Приказ Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13

Стр. 8

  обрабатывается централизованно службой документационного обеспечения  управления: канцелярией, общим отделом и др. *)      -----------------------------       *) Далее "канцелярия"          3.2.2. Обработка  входящей корреспонденции осуществляется,  как  правило,  в  день  поступления;  поступившие   телеграммы   подлежат  обработке в первую очередь.       До вскрытия почтовой корреспонденции  проверяется  правильность  её   доставки  (по  адресу  на  конверте)  и  целостность  упаковки.  Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению,  при  невозможности установления адресата -  возвращается отправителю  с пометкой на конверте "Ошибочно доставлено".  В случае  повреждения  корреспонденции  и  невозможности её использования составляется акт,  один экземпляр которого с повреждённой корреспонденцией направляется  отправителю, второй остаётся в канцелярии.       Конверты (пакеты)  вскрываются,  за  исключением  присланных  в  адрес общественных организаций и с пометкой "лично".       Документы на   машинных   носителях   передаются  без  вскрытия  упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.       Конверты, как правило, уничтожаются, кроме следующих случаев:       если дата  почтового штемпеля необходима как свидетельство даты  отправки или получения документа;       если на  документе отсутствует реквизит "дата документа";       если дата   документа   существенно   отличается  от  даты  его  получения;       если в полученном документе нет обратного адреса отправителя. В  указанных  случаях  конверт  присоединяется  к  документу  и   после  использования документа подшивается вместе с ним в дело.       Следует сохранять  адресные   ярлыки   конвертов   и   пакетов,  присланных  наложенным  платежом,  для  представления  с  отчетом  в  бухгалтерию в качестве оправдательного документа.       В случае  отсутствия  в  конвертах  приложений,  листов  и  др.  отправителю посылается  запрос  или  сообщение  по  телефону,  а  на  документе ставится отметка "Приложения затребованы" с указанием даты  запроса.          3.2.3. Регистрация  документов  -   фиксация факта создания или  поступления  в  организацию  документа  путём  проставления  на  нём  регистрационного  индекса с последующей записью необходимых сведений  о документе в регистрационных формах.       Регистрации подлежат   как   традиционные   документы,   так  и  создаваемые средствами ВТ (машинограммы и машиночитаемые документы).          3.2.4. На    всех    без    исключения    документах   ставится  регистрационный штамп с  датой  поступления  в  правом  нижнем  углу  первого  листа  документа  (приложение  7).  Если корреспонденция не  вскрывается, штамп следует ставить на конвертах (пакетах).       На стадии    первоначальной   обработки   входящих   документов  необходимо выделять документы,  не подлежащие регистрации,  согласно  перечню нерегистрируемых документов (приложение 9).       Нерегистрируемые документы   направляются   по   назначению   в  структурные   подразделения,  предварительно  на  них  проставляется  регистрационный штамп без заполнения.       Регистрация поступающих в организацию документов осуществляется  централизованно, в канцелярии.       Децентрализованная регистрация  документов  допускается  только  при   территориальной   разобщённости   структурных    подразделений  организации.       Место регистрации  документа  закрепляется  в   инструкции   по  делопроизводству.          3.2.5. Для регистрации всех  категорий  входящих,  исходящих  и  внутренних документов, заполняется единая регистрационно-контрольная  карточка (приложения 10, 11), пригодная для обработки средствами ВТ.  Карточка  используется  для  учёта,  контроля  исполнения  и  поиска  документов.       Карточка заполняется  при  помощи средств ВТ,  машинописным или  рукописным способом, в зависимости от наличия технических средств.       Состав обязательных  реквизитов карточки в случае необходимости  может  быть  дополнен  другими  реквизитами:  исполнители,  расписка  исполнителя в получении документа,  ход исполнения, приложения и др.  Порядок их расположения на карточке определяется самой организацией.       Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются также на  регистрационно-контрольных    карточках    отдельно    от     другой  корреспонденции (приложение 12).       Журнальная форма  регистрации  документов  допустима  только  в  организациях  с  незначительным  объёмом  документооборота  (до  600  документов в год); решение о форме регистрации документов (карточной  или   журнальной)   в   таких   организациях   оформляется  приказом  руководителя.  Графы журналов регистрации в основном повторяют графы  регистрационно-контрольной карточки (приложения 13, 14).          3.2.6. Из   регистрационно-контрольных   карточек   формируются  справочные и контрольные картотеки, с помощью которых осуществляется  справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения.  Количество    экземпляров   карточки,   заполняемой   на   документ,  определяется числом справочных и контрольных карточек.          3.2.7. Автоматизированная  регистрация  документов (на машинных  носителях)  производится  в   местах   регистрации   документов   на  автоматизированных  рабочих местах или на автоматизированных пунктах  обработки  информации.   Запись   производится   непосредственно   с  документа   с   использованием  установленного  набора  обязательных  реквизитов.  Запись на машинном носителе  дублируется  машинограммой  карточки   ("твёрдая   копия"),   которая  используется  в  качестве  вспомогательной справочной картотеки по месту  регистрации  в  целях  страховки  информации и для предотвращения повторной регистрации при  передаче документа в другие структурные подразделения.       При автоматизированной     регистрации     формируется     банк  регистрационных данных и организуется его  использование  при  учёте  документов,  поиске,  контроле  исполнения,  отборе  документов  для  хранения и уничтожения,  анализе  информационного  массива,  анализе  исполнительской деятельности и др.       Автоматизированные банки данных обеспечивают информацией о всех  документах  и  месте их нахождения работников организации при помощи  вывода  информации  на  дисплей  и  изготовления  машинограмм.   При  частичной   автоматизации   поисковых  операций  должна  соблюдаться  совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и  поиска.       Поиск информации      производится      централизованно      на  автоматизированных  рабочих  местах  или  автоматизированных пунктах  обработки информации. Пользователь должен иметь возможность получать  информацию  по  всем  или нескольким реквизитам регистрации и точный  адрес местонахождения документа в данный момент.          3.2.8. После   регистрации   документы   из  канцелярии  должны  передаваться  руководству  на  рассмотрение   или   непосредственным  исполнителям   в   день   их   поступления   с   двумя  экземплярами  регистрационно-контрольной карточки.       Руководитель рассматривает  документы  в  день  их поступления.  Телеграммы   и   другие   срочные   документы   следует   передавать  руководителю по мере их поступления.       Результаты рассмотрения   документов   отражаются    в    форме  резолюции. Резолюции должны содержать ясное и исчерпывающее указание  о порядке и характере исполнения документов и исполнителе.       На документе должно быть не более одной резолюции.  Последующие  резолюции  руководителей  необходимы,  когда  в  них  детализируется  порядок исполнения документа.       Резолюция переносится  в  регистрационно-контрольную  карточку.  Документ  с   одним   экземпляром   карточки   направляется   (через  канцелярию)  исполнителю,  при  наличии  нескольких   исполнителей -  ответственному исполнителю,  указанному в резолюции  первым.  Второй  экземпляр карточки направляется в канцелярию; если документ согласно  резолюции  требует  контроля  исполнения,  карточка   передаётся   в  контрольную  службу или лицу,  ответственному за контроль исполнения  документов.       При необходимости   срочного   исполнения  или  ознакомления  с  документом  нескольких  подразделений  (должностных  лиц)   документ  возвращается  в  канцелярию  для  снятия необходимого количества (по  числу исполнителей)  копий,  которые  одновременно  направляются  на  исполнение    (подлинник    документа    передаётся   ответственному  исполнителю с пометкой, кому разосланы копии).       Если размножение  документа  не  разрешается особыми правилами,  его передают исполнителям поочерёдно.  Движение документа в процессе  его  исполнения  (ознакомления) в обязательном порядке фиксируется в  справочном    экземпляре     регистрационно-контрольной     карточки  канцелярии.       Документы, поступающие в структурные подразделения, принимаются  и   обрабатываются   лицом,   ответственным   за   делопроизводство,  назначаемым приказом руководителя.       Документы, зарегистрированные   в   канцелярии  (поступившие  с  регистрационно-контрольными  карточками),  вторичной  регистрации  в  подразделениях не подлежат.          3.2.9. Документы  передаются   на   рассмотрение   руководителю  подразделения    или   его   заместителю   согласно   установленному  распределению  обязанностей.   Документы,   не   требующие   решения  руководства,  передаются  непосредственно  исполнителям  согласно их  компетенции.       От момента  поступления к исполнителю до завершения исполнения,  документ  находится  в  рабочей  папке  исполнителя  и  в  дело   не  помещается.       На исполненном документе  исполнитель  проставляет  отметку  об  исполнении  документа  и  направлении его в дело с указанием индекса  дела (см. п. 2.3.20).       Ответственный за    делопроизводство   переносит   отметку   об  исполнении   в   регистрационно-контрольную    карточку.    Карточка  помещается в справочную картотеку, документ подшивается в дело.       Документы, подлежащие хранению в  канцелярии,  направляются  по  назначению;  такие документы должны иметь отметку или штамп "Вернуть  в канцелярию".       Передача документов    для   автоматизированной   обработки   и  получение документов (машинограмм) осуществляется  через  канцелярию  или лицо,    ответственное   за   делопроизводство   в   структурном  подразделении.          3.3. Регистрация  и  отправка   исходящих   документов.          3.3.1. Регистрации подлежат документы, направляемые вышестоящим  органам,  инициативные  исходящие  документы,  требующие  исполнения  (ответа).       Документы регистрируются        в         канцелярии         на  регистрационно-контрольных  карточках  или в журнале (см.  п.3.2.5.)  после их подписания  руководителем  организации  или  руководителями  структурных  подразделений  в соответствии с их полномочиями.  После  этого документы подлежат отправке через канцелярию или экспедицию.          3.3.2. На   каждый  инициативный  документ,  требующий  ответа,  заполняется,  как правило, два экземпляра регистрационно-контрольной  карточки  (приложение  10):  один экземпляр помещается в справочную,  второй - в  контрольную картотеку по ожидаемой дате получения ответа  (дату указывает составитель документа на копии,  если срок не указан  в тексте документа).  При непоступлении ответа в срок корреспонденту  направляется письмо-напоминание.       Сведения о документах-ответах регистрируются на  карточках,  на  которых были зарегистрированы соответствующие документы-запросы.       Инициативному исходящему        документу         присваивается  регистрационный индекс.       Индекс инициативного исходящего документа содержит индекс дела,  где  будет  храниться копия отправляемого документа (проставляется в  подразделении,  составившем документ),  и через дробь -   порядковый  номер  регистрации,  возрастающий  в  пределах года (проставляется в  момент регистрации документа),  например,  13-12/1220.  На исходящем