Приказ Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13

Стр. 12

  действующей экспертной комиссией (ЭК). В министерствах, ведомствах и  центральных органах  общественных  организаций  создаются  постоянно  действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).       ЭК и  ЦЭК  назначается  приказом  руководителя  организации   в  составе  не  менее  3-5  человек  под  председательством  одного  из  руководящих работников.  ЭК  (ЦЭК)  работает  на  основе  положения,  которое   согласовывается   с  государственной  архивной  службой  и  утверждается руководителем организации.       ЭК (ЦЭК)   организации    осуществляет    следующие    функции:       рассматривает проекты   номенклатур   дел   организации   и  её  структурных подразделений;       проводит ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;       рассматривает описи дел постоянного хранения по личному составу  и выносит    решение    о    представлении    их    на   утверждение  экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения;       рассматривает акты  о  выделении  к уничтожению документов,  не  подлежащих дальнейшему хранению и  представляет  их  одновременно  с  описями   дел   постоянного  хранения  на  рассмотрение  ЭПК  (ЦЭПК)  архивного учреждения;       рассматривает предложения   об   изменении   сроков    хранения  отдельных    категорий    документов,   установленных   действующими  перечнями,  и выносит решения о представлении  этих  предложений  на  рассмотрение ЭПК архивного учреждения;       участвует в     подготовке     методических     пособий      по  делопроизводству,  проектов перечней документов, типовых и примерных  номенклатур дел;       осуществляет методическое    руководство    и    контроль    за  деятельностью подведомственных организаций,  не состоящих  на  учете  архивных учреждений.       ЭК (ЦЭК)   является   совещательным   органом.    Её    решения  утверждаются    руководителем    организации.   Заседания   комиссии  проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.          7.3. Непосредственный   отбор   документов   на   постоянное  и  временное  (свыше  10  лет)  хранение  и  выделение  к   уничтожению  производится  сотрудниками  структурных  подразделений  организации.  Методическую  помощь  и  контроль   осуществляет   работник   архива  организации.       Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатур  дел  и  перечней  (типового,  ведомственных)  документов с указанием  сроков хранения, путём полистного просмотра дел.       По результатам   экспертизы  ценности  документов  составляются  описи документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения  и  акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.                              8. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ          8.1. Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по  завершении  года.  Оформление  дел  включает   комплекс   работ   по  технической  обработке  и  проводится  сотрудниками  соответствующих  структурных подразделений при методической помощи  и  под  контролем  ведомственного архива.          8.2. В зависимости от сроков  хранения  проводится  полное  или  частичное   оформление   дел.       Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше  10  лет)  хранения  и  по  личному  составу.  Полное оформление дела  предусматривает: подшивку или переплет дел; нумерацию листов в деле;  составление  заверительной надписи дела,  составление (в необходимых  случаях) внутренней  описи  документов  дела,  внесение  необходимых  уточнений   в   реквизиты   обложки   дела  (уточнение  наименования  организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).       Документы постоянного  и  временного  (свыше  10  лет) хранения  следует подшивать (переплетать) в дела с твёрдой обложкой.  Листы  в  деле  нумеруются  чёрным  графическим  карандашом  или  нумератором;  каждый том дела нумеруется самостоятельно.  В конце дела  (тома)  на  отдельном  листе  делается заверительная надпись (приложение 19),  в  которой цифрами и прописью  указывается  количество  пронумерованных  листов,    отражаются   исправления   в   нумерации,   оговариваются  особенности физического состояния документов и проставляется подпись  лица,  ответственного  за делопроизводство с указанием должности,  а  также дата.       На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,  учёт  которых вызывается спецификой документации  (особо  ценные,  личные,  судебные и следственные дела, дела, сформированные по разновидностям  документов,  заголовки которых не раскрывают  конкретное  содержание  документов   и   т.д.)  составляется  внутренняя  опись  документов,  находящихся в деле (приложение 20).  Внутренняя опись  помещается  в  начале  дела  и  подписывается составителем описи.  Листы внутренней  описи  нумеруются  отдельно  от  листов  документов,  их  количество  указывается  в  заверительной надписи после общего количества листов  дела (со знаком плюс). Например: В настоящем деле ... 150 ... листов  + 20 листов внутренней описи.       Дела временного (до  10  лет  включительно)  хранения  подлежат  частичному  оформлению:  дела допускается хранить в скоросшивателях,  не проводить пересистематизацию в деле,  листы дела  не  нумеровать,  заверительные надписи и внутренние описи документов не составлять.          8.3. Обложки  дел  постоянного  и  временного  (свыше  10  лет)  хранения оформляются по установленной форме (приложение 21).       Обязательными   реквизитами   обложки   являются:  наименование  вышестоящей  организации, организации  и структурного подразделения,  индекс дела по  номенклатуре дел и номер тома,  заголовок дела, срок  хранения, дата  (год) или крайние  даты начала и  окончания дела для  определённых   категорий    документов   (постановлений,   приказов,  протоколов, переписки и др.) - количество листов, номер фонда, описи  и дела по описи.       В начале  года  реквизиты  обложки оформляются в соответствии с  номенклатурой дел.  По окончании делопроизводственного года  надписи  на обложках подлежат уточнению:       если в  период  формирования  дела  название  организации   или  структурного  подразделения  изменялось,  на обложке указывается его  последнее наименование;       в заголовки  дел  с распорядительными документами,  протоколами  вносятся  их  номера,  а  также  указывается  их   подлинность   или  копийность;       на обложке  дела  с  перепиской  проставляются   крайние   даты  документов;       если в  деле  имеются  документы-приложения  за  более   ранний  период,  чем год образования дела,  то на обложке под датой делается  пометка: "Имеются документы за ... годы";       из заверительной  надписи  на обложку дела выносится количество  листов в деле;       при внесении  дела  в опись на обложке дела проставляется номер  фонда, описи и дела по описи.       Надписи на  обложках  постоянного  и  временного (свыше 10 лет)  хранения делаются чётко, светостойкими чернилами или тушью.                          9. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ          9.1. Опись дел -  это архивный справочник, представляющий собой  систематизированный  перечень  заголовков  дел и предназначенный для  раскрытия состава и содержания дел.  Одновременно опись дел является  учётным  документом  и  основным видом научно-справочного аппарата к  документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.          9.2. На завершённые дела постоянного, временного (свыше 10 лет)  хранения  и  по  личному  составу,  прошедшие  экспертизу  ценности,  ежегодно составляются описи (приложение 22,  23). На дела временного  (до 10 лет) хранения описи не составляются.       Описи составляются  отдельно  на дела постоянного хранения;  на  дела по личному составу; личные дела; дела временного (свыше 10 лет)  хранения;  дела  со  специальной  документацией  (научные  отчёты по  темам,  судебные и следственные дела, рационализаторские предложения  и т.п.).          9.3. В  структурных  подразделениях  описи  дел (приложение 23)  составляются    ежегодно    под    непосредственным     руководством  ведомственного  архива.  По этим описям дела сдаются в ведомственный  архив.       Описи дел   структурных   подразделений   составляются  в  двух  экземплярах.  При  передаче  дел  в  ведомственный  архив  на  обоих  экземплярах описи указывается дата и количество принятых дел.  Описи  подписываются  заведующим  (сотрудником)  ведомственного  архива   и  сотрудником   структурного   подразделения,  передающим  дела.  Один  экземпляр описи возвращается  в  структурные  подразделения,  второй  остаётся в архиве.          9.4. На основе описей дел структурных  подразделений  в  архиве  составляются   годовые   разделы  сводных  описей  всей  организации  (приложение 22).       Сводная опись дел постоянного хранения,  составленная в четырёх  экземплярах,  согласовывается  экспертной  комиссией  организации  и  утверждается  экспертно-проверочной  комиссией архивного учреждения.  После этого сводная опись дел  постоянного  хранения  передаётся  на  утверждение   руководителю   организации.   Законченная   опись  дел  постоянного хранения должна иметь титульный  лист  (приложение  24),  оглавление, список сокращённых слов, предисловие, указатель.       Сводная опись  дел   временного   (свыше   10   лет)   хранения  составляется   в   двух   экземплярах,   согласовывается  экспертной  комиссией  организации  и  ЭК  (ЦЭК)  вышестоящей  организации  (для  организаций,  непередающих  документы на госхранение) и утверждается  руководителем организации.       Сводная опись  дел  по личному составу организации,  передающей  документы  на  государственное   хранение,   составляется   в   трёх  экземплярах,  согласовывается  экспертной  комиссией  организации  и  экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и  утверждается  руководителем организации.       Сводная опись дел по личному составу организации, не передающей  документы  на   государственное   хранение   составляется   в   двух  экземплярах,  согласовывается  экспертной  комиссией  организации  и  ЭК (ЦЭК) вышестоящей  организации   и   утверждается   руководителем  организации.          9.5. При   составлении   описи   дел   соблюдаются    следующие  требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой  схемой  систематизации  на  основе  номенклатуры  дел;  каждое  дело  вносится  в  опись под самостоятельным порядковым номером (если дело  состоит из нескольких томов или частей,  то  каждый  том  или  часть  вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел  в описи -  валовый за  несколько  лет;  порядок  присвоения  номеров  описям  структурных  подразделений устанавливается по согласованию с  ведомственным архивом; графы описи заполняются в точном соответствии  с теми сведениями,  которые вынесены на обложку дела; при внесении в  опись  подряд  дел  с  одинаковыми  заголовками  пишется   полностью  заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются  словами "то же",  при этом другие сведения о делах вносятся в  опись  полностью  (на  каждом  новом  листе описи заголовок воспроизводится  полностью);  для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце  описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном  деле,  делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный  год  (после  интервала  за  последней  описательной  статьёй каждого  последующего  года);  графа  описи  "Примечания"  используется   для  отметок  о  приёме  дел,  особенностях  их физического состояния,  о  передаче  дел  другим  структурным  подразделениям  со  ссылкой   на  необходимый акт, о наличии копий и т.п.                     10. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ          10.1. С  момента  заведения и до передачи в ведомственный архив  документы хранятся в структурных подразделениях.       Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие  за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов  и дел.       Дела находятся в рабочих комнатах и специально  отведенных  для