Приказ Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13

Стр. 7

  документам  на  машинном   носителе   и   машинограмме   создаваемых  средствами  вычислительной техники.  Основные положения". Установлен  комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. В состав  обязательных     реквизитов     входят:     код    и    наименование  организации-создателя           документа;           местонахождение  организации-создателя    документа    или   почтовый   адрес;   дата  изготовления документа;  код лица,  ответственного  за  правильность  изготовления документа.       Код и  наименование  организации  -   создателя машиночитаемого  документа  или  машинограммы  записываются  по  Общегосударственному  классификатору предприятий и организаций Республики Беларусь (ОКПО).       Реквизит "Местонахождение   организации-создателя    документа"  должен быть записан по образцу:       код населённого   пункта,   где   находится    организация    и  наименование населённого пункта (код населённого пункта определяется  в  соответствии  с  Общегосударственным   классификатором   "Система  обозначений  объектов  административно-территориального  деления,  а  также населённых пунктов  Республики Беларусь").       Код    и    название    формы    документа    записываются   по  Общегосударственному   классификатору   унифицированных   документов  Республики Беларусь (ОКУД).       Дата изготовления документа записывается  с  указанием  времени  записи документа.       Реквизит "Код лица, ответственного за правильность изготовления  машиночитаемого документа или машинограммы" записывается в следующем  виде:  код,  должность, фамилия лица, ответственного за правильность  изготовления    документа    или    лица,   утвердившего   документ.  Принадлежность кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована  в  организации-создателе документа.       При создании дубликатов и  копий  машиночитаемых  документов  и  машинограмм  в  состав  реквизитов  включается отметка о подлинности  документа (подлинник, дубликат, копия).       В случае    необходимости    по    решению    организации   для  машиночитаемых документов и  машинограмм  допускается  использование  дополнительных   реквизитов,   отражающих   специфику   создания   и  использование этих документов.       Машинограммы и документы на перфоносителях могут удостоверяться  не  только  кодами  лиц,  ответственных за правильность изготовления  документов, но и их подписями.       На машинограммах,  представляющих  особо   важную   информацию,  подпись удостоверяется печатью организации-создателя документа.       Передача (пересылка) машиночитаемых  документов  осуществляется  только с сопроводительным письмом.          2.6. Требования  к  рукописному  и   машинописному   оформлению  документов.       Рукопись документа пишется чётко и  разборчиво  на  стандартных  листах бумаги; не допускается писать карандашом, красными и зелёными  чернилами,  очень мелким почерком и делать  многочисленные  вставки,  ссылки, исправления.       Рукописный документ должен содержать все необходимые реквизиты,  оформленные в соответствии с установленными требованиями.       При передаче   рукописи   в   печать   составитель    указывает  необходимое количество экземпляров документа (тираж), требуемый срок  исполнения,  дату сдачи в  печать  и  подпись;  могут  быть  указаны  дополнительные требования к машинописному оформлению документа.       Документы следует печатать на бланках  или  на  обычной  бумаге  стандартного   формата   А4  или  А5.  Формат  А5  используется  при  оформлении документов (писем,  докладных записок,  справок  и  др.),  объём   которых  не  превышает   7-10  строк  машинописного  текста.  Приказы,  указания,  решения,  протоколы,  акты печатаются только на  бланках  (бумаге)  формата  А4  независимо  от  объёма текста.  Если  документ состоит из нескольких страниц,  на бланке печатается первая  страница  документа,  последующие -  на обычной бумаге одинакового с  бланком формата и качества.       Документы печатаются  на одной стороне листа;  на двух сторонах  допускается печатать только документы со  сроком  хранения  до  трёх  лет.       Бланки документов должны иметь поля:  левое,  правое, верхнее и  нижнее.  Левое  поле должно составлять 20 мм,  правое и нижнее -  не  менее 8 мм, верхнее - не менее 10 мм.       Длина печатной   строки   должна  соответствовать  64  печатным  знакам; максимальное количество печатных строк для формата А4 -  41.       Максимальная длина   строки   многострочных   реквизитов  -  28  печатных знаков.       Если заголовок  к  тексту  превышает  150  печатных  знаков  (5  строк), его допускается продлевать до границы правого поля.       Страницы документа нумеруются по середине верхнего  поля  листа  арабскими  цифрами  без  сокращения  "стр." и без знаков типа "30.",  "28".   Расстояние  от номера страницы до  обреза  листа  не  должно  превышать 15 мм.       Нумерация документа,   состоящего   из   нескольких    страниц,  начинается  со второй страницы;  первая страница не нумеруется.  При  оформлении  документа  на  двух  сторонах  листа   вторая   страница  нумеруется при наличии третьей.       Каждому реквизиту документа отводится определённое положение  в  соответствии  со стандартными положениями табулятора пишущей машинки  - устройства,  позволяющего останавливать каретку машинки в заданных  положениях.       От 0-го   положения   табулятора    (граница    левого    поля)  располагаются  следующие реквизиты:  наименование организации-автора  документа;  почтовый и телеграфный адрес организации;  название вида  документа; дата документа (два печатных знака оставляется для числа,  печатается месяц и год:  "03.93";  ссылка на индекс и дату входящего  документа;   место  составления;  заголовок  к  тексту;  текст  (без  абзацев);    слова    "Приложение",    "Примечание",    "Основание";  наименование  должности  в  реквизите  "Подпись";  первый ряд грифов  (виз) согласования,  если их несколько; заверительная отметка (слово  "Верно"  и  дата заверения копии или выписки из документа);  фамилия  составителя документа и номер его телефона, а также слова "СЛУШАЛИ",  "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ".       От 1-го  положения  табулятора  (после  5  печатных  знаков  от  границы левого поля) начинаются абзацы и номера пунктов текста.       От 2-го положения  табулятора  (после  16  печатных  знаков  от  границы  левого поля) печатается переменная информация вводной части  протоколов  и  актов,  расшифровка  подписи  в  грифах  согласования  (первый ряд), печатаются таблицы и трафаретные тексты.       От 3-го положения  табулятора  (после  24  печатных  знаков  от  границы левого поля) печатаются таблицы и трафаретные тексты.       От 4-го положения  табулятора  (после  32  печатных  знаков  от  границы левого поля) располагается адресат.       От 5-го положения  табулятора  (после  40  печатных  знаков  от  границы левого поля) следует печатать:  гриф утверждения, второй ряд  подписей,  грифов (виз)  согласования  (если  их  несколько);  грифы  ограничения  доступа к документу ("Совершенно секретно",  "Секретно"  -  без кавычек);  отметку на документе-приложении, связывающую его с  основным документом.       От 6-го положения  табулятора  (после  48  печатных  знаков  от  границы  левого  поля)  печатается:  расшифровка подписи в реквизите  "Подпись",  в заверительной надписи на копии (выписке) документа и в  грифе утверждения.       От 7-го положения  табулятора  (после  56  печатных  знаков  от  границы левого поля) печатаются слова "Копия",  "Выписка", "Таблица"  (без кавычек).       2-е, 3-е  (после  24  печатных знаков от границы левого поля) и  7-е  положения  табулятора  используются  при  оформлении  таблиц  и  конструировании бланков с трафаретными текстами.       Реквизиты документов (кроме текста),  состоящие  из  нескольких  строк,  следует печатать через один межстрочный интервал.  Составные  части реквизитов ("Адресат",  "Гриф утверждения", "Отметка о наличии  приложения",  "Гриф согласования") отделяются друг  от  друга  1,5-2  межстрочными интервалами.       Один реквизит    отделяется   от   другого   2-3   межстрочными  интервалами:  первая строка текста от последней строки  заголовка  к  тексту,  подпись от последней строки текста,  одна подпись от другой  или один адресат от другого и т.д.       Текст документа печатается через полтора межстрочных интервала.  Между  абзацами  (пунктами)  дополнительные  интервалы   делать   не  следует.       Текст документа,  оформляемого на бланке (бумаге)  формата  А5,  допускается  печатать  через  один  межстрочный интервал с абзацными  отступами в полтора-два интервала.       Документы, предназначенные   для   типографского   издания  или  устного прочтения, тексты телеграмм и телефонограмм следует печатать  через два интервала.       Примечания, приложения и ссылки в тексте следует печатать через  один   межстрочный  интервал  столбцом,  оставляя  открытыми  слова:  "Примечание", "Приложение", "Основание".       В реквизите  "Подпись"  инициалы  и  фамилию должностного лица,  подписавшего документ (расшифровку  подписи),  следует  печатать  на  уровне последней строки наименования должности (без скобок).       В конце реквизитов (кроме текста) точки не ставят;  в  середине  строк реквизитов знаки препинания сохраняются.       В документах не рекомендуются  различные  текстовые  выделения:  подчеркивания,    печатание   вразрядку,   печатание   на   регистре  (прописными буквами), кроме перечисленных исключений.       На регистре  следует  печатать:  наименование  вида  документа;  слова УТВЕРЖДАЮ,  УТВЕРЖДЕНО,  СОГЛАСОВАНО (без кавычек) -  в грифах  утверждения и согласования;  ПРИКАЗЫВАЮ -  в приказах,  ОБЯЗЫВАЮ или  ПРЕДЛАГАЮ -  в распоряжениях и указаниях,  РЕШИЛИ -   в  протоколах;  заголовки  разделов  в  инструкциях;  фамилии  в  тексте приказов по  личному составу (в тексте других документов, в реквизитах "Подпись",  "Адресат" выделять фамилии прописными буквами не следует).       При переносе слов в тексте не допускается разделять сокращённые  слова от слов,  к которым они относятся,  единицы измерения от цифр,  инициалы от фамилий,  знак тире (дефис) следует указывать один  раз,  оставляя его в конце строки.       В реквизитах типа "Адресат", "Заголовок к тексту" переносы слов  не рекомендуются.       Новую страницу документа не начинают последней неполной строкой  абзаца.                        3.ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ          3.1. Организация документооборота.           3.1.1. Движение документов в организации с момента их получения  или  создания  до завершения исполнения,  отправки или сдачи в дело,  образует документооборот организации.          3.1.2. Организация документооборота должна  отвечать  следующим  требованиям:       прохождение документов в организации должно  быть  оперативным,  целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться;       следует исключить лишние инстанции  прохождения  и  действия  с  документами, не обусловленные деловой необходимостью;       в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий  документов  необходимо  добиваться  максимального единообразия;       порядок    прохождения   документов    в   организации   должен  осуществляться   строго   в   соответствии   со  схемой  прохождения  документов,   которая   разрабатывается   службой  документационного  обеспечения управления и утверждается руководством организации.          3.1.3. При функционировании  в  организации  автоматизированной  обработки  информации  в  схеме  прохождения  документов должны быть  включены вычислительные центры и все пункты обработки  документов  с  помощью средств ВТ.       Организация документооборота в условиях применения  средств  ВТ  должна  обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной  обработки документов с возможностями этих средств.          3.2. Приём, регистрация и исполнение входящих документов.          3.2.1. Поступающая  в организацию корреспонденция принимается и