14.08.2017
Приказ Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13
Стр. 11
и т.д. Дела, в которых откладываются документы по проблемам, разрешаемым в течение двух и более лет, включаются в ежегодный экземпляр номенклатуры дел под одним и тем же индексом. В номенклатуре дел каждого структурного подразделения следует оставлять несколько резервных номеров для незапланированных дел в течение года. В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных подразделений и наименования (заголовки) дел. Заголовок дела должен быть кратким, четким и соответствующим смысловому содержанию документов, группируемых в деле. В состав заголовка входит название темы (содержание) дела с указанием рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, планы, протоколы, отчёты, акты и др.). Термин "Документы" применяется при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка (в скобках) перечисляются основные виды документов. Например: "Документы о строительстве механического завода (приказы, финансовый отчёт, сметы, акты приёма работ, переписка). Термин "Документы" используют также при объединении в одном деле документов-приложений к какому-либо другому документу, например: "Документы к протоколам заседаний Коллегии министерства за 1992 год". Термин "Дело" применяется при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью делопроизводства, например: "Выездные дела специалистов, командированных за границу", "Уголовное дело" и т.д. При формулировании заголовков дел не следует использовать термины "Материалы", "Документальные материалы", "Общая переписка" и т.д. В заголовках дел с перепиской необходимо указывать название корреспондента (если она ведется с одним корреспондентом) и о чем переписка. Например: "Переписка с министерством о составлении отчетов по загранкомандировкам". При переписке с несколькими разнородными корреспондентами, их названия в заголовке, как правило, не перечисляются, например: "Переписка о внедрении новой техники". Несколько однородных корреспондентов могут быть названы обобщённо, например: "Переписка с предприятиями о поставке оборудования". Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре дел зависит от их значимости и взаимосвязи. Первыми размещаются заголовки дел, с распорядительными документами вышестоящих органов, затем располагаются группы организационных документов (уставы, положения); распорядительные документы организации, планы, отчёты, переписка и другие группы документов. Внутри групп документов заголовки дел также располагаются по степени их важности. Так, в группе плановых документов первыми идут годовые планы, затем квартальные и месячные; то же относится и к отчётам: годовой отчёт, квартальный и месячный. В группе дел с перепиской вначале располагается переписка с вышестоящими органами, затем со сторонними организациями. Разделы сводной номенклатуры дел (наименования структурных подразделений) располагаются в графе в соответствии с утверждённой структурой учреждения. В качестве первого раздела указывается общий отдел, канцелярия или другая служба документационного обеспечения управления. После основных структурных подразделений в порядке значимости следуют общественные организации и временно действующие органы. Графа 3 номенклатуры дел "Количество дел (томов)" заполняется в конце делопроизводственного года. В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим ведомственным и типовому перечням с указанием сроков хранения и даются ссылки на соответствующие статьи перечней. Сроки хранения документов, не отражённых в перечнях, определяются экспертной комиссией организации. В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. Названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, указываются в конце номенклатуры дел перед реквизитом "наименование должности руководителя службы ДОУ". 5.5. По окончании календарного года службой ДОУ организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (приложение 18). 5.6. При наличии в организации средств ВТ утверждённая номенклатура дел организации вводится и хранится в памяти ЭВМ для упрощения её ведения, корректировки, а в необходимых случаях - переработки. Технология автоматизированного составления номенклатуры дел, как правило, принципиально не отличается от традиционной. 6. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ 6.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство. Контроль за правильным формированием дел в организации осуществляется службой ДОУ. 6.2. Группировка документов в дела производится согласно отметкам исполнителей на исполненных документах "В дело N ..." и в строгом соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяется правильность оформления документов, наличие подписей, даты, отметки об исполнении и других необходимых реквизитов документов. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела. Например, следует раздельно формировать оригиналы и копии документов, годовые, квартальные и месячные планы и отчёты, приказы вышестоящей и подчиненной организации, поскольку они имеют различные сроки хранения. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие документы следует расформировывать в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения. Машинограммы помещаются в дела на общих основаниях. Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов, размноженные копии. Приложения к документам при их значительном объеме группируются в отдельные тома, небольшие приложения - вместе с документами, к которым они относятся. В дела формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих и личных дел. Дело с документами не должно превышать 250 листов (30-40 мм толщины). При большем объёме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением следующего. 6.3. Документы в деле могут располагаться в порядке разрешения вопросов, хронологии, алфавита, нумерации и др. Принципы группировки документов могут комбинироваться и варьироваться. Преимущественное значение имеет вопросно-логический принцип, предусматривающий расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (документ-запрос), за ним - документ-ответ. Такая систематизация совпадает, как правило, с хронологическим расположением документов (по датам их поступления, исполнения, подписания, утверждения). В делах постоянного хранения документы формируются в прямом хронологическом порядке (с января по декабрь). При алфавитной систематизации документы группируются, исходя из их содержания по алфавиту фамилий, названия корреспондентов, административно-территориальных единиц, объектов и др. Распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения) группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями. Уставы, положения, инструкции, утверждённые распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу группируются и формируются в дела раздельно. Приказы по личному составу, в свою очередь, делятся на две группы: приказы о приёме, переводе, увольнении, заграничных командировках; приказы о предоставлении отпусков, поощрении, премировании, назначении дежурных, взысканиях, командировках. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам и группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых протокол готовился (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов (в последовательности решения вопросов). Планы, отчёты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов к ним. Планы и отчёты к ним хранят в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Например, отчёт за 1992 год, составленный в 1993 году, или план на 1992 год, составленный в 1991 году, должны быть отнесены к 1992 году. Планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к начальному году их действия; отчёты о выполнении таких планов относятся к последнему году действия плана. Документы в личных делах располагаются в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в деле; заявление о приёме на работу; направление или представление; анкета, листок по учёту кадров; автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учёту кадров, справки и другие документы, имеющие отношение к делу (кроме справок о местожительстве, медицинских справок о состоянии здоровья, других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно от личных дел и хранятся временно). Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменений фамилий в личное дело не подшиваются в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учёту кадров. Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий (внутри структурных подразделений). Предложения и заявления (жалобы) граждан формируются раздельно: предложения и заявления по улучшению работы организации (постоянного срока хранения) и заявления по личным вопросам (срок хранения - 5 лет). Каждое заявление (жалоба) и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае поступления повторного заявления, оно подшивается в данную группу документов. Документы располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Переписка группируется в дела за период календарного года в порядке разрешения вопросов в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. 7. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 7.1. Экспертиза ценности документов - это определение народно-хозяйственного, социально-культурного, исторического и иного значения документов в целях их отбора на государственное хранение и установления сроков хранения. 7.2. Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно