Бухгалтерский учет: Учет трудовых книжек

УЧЕТ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

Основным документом, отражающим трудовую деятельность работника, является трудовая книжка. Порядок ведения трудовых книжек, внесений в них изменений и их учет регулируются постановлением Совета Министров РБ от 10.12.1997 № 1635 «О трудовых книжках работников» (далее — постановление № 1635) и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Совета Министров РБ от 09.03.1998 № 30 (далее — Инструкция № 30).

Трудовая книжка предъявляется гражданином нанимателю при заключении трудового договора и выдается работнику в день его увольнения. Наниматель несет ответственность за организацию работ и контроль по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек (п.1.10 постановления № 1635). За нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек законодательством предусмотрена дисциплинарная или административная ответственность.

Учет и регистрация трудовых книжек

Учет движения трудовых книжек работников и вкладышей к ним ведет уполномоченное приказом нанимателя лицо либо кадровая служба. Ответственное лицо, оформляющее прием сотрудника на работу, обязано принятую трудовую книжку зарегистрировать в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, форма которой приведена в приложении 3 к Инструкции № 30, а также выдать сотруднику расписку. Расписка составляется в произвольной форме и содержит все реквизиты предприятия, в т.ч. и печать нанимателя. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается и проставляет дату получения в личной карточке (форма Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек.

Книга учета движения трудовых книжек должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя и печатью отдела кадров (в случае ее отсутствия — печатью нанимателя).

Учет бланков трудовых книжек и вкладышей

Лицам, впервые поступающим на работу, наниматель обязан заполнить трудовую книжку и внести в нее все необходимые записи.

Бланки трудовых книжек являются документами строгой отчетности, и их учет следует вести в соответствии с законодательством (подп.1.9 п.1 постановления № 1635). Учет бланков трудовых книжек ведется в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (приложение 2 к Инструкции № 30), которая должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя и печатью. В книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией.

Трудовые книжки (вкладыши, дубликаты) хранятся в бухгалтерии в специально оборудованном месте как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет уполномоченному должностному лицу по приходно-расходным накладным. Ежемесячно ответственное лицо составляет отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного ордера кассы нанимателя. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт (приложение 1 к Инструкции № 30). На материально ответственное лицо, работающее с бланками строгой отчетности, в бухгалтерии юридического лица ведется карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности, форма которой приведена в приложении 5 к Положению о порядке использования бланков строгой отчетности, утвержденному постановлением Минфина РБ от 21.02.2002 № 21.

Инвентаризация неиспользованных бланков строгой отчетности в местах их хранения производится ежемесячно (пп.14 и 15 вышеназванного Положения).

Бухгалтерский учет бланков трудовых книжек

Согласно Инструкции по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.05.2003 № 89, для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков строгой отчетности предназначен счет 006 «Бланки строгой отчетности». Одновременно их учет осуществляется и на счете 10-6 «Прочие материалы». Бланки строгой отчетности учитываются по номинальной стоимости или в условной оценке. Аналитический учет по счету 006 ведется по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их хранения.

Пунктом 55 Инструкции № 30 установлено, что при выдаче трудовой книжки (дубликата), а также вкладыша в трудовую книжку с работника взимается сумма, затраченная нанимателем на их приобретение.

Порядок отражения в учете приобретения бланков трудовых книжек следующий:

Содержание операции Дебет Кредит
Произведена оплата за бланки трудовых книжек (вкладышей) 60 51
Оприходованы бланки трудовых книжек (вкладышей) 006
Отражено приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей) в бухгалтерском учете 10-6 60
Отражена уплаченная сумма НДС по приобретенным бланкам трудовых книжек (вкладышей) 18-2 60
Принята к вычету сумма НДС по приобретенным бланкам трудовых книжек (вкладышей) 68-2 18-2

Порядок отражения в учете операций по выдаче сотрудникам бланков трудовых книжек и вкладышей к ним:

Содержание операции Дебет Кредит
Отражена выдача сотруднику бланка трудовой книжки (вкладыша) 91-2 10-6
Начислен НДС по выданному бланку трудовой книжки либо вкладыша 91-3 68-2
Отражена стоимость трудовой книжки (вкладыша), которую необходимо удержать у работника 73 91-1
Внесены в кассу (удержаны из заработной платы сотрудника на основании его заявления) денежные средства за выданный бланк трудовой книжки (вкладыша) 50 (70) 73
Списаны выданные бланки трудовых книжек (вкладышей) 006

В случае ликвидации нанимателя ликвидационной комиссией составляется акт о наличии неиспользованных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (как для документов строгой отчетности). Составленный акт и прилагаемые к нему бланки сдаются по месту их получения (например, в исполком).

31.05.2007 г.

Юлия Боженкова, аудитор

Для более детального изучения см.: 1. Пособие

2. Пособие