Приказ Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13

Стр. 1

   ПРИКАЗ КОМИТЕТА ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ                          23 мая 1995 г. N 13      ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРИМЕРНОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ   В МИНИСТЕРСТВАХ, ГОСКОМИТЕТАХ И ДРУГИХ ЦЕНТРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ   УПРАВЛЕНИЯ, УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ И НА ПРЕДПРИЯТИЯХ   РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ          В целях совершенствования организации работы  с  документами  и  повышения уровня    документационного   обеспечения   управления   в  министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления,  а также  в  учреждениях,  организациях  и на предприятиях Республики  Беларусь, независимо от форм собственности, приказываю:          1. Утвердить  Примерную  Инструкцию   по   делопроизводству   в  министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления,  учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь.          2. Отменить  ранее   действовавшую   Примерную   Инструкцию   о  делопроизводстве в   министерствах   и   ведомствах,  исполнительных  комитетах областных Советов депутатов  трудящихся  Белорусской  ССР,  утвержденную начальником Главархива БССР 19.02.75.          3. Белорусскому         научно-исследовательскому        центру  документоведения, археографии и архивного  дела  обеспечить  издание  Примерной Инструкции  и информирование организаций о ее подготовке и  введении в действие.          4. Контроль  за  исполнением   приказа   возложить   на   отдел  делопроизводства и   формирования   Национального   архивного  фонда  Белкомархива /Давыдова Э.Н./ и отделы  облисполкомов  по  архивам  и  делопроизводству.      Председатель Комитета                               А.Н.МИХАЛЬЧЕНКО                                                    УТВЕРЖДЕНА                                       приказом   председателя   Комитета                                    по   архивам  и   делопроизводству                                    Республики Беларусь 23.05.95  N 13                                    Внесена  Министерством  юстиции  в                                    Реестр государственной регистрации                                    нормативных  актов  министерств  и                                    других     центральных     органов                                    управления   Республики   Беларусь                                    30.05.95 N 908/12                             ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ              по делопроизводству в министерствах, госкомитетах                и других центральных органах управления,              учреждениях, организациях и на предприятиях                          Республики Беларусь                                    1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ          1.1. Примерная инструкция  по делопроизводству в министерствах,  госкомитетах и  других центральных органах  управления, учреждениях,  организациях и на предприятиях Республики Беларусь *) подготовлена с  целью   совершенствования   на   единой   основе   документационного  обеспечения   управления   и   повышения   его  эффективности  путём  унификации  состава  и  форм   управленческих  документов,  а  также  технологии работы с ними.       Примерная инструкция   устанавливает   общие    требования    к  документированию  управленческой деятельности и организации работы с  документами в  министерствах,  государственных  комитетах  и  других  центральных  органах  управления,  учреждениях,  организациях  и  на  предприятиях    Республики     Беларусь,     независимо    от   форм  собственности **) и ведомственной принадлежности.      ------------------------------       *) Далее "Примерная инструкция"       **) Далее "организация"          1.2. Вопросы  работы  с  документами  организаций  регулируются  законодательством  Республики   Беларусь,   нормативно-методическими  документами   Комитета  по  архивам  и  делопроизводству  Республики  Беларусь,  уставами   и   положениями   министерств,   госкомитетов,  ведомств, учреждений, организаций и предприятий.          1.3. В   соответствии   с   приказом   Комитета  по  архивам  и  делопроизводству  при  Совете  Министров  Республики   Беларусь   от  25.05.93  N  12  "О  нормативно-методических актах и документах", до  принятия национального законодательства в области архивного  дела  и  делопроизводства,    в    республике   действует   порядок   ведения  делопроизводства,  определённый нормативно-методическими документами  бывших   Главархива   и   Госстандарта   СССР.   Перечень   основных  нормативно-методических документов приведён в приложении 1.          1.4. Основные  положения  Примерной инструкции распространяются  на организационно-распорядительную документацию.       На организационно-распорядительные  документы с графами "Особой  важности",  "Совершенно секретно",  "Секретно",  письма, заявления и  жалобы  граждан,  а  также  на  документы,  не относящиеся к системе  организационно-распорядительной       документации        (плановая,  отчётно-статистическая,     расчётно-денежная    и    др.    системы  документации),  действие  Примерной  инструкции  распространяется  в  части,  касающейся  общего порядка работы с документами и подготовки  их к сдаче в архив.  Особенности оформления  и  обработки  указанных  документов регламентируются специальными инструкциями.          1.5. Примерная инструкция устанавливает порядок приёма,  учёта,  подготовки,  оформления,   размножения   (тиражирования),   контроля  исполнения, хранения и использования документов.       Организации ведут  делопроизводство  на  основе  самостоятельно  разрабатываемых      индивидуальных      инструкций     и     других  нормативно-методических  документов,  не  противоречащих   Примерной  инструкции.       Положения инструкций  распространяются  как   на   традиционное  делопроизводство,   так  и  на  организацию  работы  с  документами,  создаваемыми средствами вычислительной техники  -  машиночитаемые  и  др., независимо от их носителей.       Компьютерные (автоматизированные)     технологии      обработки  документной  информации  должны  отвечать  требованиям инструкций по  делопроизводству.          1.6. Типовые   или  Примерные  инструкции  по  делопроизводству  министерств,  государственных комитетов и других центральных органов  управления  утверждаются  их  руководителями  после  согласования  с  Комитетом  по  архивам  и  делопроизводству   Республики   Беларусь.  Инструкции    по   делопроизводству   министерств,   государственных  комитетов  и  других  центральных  органов  управления,  учреждений,  организаций,  предприятий,  передающих  документы на государственное  хранение,  утверждаются их руководителями по согласованию с архивным  учреждением  Государственной  архивной  службы  Республики Беларусь.  Согласование   проводится   с   целью   соблюдения   министерствами,  государственными   комитетами   и   другими   центральными  органами  управления,  учреждениями, организациями, предприятиями действующего  законодательства  и  нормативных  документов,  регулирующих  вопросы  документационного   обеспечения   управления;   единого   учёта    и  обеспечения  сохранности  документов организаций как составной части  Национального архивного фонда Республики Беларусь.          1.7. Документационное  обеспечение  управления,   контроль   за  соблюдением  в структурных подразделениях организации единой системы  делопроизводства,  методическое руководство работой с документами  и  обучение  работников  основам делопроизводства возлагается на службу  документационного обеспечения управления (ДОУ) (Приложение 2).       Наименование, структура,  штаты  службы ДОУ (Управление делами,  секретариат,  общий  отдел,  канцелярия  и  др.)  устанавливаются  в  соответствии   с   положением  о  ней  и  в  зависимости  от  объёма  документооборота и наличия средств вычислительной и  организационной  техники и др. выполняемых функций.       Ответственность за  организацию  делопроизводства,   соблюдение  установленных  правил  и  порядка работы с документами в структурных  подразделениях  организации  возлагается   на   руководителей   этих  подразделений.       Руководитель структурного       подразделения        определяет  ответственного  за  ведение  делопроизводства,  который обеспечивает  учёт и прохождение документов  в  установленные  сроки,  информирует  руководство  о  состоянии  их исполнения,  осуществляет ознакомление  работников   с   нормативными   и   методическими   документами   по  делопроизводству.          1.8. Задачи,  функции,  порядок работы подразделений службы ДОУ  регламентируются положениями о них.       Права, обязанности и ответственность работников,  участвующих в  делопроизводственном   обслуживании,    организации,    определяются  должностными инструкциями.          1.9. Работники    организаций   должны   быть   ознакомлены   с  установленным  порядком  работ  с  документами  и   инструкцией   по  делопроизводству.       Работники структурных    подразделений     организации    несут  персональную  ответственность за выполнение требований инструкции по  делопроизводству,   сохранность   находящихся   у   них    служебных  документов.  Об  их  утрате  немедленно  докладывается  руководителю  подразделения и сообщается в службу ДОУ.       Передача документов   или   их   копий   работникам   сторонних  организаций допускается с разрешения  руководителя  организации  или  структурного подразделения.       При увольнении или  перемещении  работника,  имеющиеся  у  него  документы   по   указанию  руководителя  структурного  подразделения  передаются другому работнику по акту передачи.          1.10. Министерства,   государственные   комитеты    и    другие  центральные  органы  управления  осуществляют контроль за состоянием  делопроизводства в подведомственных  им  учреждениях,  организациях,  предприятиях.                2. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ          2.1. Документирование        управленческой       деятельности.       Документирование управленческой  деятельности   заключается   в  фиксации  на  бумаге или других носителях управленческих действий по  установленным правилам, т.е. в создании управленческих документов.       Документирование осуществляется     на    естественном    языке  (рукописные   документы,   в   т.ч.   телеграммы,    телефонограммы,  телетайпограммы   и   т.д.),  а  также  на  искусственных  языках  с  использованием машинных носителей.       Деятельность организации         обеспечивается        системой  взаимосвязанных   управленческих   документов,   составляющих    его  документационную  базу.  Состав  документационной  базы определяется  компетенцией организации,  кругом управленческих  функций,  порядком  разрешения  вопросов  (единоличный  или  коллегиальный),  объёмом  и  характером взаимосвязей между  организациями  одного  или  различных  уровней управления.       Юридическим основанием      возникновения      распорядительных  документов в деятельности организаций являются:       Законы Республики Беларусь;       указы и распоряжения Президента Республики Беларусь;       постановления  Верховного  Совета Республики Беларусь;