Приказ Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13

Стр. 5

       В резолюции не следует повторять содержание документа.       При нескольких резолюциях на документе, их содержание не должно  дублироваться;  каждая последующая резолюция необходима  только  для  конкретизации предыдущей.       Если в   резолюции   определяется    несколько    исполнителей,  должностное   лицо,   указанное   первым,   как   правило,  является  ответственным за своевременное и качественное исполнение  задания  в  целом.       Срок исполнения  устанавливается   руководителем,   исходя   из  содержания  документа,  либо  используются действующие типовые сроки  исполнения определённых категорий документов (приложение 8).       На документах,   не   требующих   дополнительных   указаний  по  исполнению  и  имеющих  типовые  сроки   исполнения,   в   резолюции  указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.       Срок исполнения документа и дата резолюции оформляются цифровым  способом: 19.09.93.       Если документ ставится на  контроль,  в  резолюции  может  быть  указано   должностное   лицо,   осуществляющее  контроль  исполнения  (ответственный за контроль).       Если на  контроль  ставится  не весь документ,  а его отдельные  пункты,  следует указывать номера контролируемых пунктов.  Документ,  поставленный на контроль, должен иметь отметку о контроле.       Резолюция размещается  в  правом  верхнем  углу  первого  листа  документа, на письмах - под реквизитом "адресат".       При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а  также   нескольких   резолюций   и  невозможности  их  размещения  в  отведённом для резолюции месте,  допускается написание резолюций  на  любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа,  не  затрагивая текста (но не на  полях  документа).  При  отсутствии  на  документе  места,  допускается  прилагать к документу отдельный лист  резолюций с отметкой на документе о наличии такого листа.          2.3.19. Отметка о контроле.       Отметка о  контроле  содержит  букву "К" или слово "Контроль" и  выполняется от руки или штемпелем,  как правило,  цветным  (красным)  карандашом или краской.  Отметка располагается на левом поле лицевой  стороны первого листа документа,  на уровне реквизита  "заголовок  к  тексту"   (на   бланках   документов  площадь  проставления  отметки  ограничена прямоугольником).          2.3.20. Отметка  об исполнении документа.       Отметка об  исполнении  документа  и  направлении  его  в  дело  проставляется  исполнителем  на   нижнем   поле   последнего   листа  документа,   слева.   Отметка   включает:   номер  дела,  в  которое  подшивается документ  (определяется  исполнителем),  личная  подпись  исполнителя   или   руководителя  подразделения-исполнителя  и  дата  направления   документа   в    дело.    При    наличии    документа,  свидетельствующего об исполнении, в состав отметки включаются данные  о документе (вид, дата, номер); при отсутствии документа фиксируется  краткая   справка  об  исполнении  (подробные  справки  составляются  отдельно и прилагаются к документу). Например:          В дело  02-4       Протокол  согласования  от 03.09.93 N 74       Личная  подпись       Дата 15.09.93             или       В дело N 12-17       17.08.93 передано по телефону       об отгрузке продукции       Личная подпись       Дата          2.3.21. Отметка о переносе данных на машинный носитель.       Отметка о переносе данных документа (информации, содержащейся в  документе)  на  машинный  носитель  проставляется  на  нижнем   поле  последнего   листа   документа,   подлежащего   машинной   обработке  (например, при постановке документа на автоматизированный контроль).  Отметка   включает   запись   "Информация   перенесена  на  машинный  носитель",  подпись лица,  ответственного за перенос данных,  и дату  переноса.          2.4. Особенности   подготовки   и  оформления  отдельных  видов  документов.          2.4.1. Приказ,  распоряжение,  решение.       Приказ - правовой акт,  издаваемый  руководителем  организации,  действующим на основе единоначалия для  разрешения  основных  задач,  стоящих перед данной организацией.       Отдельно от  приказов  по  основной  деятельности   организации  издаются   приказы   по   личному   составу:  о  приёме  на  работу,  перемещениях  по  службе,  увольнении   с   работы,   предоставлении  отпусков, наложении взысканий, поощрениях и др.       Составление вместо  приказов  записок  о  приёме   на   работу,  увольнении, переводах не допускается.       Распоряжение  -    правовой    акт,    издаваемый    единолично  руководителем  организации  (коллегиального  органа государственного  управления) или его заместителем для  решения  оперативных  вопросов  основной деятельности.       Допускается издание  совместных   распоряжений   по   вопросам,  относящимся к компетенции нескольких руководителей.       Решение -  правовой акт, принимаемый коллегиальными органами.       Приказ (распоряжение,   решение)   должен  содержать  следующие  обязательные реквизиты: наименование организации, издающей документ;  код  организации-автора документа;  название вида документа;  дату и  регистрационный  номер;  место  издания;  заголовок;  текст;   визы;  подпись.       Текст приказа (распоряжения, решения) состоит из констатирующей  и распорядительной части.       В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием  для  издания  распорядительного документа. Если документ издаётся на  основании  (в  развитие)  распорядительного  документа  вышестоящего  органа,   констатирующая  часть  должна  содержать  ссылку  на  этот  документ с указанием его наименования, даты, номера и заголовка.       Если распорядительная часть приказа (распоряжения,  решения) не  нуждается в обосновании, констатирующая часть отсутствует.       Распорядительная часть  приказа  начинается  словом  ПРИКАЗЫВАЮ  (прописными  буквами  без  кавычек),   распоряжения    -   ОБЯЗЫВАЮ,  ПРЕДЛАГАЮ, решения - РЕШИЛИ и разбивается на пункты и подпункты.       Распорядительная часть    приказа    (распоряжения,    решения)  заканчивается,    как    правило,   указанием   должностного   лица,  ответственного  за  контроль  исполнения  документа  или  конкретных  пунктов документа.       Отсутствие указания об ответственном  за  контроль  лице  может  означать,  что  контроль за исполнением документа будет осуществлять  руководитель, от имени которого он издаётся.       Если приказ  (распоряжение,  решение)  отменяет,  изменяет  или  дополняет ранее изданный распорядительный документ или какие-то  его  положения,  последний  пункт приказа (распоряжения,  решения) должен  содержать  ссылку  на  отменяемый  документ  (пункты  документа)   с  указанием  его  даты,  номера  и  заголовка.  При  этом  применяется  устойчивый оборот: "Считать утратившим силу приказ ... от ...N...."       В распорядительный документ не следует включать пункт:  "Приказ  довести  до  сведения  ...".  Подразделения,  должностные  лица,  до  сведения   которых   доводится   документ,  перечисляются  в  списке  рассылки, прилагаемом к проекту документа.       Это положение  не  действует  при  необходимости ознакомления с  содержанием документа всех  работников  учреждения.  В  этом  случае  пункт: "Приказ довести до сведения всех работников" - обязателен.       Документы, издаваемые   в   развитие   распорядительных   актов  вышестоящих органов, не должны воспроизводить их содержание.       При оформлении приказов по личному  составу  в  тексте  приказа  отсутствует  констатирующая  часть.  Пункты  распорядительной  части  приказа располагаются в определённой  последовательности:  приём  на  работу, перевод, увольнение и т.д.       В конце каждого пункта приказа даётся,  как правило,  основание  для его составления.       В заголовке к тексту приказа указывается "По личному составу".       Проекты приказов,  распоряжений  оформляются на бланках формата  А4;  не на бланках допускается оформлять решения.  Проекты приказов,  распоряжений,   решений  подлежат  согласованию  с  исполнителями  и  заинтересованными  должностными  лицами.  В   обязательном   порядке  приказы   (распоряжения,   решения),   издаваемые   в   организации,  согласовываются с юридической службой.       При несоответствии   распорядительного  документа  действующему  законодательству,  юрисконсульт проект не визирует,  а даёт  к  нему  заключение о законном порядке разрешения рассматриваемых вопросов.       При наличии  замечаний (дополнений) к  проекту, составитель его  корректирует.       Согласованный проект   приказа   (распоряжения,   решения)    с  замечаниями  визирующих  лиц и заключением составителя на замечания,  представляется  на  подпись  руководителю,  от  имени  которого   он  издается.          2.4.2. Протокол.       Протокол - документ,  в   котором  фиксируется  ход  обсуждения  вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и  заседаниях коллегиальных органов.       Решения совещания (заседания) проводятся в жизнь,  как правило,  приказами (распоряжениями) соответствующих руководителей либо  путём  рассылки размноженных экземпляров протокола совещания или выписок из  протокола.       Протокол составляется    секретарём    совещания    (секретарем  постоянно   действующего   коллегиального   органа)   на   основании  рукописных,   стенографических   или   магнитофонных   записей  хода  совещания  (заседания),  а  также  документов,  подготавливаемых   к  совещанию (заседанию):  повестки дня,  текстов или тезисов докладов,  проектов решений и др.       Реквизитами протокола являются:  наименование органа, издающего  документ,  название вида документа,  дата и  регистрационный  номер,  место издания,  заголовок, текст, подписи. Отдельные протоколы имеют  гриф  утверждения;  утверждению  подлежат   решения   совещаний   по  вопросам, выходящим за пределы компетенции участников совещания.       Заголовком к тексту протокола является название  коллегиального  органа   или   конкретного   совещания  и  вопрос  (тема)  совещания  (заседания), если он один.       Дата протокола должна соответствовать дате проведения совещания  (заседания) и проставляется председателем или секретарём совещания.       Протоколы с  точки  зрения  полноты  освещения  хода  совещания  (заседания) делятся на краткие  и  полные.  Протокол  краткой  формы  составляется  при  наличии  стенограммы  или когда тексты докладов и  выступлений прилагаются к  протоколу.  Кратко  протоколируются также  оперативные совещания.       Текст протоколов делится на вводную и  основную  часть.       В вводной   части   краткого   протокола   указываются  фамилии  председателя и секретаря коллегиального или совещательного органа, а  также   всех  присутствующих  на  заседании  (совещании).  В  списке  присутствующих сначала перечисляются  члены  коллегиального  органа,  затем -  приглашённые с указанием должностей и организаций,  которые  они представляют.  Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном  порядке.       В протоколе    полной    формы    изложения    после    раздела  "присутствовали"  следует  повестка  дня  совещания  (заседания);  в  протоколе краткой формы повестка дня отсутствует.       Повестка дня   включает   перечень   вопросов,  обсуждаемых  на  совещании  (заседании)  название   докладов   (отчётов,   сообщений,  информации),   название   должности   докладчика,  его  инициалы  (в  именительном падеже).       Основная часть  протокола  краткой  формы изложения строится по  схеме: "СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - без текста выступлений.       Основная часть  протокола  полной  формы  изложения строится по  схеме:  "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - отдельно   по  каждому рассматриваемому вопросу согласно повестке дня.       Основное содержание докладов и выступлений помещается в  тексте  протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается  полностью.