ЭПК

21.2

в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

22

Переписка о применении и разъяснении правил, регламентов, инструкций, методических указаний

3 г.

3 г.

3 г.

ГЛАВА 2
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ

23

Положения об органах управления по архивам и делопроизводству:

23.1

по месту разработки и утверждения

Пост.

Пост.

23.2

присланные для руководства или для сведения

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

24

Уставы организаций:

24.1

по месту разработки и утверждения

Пост.

Пост.

Пост.

24.2

присланные для руководства или для сведения

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

25

Документы о создании, реорганизации и ликвидации организаций (постановления, решения, информации, переписка и др.)

Пост.

Пост.

Пост.

26

Документы о государственной регистрации организаций (регистрационные свидетельства, регистрационные карты, акты, переписка и др.)

Пост.

27

Положения о структурных подразделениях организаций, коллегиальных, исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах

Пост.

Пост.

Пост.

28

Проекты уставов и положений и документы об их разработке

3 г. ЭПК

3 г. ЭПК

3 г. ЭПК

После утверждения

29

Структуры и схемы организации управления:

29.1

по месту разработки и утверждения

Пост.

Пост.

Пост.

29.2

в других организациях

До замены
новыми

До замены
новыми

До замены
новыми

30

Проекты структур, схем организации управления и документы по их разработке

3 г.

3 г.

3 г.

31

Документы по разработке и изменению сети государственных архивов (предложения, справки, расчеты, переписка)

Пост.

3 г.

3 г.

32

Штатные расписания и изменения к ним:

32.1

по месту составления

Пост.

Пост.

Пост.

32.2

в других организациях

3 г.

3 г.

33

Проекты штатных расписаний и документы по их разработке (справки, расчеты, заключения и др.)

1 г.

1 г.

1 г.

34

Должностные инструкции

3 г.

3 г.

3 г.

После замены новыми; типовые инструкции – пост. по месту утверждения

35

Приемо-сдаточные акты, составленные при смене руководителей организаций и их структурных подразделений, материально ответственных лиц

Пост.

Пост.

Пост.

36

Акты приема и передачи документов при переводе или увольнении работников

3 г.

3 г.

3 г.

После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

37

Документы о командировках (отчеты, программы, задания, доклады)

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

О зарубежных и научных командировках – пост.

38

Переписка о командировках

3 г.

3 г.

3 г.

О зарубежных и научных командировках – 5 л. ЭПК

39

Книги учета командировочных удостоверений

3 г.

3 г.

3 г.

40

Документы об организации и проведении торжеств, связанных с юбилейными датами организаций и отдельных лиц (программы, доклады, приветствия, поздравительные адреса и др.)

Пост.

Пост.

Пост.

41

Переписка об организации и проведении торжеств, связанных с юбилейными датами организаций и отдельных лиц

3 г. ЭПК

3 г. ЭПК

3 г. ЭПК

42

Справки, обзоры, доклады по истории организаций

Пост.

Пост.

Пост.

43

Тематические альбомы фотографий

Пост.

Пост.

Пост.

ГЛАВА 3
ВЕДОМСТВЕННЫЙ КОНТРОЛЬ

44

Документы проверок организаций (отчеты, доклады, справки, акты, докладные записки и др.):

44.1

в проверяющих организациях

Пост.

Пост.

44.2

в проверяемых организациях

Пост.

Пост.

10 л. ЭПК

45

Книги учета проверок (ревизий)

5 л.

5 л.

5 л.

После окончания ведения

46

Переписка о проведении проверок, выполнении их решений (предписаний)

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

47

Документы о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан (докладные записки, справки, анализы, переписка и др.)

Пост.

Пост.

Пост.

48

Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы) и документы по их рассмотрению (справки, сведения, переписка и др.)

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

Предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, – пост.

49

Картотеки, журналы регистрации обращений граждан и ответов на них

5 л.

5 л.

5 л.

50

Книги замечаний и предложений

5 л.

5 л.

5 л.

После окончания ведения и передачи в архив организации

51

Документы о результатах рассмотрения замечаний и предложений граждан, внесенных в книгу замечаний и предложений (информации, справки, переписка и др.)

5 л.

5 л.

5 л.

После передачи в архив организации книги замечаний и предложений

ГЛАВА 4
ПРАВОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

52

Документы о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера (постановления, определения, акты, решения, заключения, переписка и др.)

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

О злоупотреблениях и хищениях – пост.

53

Лицензии, выданные архивным учреждениям на лицензируемые виды деятельности

5 л.

После истечения срока действия лицензии или ее аннулирования, по прошествии не менее 3 л. после проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

54

Хозяйственные договоры и документы к ним

5 л.

5 л.

После истечения срока действия договора, при условии проведения налоговой проверки и завершения ревизии

55

Протоколы разногласий по договорам

5 л.

5 л.

5 л.

После истечения срока действия договора, при условии проведения налоговой проверки и завершения ревизии

56

Переписка о заключении хозяйственных договоров

3 г.

3 г.

После истечения срока действия договора, проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии

57

Журналы регистрации (учета) хозяйственных договоров

3 г.

3 г.

После истечения срока действия договоров, проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии

58

Договоры о материальной ответственности и образцы подписей материально ответственных лиц

5 л.

5 л.

5 л.

После увольнения материально ответственного лица

59

Кодификационные картотеки

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

ГЛАВА 5
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

60

Документы о состоянии и совершенствовании документационного обеспечения управления (докладные записки, справки, акты, переписка и др.)

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

61

Номенклатуры дел:

61.1

организаций

Пост.

Пост.

Пост.

61.2

структурных подразделений организаций

5 л.

5 л.

62

Справки, докладные записки, картотеки, графики, контрольные листы, сводки контроля исполнения документов

3 г.

3 г.

3 г.

63

Картотеки, журналы регистрации:

63.1

распорядительных документов по основной деятельности (приказов, постановлений, указаний и др.)

Пост.

Пост.

Пост.

Хранятся в организациях

63.2

приказов о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании кадров, установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, длительных (более месяца) и зарубежных командировках

75 л.

75 л.

75 л.

63.3

приказов о предоставлении отпусков, материальной помощи, взысканиях, назначении дежурных, командировках

3 г.

3 г.

3 г.

63.4

приказов по административно-хозяйственной деятельности

5 л.

5 л.

5 л.

63.5

входящей и исходящей корреспонденции

3 г.

3 г.

3 г.

63.6

справок, докладных записок и других внутренних документов

3 г.

3 г.

3 г.

64

Журналы учета бланков строгой отчетности

3 г.

3 г.

3 г.

После проведения налоговой проверки

65

Журналы регистрации поступивших бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь

3 г.

3 г.

3 г.

66

Журналы регистрации выданных бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь

3 г.

3 г.

3 г.

67

Акты об уничтожении бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь

3 г.

3 г.

3 г.

68

Журналы учета машинописных, компьютерных, копировальных работ

1 г.

1 г.

1 г.

После окончания ведения

69

Списки на рассылку документов

1 г.

1 г.

1 г.

70

Реестры на отправляемую корреспонденцию

1 г.

1 г.

1 г.

ГЛАВА 6
ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

71

Прогнозы, перспективные планы, концепции развития отрасли, основных направлений деятельности Государственной архивной службы:

71.1

по месту составления

Пост.

Пост.

71.2

в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

72

Формы планов и методические указания по составлению планов:

72.1

по месту разработки и утверждения

Пост.

72.2

в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

До замены новыми

73

Прогнозы основных параметров экономического и социального развития организаций:

73.1

по месту составления

Пост.

Пост.

Пост.

73.2

в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

74

Планы по основным видам деятельности организаций:

74.1

годовые

Пост.

Пост.

Пост.

74.2

полугодовые

5 л.

5 л.

5 л.

При отсутствии годовых – пост.

74.3

квартальные

3 г.

3 г.

3 г.

При отсутствии годовых и полугодовых – пост.

75

Планы работы структурных подразделений организаций

3 г.

3 г.

76

Документы о разработке планов (обоснования, расчеты, таблицы, графики, заключения и др.)

5 л.

5 л.

5 л.

77

Документы об изменении планов (докладные записки, справки, предложения, обоснования, переписка и др.)

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

78

Планы-графики работы организаций

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

79

Проекты планов:

79.1

организаций

3 г.

3 г.

3 г.

79.2

структурных подразделений

1 г.

1 г.

80

Индивидуальные планы работников организаций

1 г.

1 г.

1 г.

ГЛАВА 7
ЦЕНООБРАЗОВАНИЕ

81

Положения об оказании платных работ и услуг:

81.1

по месту составления

До замены новыми

81.2

в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

82

Утвержденные прейскуранты, тарифы на платные услуги:

82.1

по месту разработки и утверждения

Пост.

82.2

в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

83

Документы о разработке, согласовании, утверждении цен, прейскурантов, тарифов (расчеты, обоснования, справки и др.):

83.1

по месту разработки и утверждения

Пост.

83.2

в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

84

Перечни (номенклатуры) платных работ и услуг, оказываемых организациями:

84.1

по месту разработки и утверждения

Пост.

84.2

в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

ГЛАВА 8
ФИНАНСИРОВАНИЕ

85

Утвержденный бюджет и приложения к нему (решения, планы, справки, сведения, расчеты, таблицы, расшифровки)

Пост.

86

Проекты бюджета и приложения к ним

10 л. ЭПК

87

Своды бюджета, приложения, объяснительные записки и уточнения к нему

Пост.

Пост.

88

Сметы по бюджету, специальным (внебюджетным) и прочим средствам, справки и расчеты к ним

Пост.

Пост.

Пост.

89

Документы о составлении, исполнении бюджета и изменении бюджетных ассигнований (справки, обоснования, таблицы, расчеты)

Пост.

Пост.

Пост.

Переписка о составлении, исполнении и уточнении бюджета – 5 л. ЭПК

90

Переписка о финансировании всех видов деятельности, распределении, регулировании и отпуске средств

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

Выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 л. после проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

91

Планы (сметы) капитальных вложений:

91.1

годовые

Пост.

Пост.

Пост.

91.2

квартальные

3 г.

3 г.

3 г.

При отсутствии годовых – пост.

91.3

месячные

1 г.

1 г.

1 г.

При отсутствии годовых и квартальных – пост.

92

Отчеты о выполнении планов капитальных вложений:

92.1

годовые

Пост.

Пост.

Пост.

92.2

квартальные

3 г.

3 г.

3 г.

При отсутствии годовых – пост.

92.3

месячные

1 г.

1 г.

1 г.

При отсутствии годовых и квартальных – пост.

93

Документы о выделении дополнительных капиталовложений (заключения, справки, отчеты)

Пост.

Пост.

94

Переписка о капитальных вложениях

3 г.

3 г.

3 г.

95

Сметы на реконструкцию и ремонт зданий и сооружений

10 л.

10 л.

10 л.

Зданий и сооружений, имеющих историческую и художественную ценность, – пост.

96

Документы о содержании автотранспорта (табели положенности, расчеты, переписка)

3 г.

3 г.

3 г.

После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

ГЛАВА 9
СТАТИСТИЧЕСКИЙ УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ

97

Отчеты о выполнении концепций, программ, планов и документы к ним:

97.1

годовые

Пост.

Пост.

Пост.

97.2

полугодовые

5 л.

5 л.

5 л.

При отсутствии годовых – пост.

97.3

квартальные

3 г.

3 г.

3 г.

При отсутствии годовых и полугодовых – пост.

97.4

месячные

1 г.

1 г.

1 г.

При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных – пост.

98

Отчеты по основным направлениям деятельности организаций и документы к ним:

98.1

годовые

Пост.

Пост.

Пост.

98.2

полугодовые

5 л.

5 л.

5 л.

При отсутствии годовых – пост.

98.3

квартальные

3 г.

3 г.

3 г.

При отсутствии годовых, полугодовых – пост.

98.4

месячные

1 г.

1 г.

1 г.

При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных – пост.

99

Статистические отчеты по вспомогательным направлениям деятельности организаций и документы к ним:

99.1

годовые

10 л.

10 л.

10 л.

Сводные статотчеты – пост.

99.2

полугодовые

5 л.

5 л.

5 л.

При отсутствии годовых – пост.

99.3

квартальные

3 г.

3 г.

3 г.

При отсутствии годовых, полугодовых – пост.

99.4

месячные

1 г.

1 г.

1 г.

При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных – пост.

100

Документы об итогах деятельности организаций (доклады, информации, справки и др.)

Пост.

Пост.

Пост.

101

Отчеты о работе структурных подразделений организаций

3 г.

3 г.

102

Дневники учета работы работников организаций

1 г.

1 г.

1 г.

103

Сводки о выполнении (ходе выполнения) планов

3 г.

3 г.

3 г.

104

Переписка об организации и методологии учета и отчетности, составлении, представлении и проверке отчетов

3 г.

3 г.

3 г.

105

Бланки форм статистической отчетности

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

ГЛАВА 10
БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ

106

Отчеты о финансово-хозяйственной деятельности, приложения и пояснительные записки к ним:

106.1

годовые

Пост.

Пост.

Пост.

106.2

квартальные

3 г.

3 г.

3 г.

При отсутствии годовых – пост.

106.3

месячные

1 г.

1 г.

1 г.

При отсутствии годовых и квартальных – пост.

107

Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов

3 г.

3 г.

3 г.

После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

108

Переписка об организации бухгалтерского учета и отчетности

3 г.

3 г.

3 г.

После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

109

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения и объяснительные записки к ним

Пост.

Пост.

Пост.

110

Документы о переоценке основных фондов и определении износа основных средств (протоколы, акты, отчеты и др.)

Пост.

Пост.

Пост.

111

Квартальные отчеты о средствах Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь

3 г.

3 г.

3 г.

После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

112

Документы по учету операций с иностранной валютой и приложения к ним (платежные требования, инкассовые распоряжения, платежные поручения, распоряжения банков, мемориальные банковские ордера, кассовые книги, карточки аналитического учета и др.)

10 л.

10 л.

10 л.

После закрытия счета

113

Первичные документы, зарегистрировавшие факт совершения хозяйственных операций, явившихся основанием для бухгалтерских записей, и приложения к ним (кассовые, бухгалтерские документы, извещения банков, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.)

3 г.

3 г.

3 г.

После проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии

114

Документы по дебиторской задолженности, недостачам, растратам, хищениям (справки, акты, обязательства, переписка)

5 л.

5 л.

5 л.

Выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 л. после проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

115

Расчетно-платежные ведомости по заработной плате

3 г.

3 г.

3 г.

При отсутствии лицевых счетов –
75 л.

116

Документы о выплате пенсий, пособий по временной нетрудоспособности, начислении пособий на детей за счет использования средств Фонда социальной защиты населения (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения, расчетные ведомости и др.)

3 г.

3 г.

3 г.

После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

117

Сведения и переписка об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, удержании из заработной платы, из средств социального страхования, выплате отпускных и выходных пособий, наложении и взыскании штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и других вопросах

3 г.

3 г.

3 г.

После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

118

Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, оборотные ведомости

3 г.

3 г.

3 г.

После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения

119

Документы по проведению взаимозачетов задолженности (справки, сведения, реестры)

3 г.

3 г.

3 г.

После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

120

Учетные регистры (главные книги, мемориальные ордера, кассовые книги, разработочные таблицы и др.)

3 г.

3 г.

3 г.

После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения

121

Регистры налогового учета

3 г.

3 г.

3 г.

После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

122

Документы о начислении и уплате налогов, сборов и отчислений в бюджет и внебюджетные фонды (декларации, расчеты, справки, сведения и др.)

3 г.

3 г.

3 г.

После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

123

Лицевые счета (расчетные листы) по начислению заработной платы

75 л.

75 л.

75 л.

124

Книги учета депонированной заработной платы

3 г.

3 г.

3 г.

125

Справки на оплату учебных отпусков

3 г.

3 г.

3 г.

После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

126

Листки нетрудоспособности

3 г.

3 г.

3 г.

После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

127

Исполнительные листы

3 г.

3 г.

3 г.

После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии
и завершения выплат

128

Журналы регистрации исполнительных листов

3 г.

3 г.

3 г.

После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

129

Акты проверок кассы

3 г.

3 г.

3 г.

После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

130

Переписка об учетно-операционной работе

3 г.

3 г.

3 г.

131

Переписка о ведении оперативно-бухгалтерского учета

3 г.

3 г.

3 г.

132

Переписка о передаче операций из одних банков в другие

10 л.

10 л.

10 л.

133

Документы по открытию и закрытию расчетных, текущих и других счетов, по оформлению полномочий на распоряжение ими (заявления, справки, письма, карточки)

3 г.

3 г.

3 г.

После закрытия счета, проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

134

Лицевые счета, карточки, книги и журналы аналитического учета по балансовым и внебалансовым счетам

3 г.

3 г.

3 г.

После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

135

Лицевые счета по реконструкции и строительству объектов недвижимости

3 г.

3 г.

3 г.

После завершения реконструкции и строительства, проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

136

Инвентарные карточки, книги, журналы, ведомости учета основных средств, отдельных предметов в составе оборотных средств

3 г.

3 г.

3 г.

После ликвидации основных средств, проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

137

Описи инвентаризации предметов хозяйственного инвентаря, отдельных предметов в составе оборотных средств

3 г.

3 г.

3 г.

После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

138

Документы по инвентаризации материальных ценностей (инвентарные описи, акты, сличительные ведомости и др.)

3 г.

3 г.

3 г.

После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

139

Документы по списанию с баланса имущества, пришедшего в негодность (копии приказов, акты, списки и др.)

3 г.

3 г.

3 г.

После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

140

Гарантийные письма

3 г.

3 г.

3 г.

После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

141

Журналы, книги регистрации кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений

3 г.

3 г.

3 г.

После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

142

Корешки чековых книжек

3 г.

3 г.

3 г.

После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

143

Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей

3 г.

3 г.

3 г.

После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

144

Переписка об организации безналичных расчетов

3 г.

3 г.

3 г.

ГЛАВА 11
КОНТРОЛЬНО-РЕВИЗИОННАЯ РАБОТА

145

Планы контрольно-экономической (контрольно-ревизионной) работы

5 л.

5 л.

146

Отчеты о контрольно-ревизионной работе:

146.1

годовые

Пост.

Пост.

146.2

полугодовые

3 г.

3 г.

При отсутствии годовых – пост.

147

Документы по проведению ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности, состояния бухгалтерского учета и отчетности, соблюдения штатно-сметной дисциплины, целевого использования средств, правильности проведения тарификации, порядка соблюдения кассовой дисциплины и др. (задания, программы проверки, сводные карточки, акты, инвентарные описи, расчеты, справки, сведения, объяснительные записки и др.)

5 л.

5 л.

5 л.

Выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 л. после проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

148

Переписка о проведении ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности

5 л.

5 л.

5 л.

149

Книги учета документальных ревизий и проверок

3 г.

3 г.

ГЛАВА 12
НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКАЯ РАБОТА

150

Положения, инструкции, методические указания, методические рекомендации об организации и методике проведения научно-исследовательских работ:

150.1

по месту составления

Пост.

Пост.

150.2

в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

151

Обзоры, доклады, справки о состоянии, проведении, изучении и обобщении опыта научно-исследовательской работы

Пост.

До минования надобности

Пост.

Присланные для сведения – до минования надобности

152

Планы научно-исследовательских работ (перспективные, годовые, координационные):

152.1

по месту составления

Пост.

Пост.

152.2

в других организациях

3 г.

3 г.

3 г.

Перспективные и координационные – 3 г. после истечения срока действия планов

153

Проекты планов научно-исследовательских работ

5 л.

154

Индивидуальные научные планы и отчеты об их выполнении

3 г.

155

Информации, переписка о корректировке планов научно-исследовательских работ

Пост.

Пост.

156

Отчеты о выполнении планов научно-исследовательских работ

Пост.

Пост.

157

Отчеты о выполнении тем (проектов) научно-исследовательских работ:

157.1

промежуточные

3 г.

3 г.

Не включенные в состав заключительных отчетов и представляющие самостоятельную научную ценность – пост. (по месту разработки)

157.2

заключительные

До минования надобности

Пост.

Присланные для сведения или рецензирования в учреждения Государственной архивной службы Республики Беларусь – 3 г.

158

Программы, технические (технико-экономические) задания, календарные планы, расчеты по разработке тем (проектов) научно-исследовательских работ:

158.1

по месту разработки

5 л. ЭПК

После исполнения темы

158.2

в других организациях

5 л.

5 л.

После исполнения темы

159

Документы о государственной регистрации научно-исследовательских работ (информационные карты, регистрационные карты, свидетельства о регистрации и др.)

10 л.

После завершения научно-исследовательской работы

160

Протоколы заседаний комиссий по приему завершенных научно-исследовательских работ

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

161

Акты приемки завершенных научно-исследовательских работ

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

Выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 л. после проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

162

Акты внедрения научно-исследовательских работ

10 л.

10 л.

163

Депонированные научно-исследовательские работы

Пост.

164

Документы о депонировании научно-исследовательских работ (карты, заключения, справки и др.)

Пост.

165

Переписка об организации, проведении и внедрении научно-исследовательских работ

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

В специализированных научно-исследовательских организациях – пост.

166

Протоколы заседаний ученых советов

Пост.

167

Планы работы ученых советов

10 л.

168

Извещения о проведении заседаний ученых советов

1 г.

169

Документы о подготовке и проведении научных конференций и научно-практических семинаров (программы, протоколы, решения, доклады и др.)

Пост.

Пост.

Пост.

170

Научные статьи, рефераты, тезисы докладов, доклады, лекции

Пост.

Пост.

Пост.

171

Рецензии, заключения на завершенные научно-исследовательские работы, перечни замечаний на их проекты

Пост.

10 л.

Пост.

ГЛАВА 13
МЕТОДИЧЕСКАЯ РАБОТА

172

Документы об организации научно-методической работы (положения, инструкции, рекомендации и др.):

172.1

по месту составления

Пост.

Пост.

Пост.

172.2

в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

173

Документы о состоянии и развитии научно-методической работы, изучении и обобщении передового опыта (обзоры, доклады, справки и др.):

173.1

по месту составления

Пост.

Пост.

Пост.

173.2

в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

174

Планы научно-методической работы и отчеты об их выполнении

Пост.

Пост.

Пост.

175

Планы работы научно-методических совещательных органов и отчеты об их выполнении

Пост.

Пост.

Пост.

176

Протоколы заседаний научно-методических совещательных органов и документы к ним

Пост.

Пост.

Пост.

177

Методические пособия:

177.1

по месту разработки и утверждения

Пост.

Пост.

Пост.

177.2

в других организациях

До замены
новыми

До замены
новыми

До замены
новыми

В справочно-информационном фонде (далее – СИФ) – пост.

178

Проекты методических пособий

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

179

Акты внедрения методических пособий

5 л.

180

Картотеки учета методических пособий

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

181

Переписка по разработке методических пособий

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

ГЛАВА 14
ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО И КОНТРОЛЬ ЗА СОСТОЯНИЕМ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ

182

Обзоры, справки о состоянии и перспективах работы организаций со службами документационного обеспечения управления и ведомственными архивами, состоянии документов в делопроизводстве организаций и в ведомственных архивах:

182.1

по месту составления

Пост.

Пост.

Пост.

182.2

в других организациях

3 г.

3 г.

3 г.

183

Планы работы Государственной инспекции архивов и делопроизводства Республики Беларусь (далее – Госархивнадзор):

183.1

годовые

Пост.

Пост.

Пост.

183.2

полугодовые

5 л.

5 л.

5 л.

184

Отчеты о работе Госархивнадзора:

184.1

годовые

Пост.

Пост.

Пост.

184.2

полугодовые

5 л.

5 л.

5 л.

При отсутствии годовых – пост.

185

Постановления и протоколы о наложении административных взысканий

Пост.

Пост.

186

Акты, предписания об установленных нарушениях, справки об их выполнении

3 г.

3 г.

3 г.

После исполнения предписания

187

Переписка по вопросам работы Госархивнадзора

Пост.

Пост.

Пост.

188

Журналы регистрации актов, предписаний, выданных инспекторами Госархивнадзора, и справок о выполнении ранее выданных предписаний

3 г.

3 г.

3 г.

189

Журналы регистрации постановлений и протоколов о наложении административных взысканий

3 г.

3 г.

3 г.

190

Переписка об утверждении и согласовании инструкций по делопроизводству, положений об архивах и экспертных комиссиях (далее – ЭК), центральных экспертных комиссиях (далее – ЦЭК) организаций, номенклатур дел и заключения по ним

3 г.

3 г.

3 г.

191

Журналы учета согласованных инструкций по делопроизводству положений об архивах и ЭК (ЦЭК) организаций, номенклатур дел

До минования надобности

192

Переписка о состоянии делопроизводства в организациях и работе ведомственных архивов

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

193

Контрольные (наблюдательные) дела организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов (заключения об отнесении организаций к числу источников комплектования; копии приказов, положений об ЭК (ЦЭК) архивах организаций; номенклатуры дел; справки об итогах проверок, акты и предписания инспекторов Госархивнадзора и документы по их выполнению; описи дел постоянного хранения и дел по личному составу; историко-архивные справки; акты о выделении к уничтожению документов с отметкой ЭПК; заключения экспертов на описи; выписки из протоколов ЭК (ЦЭК) организаций о рассмотрении описей дел, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству; паспорта архивов; сведения об объеме фондов и др.)

15 л.

После ликвидации организации и передачи дел постоянного хранения в государственный архив

194

Журналы (картотеки) учета контрольных дел ликвидированных организаций

Пост.

195

Картотеки учета ликвидированных организаций

Пост.

196

Журналы учета выдачи во временное пользование контрольных (наблюдательных) дел и документов из них, нормативных актов, методических пособий

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

197

Картотеки учета собственников документов личного происхождения

Пост.

198

Документы о работе с фондообразователями и собственниками документов личного происхождения (информации, анкеты, переписка)

Пост.

Пост.

Пост.

199

Документы о контроле за состоянием учета и организацией хранения научно-технической, аудиовизуальной и электронной документации (справки, сведения, письма и др.)

Пост.

Пост.

Пост.

200

Справки тематических, комплексных проверок организации делопроизводства и состояния ведомственных архивов

Пост.

Пост.

Пост.

201

Акты проверок наличия и состояния дел постоянного хранения и дел по личному составу в организациях

Пост.

Пост.

Пост.

202

Журналы учета справок тематических, комплексных проверок организации делопроизводства и состояния ведомственных архивов

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

203

Журналы учета посещений организаций-фондообразователей

1 г.

204

Журнал учета консультаций представителей организаций по вопросам делопроизводства и архивного дела

3 г.

205

Журналы учета проведения совещаний и семинаров для работников служб документационного обеспечения управления организаций и ведомственных архивов

До минования надобности

До минования надобности

206

Картотеки (журналы) учета работы с организациями списка № 1 и списка № 2

Пост.

207

Документы о состоянии и итогах работы по научно-технической обработке документов организаций (отчеты, справки, сведения)

Пост.

Пост.

Пост.

208

Списки организаций, документы которых подлежат научно-технической обработке

3 г.

209

Переписка о проведении научно-технической обработки документов организаций

3 г.

210

Заявки организаций на проведение научно-технической обработки документов

3 г.

После проведения научно-технической обработки

211

Акты приема работ по итогам научно-технической обработки документов организаций

3 г.

После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

ГЛАВА 15
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ И КОМПЛЕКТОВАНИЕ ИМИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ

212

Документы о состоянии и перспективах работы по проведению экспертизы ценности документов и комплектованию (обзоры, справки, информации и др.)

Пост.

Пост.

Пост.

213

Протоколы заседаний центральной экспертно-методической комиссии (далее – ЦЭМК), экспертно-методических комиссий (далее – ЭМК), экспертно-проверочных комиссий и документы к ним

Пост.

Пост.

Пост.

214

Журналы (картотеки) учета решений ЦЭМК, ЭМК, ЭПК

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

215

Журналы (картотеки) учета описей и актов, номенклатур дел, инструкций, рассмотренных на заседаниях ЦЭМК, ЭМК, ЭПК

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

216

Перечни документов с указанием сроков хранения и документов, подлежащих приему на государственное хранение:

216.1

по месту разработки и утверждения

Пост.

Пост.

216.2

в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

В СИФе – пост.

217

Переписка по методическим и практическим вопросам проведения экспертизы ценности документов

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

218

Примерные списки организаций, подлежащих и не подлежащих приему на государственное хранение:

218.1

по месту составления

Пост.

Пост.

Пост.

218.2

в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

219

Список № 1 организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, дополнения и изменения к ним

Пост.

Пост.

Пост.

220

Информации о количественном составе, состоянии и объеме документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, находящихся на хранении в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов

Пост.

Пост.

Пост.

221

Списки источников комплектования государственных архивов документами личного происхождения

Пост.

Пост.

Пост.

222

Список № 2 организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов (возможных источников комплектования), дополнения и изменения к ним

Пост.

Пост.

Пост.

223

Переписка об отнесении организаций к числу источников комплектования, целесообразности и формах приема документов на государственное хранение, ведении и предоставлении списков № 1 и № 2

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

224

Договоры о сроках, условиях ведомственного хранения и использования документов

5 л.

5 л.

5 л.

После окончания срока действия договора

225

Журналы регистрации договоров о сроках, условиях ведомственного хранения и использования документов

3 г.

3 г.

3 г.

После окончания срока действия договоров

226

Планы-графики комплектования государственных архивов

3 г.

3 г.

227

Акты приема-передачи дел от организаций на государственное хранение

Пост.

Подлежат включению в дело фонда

228

Переписка о приеме-передаче документов на государственное хранение

5 л.

5 л.

5 л.

229

Переписка о розыске недостающих (не выявленных, утраченных) документов

5 л. ЭПК

230

Списки непрофильных фондов и документов, заключения о целесообразности их передачи в профильные государственные архивы

Пост.

Пост.

Пост.

231

Переписка о распределении между государственными архивами документов Национального архивного фонда Республики Беларусь

Пост.

Пост.

Пост.

ГЛАВА 16
УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ И НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К НИМ

232

Документы о состоянии и совершенствовании учета документов и научно-справочного аппарата к ним (обзоры, информации, справки и др.)

Пост.

Пост.

Пост.

233

Паспорта архивов

Пост.

Пост.

Пост.

234

Списки фондов

Пост.

235

Списки фондов, содержащих особо ценные дела

Пост.

236

Книги учета поступлений документов

Пост.

237

Книги учета поступлений документов страхового фонда и фонда пользования

Пост.

238

Листы фондов

Пост.

239

Дела фондов (историко-архивные справки, акты о приеме-передаче дел, выделении к уничтожению документов временных сроков хранения, неисправимом повреждении дел, акты проверки наличия и состояния дел и др.)

Пост.

240

Дела организаций, являющихся источниками комплектования кинофотофонодокументами

Пост.

241

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов государственных архивов по состоянию на 1 января

3 г.

3 г.

3 г.

После внесения изменений в учетные документы

242

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов документальных собраний музеев и библиотек по состоянию на 1 января

3 г.

3 г.

После внесения изменений в учетные документы

243

Описи дел постоянного хранения

Пост.

244

Описи особо ценных дел

Пост.

245

Описи микрофотокопий и звукозаписей

Пост.

246

Реестры описей

Пост.

247

Журналы учета описей, прошедших усовершенствование

Пост.

248

Книги учета выдачи описей дел

3 г.

249

Книги учета поступлений музейных экспонатов

Пост.

250

Инвентарные книги музейных экспонатов

Пост.

251

Инвентарные книги учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним материальные ценности

Пост.

252

Картотеки учета состояния научно-справочного аппарата

Пост.

253

Каталоги

Пост.

Пост.

Пост.

254

Книги и карточки фондов, прошедших каталогизацию

Пост.

255

Журналы учета пользования каталогами

5 л.

256

Акты списания каталожных карточек

3 г.

257

Дела фильмов (монтажные листы, разрешительные удостоверения, акты технического состояния кинодокументов, справки по использованию кинодокументов и др.)

Пост.

258

Листы учета кинофотофонодокументов

Пост.

259

Книги учета и описания кинофотофонодокументов

Пост.

260

Книги учета и описания особо ценных кинофотофонодокументов

Пост.

261

Книги учета страхового фонда кинофотофонодокументов

Пост.

262

Книги учета и описания фотоальбомов

Пост.

263

Монтажные листы фотоальбомов

Пост.

264

Указатели

Пост.

Пост.

Пост.

К листам фондов – до замены новыми

265

Путеводители по фондам государственных архивов, справочники о составе фондов, истории госучреждений и административно-территориального деления:

265.1

по месту составления

Пост.

Пост.

Пост.

265.2

в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

266

Обзоры фондов государственных архивов (фондовые, тематические)

Пост.

267

Замечания и заключения на проекты архивных справочников

Пост.

Пост.

Пост.

268

Переписка о состоянии и совершенствовании учета документов и научно-справочного аппарата к ним

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

ГЛАВА 17
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

269

Документы о состоянии и совершенствовании работы по обеспечению сохранности, реставрации и микрофильмированию документов (обзоры, справки, информации и др.)

Пост.

Пост.

Пост.

270

Переписка по обеспечению сохранности документов

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

271

Топографические указатели фондов

Пост.

272

Паспорта архивохранилищ по состоянию на 1 января

До замены
новыми

273

Журналы регистрации температурно-влажностного режима в хранилищах

1 г.

После замены новыми

274

Договоры (заказы) на проведение работ по дезинфекции, дезинсекции, дератизации, дезактивации хранилищ и акты об их выполнении

3 г.

После истечения срока действия договора

275

Журналы учета работ по профилактической обработке единиц хранения

5 л.

276

Журналы мониторинга радиационного фона

5 л.

277

Заказы на выдачу дел из хранилищ

1 г.

После возвращения в хранилища. Заказы пользователей включаются в их личные дела

278

Книги учета выдачи дел работникам государственных архивов

3 г.

После возвращения дел

279

Запросы, акты на выдачу дел во временное пользование организаций

3 г.

После возвращения дел

280

Книги учета выдачи дел во временное пользование организаций

3 г.

После возвращения дел

281

Книги учета выдачи дел и микрофотокопий в читальный зал

3 г.

После возвращения дел и микрофотокопий

282

Картотеки учета дел, находящихся в розыске

До минования надобности

283

Картотеки фонда пользования

Пост.

284

Карточки учета негативов микрофотокопированных дел

Пост.

285

Акты проверки наличия дел фонда пользования и микрофотокопий документов, кинофотофонодокументов

Пост.

286

Книги (картотеки) учета физического (технического) состояния единиц хранения

Пост.

287

Заказы на проведение работ по реставрации, микрофотокопированию, переплету документов, дезинфекции дел

Пост.

288

Книги учета приема (выдачи) дел (документов) для реставрации, копирования, брошюровки, переплета, дезинфекции

10 л.

289

Журналы учета работы по реставрации, копированию, брошюровке, переплету, дезинфекции единиц хранения

3 г.

290

Акты первичного контроля кинодокументов на выявление биоповреждений при приеме

5 л.

291

Акты проверки технического состояния кинофотодокументов и их страхового фонда

Пост.

292

Нормы расхода технических материалов при реставрации, копировании, дезинфекции, микрофотокопировании и переплете единиц хранения

До замены
новыми

293

Отчеты о расходе технических материалов при реставрации, микрофотокопировании, переплете, дезинфекции единиц хранения

3 г.

После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

294

Журналы учета технических материалов при реставрации, копировании, микрофотокопировании, переплете, дезинфекции единиц хранения

3 г.

295

Акты о списании технических материалов, израсходованных при реставрации, копировании, микрофотокопировании, переплете, дезинфекции единиц хранения

1 г.

296

Документы об организации работ по обеспечению сохранности документов (инструкции, технологические регламенты, методические указания, перечни оборудования и др.):

296.1

по месту составления и утверждения

Пост.

Пост.

Пост.

296.2

в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

297

Журналы учета фото-, –киносъемок по заказу физических и юридических лиц

3 г.

298

Планы эвакуации документов государственных архивов при чрезвычайных ситуациях

До замены
новыми

ГЛАВА 18
НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ, БИБЛИОТЕЧНОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ

299

Информации, бюллетени о составе СИФов и новых поступлениях в СИФы:

299.1

по месту составления

3 г.

3 г.

3 г.

299.2

в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

300

Инвентарные книги и картотеки учета материалов СИФов

Пост.

Пост.

Пост.

301

Книги учета выдачи материалов СИФов

3 г.

3 г.

3 г.

302

Переписка по вопросам научно-технической информации, комплектования СИФов

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

303

Акты проверки состава СИФов и фондов библиотек

Пост.

Пост.

Пост.

304

Инвентарные книги учета фондов библиотек

Пост.

305

Журналы, картотеки учета периодических изданий

До ликвидации библиотеки

До минования надобности

До ликвидации библиотеки

306

Акты списания книг и периодических изданий

3 г.

3 г.

3 г.

После проверки библиотечного фонда

307

Переписка о работе библиотек

3 г.

3 г.

3 г.

ГЛАВА 19
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

308

Обзоры, информации, справки о состоянии и перспективах работы по использованию документов

Пост.

Пост.

Пост.

309

Тематические перечни, обзоры, информации, справки о составе документов государственных архивов

Пост.

Пост.

Пост.

310

Отзывы организаций об эффективности использования документов государственных архивов

3 г.

3 г.

3 г.

311

Картотеки учета эффективности использования документов

Пост.

312

Журналы учета консультаций по вопросам использования архивных документов

3 г.

После заведения новых

313

Документы о подготовке и проведении выставок архивных документов (планы, программы, тексты выступлений, рекламная продукция, отзывы):

313.1

по месту составления

Пост.

Пост.

Пост.

313.2

в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

314

Тематические подборки и комплекты экспонатов выставок архивных документов:

314.1

по месту составления

Пост.

314.2

в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

315

Статьи, тексты радио- и телепередач, экскурсий и лекций

Пост.

Пост.

Пост.

316

Переписка о подготовке и проведении выставок документов, лекций, экскурсий, теле- и радиопередач

5 л.

5 л.

5 л.

317

Календари памятных дат

Пост.

Пост.

Пост.

318

Картотеки памятных дат

Пост.

319

Картотеки учета пользователей

Пост.

320

Личные дела пользователей

10 л. ЭПК

Видных государственных деятелей и деятелей науки и культуры – пост.

321

Журналы регистрации личных дел пользователей

Пост.

322

Журналы учета иностранных пользователей

Пост.

323

Журналы учета пользователей, осуществляющих генеалогические исследования

Пост.

324

Журналы регистрации посещений пользователями читального зала

3 г.

325

Документы о работе в читальном зале представителей организаций-фондообразователей (письма, заказы на выдачу дел и др.)

3 г. ЭПК

326

Журнал учета работы в читальном зале представителей организаций-фондообразователей

5 л.

327

Картотеки тематики исследований, проводимых в читальных залах архивов

Пост.

328

Журналы отзывов и предложений о работе читальных залов

5 л. ЭПК

329

Журналы учета заказов на копировально-множительные работы

3 г.

330

Журналы регистрации платных услуг, оказанных пользователям документов

3 г.

После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

331

Тематические, генеалогические запросы и документы об их исполнении

10 л. ЭПК

10 л. ЭПК

Пост.

332

Картотеки, журналы учета тематических и генеалогических запросов

Пост.

333

Запросы социально-правового характера и документы об их исполнении

10 л. ЭПК

10 л. ЭПК

10 л. ЭПК

334

Картотеки, журналы регистрации запросов социально-правового характера

10 л. ЭПК

10 л. ЭПК

10 л.

335

Консульские запросы и документы об их исполнении

10 л. ЭПК

10 л. ЭПК

10 л. ЭПК

336

Журналы регистрации консульских запросов

10 л. ЭПК

10 л. ЭПК

10 л. ЭПК

337

Переписка об исполнении запросов организаций и граждан

5 л.

5 л.

5 л.

338

Журналы регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов

5 л.

339

Документы об организации экспертизы, утверждения и регистрации официальных эмблем и геральдических символов (заключения, информации, переписка и др.)

Пост.

Пост.

ГЛАВА 20
ПУБЛИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

340

Документы о состоянии и перспективах публикации документов государственных архивов (обзоры, информации, справки и др.)

Пост.

Пост.

Пост.

341

Планы публикации документов, научно-исследовательской деятельности

Пост.

Пост.

Пост.

342

Протоколы заседаний редакционных коллегий, совещаний по обсуждению документальных публикаций

Пост.

Пост.

Пост.

343

Планы-проспекты сборников документов

Пост.

Пост.

Пост.

344

Договоры о подготовке сборников документов и научно-справочных изданий

5 л.

5 л.

5 л.

После истечения срока договора

345

Переписка о подготовке документальных публикаций, научно-издательской работе

Пост.

Пост.

Пост.

346

Картотеки документов, выявленных для сборников

До публикации сборников

347

Копии документов, не включенных в сборники

5 л. ЭПК

348

Рукописи опубликованных сборников, копии отобранных для них документов

3 г.

3 г.

3 г.

349

Рукописи неопубликованных сборников документов

Пост.

350

Верстка с авторской правкой

Пост.

Без авторской правки – 1 г. после выхода в свет публикации

351

Рецензии на сборники документов

Пост.

352

Картотеки учета публикаций

Пост.

353

Заявки на получение сборников документов, научной, научно-справочной литературы, методических пособий

1 г.

1 г.

1 г.

354

Книги учета рассылки обязательных экземпляров изданий

1 г.

ГЛАВА 21
АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ И ИНФОРМАЦИОННЫЕ РЕСУРСЫ

355

Целевые программы информатизации и документы к ним (технические задания, акты приемки, внедрения, протоколы и др.)

Пост.

Пост.

Пост.

356

Рабочая документация на АС, подсистемы АС, комплексы задач, виды обеспечения:

356.1

по месту разработки

Пост.

356.2

у владельца

Пост.

Пост.

Пост.

356.3

в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

357

Переписка о проектировании, разработке, создании, внедрении и эксплуатации АС

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

358

Акты приемки в эксплуатацию АС, подсистем АС, комплектов задач, видов обеспечения

10 л. ЭПК

10 л. ЭПК

10 л. ЭПК

359

Техническая и эксплуатационная документация на компьютеры, периферию, комплектующие

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

360

Информационные ресурсы (банки данных, базы данных, web-сайты, реестры, регистры, кадастры):

360.1

включенные в перечень информационных ресурсов, имеющих государственное значение

Пост.

Пост.

Пост.

360.2

не включенные в перечень информационных ресурсов, имеющих государственное значение:

360.2.1

основные

Пост.

Пост.

Пост.

360.2.2

вспомогательные

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

361

Программные продукты, техническая и эксплуатационная документация к ним:

361.1

по месту разработки

Пост.

361.2

в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

362

Электронные версии периодических, непериодических и повторяющихся изданий:

362.1

по месту разработки

Пост.

362.2

в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

ГЛАВА 22
МЕЖДУНАРОДНОЕ СОТРУДНИЧЕСТВО

363

Документы о состоянии и перспективах развития сотрудничества с зарубежными организациями (отчеты, обзоры, информации, справки)

Пост.

Пост.

Пост.

364

Документы о проведении международных съездов, конференций, конгрессов и участии в них представителей Государственной архивной службы Республики Беларусь (планы, повестки дня, программы, протоколы, списки, стенограммы, доклады, переписка)

Пост.

Пост.

Пост.

365

Планы, программы, договоры о сотрудничестве с зарубежными организациями:

365.1

по месту составления

Пост.

Пост.

Пост.

365.2

в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

366

Переписка о подготовке и реализации планов, программ, договоров о сотрудничестве с зарубежными организациями

Пост.

Пост.

Пост.

367

Планы и программы приема иностранных делегаций и официальных лиц

Пост.

Пост.

Пост.

368

Отчеты, информации о встречах с представителями зарубежных организаций

Пост.

Пост.

Пост.

По организационным и процедурным вопросам – 3 г.

369

Переписка о подготовке и проведении встреч с представителями зарубежных организаций

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

370

Протоколы переговоров с представителями зарубежных организаций

Пост.

Пост.

Пост.

371

Записи бесед с представителями зарубежных организаций

Пост.

Пост.

Пост.

372

Протоколы о намерениях с зарубежными организациями

Пост.

Пост.

Пост.

373

Переписка о работе по выявлению в зарубежных архивах и документальных собраниях документов по истории и культуре Беларуси, обмене копиями документов

Пост.

Пост.

Пост.

374

Переписка об исполнении запросов, допуске исследователей из зарубежных стран

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

375

Переписка об участии в выставках документов, проводимых в зарубежных странах

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

ГЛАВА 23
КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ: ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ РАБОТНИКОВ

376

Документы о состоянии и проверке работы с кадрами (докладные записки, сводки, справки, сведения)

Пост.

Пост.

Пост.

377

Переписка о приеме, распределении, переводе, учете кадров

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

378

Документы о потребности в кадрах, сокращении кадров (сведения, расчеты, переписка)

5 л.

5 л.

5 л.

379

Кадровые реестры

Пост.

Пост.

Пост.

380

Перечни должностей руководителей и специалистов, подлежащих включению в кадровые реестры

До замены
новыми

До замены
новыми

До замены
новыми

381

Документы лиц, состоящих в резерве руководящих кадров (списки, характеристики, анкеты и др.)

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

382

Списки лиц, состоящих в резерве руководящих кадров

Пост.

Пост.

Пост.

383

Перечни должностей руководителей и специалистов, для замещения которых создается кадровый резерв

До замены
новыми

До замены
новыми

До замены
новыми

384

Списки работников (штатно-списочный состав)

Пост.

Пост.

385

Личные дела работников (личные листки по учету кадров и дополнения к ним, автобиографии, заявления, копии документов об образовании и повышении квалификации, направления на работу, копии приказов, характеристики, аттестационные листы, представления о присвоении квалификационных категорий, списки научных трудов и др.)

75 л. ЭПК

75 л. ЭПК

Руководителей организаций, руководителей структурных подразделений и главных специалистов организаций, консультантов, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, – пост.

386

Личные карточки работников

75 л. ЭПК

75 л. ЭПК

387

Трудовые договоры, контракты

3 г.

3 г.

После истечения срока действия трудовых договора, контракта

388

Журналы учета личных дел, личных карточек

75 л.

75 л.

389

Журналы учета трудовых договоров, контрактов

3 г.

3 г.

После истечения срока действия трудовых договоров, контрактов

390

Карточки, указатели к приказам по личному составу

75 л.

75 л.

391

Документы, не вошедшие в состав личных дел (заявления, уведомления, докладные записки и др.)

3 г.

3 г.

392

Документы лиц, не принятых на работу (листки по учету кадров, заявления, анкеты, автобиографии и др.)

1 г.

1 г.

393

Трудовые книжки

До востребования

До востребования

Невостребованные – 50 л.

394

Журналы учета движения, выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним

50 л.

50 л.

395

Отчеты (годовые) по персонифицированному учету работников

75 л.

75 л.

396

Документы по персонифицированному учету застрахованных лиц (сведения о приеме и увольнении, сведения о начисленных выплатах и сопроводительные документы к ним)

5 л.

5 л.

397

Ведомости учета выдачи свидетельств социального страхования

1 г.

1 г.

1 г.

398

Анкеты застрахованных лиц

5 л.

5 л.

399

Переписка об установлении и выплате надбавок, доплат

5 л.

5 л.

5 л.

Не менее 3 л. после проведения налоговой проверки

400

Переписка об учете военнообязанных

3 г.

3 г.

3 г.

401

Журналы учета проверок состояния воинского учета военнообязанных и призывников

3 г.

3 г.

402

Документы о предоставлении отпусков (графики, заявления, переписка)

1 г.

1 г.

1 г.

403

Журналы учета выдачи справок о стаже, месте работы

3 г.

3 г.

ГЛАВА 24
ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ РАБОТНИКОВ

404

Планы учебно-методической работы

3 г.

3 г.

3 г.

405

Переписка о повышении квалификации кадров

3 г.

3 г.

3 г.

406

Программы и расписания учебных занятий на курсах повышения квалификации кадров, учебно-практических семинарах

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

407

Журналы регистрации участников курсов повышения квалификации кадров, учебно-практических семинаров

3 г.

3 г.

3 г.

408

Журналы учета учебных занятий

1 г.

409

Ведомости учета часов работы преподавателей

1 г.

410

Списки лиц, занимавшихся на курсах повышения квалификации кадров, учебно-практических семинарах

5 л.

5 л.

5 л.

411

Заявления о предоставлении учебных отпусков

3 г.

3 г.

3 г.

После окончания учебных заведений, курсов, семинаров

ГЛАВА 25
ПРОВЕДЕНИЕ АТТЕСТАЦИИ И УСТАНОВЛЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ РАБОТНИКОВ

412

Протоколы заседаний аттестационных комиссий

15 л. ЭПК

15 л. ЭПК

15 л. ЭПК

413

Протоколы заседаний комиссий по присвоению классов, приему экзаменов у лиц, впервые поступающих на государственную службу

15 л. ЭПК

414

Документы к протоколам заседаний аттестационных комиссий, комиссий по присвоению классов, приему экзаменов у лиц, впервые поступающих на государственную службу (протоколы счетных комиссий, бюллетени тайного голосования и др.)

5 л.

5 л.

5 л.

415

Квалификационные требования:

415.1

по месту разработки и утверждения

Пост.

415.2

в других организациях

До замены
новыми

До замены
новыми

416

Списки членов аттестационных комиссий

5 л.

5 л.

5 л.

417

Списки работников, прошедших аттестацию

5 л.

5 л.

5 л.

418

Графики проведения аттестации

1 г.

1 г.

1 г.

419

Документы об итогах аттестации кадров (информации, сведения, сводки и др.)

5 л.

5 л.

5 л.

420

Заявления о несогласии с решениями аттестационных комиссий, комиссий по присвоению классов, приему экзаменов у лиц, впервые поступающих на государственную службу, и документы об их рассмотрении

5 л.

5 л.

5 л.

ГЛАВА 26
НАГРАЖДЕНИЕ

421

Документы о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий (представления, ходатайства, характеристики и др.):

421.1

в награждающих организациях

Пост.

421.2

в других организациях

75 л. ЭПК

75 л. ЭПК

75 л. ЭПК

422

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

ГЛАВА 27
АСПИРАНТУРА

423

Протоколы заседаний комиссий по приему в аспирантуру

5 л.

После окончания аспирантуры или выбытия из нее

424

Протоколы заседаний комиссий по приему кандидатских экзаменов

50 л.

425

Планы приема в аспирантуру

Пост.

426

Индивидуальные планы работы аспирантов и соискателей

75 л.

Хранятся в личных делах аспирантов

427

Рефераты, представляемые в аспирантуру при сдаче вступительных экзаменов по специальности

3 г.

428

Документы о работе аспирантуры (отчеты, справки, обзоры и др.)

Пост.

Пост.

429

Переписка о подготовке научных кадров

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

430

Личные дела аспирантов, докторантов и соискателей

75 л.

Отчисленных с 1 курса – 5 л.

431

Личные дела лиц, поступавших в аспирантуру, но не прошедших по конкурсу

1 г.

После изъятия личных документов. Невостребованные личные документы – 50 л.

432

Книги учета аспирантов, докторантов и соискателей с указанием научных руководителей и тем диссертаций

10 л.

После окончания ведения книги

433

Журналы учета выдачи удостоверений аспирантам, соискателям о сдаче кандидатских экзаменов и зачета

75 л.

434

Журналы регистрации протоколов комиссий по приемам экзаменов кандидатского минимума

50 л.

435

Журналы учета выдачи удостоверений аспирантам, соискателям

5 л.

ГЛАВА 28
ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ. ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА

436

Документы о совершенствовании процессов труда (докладные записки, информации, справки и др.)

Пост.

Пост.

Пост.

437

Документы о совершенствовании структуры аппарата управления (докладные записки, планы, справки, расчеты и др.)

Пост.

Пост.

Пост.

438

Планы по труду:

438.1

годовые

10 л.

10 л.

10 л.

438.2

квартальные

3 г.

3 г.

3 г.

439

Статистические отчеты по труду:

439.1

годовые

Пост.

Пост.

Пост.

439.2

квартальные

3 г.

3 г.

3 г.

439.3

месячные

1 г.

1 г.

1 г.

440

Коллективные договоры, генеральные соглашения, отраслевые (тарифные), местные (территориальные, региональные) соглашения:

440.1

по месту разработки

Пост.

Пост.

Пост.

440.2

в других организациях

До замены
новыми

До замены
новыми

До замены
новыми

441

Документы о проверке выполнения условий коллективных договоров, отраслевых (тарифных) соглашений (протоколы, акты, справки, переписка и др.)

Пост.

Пост.

Пост.

442

Сведения о наличии трудовых вакансий

3 г.

3 г.

3 г.

443

Правила внутреннего трудового распорядка

1 г.

1 г.

1 г.

После замены новыми

444

Документы о соблюдении (нарушении) правил внутреннего трудового распорядка (акты, докладные записки, переписка)

1 г.

1 г.

1 г.

445

Табели, журналы учета рабочего времени

3 г.

3 г.

После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

446

Протоколы заседаний советов по трудовым и социальным вопросам и документы к ним

Пост.

447

Документы о трудовых спорах (заявления, докладные записки, рекомендации и др.)

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

После урегулирования спорных вопросов

448

Документы о состоянии трудовой дисциплины (справки, акты, характеристики, переписка и др.)

3 г.

3 г.

3 г.

ГЛАВА 29
НОРМИРОВАНИЕ ТРУДА, ТАРИФИКАЦИЯ, ОПЛАТА ТРУДА

449

Нормы времени и выработки на выполняемые работы:

449.1

по месту разработки и утверждения

Пост.

Пост.

Пост.

449.2

в других организациях

До замены
новыми

До замены
новыми

До замены
новыми

450

Документы о разработке, пересмотре и применении норм времени и выработки на выполняемые работы, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда (расчеты, акты, справки, переписка и др.)

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

Не менее 3 л. после проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

451

Статистические отчеты о распределении численности работников по размерам начисленной заработной платы

Пост.

Пост.

Пост.

452

Положения о премировании, материальном стимулировании работников

До замены
новыми

До замены
новыми

До замены
новыми

Не менее 3 л. после проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

453

Документы о состоянии и совершенствовании тарифных сеток и ставок, действующих норм оплаты труда, материальном стимулировании работников (докладные записки, информации, справки, предложения и др.)

10 л. ЭПК

10 л. ЭПК

10 л. ЭПК

454

Переписка о применении различных форм оплаты труда, установлении должностных окладов, применении тарифных сеток, регулировании и расходовании фонда заработной платы

3 г.

3 г.

3 г.

После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

455

Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, начислении премий

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

Не менее 3 л. после проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

ГЛАВА 30
ОХРАНА ТРУДА

456

Документы о состоянии мер по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности (справки, предложения, обоснования, рекомендации)

Пост.

Пост.

Пост.

457

Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

458

Документы по обследованию состояния техники безопасности и охраны труда (докладные записки, акты, справки)

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

459

Журналы учета инструктажа по технике безопасности

10 л.

460

Документы о расследовании несчастных случаев на производстве (акты, заключения, протоколы, отчеты и др.):

460.1

по месту происшествия

45 л.

45 л.

45 л.

Несчастных случаев, связанных с крупным материальным ущербом, человеческими жертвами, – пост.

460.2

в других организациях

5 л.

5 л.

5 л.

461

Документы о производственном травматизме (акты, справки, заключения, переписка и др.)

10 л. ЭПК

10 л. ЭПК

10 л. ЭПК

462

Документы по расследованию причин аварий (акты, отчеты, аварийные листки, заключения экспертов, протоколы комиссий)

10 л.

10 л.

10 л.

Аварий, связанных с крупным материальным ущербом, человеческими жертвами, – пост.

463

Планы-схемы эвакуации работников и архивных документов при чрезвычайных ситуациях

До замены
новыми

ГЛАВА 31
ПРОЕКТИРОВАНИЕ, СТРОИТЕЛЬСТВО, РЕКОНСТРУКЦИЯ, РЕМОНТ

464

Переписка о технико-экономическом обосновании целесообразности строительства и реконструкции

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

465

Технические задания на проектирование, строительство и реконструкцию зданий и сооружений

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

У заказчика – до окончания эксплуатации объекта

466

Проекты зданий и сооружений

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

467

Переписка по типовому и индивидуальному проектированию зданий и сооружений

10 л.

10 л.

10 л.

468

Акты приема-передачи проектно-сметной документации на строящиеся и сданные в эксплуатацию объекты

10 л.

10 л.

10 л.

После ввода объекта в эксплуатацию

469

Документы о подготовке и проведении тендеров на строительно-монтажные работы (протоколы, акты, информации и др.)

10 л.

10 л.

10 л.

470

Титульные списки по капитальному строительству

10 л.

10 л.

10 л.

471

Переписка по составлению титульных списков

3 г.

3 г.

3 г.

472

Документы о ходе строительства и реконструкции (акты, обзоры, докладные записки, сводки)

Пост.

Пост.

Пост.

473

Переписка об организации и ходе работ по строительству и реконструкции

5 л.

5 л.

5 л.

474

Документы о приеме в эксплуатацию законченных объектов строительства и реконструкции (акты, решения, докладные записки, справки)

Пост.

Пост.

Пост.

475

Документы о состоянии зданий и сооружений и их обследовании (акты, докладные записки, справки)

5 л.

5 л.

5 л.

476

Титульные списки на капитальный ремонт

3 г.

3 г.

3 г.

477

Документы о проведении капитального и текущего ремонта (планы, докладные записки, сведения, сводки, графики, переписка и др.)

3 г.

3 г.

3 г.

478

Акты осмотра и приема объектов после капитального и текущего ремонта

5 л.

5 л.

5 л.

После окончания работ

ГЛАВА 32
МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

479

Переписка о материально-техническом обеспечении деятельности

5 л.

5 л.

5 л.

480

Документы о потребности в материалах и оборудовании (планы, обоснования, расчеты и др.)

5 л.

5 л.

5 л.

481

Документы о проведении торгов (тендеров) по закупке материалов и оборудования (протоколы, счета-фактуры, справки, пакет тендерных документов и др.)

10 л.

10 л.

10 л.

После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

482

Документы о поставке материалов и оборудования (заявки, заказы, наряды и др.)

5 л.

5 л.

5 л.

483

Таможенные декларации

1 г.

1 г.

1 г.

484

Паспорта установленного оборудования

До списания
с баланса

До списания
с баланса

До списания
с баланса

485

Документы об учете прихода, расхода, наличия, остатков материалов и оборудования (заявки, акты, ведомости, карточки учета материально-имущественных ценностей, книги, журналы и др.)

3 г.

3 г.

3 г.

При условии завершения ревизии. В случае возникновения споров, следственных или судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения

486

Документы по учету драгоценных металлов (отчеты, сведения, письма и др.)

3 г.

3 г.

3 г.

487

Нормы расхода спирта и других расходных материалов

До замены
новыми

После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

488

Документы о хранении, ремонте материально-имущественных ценностей (справки, сведения, переписка)

3 г.

3 г.

3 г.

После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

ГЛАВА 33
АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ВОПРОСЫ

489

Журналы учета выдачи постоянных и временных пропусков (удостоверений личности)

5 л.

5 л.

5 л.

490

Разовые пропуска, корешки пропусков на вынос (вывоз) материальных ценностей

1 г.

1 г.

1 г.

491

Журналы регистрации прихода и ухода работников

1 г.

1 г.

1 г.

492

Графики дежурств работников

1 г.

1 г.

1 г.

493

Журналы учета дежурств работников

1 г.

1 г.

1 г.

494

Документы об оформлении служебных проездных документов (списки, сведения, переписка и др.)

3 г.

3 г.

3 г.

495

Книги, списки адресов и телефонов

1 г.

1 г.

1 г.

После замены новыми

496

Журналы оттисков печатей и штампов

Пост.

Пост.

Пост.

497

Журналы учета выдачи печатей и штампов

3 г.

3 г.

3 г.

498

Акты уничтожения печатей и штампов

3 г.

3 г.

3 г.

При отсутствии журналов оттисков печатей и штампов – пост.

ГЛАВА 34
ЭКСПЛУАТАЦИЯ И ОХРАНА ЗДАНИЙ И СООРУЖЕНИЙ

499

Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков в пользование, распоряжение, аренду

Пост.

500

Техническая документация на здания, внутренние помещения, системы обеспечения деятельности

До окончания эксплуатации

501

Паспорта на здания и сооружения

Пост.

502

Планы профилактических осмотров и ремонта оборудования и инженерных систем

3 г.

503

Документы о подготовке зданий, помещений и оборудования к эксплуатации в зимний период (планы, графики, переписка)

3 г.

3 г.

3 г.

504

Договоры о коммунальном обслуживании зданий

5 л.

После истечения срока действия договора, при условии проведения налоговой проверки и завершения ревизии

505

Переписка об эксплуатации зданий и сооружений

3 г.

3 г.

3 г.

506

Планы мероприятий по экономии теплоэнергии и электроэнергии и отчеты об их выполнении

5 л.

507

Отчеты о потреблении теплоэнергии и электроэнергии

3 г.

508

Журналы учета расхода теплоэнергии, потребления электроэнергии

1 г.

509

Журналы учета осмотра и работы лифта

1 г.

510

Документы об организации охраны и противопожарном состоянии зданий и сооружений (планы, справки, акты, предписания и др.):

510.1

по месту составления и утверждения

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

510.2

в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

511

Журналы учета сдачи помещений на автоматический режим установки газового пожаротушения

1 г.

512

Журнал учета дежурств рабочих теплоузла

1 г.

513

Журналы учета сдачи под охрану рабочих комнат и хранилищ

1 г.

514

Журналы учета выдачи (сдачи) ключей

1 г.

ГЛАВА 35
ТРАНСПОРТНОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ, СВЯЗЬ

515

Паспорта транспортных средств

До списания транспортных средств

516

Документы о техническом состоянии и осмотре транспортных средств (сведения, ведомости, акты, переписка)

3 г.

После списания транспортных средств

517

Акты ремонта, списания транспортных средств

3 г.

После списания транспортных средств, при условии завершения ревизии

518

Документы о расходе бензина, горюче-смазочных материалов и запчастей (сведения, заправочные лимиты и листы, переписка)

3 г.

После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

519

Журналы, ведомости учета показаний спидометров и замеров бензина

3 г.

520

Путевые листы

3 г.

После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии

521

Переписка о перевозках грузов и выделении транспорта

3 г.

522

Документы о создании и функционировании информационных сетей (планы, информации, сведения, переписка)

5 л.

5 л.

5 л.

523

Документы об установке, эксплуатации и ремонте средств связи (акты, схемы, графики, переписка)

3 г.

3 г.

3 г.

524

Переписка о пользовании почтовыми услугами

3 г.

3 г.

3 г.

ГЛАВА 36
ГРАЖДАНСКАЯ ОБОРОНА

525

Планы проведения мероприятий по гражданской обороне:

525.1

по месту составления

5 л.

5 л.

5 л.

525.2

в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

526

Отчеты о выполнении планов мероприятий по гражданской обороне:

526.1

по месту составления

5 л.

5 л.

5 л.

526.2

в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

527

Планы гражданской обороны на военное время

До замены
новыми

До замены
новыми

До замены
новыми

528

Планы приведения в готовность военизированных формирований и документы к ним

До замены
новыми

До замены
новыми

До замены
новыми

529

Планы рассредоточения и эвакуации организаций

До замены
новыми

До замены
новыми

До замены
новыми

530

Списки эвакуированных

10 л. ЭПК

10 л. ЭПК

10 л. ЭПК

531

Документы об организации и проведении работы по обеспечению гражданской обороны, состоянии и использовании защитных сооружений (информации, справки, сведения, докладные записки, акты)

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

532

Паспорта защитных сооружений

До замены
новыми

До замены
новыми

До замены
новыми

533

Документы начальника объекта территориальной обороны (планы, рекомендации, акты, расчеты и др.)

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

534

Переписка об организации работы по обеспечению гражданской обороны

3 г. ЭПК

3 г. ЭПК

3 г. ЭПК

535

Документы о подготовке и готовности формирований гражданской обороны (докладные записки, справки, расписания, графики)

3 г.

3 г.

3 г.

536

Журналы учета, списки формирований гражданской обороны

1 г.

1 г.

1 г.

После замены новыми

537

Книги учета имущества, используемого в ходе обеспечения гражданской обороны

3 г.

3 г.

3 г.

ГЛАВА 37
ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПЕРВИЧНЫХ ОБЩЕСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

538

Протоколы общих, отчетно-выборных собраний первичных общественных организаций, заседаний руководящих органов и документы к ним

Пост.

Пост.

Пост.

539

Протоколы заседаний ревизионных комиссий

10 л. ЭПК

10 л. ЭПК

10 л. ЭПК

540

Планы работы первичных общественных организаций и их руководящих органов

3 г.

3 г.

3 г.

541

Отчеты о работе первичных общественных организаций

Пост.

Пост.

Пост.

542

Финансовые сметы первичных общественных организаций и отчеты об их исполнении

Пост.

Пост.

Пост.

543

Заявления о приеме в члены общественных организаций

3 г.

3 г.

3 г.

544

Списки членов первичных общественных организаций

До замены
новыми

До замены
новыми

До замены
новыми

545

Документы о работе руководящих органов первичных общественных организаций (справки, сводки, переписка)

3 г.

3 г.

3 г.

546

Заявления членов первичных общественных организаций об оказании материальной помощи, предоставлении путевок в дома отдыха, молодежные лагеря и т.п. и решения к ним

3 г.

3 г.

3 г.

547

Ведомости об уплате членских взносов

3 г.

3 г.

3 г.

548

Учетные карточки членов общественных организаций

До снятия с учета

До снятия с учета

До снятия с учета

Примечания:

1. Перечень используется при составлении номенклатур дел, экспертизе ценности документов для отбора их на хранение или для выделения к уничтожению, формировании и описании дел, переработке описей дел.

2. Нормы перечня обязательны к исполнению независимо от видов носителей документов, образующихся в делопроизводстве.

3. В графе 1 перечня расположена нумерация его пунктов. В графе 2 – вид и название документа. При объединении в одном пункте разных видов документов по одному вопросу и имеющих одинаковый срок хранения используется термин «документы», а в скобках раскрываются все или основные виды документов, включенные в статью. В графах 3–5 указаны сроки хранения документов в органах управления архивным делом и делопроизводством (в республиканском, областях и г. Минске) и в учреждениях Государственной архивной службы Республики Беларусь. В графе 6 оговариваются особенности приема, дополнительные условия выделения документов к уничтожению или их хранения в течение определенного срока, конкретизируются и уточняются сроки хранения.

4. Документы, для которых перечнем установлен постоянный срок хранения, подлежат передаче на государственное хранение в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Документы, для которых перечнем установлен временный срок хранения, после истечения этого срока подлежат уничтожению в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

5. Сокращение сроков хранения, предусмотренных перечнем, допускается только с разрешения Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь.

6. Отметка «До минования надобности» означает, что срок хранения документов самостоятельно определяется организациями, в делопроизводстве которых эти документы сформировались.

7. Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что среди документов временного хранения часть документов может иметь научно-историческое значение и подлежать постоянному (государственному) хранению.