Приказ Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13

Стр. 6

       В случае  возникновения принципиальных разногласий в протоколах  краткой  формы   допускается   фиксировать   отдельные   выступления  участников.       Постановляющая часть    протокола    заканчивается    указанием  должностного  лица,  ответственного  за  контроль исполнения решений  (постановлений) или отдельных пунктов решений.       Документ, утверждаемый  коллегиальным  органом,  прилагается  к  протоколу.       Протокол подписывается   председательствующим  на  заседании  и  секретарём.       Протоколы нумеруются    порядковыми    номерами    в   пределах  календарного года. Протоколы совместных совещаний (заседаний) должны  иметь  составные  номера,  включающие  порядковые  номера протоколов  организаций, принимавших участие в работе совещания.       Порядок подготовки и выпуска протоколов и решений коллегиальных  органов организации определяется в положениях об  этих  органах  или  регламентах их работы.          2.4.3. Акт.       Акт -   документ,  составляемый  группой  лиц,   подтверждающий  установленные  ими  факты (акты инвентаризации,  несчастных случаев,  приёма-передачи материальных ценностей и др.).  Акты могут содержать  выводы,   рекомендации,   предложения   составителей  (акты  ревизий  финансово-хозяйственной  деятельности  организаций,  акты  проверки,  акты приёма объектов в эксплуатацию и др.).  Такие акты составляются  временными или постоянными  комиссиями,  специально  уполномоченными  лицами   или   одним   должностным  лицом  с  указанием  документов,  определяющих их полномочия.  Основанием для составления  акта  может  быть   распорядительный  документ  вышестоящего органа, руководителя  организации или структурного подразделения, плановое задание и др.       Акт содержит   следующие  реквизиты:  наименование  организации  (подразделения),  составившего акт,  название вида документа,  место  составления,  дату  и  регистрационный  номер,  заголовок  к тексту,  подписи,  при необходимости - гриф  утверждения и согласующие  визы.  Реквизиты располагаются в установленном порядке.       Дата акта должна соответствовать  дате  актируемого  события  и  проставляться   должностным   лицом   (как   правило,  председателем  комиссии), подписавшим документ.       Заголовком к   тексту   акта  является  содержание  актируемого  события:  "О выделении к уничтожению документов и дел",  "О списании  имущества" и др.       Акт подписывается всеми  лицами,  принимавшими  участие  в  его  составлении,  без  указания должностей.  Акты ревизий и обследований  подлежат согласованию с должностными  лицами,  деятельность  которых  обследуется.       Лица, имеющие  замечание  по   содержанию   акта,   подписывают  (визируют) его с отметкой:  "Замечания прилагаются"; текст замечаний  излагается  на  отдельном  листе,  небольшие  по  объёму   замечания  допускается фиксировать на самом акте.       Утверждению подлежат    акты,     предписывающие     выполнение  определённых   действий.   Акт   утверждается   руководителем,   чей  распорядительный  документ  (распоряжение)  явился  основанием   для  составителя акта.       Текст акта состоит из вводной и констатирующей  частей.       В вводной  части  указывается  основание для составления акта и  перечисляются лица,  составившие  акт  и  присутствующие  при  этом.  Фамилии указываются в алфавитном порядке с наименованием должностей.  Если акт составлен комиссией,  указываются  фамилии  председателя  и  членов комиссии.       В констатирующей части акта даётся краткое описание проделанной  работы   (её   сущность,  характер,  методы,  сроки)  и  фиксируются  установленные факты,  излагаются выводы,  предложения и  заключения.  Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.       Выводы и предложения составителей акта могут  быть  изложены  в  распорядительной  форме с указанием сроков исполнения предписываемых  действий.  При наличии  к  акту  приложений  отметка  о  приложениях  указывается после текста.          2.4.4. Письма, телеграммы, телефонограммы.       Каждая организация в пределах своей компетенции ведёт переписку  со  сторонними организациями,  гражданами.  В зависимости от способа  передачи  информации  (по  почте,  телеграфу,  телефону)   различают  служебные письма, телеграммы, телефонограммы.       Документы составляются    в     структурных     подразделениях,  деятельности которых они касаются.       Исходящие документы подписываются руководителями организации  и  её структурных подразделений, а также отдельными должностными лицами  исходя из их компетенции.       Документы, адресуемые  вышестоящим органам,  подписывают только  руководитель организации  или  его  заместители  (в  соответствии  с  должностными обязанностями).       Документ может  быть  подписан  двумя  или  более  должностными  лицами.       Письма следует  оформлять  на  бланках  формата  А4  или  А5  в  зависимости от объёма текста.       Реквизитами письма являются: наименование организации -  автора  документа,  почтовый и телеграфный адрес организации, номер телефона  приёмной руководителя,  номер счета в банке,  дата и регистрационный  индекс,  адресат,  ссылка  на  индекс  и  дату  входящего документа.  заголовок к тексту,  текст, подпись, фамилия составителя документа и  номер его служебного телефона.       Текст (содержание) письма должен касаться,  как правило, одного  вопроса. Основное требование к тексту - его краткость.       Для однотипных  писем  рекомендуется  разрабатывать  бланки   с  трафаретными текстами писем.       В зависимости от содержания различают  следующие  разновидности  служебных     писем;     письма-запросы,    письма-ответы,    письма  сопроводительные,    рекламационные,    гарантийные,    напоминания,  извещения, приглашения и др.       Телеграмма оформляется в двух экземплярах на телеграфном бланке  установленной   формы  либо  на  обычной  бумаге  формата  А5,  один  экземпляр передается на телеграф (телетайп),  второй  подшивается  в  дело.       Основные реквизиты  телеграммы:  место,  дата,  время  (часы  и  минуты)    передачи    телеграммы    (проставляются   телеграфом   в  установленное  место);  регистрационный  номер,  отметка  (гриф)  об  особом  виде  (серия) телеграммы,  адресат,  ссылка на индекс и дату  входящего (инициативного) документа, текст, подпись.       После текста  телеграммы  под  чертой  указывается  телеграфный  адрес  отправителя   телеграммы,   номер   телетайпа   (абонентского  телеграфа), наименование должностного лица, подписавшего телеграмму,  его личная подпись и расшифровка подписи.       Текст телеграммы   излагается  предельно  кратко,  без  союзов,  предлогов и местоимений (если их отсутствие не искажает смысл),  без  переносов и исправлений.  Знаки препинания пишутся словами полностью  или сокращённо:  точка (тчк), запятая (зпт), двоеточие (двтч), точка  с   запятой   (тчкзпт),   кавычки   (квч),   скобки   (скб),   тире,  вопросительный знак,  восклицательный знак;  также  словами  пишутся  знаки плюс, минус, деление, проценты, параграф, номер (нр).       Верхнюю часть  телеграммы   (над   чертой)   следует   печатать  прописными буквами (кроме знаков препинания) через два интервала без  абзацев, под чертой - обычным шрифтом.       Телефонограммы оформляются  на  бланках  либо на обычной бумаге  формата А5.       Реквизиты телефонограммы: адресат, наименование вида документа,  дата и регистрационный индекс,  часы и минуты ее передачи  (приёма),  текст,  подпись, фамилии передающего и принимающего телефонограмму с  указанием должностей.       В адресате   указывается   наименование   организации,  фамилия  адресата и телефон,  по которому  передаётся  текст  телефонограммы.  Если   телефонограмма   передаётся   нескольким   адресатам,  к  ней  прилагается список рассылки.       Текст телефонограммы должен быть кратким без труднопроизносимых  слов, сокращений и сложных оборотов.          2.4.5. Докладные записки, справки, сводки.       Докладная записка   -    документ   информационного  характера,  адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения  и  содержащий  обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и  предложениями составителя.       Докладная записка  может  быть  составлена как по инициативе ее  автора (внесение предложений,  изложение просьбы,  фактов, явлений),  так  и по указанию соответствующего руководителя (отчётные докладные  записки о ходе,  состоянии,  завершении каких-либо работ, поручений,  планов и др.).       Внешние докладные     записки     (адресуемые     руководителям  вышестоящего  органа)  оформляются  на  бланках,  внутренние (на имя  руководителя организации) -  на обычной бумаге формата А4 или А5.       Реквизиты докладной     записки:    наименование    организации  (структурного  подразделения),  название  вида  документа,  дата   и  регистрационный  индекс,  адресат,  заголовок  к тексту (для формата  А4), текст, подпись.       Внешние докладные  записки подписывают руководитель организации  или его заместители, внутренние - их составители.       Инициативные докладные записки, требующие исполнения (решения),  регистрируются;  при  необходимости,  их  исполнение  контролируется  согласно резолюции соответствующего руководителя.       Справка близка по содержанию к отчётной докладной записке;  это  документ    информационного    характера,   содержащий   констатацию  каких-либо фактов,  но без мнения автора  (в  отличие  от  докладной  записки) о существе излагаемых вопросов.       Различают справки служебные (о  выполнении  планов,  о  штатной  численности   и   др.),  и  справки  выдаваемые  частным  лицам  для  представления  в  другие  учреждения  (справка  о  месте  работы,  о  заработной плате и др.).       Внешние справки  оформляются  на  бланках,  внутренние  -    на  обычной  бумаге  формата  А4  или А5.  Для оформления личных справок  целесообразно применять трафаретные бланки,  в которые впечатываются  только отдельные части реквизитов.       Реквизиты служебной  справки  аналогичны  реквизитам  докладной  записки; при необходимости, текст служебной справки может заверяться  печатью.       Личная справка   содержит   следующие  реквизиты:  наименование  организации,  выдавшей справку,  наименование вида документа, дату и  регистрационный индекс, место составления, текст, подпись, печать.       Текст служебной  справки  может  оформляться  в  виде  таблицы,  делиться  на  разделы,  подразделы,  иметь пояснения и ссылки.  Дата  (период времени), к которой относятся приводимые в справке сведения,  включается  в заголовок к тексту либо помещается перед текстом:  "По  состоянию на 11.05.93" или "За период с 01.01.02 по 01.01.93".       Справка, составленная  по  запросу  или  указанию  вышестоящего  органа,  подписывается руководителем организации (его заместителем),  внутренняя - составителем.       Текст личной справки  начинается  с  указания  (в  именительном  падеже)  фамилии,  имени  и  отчества  лица,  о  котором  сообщаются  сведения.  В тексте не следует использовать  обороты  типа:  "выдана  настоящая"   или   "действительно   работает".  Заканчивается  текст  указанием организации, куда представляется справка.       Разновидностью служебных  справок  являются  сводки:  сводка об  исполнении документов, сводка предложений и др. Сводки оформляются в  виде таблиц, графиков.          2.5.  Правила   оформления    машиночитаемых    документов    и             машинограмм.          Машиночитаемые документы   -   это   документы,  пригодные  для  автоматического считывания содержащейся в нём информации.       Основными видами    носителей,    применяемых    при   создании  машиночитаемых  документов,  являются  магнитные   носители   записи  (магнитные ленты, магнитные диски, магнитные дискеты).       Под машинограммой понимается  документ  на  бумажном  носителе,  созданный  средствами  вычислительной  техники  в письменной форме и  оформленный в установленном порядке.       Для машиночитаемых документов и  машинограмм  ГОСТом  6.10.4-84  "Унифицированные  системы  документации.  Придание  юридической силы