Приказ Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13

Стр. 14

  инструкциями,  которые  закрепляют  рациональное  разделение  труда,  предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ  по сложности выполнения  и  квалификации  исполнителей.  Должностные  инструкции  разрабатываются службой ДОУ и утверждаются руководителем  организации или его заместителем.  При  изменении  функций  и  задач  работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.          1.5. Служба   ДОУ   в   своей   деятельности    руководствуется  законодательными   и   иными   нормативно-правовыми  актами  органов  государственной   власти   и   управления    Республики    Беларусь,  распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой  организации,  правилами,  инструкциями, методическими рекомендациями  учреждений   Национальной  архивной  службы  Республики  Беларусь  и  другими  действующими  нормативами  по  вопросам   документационного  обеспечения управления.          1.6. Руководство службы ДОУ должно замещаться  специалистами  с  высшим   или   средним   специальным  образованием  соответствующего  профиля.          1.7. Служба  ДОУ  имеет  круглую  печать  с обозначением своего  наименования.          2. Цели  и  задачи  службы  ДОУ          2.1. Основной    целью   службы   ДОУ   является   организация,  руководство,   координация,   контроль   и   реализация   работ   по  документационному  обеспечению управления.  Исходя из целей,  служба  ДОУ решает следующие задачи:          2.1.1. Совершенствование форм и методов работы с документами;          2.1.2. Обеспечение     единого     порядка    документирования,  организации  работы  с  документами,  построения  поисковых  систем,  контроля   исполнения   и   подготовки   документов   к  передаче  в  ведомственный архив в соответствии с действующими нормами;          2.1.3. Сокращение документооборота, количества форм документов;          2.1.4. Разработка  и  внедрение  нормативных   и   методических  документов  по  совершенствованию  документационного  обеспечения  в  организации и подведомственной  системе  (для  организаций,  имеющих  подведомственную       систему),       прогрессивных      технологий  документационного  обеспечения   управления   на   базе   применения  вычислительной и организационной техники.          3. Функции  службы  ДОУ          3.1. В   соответствии   с   возложенными  задачами  служба  ДОУ  осуществляет следующие функции:          3.1.1. Разработка,  внедрение  и  ведение  табеля   и   альбома  унифицированных   форм   документов   организации,  внесение  в  них  изменений;          3.1.2. Осуществление  экспедиционной   обработки,   регистрации  документов и учётно-справочной работы по документам;          3.1.3. Организация своевременного рассмотрения и  подготовки  к  докладу  руководству поступающих документов,  осуществление контроля  за правильностью оформления документов,  представляемых  на  подпись  руководству;          3.1.4. Регулирование  хода  исполнения   документов,   контроля  прохождения,  оформления  и  исполнения  документов  в установленный  срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов,  систематическое информирование руководства по этим вопросам;          3.1.5. Организация машинописного  изготовления,  копирования  и  оперативного  размножения  документов;  разработка  и проектирование  бланков документов;          3.1.6. Разработка  номенклатуры  дел  организации,  обеспечение  хранения дел и оперативного использования документной информации;          3.1.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам  граждан;          3.1.8. Организация   контроля   за   работой  с  документами  в  структурных подразделениях;          3.1.9. Разработка  (совместно  с  соответствующими структурными  подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и  методов  работы с документами,  а также по повышению исполнительской  дисциплины;          3.1.10. Осуществление  контроля  за  правильностью оформления и  формирования   структурными   подразделениями    организации    дел,  подлежащих сдаче в архив;          3.1.11. Организация   работы   архива    в    соответствии    с  законодательством по архивному делу Республики Беларусь,  правилами,  инструкциями,  методическими  рекомендациями  Национальной  архивной  службы Республики Беларусь;          3.1.12. Повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов,  проведение  совещаний и консультирование по вопросам,  относящимся к  компетенции службы ДОУ;          3.1.13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.          4. Права и ответственность службы ДОУ          4.1. Служба ДОУ имеет право:          4.1.1. Принимать  меры  и  осуществлять контроль за сокращением  избыточной информации в организации и подведомственной системе  (для  организаций, имеющих подведомственную систему);          4.1.2. Контролировать  и требовать от руководителей структурных  подразделений выполнения установленных правил работы с документами в  организации;          4.1.3. Запрашивать от структурных подразделений  и  организаций  сведения, необходимые для работы службы ДОУ;          4.1.4. Проводить   проверку    организации    документационного  обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги  проверок до руководителей  структурных  подразделений  для  принятия  соответствующих мер;          4.1.5. Привлекать   в   установленном   порядке    специалистов  структурных   подразделений  к  подготовке  проектов  документов  по  поручению руководства;          4.1.6. Возвращать    исполнителям   на   доработку   документы,  подготовленные с нарушением установленных требований;          4.1.7. Совместно   с  ВЦ  определять  задачи  документационного  обеспечения управления, подлежащие автоматизации;          4.1.8. Подписывать  и  визировать  документы  в  пределах своей  компетенции;          4.1.9. Разрабатывать  положение  о  структурных  подразделениях  службы ДОУ и должностные инструкции работникам;          4.1.10. Вносить    предложения    руководству   организации   о  применении  административных   мер   во   всех   случаях   нарушения  подразделениями  и должностными лицами установленных правил работы с  документами;          4.1.11. Участвовать   в   обсуждении  руководством  организации  вопросов,  касающихся  состояния  работы  с  документами,  а   также  совершенствования форм и методов работы с ними;          4.1.12. Вносить на  рассмотрение  руководства  представления  о  назначении,  перемещении  и  увольнении  работников  службы ДОУ,  их  поощрении и наложении на них взысканий.          4.2. Служба  ДОУ несёт ответственность за:          4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с  документами  в организации;          4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение  необходимых условий труда работников службы ДОУ;          5. Взаимоотношения   службы   ДОУ   с   другими    структурными  подразделениями;          5.1. Со структурными подразделениями организации - по  вопросам  документационного обеспечения управления;          5.2. С юридической службой - по  правовым вопросам, связанным с  подготовкой документов;          5.3. Со   службами   кадров,  труда  и  заработной  платы  и  с  соответствующими  научно-исследовательскими   организациями   -   по  вопросам  подбора  и  расстановки  кадров  службы ДОУ и повышения их  квалификации в  условиях  широкого  использования  вычислительной  и  организационной   техники,   разработки   и  внедрения  мероприятий,  связанных с научной организацией труда,  совершенствования  стиля  и  методов работы с документами;          5.4. Со службами хозяйственного  обслуживания  -  по   вопросам  обеспечения  средствами  организационной  и  вычислительной техники,  бланками  документов,   канцелярскими   принадлежностями;   бытового  обслуживания работников службы ДОУ;          5.5. С вычислительным  центром  -  по  вопросам  разработки   и  внедрения  новых информационных технологий с применением средств ВТ,  оперативной   обработки   информации   и    соблюдению    требований  нормативно-методических документов.                                              Приложение 3                                              к п.2.1.                            ПРИМЕРНАЯ ФОРМА                     "Табеля унифицированных форм                     документов организации"                                                    УТВЕРЖДАЮ                                              Наименование                                              должности руководителя                                              организации                                                 подпись  инициалы,                                                       фамилия                                                 дата      -----T------------T------------T-------------T--------T----------¬   ¦ N  ¦Наименование¦Дата        ¦Периодичность¦Подраз- ¦Примечание¦