Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах,

Приказ Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13

Стр. 9

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 |

  документе-ответе     делается     ссылка    на    исходящий    номер  документа-запроса.          3.3.3. Регистрация   документов,  их  последующая  обработка  и  отправка осуществляется,  как правило, в день подписания документов;  исходящие  телеграммы  и  телефонограммы  подлежат отправке в первую  очередь.       Отправка исходящих документов,  в том числе созданных с помощью  средств   ВТ,   осуществляется   канцелярией   или   экспедицией   в  соответствии  с  действующими   Почтовыми   правилами   Министерства  связи и информатики  Республики Беларусь.       Отправляемые документы  передаются  в канцелярию или экспедицию  организации  в  незаконвертованном  виде  полностью  оформленные,  с  отметкой   составителя   о  виде  почтового  отправления  (заказное,  бандероль) - при необходимости.       В канцелярии или экспедиции проверяется правильность оформления  документов: наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие  даты  отправки  дате  подписания  и  регистрации  и др.  Неправильно  оформленные документы возвращаются исполнителям.          3.3.4. Для  документов,  адресуемых постоянным корреспондентам,  следует   использовать   конверты   с    адресами,    заготовленными  типографским способом.       На заказную  корреспонденцию  составляется  опись  рассылки,  в  которой отправитель проставляет свою фамилию и дату отправки.  Опись  со штемпелем отделения связи подшивается в дело канцелярии.       Копии исходящих   документов   подшиваются   в   дела  согласно  номенклатуре дел.       Отправка машиночитаемых  документов  производится  в  упаковке,  соответствующей техническим требованиям и сохранности  носителей,  и  записанной на них информации.       Отправка машиночитаемых  документов  производится  при  наличии  сопроводительного письма. Копия сопроводительного письма подшивается  в дело на общих основаниях.          3.4. Регистрация  и  прохождение  внутренних  документов.          3.4.1. Внутренние документы регистрируются после их подписания.  Документы,    подписываемые   руководством   организации,   подлежат  обязательной регистрации в канцелярии на  регистрационно-контрольных  карточках или в журнале (см.п.3.2.5.).          3.4.2. Регистрационным  индексом  распорядительного   документа  (приказа,  распоряжения),  протокола,  акта  является его порядковый  регистрационный   номер   в   пределах   данного   вида   документа,  возрастающий в пределах года.  Так,  приказы регистрируются отдельно  от распоряжений,  приказы по  основной  деятельности  регистрируются  отдельно от приказов по личному составу и т.д.       Индексация документов - цифровая;   приказы по личному  составу  имеют смешанный индекс (цифровой и буквенный) с добавлением к номеру  регистрации буквы "К" (кадровый).       Регистрационный индекс   докладной   записки,   справки  и  др.  аналогичных документов формулируется так же,  как индекс  исходящего  документа.          3.4.3. Зарегистрированные распорядительные документы, протоколы  при необходимости их тиражирования передаются в множительную службу.       Размноженные экземпляры, копии, выписки документов заверяются и  рассылаются  исполнителям  согласно  списку   рассылки.   Подлинники  документов подшиваются в дела согласно номенклатуре дел.       Документы, требующие   контроля   исполнения,   передаются    в  контрольную   службу   для   заполнения   контрольных  карточек.  Из  регистрационно-контрольных   карточек   формируются   справочные   и  контрольные картотеки.       Обработка внутренних  докладных  записок,  справок,  сводок   и  других аналогичных документов на этапе их рассмотрения (исполнения),  осуществляется в соответствии  с  установленным  порядком  обработки  входящих документов.          3.5. Поисковая  система  по   документам   организации.          3.5.1. Поисковые    системы    (традиционные,    карточные    и  автоматизированные) строятся на основе регистрационных карточек  или  банков   регистрационных   данных  (в  автоматизированных  поисковых  системах).  Поиск дел может  осуществляться  также  по  номенклатуре  заводимых дел (см.разд.5).          3.5.2. При  традиционной   карточной   регистрации   печатается  необходимое   количество   экземпляров   карточек,   которые   могут  составлять    следующие    картотеки:    справочные,    контрольные,  кодификационные,   по   письмам  граждан,  алфавитные  и  другие,  в  зависимости от задач поиска.       При автоматизированной   регистрации  поиск  осуществляется  по  каждому из обязательных реквизитов или их совокупности.          3.5.3. В зависимости от видов (групп) регистрируемых документов  формируют  раздельные  справочные  картотеки  входящих   документов,  инициативных   исходящих  документов,  писем  и  заявлений  граждан,  нормативно-распорядительных документов.          3.5.4. Регистрационно-контрольные   карточки    в    справочных  картотеках группируются (систематизируются) по следующим признакам:       - алфавитному   (в  алфавитном  порядке  фамилий,  наименований  объектов или предметов);       - географическому                (по               наименованию  административно-хозяйственных единиц);       - корреспондентскому  (в  соответствии  с порядком расположения  учреждений, организаций, предприятий, с которыми ведется переписка);       - номинальному (по наименованию видов или подвидов документов);       -  предметно-вопросному  или  тематическому  (в  соответствии с  содержанием документов или сферой  деятельности, к которой относятся  документы);       - структурному  (в  соответствии с принадлежностью документов к  структурным подразделениям организации);       - хронологическому   (по   датам   поступления  документов,  их  исполнения, подписания, отправки).       Карточки в   разделе   исполненных   документов   в  справочных  картотеках группируются по номенклатуре дел.       Выбор поискового  признака  определяется в зависимости от видов  документов  и   характера   информационных   запросов.   Допускается  использовать сочетания поисковых признаков.       Наименование поисковых  признаков  указывается  на  специальных  разделителях картотеки.          3.5.5. Картотека писем и заявлений граждан систематизируется по  алфавиту фамилий заявителей.          3.5.6. Картотеки     нормативно-распорядительных     документов  формируются  по  предметно-вопросному  (тематическому) признаку и по  хронологии.          3.5.7. Допускается формирование картотек входящих,  исходящих и  внутренних документов только по хронологическому признаку.          3.5.8. При  передаче  документов  на  хранение  в ведомственный  архив передаются и поисковые системы.       При автоматизированной     поисковой     системе    из    банка  регистрационных  данных  изымаются  сведения  о  документах,   сроки  оперативного   хранения  которых  истекли,  выводятся  на  печать  и  передаются в архив  раздельно  регистрационные  блоки  картотеки  на  документы,  подлежащие  и  не подлежащие передаче на государственное  хранение.  При   традиционной   карточной   регистрации   передается  картотека с полностью заполненными реквизитами.          3.6. Учет    объёма   документооборота.          3.6.1. Под   объёмом   документооборота  понимается  количество  документов,   полученных   (входящих)   и   созданных   (внутренних,  исходящих) организацией за выбранный отрезок времени (год, месяц).       Результаты учёта       документов       обобщаются      службой  документационного   обеспечения    управления    и    представляются  руководству  организации  для  выработки  мер  по  совершенствованию  работы с документами.       Сведения об объёме документооборота необходимы для установления  структуры и штатной численности делопроизводственной службы,  выборе  технологии   работы   с   документами   и  технических  средств  для  механизации  делопроизводственных  процессов,  определении   степени  загрузки подразделения и отдельных работников.          3.6.2. Подсчёт   количества    документов    производится    по  регистрационным формам в местах их регистрации.       За единицу подсчёта принимается сам документ,  без учёта копий,  создаваемых при печатании и размножении. Каждый документ учитывается  один раз.       Количество входящих   и  исходящих  документов  устанавливается  ежедневно в  канцелярии  при  экспедиционной  обработке  документов.  Данные записываются в экспедиционный журнал.       Внутренние документы и машинограммы подсчитываются по месту  их  регистрации.       Размноженные экземпляры  (копии)  подсчитываются  отдельно   по  журналам работ в машинописном и копировально-множительном бюро.       Поступающие документы    и    создающиеся     в     организации  подсчитываются отдельно.          3.6.3. Подсчёт объема документооборота может проводиться полный  и выборочный (по всей организации, по структурным подразделениям, по  группам   документов).   Самостоятельно   учитываются   предложения,  заявления и жалобы граждан.       Итоговые данные  подсчёта  представляются  в  табличной   форме  (приложение 15).  По каждой группе учитывается количество документов  и отдельно их тираж; цифры проставляются через косую черту.       Работа проводится  специально  выделенной  группой  сотрудников  службы ДОУ.                      4. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ          4.1. Задачи  контроля  исполнения.       Целью контроля    является     обеспечение   своевременного   и  качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.       Контролю подлежат  все зарегистрированные документы:  входящие,  исходящие  и  внутренние  документы,  которые  по  своему  характеру  требуют  решения  (ответа).  На контроль могут быть поставлены также  устные поручения руководства.       Контроль осуществляют руководители,  служба ДОУ и ответственные  исполнители.  Контроль  исполнения   организационно-распорядительных  документов   осуществляется  по  поручению  руководства  организации  специальной  службой,   входящей   в   состав   управления   делами,  канцелярии,  общего отдела и т.д.  или специально назначенным лицом.  Контроль исполнения документов других систем документации (плановой,  по  материально-техническому  снабжению и т.д.) ведётся по поручению  руководителей в соответствующих структурных подразделениях.       Необходимость постановки    документа    на   контроль,   сроки  исполнения,  исполнители  и  должностные  лица,   ответственные   за  контроль,  устанавливаются  в  резолюции  руководителя  или в тексте  документа (приказа, распоряжения, протокола).          4.2. Сроки   исполнения   документов.          4.2.1. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях  с  даты  подписания  (утверждения)  документа,  а  для  поступивших -  с даты  поступления.   Сроки   исполнения   могут    быть    типовыми    или  индивидуальными.       Типовые сроки     исполнения     документов     устанавливаются  нормативными   актами   органов   государственной  власти,  а  также  центральных органов управления (приложение 8).  

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 |