Приказ Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13

Стр. 11

  и т.д.       Дела, в   которых   откладываются   документы   по   проблемам,  разрешаемым в течение двух  и  более  лет,  включаются  в  ежегодный  экземпляр номенклатуры дел под одним и тем же индексом.       В номенклатуре дел каждого структурного  подразделения  следует  оставлять  несколько  резервных  номеров для незапланированных дел в  течение года.       В графе  2  номенклатуры  дел указываются наименования разделов  номенклатуры,     соответствующие     наименованиям      структурных  подразделений и наименования (заголовки) дел.       Заголовок дела должен быть кратким,  четким  и  соответствующим  смысловому  содержанию  документов,  группируемых  в деле.  В состав  заголовка входит название темы (содержание) дела  с  указанием  рода  заводимого  дела  (документы,  переписка,  дело)  или  разновидности  документов (приказы, планы, протоколы, отчёты, акты и др.).       Термин "Документы" применяется при объединении в деле различных  видов   документов   по   одному   вопросу,    но    не    связанных  последовательностью делопроизводства.  В конце заголовка (в скобках)  перечисляются  основные  виды  документов.  Например:  "Документы  о  строительстве   механического  завода  (приказы,  финансовый  отчёт,  сметы,  акты приёма работ, переписка). Термин "Документы" используют  также   при   объединении   в  одном  деле  документов-приложений  к  какому-либо другому документу,  например:  "Документы  к  протоколам  заседаний Коллегии министерства за 1992 год".       Термин "Дело" применяется  при  объединении  в  деле  различных  видов  документов  по одному вопросу,  связанных последовательностью  делопроизводства,    например:    "Выездные    дела    специалистов,  командированных за границу", "Уголовное дело" и т.д.       При формулировании  заголовков  дел  не  следует   использовать  термины "Материалы", "Документальные материалы", "Общая переписка" и  т.д.       В заголовках  дел  с  перепиской  необходимо указывать название  корреспондента (если она ведется с одним корреспондентом)  и  о  чем  переписка.   Например:  "Переписка  с  министерством  о  составлении  отчетов по загранкомандировкам".       При переписке  с несколькими разнородными корреспондентами,  их  названия в  заголовке,  как  правило,  не  перечисляются,  например:  "Переписка   о   внедрении   новой  техники".  Несколько  однородных  корреспондентов могут быть названы обобщённо, например: "Переписка с  предприятиями о поставке оборудования".       Последовательность расположения заголовков дел  в  номенклатуре  дел  зависит  от  их  значимости и взаимосвязи.  Первыми размещаются  заголовки дел,  с распорядительными документами вышестоящих органов,  затем   располагаются  группы  организационных  документов  (уставы,  положения);  распорядительные документы организации,  планы, отчёты,  переписка  и  другие  группы  документов.  Внутри  групп  документов  заголовки дел также располагаются по степени  их  важности.  Так,  в  группе   плановых  документов  первыми  идут  годовые  планы,  затем  квартальные и месячные;  то же относится и к отчётам: годовой отчёт,  квартальный   и   месячный.   В  группе  дел  с  перепиской  вначале  располагается переписка с вышестоящими органами, затем со сторонними  организациями.       Разделы сводной  номенклатуры  дел  (наименования   структурных  подразделений)  располагаются  в графе в соответствии с утверждённой  структурой учреждения.  В качестве первого раздела указывается общий  отдел,  канцелярия  или  другая служба документационного обеспечения  управления.  После  основных  структурных  подразделений  в  порядке  значимости  следуют  общественные организации и временно действующие  органы.       Графа 3 номенклатуры дел "Количество дел (томов)" заполняется в  конце делопроизводственного года.       В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно  действующим ведомственным и типовому  перечням  с  указанием  сроков  хранения и даются ссылки на соответствующие статьи перечней.       Сроки хранения   документов,   не   отражённых   в    перечнях,  определяются экспертной комиссией организации.       В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о  переходящих  делах, о  выделении  дел  к   уничтожению,   о   лицах,  ответственных   за   формирование  дел,  о  передаче  дел  в  другую  организацию для продолжения  и  др.  Названия  перечней  документов,  использованных  при  определении сроков хранения дел,  указываются в  конце номенклатуры  дел  перед  реквизитом  "наименование  должности  руководителя службы ДОУ".          5.5. По окончании календарного года службой ДОУ  организации  в  конце  номенклатуры  дел составляется итоговая запись о категориях и  количестве заведенных дел (приложение 18).          5.6. При   наличии   в   организации  средств  ВТ  утверждённая  номенклатура дел организации вводится и хранится в  памяти  ЭВМ  для  упрощения  её  ведения,  корректировки,  а  в необходимых  случаях -  переработки.       Технология автоматизированного  составления  номенклатуры  дел,  как правило, принципиально не отличается от традиционной.                             6. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ          6.1. Формирование дел - это  группировка исполненных документов  в дела в соответствии с номенклатурой дел.       Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица,  ответственные за делопроизводство.       Контроль за  правильным   формированием   дел   в   организации  осуществляется службой ДОУ.          6.2. Группировка  документов  в  дела   производится   согласно  отметкам  исполнителей  на исполненных документах "В дело N ..." и в  строгом соответствии  с  номенклатурой  дел.  При  этом  проверяется  правильность оформления документов,  наличие подписей, даты, отметки  об исполнении и других необходимых реквизитов документов.       Недооформленные или     неправильно    оформленные    документы  возвращаются исполнителям на доработку.       Документы постоянного и временного сроков хранения группируются  в отдельные дела.  Например, следует раздельно формировать оригиналы  и копии документов,  годовые, квартальные и месячные планы и отчёты,  приказы вышестоящей и подчиненной организации,  поскольку они  имеют  различные сроки хранения.       Допускается временная группировка в  одном  деле  документов  с  различными сроками хранения,  связанных решением одного вопроса.  По  окончании  делопроизводственного  года   такие   документы   следует  расформировывать  в  самостоятельные дела в зависимости от сроков их  хранения.       Машинограммы помещаются  в  дела  на   общих   основаниях.       Не допускается включать в  дела документы, подлежащие возврату,  черновики,  рабочие  варианты   (проекты)  документов,  размноженные  копии.       Приложения к документам при их значительном объеме группируются  в отдельные тома,  небольшие приложения - вместе  с  документами,  к  которым они относятся.       В дела формируются документы одного делопроизводственного года,  за исключением переходящих и личных дел.       Дело с документами не должно превышать  250  листов  (30-40  мм  толщины).    При   большем   объёме   документов   дело   делят   на  самостоятельные тома;  документы каждого тома являются  продолжением  следующего.          6.3. Документы в деле могут располагаться в порядке  разрешения  вопросов, хронологии, алфавита, нумерации и др. Принципы группировки  документов могут комбинироваться и варьироваться.       Преимущественное значение  имеет  вопросно-логический  принцип,  предусматривающий    расположение    документов     в     логической  последовательности  решения вопроса:  первым помещается инициативный  документ  (документ-запрос),  за  ним   -    документ-ответ.   Такая  систематизация    совпадает,    как   правило,   с   хронологическим  расположением  документов  (по  датам  их  поступления,  исполнения,  подписания,  утверждения).  В  делах  постоянного хранения документы  формируются в прямом хронологическом порядке (с января по декабрь).       При алфавитной систематизации документы группируются, исходя из  их  содержания  по  алфавиту  фамилий,   названия   корреспондентов,  административно-территориальных единиц, объектов и др.       Распорядительные документы  (приказы,  распоряжения,   решения)  группируются  в  дела  по видам и хронологии вместе с относящимися к  ним приложениями.       Уставы, положения,  инструкции,  утверждённые распорядительными  документами,  являются приложениями к ним и  группируются  вместе  с  указанными документами.       Если же они утверждены в качестве  самостоятельного  документа,  то их группируют в самостоятельные дела.       Приказы по  основной  деятельности и приказы по личному составу  группируются и формируются в  дела  раздельно.  Приказы  по  личному  составу, в свою очередь, делятся на две группы:       приказы о    приёме,    переводе,    увольнении,    заграничных  командировках;       приказы о  предоставлении  отпусков,  поощрении,  премировании,  назначении дежурных, взысканиях, командировках.       Протоколы в деле располагаются  в  хронологическом  порядке  по  номерам  и  группируются,  как  правило,  вместе  с документами,  на  основании которых протокол готовился (повестка дня, доклады, проекты  решений   и  др.).  При  значительном  объеме  таких  документов  их  формируют   в   отдельное   дело   по    номерам    протоколов    (в  последовательности решения вопросов).       Планы, отчёты,  сметы,  лимиты,  титульные  списки группируются  отдельно от проектов этих документов и расчетов к ним.       Планы и  отчёты к ним хранят в делах того года,  к которому они  относятся  по  своему   содержанию,   независимо   от   времени   их  составления.  Например, отчёт за 1992 год, составленный в 1993 году,  или план на 1992 год, составленный в 1991 году, должны быть отнесены  к  1992  году.  Планы,  рассчитанные  на несколько лет,  относятся к  начальному году  их  действия;  отчёты  о  выполнении  таких  планов  относятся к последнему году действия плана.       Документы в   личных   делах    располагаются    в    следующей  последовательности:  внутренняя опись документов,  имеющихся в деле;  заявление о приёме на работу; направление или представление; анкета,  листок  по  учёту кадров;  автобиография;  документы об образовании;  выписки  из  приказов   о   назначении,   перемещении,   увольнении;  дополнение  к  личному  листку  по  учёту  кадров,  справки и другие  документы,   имеющие   отношение   к   делу   (кроме    справок    о  местожительстве,  медицинских  справок о состоянии здоровья,  других  документов второстепенного значения,  которые группируются  отдельно  от  личных  дел  и  хранятся  временно).  Копии приказов о наложении  взысканий,  поощрениях,  изменений  фамилий   в   личное   дело   не  подшиваются  в связи с внесением этих записей в дополнение к личному  листку по учёту кадров.       Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные  дела в пределах года и располагаются  по  алфавиту  фамилий  (внутри  структурных подразделений).       Предложения и заявления (жалобы) граждан формируются раздельно:  предложения и заявления по улучшению работы организации (постоянного  срока  хранения)  и заявления по личным вопросам (срок  хранения - 5  лет).       Каждое заявление  (жалоба)  и  документы  по  его  рассмотрению  составляют  в  деле  самостоятельную  группу.  В  случае поступления  повторного заявления,  оно подшивается в данную  группу  документов.  Документы располагаются в хронологическом или алфавитном порядке.       Переписка группируется в дела за  период  календарного  года  в  порядке  разрешения  вопросов  в хронологической последовательности:  документ-ответ помещается за документом-запросом.                      7. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ          7.1. Экспертиза   ценности   документов   -   это   определение  народно-хозяйственного, социально-культурного, исторического и иного  значения документов в целях их отбора на государственное хранение  и  установления сроков хранения.          7.2. Экспертиза ценности  документов  осуществляется  постоянно