Приказ Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13

Стр. 10

       Индивидуальные сроки  устанавливаются  руководителем.  Конечная  дата исполнения указывается  в  тексте  документа  или  в  резолюции  руководителя.  В случае,  когда срок исполнения документа не указан,  он должен быть исполнен не более чем в 10-дневный срок.       Изменение срока  исполнения  производится  только  по  указанию  руководителя.  Допускается корректировка (перенос) сроков исполнения  документов  (поручений).  Аргументированная  просьба  исполнителя  о  переносе срока направляется письменно (в  форме  докладной  записки)  или  устно на имя руководителя,  установившего срок,  сразу же после  получения  задания  или  за  несколько  дней  до   истечения   срока  исполнения.  Изменение  документируется -  проставляется новый срок,  дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы  - регистрационную карточку или банк регистрационных данных.          4.2.2. Исполнение документа  (поручения)  может  быть  поручено  нескольким  исполнителям.  Исполнитель,  указанный первым,  является  ответственным   исполнителем   и   отвечает   за   своевременное   и  качественное исполнение задания в целом.  Ответственному исполнителю  предоставляется  право  координировать  и  контролировать   действия  исполнителей:  созывать совещания,  требовать необходимые материалы,  давать поручения и др.          4.2.3. Документ  считается  исполненным  и снимается с контроля  после   выполнения   заданий,   запросов,   сообщения    результатов  заинтересованным организациям и лицам или другого документированного  подтверждения исполнения.       На документе  проставляется  отметка  об исполнении (п.3.2.6.),  подпись    лица,    подтверждающего    исполнение     (ответственный  исполнитель), дата.                4.3. Организация контроля исполнения.          4.3.1. Система     контроля     исполнения    включает:       учет контролируемых документов (поручений) и  их  своевременное  доведение до исполнителей;       контроль за сроками исполнения;       проверку и регулирование хода исполнения, снятие документа  с контроля;       учёт  и  отчётность  о  результатах исполнения;       оценку состояния исполнительской дисциплины.          4.3.2. Учёт контролируемых  документов  и  контроль  исполнения  строятся  на  базе регистрационных данных:  регистрационных карточек  или автоматизированных банках регистрационных данных.       Контрольная картотека систематизируется  по  срокам  исполнения  документов,  по исполнителям, группам документов (приказы, решения и  др.).       Контроль за сроками исполнения, учёт и отчётность о результатах  исполнения осуществляется контрольной службой (группой контроля).          4.3.3. На один контролируемый  документ  может  быть  заполнено  несколько контрольных карточек в соответствии с числом исполнителей,  заданий или различными сроками исполнения.       При нескольких   исполнителях,   один  из  которых  назначается  ответственным,  карточка  заполняется   только   на   ответственного  исполнителя.       Устное поручение руководителя,  поставленное на контроль, также  фиксируется  на  регистрационно-контрольной карточке,  заполняемой в  необходимом   количестве   экземпляров    секретарем    руководителя  организации.       На контролируемых  документах  в  обязательном  порядке  должна  стоять  отметка  о  контроле  (отметка  проставляется  на левом поле  первого листа документа параллельно заголовку документа).       Первый экземпляр   контрольной   карточки   остаётся  в  группе  контроля, а второй экземпляр карточки (карточка с устным поручением)  передаётся исполнителю вместе с документом.       Контрольные карточки  группируются  в  контрольных   картотеках  согласно установленным срокам исполнения документов (поручений),  по  исходящим документам -  согласно ожидаемым датам получения  ответов.  Примечание: контрольная картотека делится на ячейки, соответствующие  числу  дней  месяца;   дополнительные   ячейки   предназначены   для  размещения   карточек   с  перспективными  и  просроченными  сроками  исполнения.          4.3.4. Картотеку    следует   ежедневно   просматривать   и   о  приближении (истечении) сроков исполнения информировать исполнителей  (руководителей).  Предупреждение  исполнителей  осуществляется,  как  правило,  за  2-3  дня  до  истечения  установленных   сроков.   При  автоматизированном      контроле      исполнителям      направляются  машинограммы-предупреждения.          4.3.5. Свидетельством  исполнения  документа  (поручения) может  быть  подготовленный  исполнителем   и   подписанный   руководителем  исходящий  или  внутренний  документ:  ответ  на  запрос,  извещение  заявителю о принятом решении,  приказ, указание и др. При отсутствии  документа,  свидетельствующего об исполнении, исполнитель составляет  справку об исполнении; краткая справка излагается карточке.       Карточка с    материалами,     характеризующими     исполнение,  представляется  ответственному за контроль для проверки исполнения и  снятия  документа  (поручения)  с   контроля.   При   некачественном  исполнении  документ  с  контроля  не снимается и переходит в разряд  неисполненных в срок документов;  также может быть принято решение о  необходимости переноса срока исполнения такого документа.          4.3.6. Информация    о    результатах   исполнения   документов  (поручений) обобщается по состоянию на первое число каждого месяца и  доводится  до  сведения  руководства  в  форме  сводки об исполнении  документов и поручений (приложение 16).       При автоматизированном   контроле   исполнения   руководству  и  исполнителям направляются информационные документы-машинограммы.          4.3.7. Автоматизированный  контроль исполнения строится на базе  данных автоматизированной  регистрации  и  обеспечивает  оперативное  информирование   исполнителей   и  контрольной  службы  о  состоянии  исполнения всех видов  документов,  поручений  и  заданий,  а  также  предварительный  контроль сроков подготовки и исполнения документов,  анализ исполнительской дисциплины.       Контрольные действия  осуществляются  в контрольных службах и в  местах регистрации документов  с  использованием  автоматизированных  рабочих  мест  или  автоматизированных пунктов обработки информации.  Напоминания  исполнителям  о  сроках  исполнения,  сводка  состояния  исполнения,  сведения о переносе сроков, завершении исполнения и др.  выводятся на экран дисплея;  рассылка машинограмм  допускается  лишь  при   отсутствии   в   структурных   подразделениях  соответствующих  технических средств.       После завершения  исполнения и записи всех необходимых данных в  банк регистрационных данных,  изготавливается машинограмма полностью  выполненной карточки,  которая используется в справочном дублирующем  массиве,  подлежащем передаче  на  хранение  в  ведомственный  архив  одновременно с документами.                       5. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ          5.1. Номенклатура  дел  -   это  систематизированный   перечень  наименований дел, образующихся в процессе деятельности организации с  указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.       Номенклатура дел  предназначена  для  группировки   исполненных  документов  в  дела,  систематизации  и учёта дел,  индексации дел и  определения сроков их хранения.  Номенклатура  дел  является  схемой  построения  справочной  картотеки на исполненные документы и основой  для составления описей дел постоянного и временного (свыше  10  лет)  хранения;   в   ведомственном  архиве  используется  для  учёта  дел  временного (до 10 лет включительно) хранения.       Различаются три   вида   номенклатур:   типовая,   примерная  и  номенклатура дел отдельной организации (конкретная).       Типовые и  примерные  номенклатуры дел разрабатываются службами  ДОУ  министерств  для  подведомственной  сети  и   утверждаются   их  руководителями.  Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры  дел согласовываются  с  ЦЭК  (Центральной  экспертной  комиссией)  и  Комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.       Типовая номенклатура  дел  составляется   для   однородных   по  характеру  деятельности  и структуре организаций.  Она устанавливает  типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли  (системе)  и является нормативным документом.       Примерная номенклатура дел  устанавливает  примерный  состав  и  индексы  для организаций,  однородных по характеру деятельности,  но  разных по структуре, и носит рекомендательный характер.       Конкретная (сводная)  номенклатура дел организации составляется  на основе номенклатур дел структурных подразделений.       Сводная номенклатура  дел организации составляется службой ДОУ,  подписывается руководителем организации,  согласовывается экспертной  комиссией  (ЭК)  организации и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК)  архивного учреждения,  в которое поступают документы на хранение,  а  затем    утверждаются    руководителем    организации   не   позднее  ноября-декабря текущего года.       Первый экземпляр  хранится  в службе ДОУ, второй - используется  службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра,   третий -  находится  в  качестве  учётного  документа в ведомственном архиве,  четвёртый - в  государственном архиве,  источником комплектования которого является  данная организация.       Ежегодный экземпляр    сводной    номенклатуры   дел   является  документом  постоянного  хранения,  он  регистрируется  (в  порядке,  установленном  для регистрации внутренних документов) и включается в  раздел номенклатуры дел общего отдела, канцелярии и др.          5.2. Ежегодно  номенклатура  дел  уточняется,  в  нее  вносятся  необходимые  изменения,  утверждается  руководителем  организации  и  вводится в действие с 1 января следующего года.          5.3. Составление  номенклатуры  дел  структурного подразделения  следует начинать с определения состава включаемых в неё  документов;  при этом необходимо пользоваться положением о подразделении, планами  и отчётами о работе подразделения,  номенклатурами дел подразделения  за прошлые годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет)  хранения,  справочными картотеками к  документам,  ведомственными  и  типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения.       В номенклатуру дел включаются дела  (документы)  с  постоянным,  временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет включительно) сроком  хранения, кроме того, в неё должны входить документы, образующиеся в  деятельности   вычислительного   центра  и  справочные  картотеки  к  документам.       В номенклатуру   дел  не  должны  включаться  печатные  издания  (брошюры,    справочники,    информационные    листки,    бюллетени,  реферативные   журналы,   экспресс-информации   и   др.),  алфавиты,  указатели и другие вспомогательные документы, не отражающие основную  деятельность структурного подразделения.       В сводную  номенклатуру  дел,   кроме   документов   постоянных  структурных   подразделений,   следует   включать  также  документы,  образующиеся  в  деятельности   временно   действующих   органов   и  общественных  организаций  (профсоюзного комитета и Советов трудовых  коллективов, общественных комиссий и советов и др.).          5.4. Графы   номенклатуры  дел  заполняются  в  соответствии  с  установленной формой (приложение 17).       В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела  состоит   из   условного    обозначения    (индекса)    структурного  подразделения  и  порядкового  номера  дела в пределах подразделения  (например: 02-1, 02-2, 02-3 и т.д.).       В сводной   номенклатуре   дел   однородным  делам  в  пределах  различных   структурных   подразделений   присваиваются   одинаковые  порядковые  номера  и  типовые  названия.  Например,  дело  "Приказы  министерства по основной деятельности.  Копии." в номенклатурах  дел  структурных подразделений будет иметь единый номер: 02-2, 03-2, 04-2