Приказ Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13

Стр. 4

  только с разрешения этих органов.          2.3.12. Утверждение  документа.       Утверждение -   один  из способов удостоверения документа после  его  подписания.  Документ,  подлежащий   утверждению,   приобретает  юридическую силу только с момента его утверждения.       Утверждаются уставы  организаций,   положения   о   структурных  подразделениях, коллегиальных органах, отчёты и балансы, структуры и  штатные  расписания,  инструкции,   графики   и   другие   документы  (приложение 6).       Устанавливаются два способа утверждения документов: утверждение  должностным  лицом,  в  компетенцию  которого  входит круг вопросов,  излагаемых  в  документе,  или  утверждение  распорядительным  актом  (приказом,  указанием);  оба  способа  имеют  одинаковую юридическую  силу.  Распорядительный акт издаётся,  как правило,  в случае, когда  введение  утверждаемого документа требует дополнительных предписаний  и разъяснений или название утверждаемого документа не  предусмотрено  действующим законодательством.       Утверждение документа оформляется грифом  утверждения,  который  располагается  в  правом  верхнем  углу документа.  В зависимости от  способа утверждения гриф может иметь следующие формы:                                            УТВЕРЖДАЮ                                         Ректор  института                                         подпись     И.О.Фамилия                                         01.08.93.                                            УТВЕРЖДЕНО                                         приказ ректора института                                         06.12.93  N 450          Документ может быть утверждён несколькими  должностными  лицами  (совместные   документы   организаций),   в   этом  случае  документ  оформляется не на бланке, и грифы утверждения располагаются на одном  уровне  в  пределах  площади,  отводимой для реквизита "наименование  организации-автора документа". Наименование организации включается в  наименования должностных лиц, утверждающих документ.       Дата (число)  утверждения  в  грифе  "УТВЕРЖДАЮ"  проставляется  должностным  лицом,  утвердившим  документ;  месяц и год допускается  печатать на машинке.          2.3.13. Печать на документе.       На документах,  требующих  удостоверения  их  юридической силы,  ставится гербовая печать.  Проставление печати  необходимо  во  всех  случаях  удостоверения  прав,  свобод  и  обязанностей  физических и  юридических лиц,  при санкционировании расходования денежных средств  и материальных ценностей.       Оттиск печати   на   документах   должен   захватывать    часть  наименования   должности   и   личной   подписи  лица,  подписавшего  (утвердившего) документ.       Место хранения  печати  и  лицо,  ответственное за её хранение,  определяется руководителем организации.          2.3.14. Адресование документа.       Документы адресуют в организации,  их структурные подразделения  или конкретному должностному лицу.       При адресовании документа  в  организацию  или  её  структурное  подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в  именительном падеже. Например:                                    Министерство образования и науки                                 Республики  Беларусь                                 Управление делами          При направлении   документа    должностному    лицу    название  организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия  адресата - в дательном. Например:                                    Министерство образования и науки                                 Республики  Беларусь                                 Начальнику отдела кадров                                 Ефремову И.И.          При адресовании документа руководителю организации наименование  организации  входит  в  состав  наименования   должности   адресата.  Например:                                  Генеральному директору                                  объединения "Агропром"                                  Котику В.И.          При адресовании  документа  в несколько однородных организаций,  их названия следует указывать обобщённо:                                     Предприятиям отрасли          Полный почтовый адрес  указывается  при  направлении  документа  разовым   корреспондентам  в  соответствии  с  Почтовыми  правилами.  Например:                                   Федерация профсоюзов                                   Республики   Беларусь                                   220126,   ГСП, Минск,                                   пр.Машерова, 21          При адресовании  документа  частному  лицу  первым  указывается  почтовый адрес, затем - фамилия и инициалы получателя:                                      220086, г.Минск,                                   пр.Ф.Скорины, 32, кв.40                                   Свиридович Е.В.           Адрес не   проставляется   на   документах,   направляемых   в  правительственные   учреждения,   постоянным   корреспондентам   или  организациям своей системы;  в этих случаях целесообразно  применять  конверты  с  заранее  напечатанными  адресами.  Документ  не  должен  содержать больше четырёх адресов:  каждый экземпляр такого документа  должен  быть подписан.  При направлении документа более чем в четыре  адреса составляется  список  на  рассылку  и  на  каждом  экземпляре  указывается   только   один   адресат  или  обобщённое  наименование  адресатов.       При направлении   документа   нескольким  адресатам  (не  более  четырёх  адресатов)  на  документе,  как  правило,  указываются  все  адресаты  (без  слова  копия перед 2-м,  3-м,  4-м адресатами);  все  экземпляры печатаются на бланках.  Если документ  является  ответом,  первым  адресатом  следует указывать автора инициативного письма вне  зависимости от значимости остальных  адресатов;  основному  адресату  направляется первый экземпляр документа.       При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его  адресование  другим адресатам не допускается,  кроме случаев,  когда  это определено соответствующим  поручением  вышестоящего  органа  (в  тексте документа даётся ссылка на дату и номер поручения).       Каждая составная  часть  адресата  (наименование   организации,  структурного    подразделения,   должность,   фамилия   и   инициалы  получателя,  почтовый адрес) должны начинаться  с  новой  строки.  В  конце  смысловых  строк (составных частей) адресата знаки препинания  не ставятся, в середине строк - сохраняются.  При написании адресата  допускаются сокращения: п.я. (почтовый ящик), в.ч. (воинская часть),  обл.,  г.  (город),  с.  (село),  р-н,  ул., пер., пр., корп., кв. В  обозначениях номеров домов, корпусов, квартир, знак "N" не ставится,  при литерном написании номера, буква пишется слитно с цифрой (25а).          2.3.15. Регистрационный индекс  документа.       Регистрационный индекс    присваивается   документу   при   его  регистрации.  Индекс входящего,  исходящего и внутреннего документа,  как  правило,  состоит из индекса дела по номенклатуре и порядкового  номера документа (N 04-12/127).       Индексами распорядительных      документов      (постановлений,  распоряжений,  приказов и др.) и протоколов являются  их  порядковые  номера   (NN   1,2,3...),  которые  присваиваются  самостоятельно  в  пределах каждого вида документа в  течение  одного  года.  Таким  же  способом регистрируются предложения,  заявления,  жалобы граждан, их  индексы дополняются первой буквой фамилии автора документа (К-127).       На документах,      составленных      совместно     несколькими  организациями,  указывается  единая   дата   (самая   поздняя   дата  подписания  документа)  и  проставляются  порядковые регистрационные  номера,  присвоенные  документу  каждой   организацией-составителем.  Номера пишутся через косую черту. Например: 124/75/81.       Ссылка на индекс и дату входящего документа включает  индекс  и  дату, указанные на документе, на который даётся ответ.          2.3.16. Оформление  копий документа.       Организация может засвидетельствовать  копии  (выписки)  только  тех документов,  которые создаются в самой организации. Снятие копий  с документов сторонних организаций  допускается  с  разрешения  этих  организаций.   Как   исключение,   разрешается  изготавливать  копии  (выписки) документов,  выданных другими организациями,  при  решении  вопросов  приёма  граждан  на  работу,  удостоверения  их  трудовых,  жилищных и других  прав,  при  формировании  личных  дел  работников  (копии  дипломов,  свидетельств  об  образовании,  трудовых книжек и  др.).       Копия (выписка),  снятая с документа, должна воспроизводить все  реквизиты этого  документа,  её  следует  оформлять  на  бланке  или  обычной  бумаге с воспроизведением полного текста бланка подлинника.  На первом листе копии (выписки),  в правом верхнем углу, указывается  слово "Копия" или "Выписка" (без кавычек).       При оформлении  копий  (выписок)  документов,  касающихся  прав  граждан,   на  документе,  с  которого  снята  копия,  проставляется  отметка,  кому и когда она выдана,  и на самой  копии  -  отметка  о  местонахождении подлинника (название организации, выдавшей копию).       Копии документов (выписки) должны иметь заверительную  отметку,  проставляемую  под  реквизитом  "подпись";  отметка  оформляется  по  образцу:      Верно   Инспектор   отдела  кадров      Личная   подпись     И.О.Фамилия   09.10.93          При пересылке копии документа в другие организации или передаче  её на руки, заверительную подпись удостоверяют гербовой печатью.       На копиях исходящих документов, оставляемых в деле организации,  текст  бланков  не  воспроизводится,  проставляется дата подписания,  регистрационный индекс и заверительная отметка.       Размноженные экземпляры     документа,    не    воспроизводящие  факсимильную подпись подлинника,  удостоверяются печатью службы ДОУ;  на экземплярах указывается номер заказа на размножение, тираж и дата  размножения.  На размноженных экземплярах документа, воспроизводящих  факсимильную подпись подлинника печать не ставится.          2.3.17. Регистрационный  штамп  документа.       Регистрационный штамп  проставляется  на  нижнем  поле  первого  листа  поступившего документа,  справа;  штамп содержит наименование  организации,  зарегистрировавшей  документ,   дату   поступления   и  регистрационный индекс (номер) документа (приложение 7).          2.3.18. Резолюция.       Резолюция -   письменное  указание   руководителя   о   порядке  исполнения или использования документа.       В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия и  инициалы исполнителя (исполнителей),  задание,  сроки его исполнения  (при необходимости), подпись, дата.       Задание, содержащееся   в  резолюции,  должно  быть  конкретно.  Например: "Корчику  К.Н. Прошу  подготовить  заключение  к  10.06.93  Подпись. Дата".       Не допускаются так называемые предварительные резолюции: "Прошу  переговорить", "Прошу зайти ко мне" и т.д.