Приказ Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13

Стр. 13

  этой   цели   помещениях,   располагаются   в  запирающихся  шкафах,  обеспечивающих их полную сохранность,  предохраняющих  документы  от  пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности  поиска документов дела располагаются в соответствии с  номенклатурой  дел.  Номенклатура  дел  или выписка из неё помещается на внутренней  стороне шкафа.       На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.       Машинограммы,   присланные   из    вычислительного   центра   в  структурные подразделения,  формируются в дела  и хранятся на  общих  основаниях.       Магнитные ленты с фонограммами заседаний коллегиальных  органов  хранятся  у  ответственного  секретаря.  На ленте и коробке делаются  отметки о дате заседания и времени записи.  Секретарь коллегиального  органа несёт ответственность за их сохранность.          10.2. Выдача   документов   и  дел  другим  подразделениям  или  сторонним организациям производится  с  разрешения  руководства.  На  место изъятого из дела документа следует помещать листок-заместитель  (приложение 25),  по которому контролируется возврат  документа.  На  выданное  дело  заводится  карта-заместитель  дела  (приложение 26).  Сторонним организациям дела выдаются по актам.       Изъятие и  выдача  документов  из  дел   постоянного   хранения  допускается  в  исключительных случаях с разрешения соответствующего  руководителя с  обязательным  включением  в  дело  заверенной  копии  изъятого документа и акта о причинах выдачи подлинника.                11. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ  АРХИВ  И  НА                        ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ          11.1. Документы  организаций  до  передачи  на  государственное  хранение  находятся  на  хранении  в  архивах  этих  организаций для  использования  в  служебных,  научных  и  других  целях,   а   также  обеспечения прав и законных интересов граждан.       Для хранения  этих  документов  и  работы  с   ними   создаются  ведомственные архивы.       Сеть ведомственных архивов,  порядок их  работы  с  документами  определяются   организациями   по  согласованию  с  соответствующими  органами государственного управления архивным делом.          11.2. В своей  практической  деятельности  ведомственный  архив  организации  руководствуется  законодательством Республики Беларусь,  распорядительными   актами   организации,   нормативно-методическими  документами   Комитета  по  архивам  и  делопроизводству  Республики  Беларусь, положением о ведомственном архиве организации.          11.3. В   ведомственный   архив  передаются  дела  постоянного,  временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача  производится  только  по  описям.  Описи  дел  составляются  лицами,  ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях  при  методической помощи сотрудника ведомственного архива.       Завершённые дела  постоянного  и  временного  (свыше  10   лет)  хранения  в  течение  двух лет остаются в структурных подразделениях  для справочной работы, а затем передаются в ведомственный архив.          11.4. Дела   временного   (до   10  лет)  хранения  передаче  в  ведомственный архив,  как  правило,  не  подлежат,  они  хранятся  в  структурных  подразделениях  и по истечении сроков хранения подлежат  уничтожению  в  установленном  порядке.  Они  могут  передаваться  в  ведомственный  архив  только  в  исключительных  случаях  по решению  руководителя.  Передача  их  может  осуществляться   по   усмотрению  ведомственного архива, по описи или номенклатуре дел.       Отбор дел к уничтожению и составление на них  акта  (приложение  27)   производится   после   подготовки  описей  дел  постоянного  и  временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период.       Непосредственный отбор  документов  к уничтожению в структурных  подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство  лица.  Проверку  правильности произведенного отбора осуществляет экспертная  комиссия.  Ответственность  за  организацию  уничтожения  документов  несут   служба  документационного  обеспечения  управления  и  архив  организации.       Акт подписывается   лицом,   проводившим   экспертизу  ценности  документов,  и рассматривается на  заседании  ЦЭК  (ЭК)  организации  одновременно с описями дел.  После согласования ЦЭК (ЭК) организации  акт  представляется  на  рассмотрение  ЭПК  архивного  учреждения  и  утверждается  руководителем организации только после утверждения ЭПК  архивного учреждения описи дел  постоянного  хранения.  После  этого  организация  имеет  право уничтожать дела,  включённые в данный акт.  Организации,  не передающие документы на  госхранение  согласовывают  акты с ЭК(ЦЭК) вышестоящих организаций.       Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сдаются  на переработку.       Сдача документов на  переработку  оформляется  приёмо-сдаточной  накладной,  которая  прикладывается к акту о выделении к уничтожению  документов.          11.5. Передача  дел  в  ведомственный  архив  осуществляется по  графику,  составленному  ведомственным  архивом,  согласованному   с  руководителями    структурных    подразделений    и    утверждённому  руководителем службы ДОУ.       Вместе с    делами,    в    ведомственный    архив   передаются  регистрационные карточки на документы.          11.6. При  передаче  документов  на  государственное  хранение,  передаётся два экземпляра  описи,  помимо  контрольного  экземпляра,  передаваемого   в  государственный  архив  после  утверждения  описи  экспертно-проверочной комиссией.       Приём документов  на государственное хранение оформляется актом  приёма-передачи, составляемым в двух экземплярах.       Передача дел осуществляется поединично по описям,  особо ценные  дела передаются  с  проверкой  количества  листов  в  них.  На  всех  экземплярах   описи   делаются   отметки   о   приёме  документов  в  государственный  архив.   Четвёртый   экземпляр   описи   вместе   с  экземпляром акта приёма-передачи остаётся в организации.       При передаче документов на государственное хранение организация  обеспечивает   картонирование  дел  и  доставку  их  на  собственном  транспорте.          11.7. При первой передаче на государственное хранение описи дел  постоянного хранения  к  ней  прилагается  историческая  справка  об  организации,        в        которой        излагается       история  организации-фондообразователя (первая часть) и история фонда (вторая  часть).       При последующем  утверждении  экспертно-проверочной   комиссией  архивного   учреждения   годовых  разделов  описи  дел  составляется  дополнение  к  исторической  справке  о  происшедших  изменениях   в  названии,  функциях,  структуре, подчинённости организации и составе  переданных на госхранение документов.                                     ПРИЛОЖЕНИЯ                                                 Приложение 1 к п.1.3.                                   ПЕРЕЧЕНЬ              основных нормативных документов,  государственных            стандартов,  которые необходимо использовать при                        ведении делопроизводства          1. Государственная   система   документационного    обеспечения  управления.    Общие    требования    к    документам    и   службам  документационного обеспечения управления. М. 1991.          2. ГОСТ 16487-83.  Делопроизводство и архивное дело.  Термины и  определения.          3. ГОСТ 6.38-90.  Унифицированные системы документации. Система  организационно-распорядительной    документации.    Требования     к  оформлению документов.          4. ГОСТ  6.10.4-84.   Унифицированные   системы   документации.  Придание   юридической   силы  документам  на  машинном  носителе  и  машинограмме,   создаваемых   средствами   вычислительной   техники.  Основные положения.          5. ГОСТ  17914-72.  Обложка  дел  длительных  сроков  хранения.  Технические условия.                                                       Приложение 2 к п.1.7.                             ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ              о службе Документационного обеспечения управления          1. Общие положения          1.1. Документационное   обеспечение   управления   осуществляет  служба Документационного обеспечения управления  (ДОУ),  действующая  на правах самостоятельного структурного подразделения,  подчинённого  непосредственно руководителю организации.          1.2. Наименование  и  структура  службы  ДОУ  устанавливаются в  соответствии с принадлежностью их к определённой группе организаций.          1.3. В  зависимости  от  принадлежности  к  определённой группе  организаций,   создаются    следующие    службы    документационного  обеспечения:       в министерствах и ведомствах -   управления  делами.  В  состав  управления  делами,  как правило,  включаются секретариат (приёмная,  секретариат   министра,    секретариаты    заместителей    министра,  секретариат  коллегии,  протокольное  бюро),  инспекция при министре  (руководителе   ведомства),   канцелярия   (бюро   правительственной  переписки,  бюро учёта и регистрации, экспедиция, машинописное бюро,  копировально-множительное бюро,  телетайпная  и  др.),  отдел  писем  (жалоб),  отдел  совершенствования  работы с документами и внедрения  технических средств, центральный архив;       на государственных      предприятиях      (объединениях),     в  научно-исследовательских,  проектных, конструкторских организациях и  вычислительных   центрах,   высших   учебных   заведениях  и  других  организациях -  отдел документационного обеспечения  управления  или  канцелярия.  В их состав,  как правило, включаются: подразделения по  учёту  и   регистрации,   контролю,   совершенствованию   работы   с  документами  и  внедрению  технических  средств,  рассмотрению писем  (жалоб),     секретариат,     экспедиция,     машинописное     бюро,  копировально-множительное бюро, архив;       в ассоциациях  и  концернах  состав  и  структура  службы   ДОУ  определяется руководством организации;       в совместных  предприятиях  (организациях)  -  правлением;       в акционерных   обществах   -   учредительной   конференцией;       в кооперативах - состав и  структура  службы  ДОУ  определяется  общим собранием членов кооператива;       в аппарате управления общественных организаций - общий отдел. В  состав  общего  отдела  включаются:  секретариат, канцелярия, группа  контроля,  протокольная  группа,  группа  совершенствования работы с  документами,    группа    писем    (жалоб),    машинописное    бюро,  копировально-множительное бюро, архив;       в организациях, не имеющих службы документационного обеспечения  управления,  в  структурных  подразделениях  работу  с   документами  выполняет  секретарь  руководителя (инспектор) или другое специально  назначенное лицо.          1.4. Работа  службы  ДОУ  регламентируется  Положением  о  ней,  которое разрабатывается на основе настоящего  Примерного  положения.  Деятельность   работников   службы   регламентируется   должностными