Приказ Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13

Стр. 3

  одного вопроса (темы), формулируемого в заголовке к тексту.       Текст принято  начинать  с  указания  причины  (основания)  для  составления  документа  (вводная  часть),  затем излагается просьба,  предложение,  выводы,  решения,  распоряжения;  иногда вводная часть  может отсутствовать.       Текст сложных по содержанию  документов  (инструкции,  приказы,  протоколы и др.) допускается делить на разделы, подразделы, пункты и  подпункты,  нумеруемые арабскими  цифрами.  Например,  в  инструкции  номер   подраздела  будет  включать  номера  раздела  и  подраздела,  разделённые точкой (1.1.,  1.2., 2.1., 2.2.), номер  пункта - номера  раздела, подраздела и пункта (1.1.1., 1.1.2., 2.1.1., 2.1.2.).          2.3.8. Приложения к документу.       При наличии к  документу  приложений  после  текста  (отдельным  реквизитом) помещается отметка о приложении.       Если наименование  документа-приложения  указывается  в  тексте  документа,  отметка  о  приложении  оформляется  по следующей форме:  Приложение: на 3 л. в 1 экз.       Если приложения в тексте не названы,  то необходимо перечислить  их названия, количество листов и экземпляров каждого.          Приложение: 1. Справка о подготовке детских лечебных учреждений                      к зимнему сезону на 10 л. в 1 экз.                   2. Список детских лечебных  учреждений  на  20 л. в                      1 экз.          Если к  документу  прилагается  документ,  имеющий  приложения,  отметка о приложении оформляется по следующей форме:          Приложение: Протокол   согласования  от  05.05.93  N  75/115  и                   приложение к нему, всего на 7 л. в 1 экз.          Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.       В распорядительных документах (приказах,  указаниях,  решениях)  выделение отметки о приложении после текста не допускается; указание  о   наличии   приложения   даётся   в  тексте  документа:  "согласно  приложению",  "приложение", "приложение 1", "...представить перечень  документов по прилагаемой форме" и др.       На приложении к распорядительному документу  в  правом  верхнем  углу  следует  делать отметку с указанием названия распорядительного  документа,  его  даты  и  номера.  Если  приложений  несколько,  они  нумеруются арабскими цифрами. Например:                                          Приложение 1                                       К приказу директора института                                       03.10.93 N 56          На документах, утверждаемых распорядительными актами, отметка о  приложении не  ставится;  в  правом  верхнем  углу  первой  страницы  утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.       Документы-приложения оформляются с указанием  всех  необходимых  реквизитов  документа  (наименования  вида  документа,  заголовка  к  тексту, подписи и др.).          2.3.9. Отметка  об исполнителе (составителе) документа.       Отметка об   исполнителе   (составителе)  исходящего  документа  содержит   фамилию   и   номер   служебного   телефона   исполнителя  (составителя);  отметка  позволяет  получателю  документа (адресату)  выяснить по телефону интересующие его вопросы или дать  ответ,  если  решение вопроса не требует документального закрепления.       Под отметкой об исполнителе (составителе) допускается указывать  индекс машинистки,  отпечатавшей документ (например, первые буквы ее  имени  и  фамилии),  количество  отпечатанных  экземпляров  и   дату  печатания, например:   Кунцевич 23 44 70   НП 7 10.10.93       Примечание: номера телефонов указываются без чёрточек.       Отметка располагается  в  левом  нижнем  углу  лицевой  стороны  последнего листа документа, от границы левого поля.          2.3.10. Подпись  документа.       Проект документа  представляется  на  подпись  соответствующему  должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным,  проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями  и материалами, на основании которых он составлен.       В состав   подписи   входят:   наименование   должности   лица,  подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка -  инициалы  и фамилия. Например:      Заместитель министра           Личная подпись       И.О.Фамилия          При оформлении документа не на бланке, в наименование должности  включается наименование организации. Например:      Директор хлебозавода N 3       Личная подпись       И.О.Фамилия          В документах,  подготовленных комиссией, указывают не должности  лиц,   составивших  его,  а  распределение  обязанностей  в  составе  комиссии:      Председатель комиссии          Личная подпись       И.О.Фамилия   Члены комиссии                 Личная подпись       И.О.Фамилия                                                       И.О.Фамилия       При подписании  документа  несколькими должностными лицами,  их  подписи  располагают   одну   под   другой   в   последовательности,  соответствующей занимаемой должности. Например:         Директор института              Личная подпись      И.О.Фамилия   Главный бухгалтер               Личная подпись      И.О.Фамилия          При подписании  документа несколькими лицами равных должностей,  их подписи располагаются на одном уровне. Например:      Заместитель директора                Заместитель  директора   по экономическим вопросам            по производству   Личная подпись                       Личная подпись   И.О.Фамилия                          И.О.Фамилия          При временном замещении должностных лиц,  отсутствующих в связи  с болезнью,  отпуском, командировкой или по другим причинам, подпись  оформляется по образцу:      "И.о." или "Зам." директора      Личная подпись     И.О.Фамилия          Замена аббревиатуры "И.о.",  "Зам." знаком  "/"  или  предлогом  "за"  не  допускается.  Расшифровка  подписи  должна соответствовать  фамилии должностного лица,  подписавшего документ, и его фактической  должности.          2.3.11. Согласование документа.       Согласование может   проводиться   как    внутри    организации  (структурными  подразделениями и должностными лицами),  так и вне её  (с подчиненными и неподчиненными организациями).       Внутреннее согласование  оформляется  путём визирования проекта  документа должностным лицом. Виза документа включает в себя указание  должности   визирующего,  личную  подпись,  её  расшифровку  и  дату  визирования.       Отказываться от   визирования,   а   также   делать  какие-либо  исправления в документе,  не допускается.  Замечания и дополнения  к  проекту   документа   излагаются  на  отдельном  листе,  о  чём  при  визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются", например:      Нач.отдела кадров   личная подпись        И.О.Фамилия   06.06.93              Замечания прилагаются          Визы проставляются  на  экземплярах  документов,  остающихся  в  организации,  ниже подписи слева на лицевой стороне последнего листа  документа. Проекты приказов, указаний, решений коллегиальных органов  визируются  на  первом  экземпляре  на  оборотной стороне последнего  листа  документа  и  при  размножении   документа   на   копиях   не  воспроизводятся.  Письма  и другие исходящие документы визируются на  копиях, остающихся в деле.       При  необходимости оформления  нескольких виз  и отсутствия  на  документе  свободного места  допускается прилагать  к нему отдельный  лист согласования.       Перечень согласующих     инстанций    определяет    составитель  документа, исходя из его содержания.       Сроки согласования  больших  по  объёму и сложных по содержанию  документов не должны,  как правило,  превышать двух-трёх  дней  (для  каждой   согласующей   инстанции);   остальные   документы   следует  рассматривать в день их поступления на согласование.  Для  ускорения  процесса  согласования  документ  может  быть размножен и разослан в  копиях.       Внешнее согласование  оформляется соответствующим грифом.  Гриф  согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа  и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО",  наименование должности лица,  с   которым   согласовывается   документ    (включая    наименование  организации),   личную   подпись,   расшифровку   подписи   и   дату  согласования, например:      СОГЛАСОВАНО   Заместитель министра  торговли   Республики Беларусь   Личная подпись И.О.Фамилия   03.03.93          Если согласование  производится  с  коллегиальным  органом  или  посредством  письма,  то  гриф  согласования  оформляется  следующим  образом:      СОГЛАСОВАНО                  СОГЛАСОВАНО      Протокол заседания           Письмо  отдела   профсоюзного комитета        кадров   30.09.93 N 5                 15.05.93 N 04-15/139          При оформлении  согласования  документа на титульном листе гриф  согласования располагается на его  лицевой  стороне  ниже  реквизита  "заголовок к тексту документа".       Грифы согласования  могут  располагаться  на  отдельном  "Листе  согласований",   если   содержание  документа  затрагивает  интересы  нескольких  организаций.  На  документе   делается   отметка   "Лист  согласования прилагается".       Грифы согласования с организациями,  подпадающими под  действие  специальных  положений,  следует располагать в предусмотренном этими  положениями месте.       При наличии  одного  грифа согласования его следует располагать  от края левого поля  документа;  два  грифа согласования - на  одном  уровне;  несколько  грифов согласования размещаются на документе или  листе согласования двумя вертикальными рядами.       Внешнее согласование  в  зависимости  от  содержания  документа  осуществляется в следующей очередности:       с подведомственными,  однородными  и  сторонними организациями,  когда  они  выступают  обязательной  стороной   в   правоотношениях,  возникающих   вследствие   издания   документа,  или  когда  издание  документа затрагивает их интересы;       с общественными  организациями  -  в случае необходимости или в  случаях, предусмотренных актами законодательства;       с органами,  осуществляющими  государственный  межведомственный  контроль (надзор) в определенной области (экологический,  пожарный и  т.п.);       с вышестоящими органами - в  случаях,  когда  законодательством  предусматривается  возможность  совершения  управленческих  действий