Постановление Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь от 14 июня 2007 г. № 52

ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ПО ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

14 июня 2007 г. № 52

Об утверждении Инструкции о порядке проведения проверки наличия и ведения учета движения и состояния качества материальных ценностей государственного материального резерва на пунктах ответственного хранения, внесении изменений и дополнений в некоторые нормативные правовые акты, признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов

На основании Положения о Министерстве по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 29 декабря 2006 г. № 756 «О некоторых вопросах Министерства по чрезвычайным ситуациям», Министерство по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке проведения проверки наличия и ведения учета движения и состояния качества материальных ценностей государственного материального резерва на пунктах ответственного хранения.

2. Внести следующие изменения и дополнения в нормативные правовые акты:

2.1. дополнить Инструкцию о порядке организации и проведения проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности в подчиненных Министерству по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь органах, подразделениях и организациях, утвержденную приказом Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь от 25 ноября 2003 г. № 209 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2003 г., № 139, 8/10289), пунктом 431 следующего содержания:

«431. В подчиненных МЧС организациях, обеспечивающих сохранность государственного материального резерва (далее – учреждения), группой штатных специалистов Департамента по материальным резервам МЧС (далее – Госрезерв) под руководством первого заместителя начальника Госрезерва или начальника одного из отраслевых структурных подразделений Госрезерва проверяется:

выполнение распоряжений (указаний) Госрезерва по доставке (закладке), отпуску материальных ценностей государственного материального резерва (далее – госрезерв), своевременность их освежения и замены, причины невыполнения распоряжений (указаний) Госрезерва;

соблюдение установленного порядка приемки, оприходования, отпуска материальных ценностей госрезерва и оформления документации по этим операциям (приемных актов, накладных, нарядов на отпуск, перемещение и подработку, актов зачистки и замера, правильность оформления доверенностей на отпуск материальных ценностей госрезерва);

полнота использования учреждениями мер имущественной ответственности (неустойка: штраф, пеня) к поставщикам за допущенные нарушения государственной дисциплины в выполнении планов и заданий по работе с материальными ценностями госрезерва;

обеспечение количественной и качественной сохранности материальных ценностей госрезерва;

организация работы лабораторий, обеспеченность их необходимыми приборами, оборудованием, правильность отбора проб на анализ при приемке, хранении и отпуске материальных ценностей госрезерва, расходование материальных ценностей госрезерва на анализы, полнота проведения этих анализов;

организация контроля за соблюдением материально ответственными и другими должностными лицами требований нормативных правовых актов по хранению материальных ценностей госрезерва, соблюдение порядка передачи материальных ценностей госрезерва при смене материально ответственных лиц;

своевременность проведения инвентаризации, зачистки хранилищ после выпуска отдельных материальных ценностей госрезерва и отражения в учете результатов инвентаризации и зачистки, периодичность и порядок проведения контрольных (внезапных) проверок количества хранящихся материальных ценностей госрезерва в отдельных хранилищах;

организация и состояние складского учета материальных ценностей госрезерва, соответствие его данным бухгалтерского учета;

наличие актов ежемесячных сверок движения и соответствие остатков материальных ценностей госрезерва, числящихся по бухгалтерскому учету, данным складского учета, соблюдение порядка регулирования расхождений этих данных при их выявлении;

своевременность предъявления претензий о возмещении стоимости непоступивших грузов.

Проверки фактического наличия материальных ценностей госрезерва проводятся путем пересчета количества мест в отдельных штабелях, а также замера в резервуарах.

Качественная сохранность материальных ценностей госрезерва определяется визуально путем осмотра и определения сохранности тары, отсутствия признаков замокания, наличия плесени, других недостатков и данных лабораторных анализов.

При выявлении недостач, потерь, излишков материальных ценностей госрезерва, установленных в учреждениях при приемке и хранении, проверяются:

правильность и своевременность составления коммерческих актов, актов об установлении расхождений в количестве и качестве и других необходимых документов, а также предъявления по ним претензий и исков;

правильность применения норм естественной убыли при списании фактически установленных недостач при хранении материальных ценностей госрезерва, а также правильность списания недостач и потерь, превышающих нормы естественной убыли при хранении или при отсутствии таких норм, наличие разрешений на списание сверхнормативных недостач и неоправданных потерь.

При наличии сверхнормативных недостач, неоправданных потерь, пересортицы и излишков материальных ценностей госрезерва устанавливаются причины их образования и отслеживаются принятые в связи с этим меры по возмещению убытков непосредственно с виновных лиц.

По предъявленным учреждению грузополучателями претензиям на недогрузы, перегрузы, пересортицы и понижение качества материальных ценностей проверяются порядок и результаты рассмотрения претензий (проведение контрольных проверок на складе, наличие письменных объяснений материально ответственных лиц), а также правильное отражение в учете удовлетворенных претензий, принятые меры по возмещению ущерба с виновных лиц, производство расчетов.

По материальным ценностям, поступившим в учреждение, не принятым в госрезерв и забракованным, проверяются:

наличие надлежащим образом оформленной документации на браковку материальных ценностей (актов расхождения по количеству и качеству, коммерческого акта, экспертизы, отбора проб и других документов);

принятие в необходимых случаях мер по подработке и закладке, замене или реализации забракованных материальных ценностей в установленном порядке;

предъявление штрафных санкций к поставщикам за некачественную поставку, взыскание уплаченной стоимости забракованных материальных ценностей, а также расходов, связанных с их приемкой, хранением, подработкой и реализацией.

По результатам проверок работы с материальными ценностями госрезерва проверяющей группой штатных специалистов Госрезерва составляется отдельный акт, который подписывается руководителем группы и иными участниками проверяющей группы, а также руководителем и главным бухгалтером проверяемой организации (или их заместителями). Результаты этих проверок рассматриваются на коллегии Госрезерва.»;

2.2. в постановлении Комитета по материальным резервам при Совете Министров Республики Беларусь от 1 июня 2004 г. № 14 «Об утверждении Инструкции о порядке и сроках проведения инвентаризации материальных ценностей государственного материального резерва на пунктах ответственного хранения» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., № 94, 8/11110; 2005 г., № 156, 8/13179):

2.2.1. пункт 3 исключить;

2.2.2. в Инструкции о порядке и сроках проведения инвентаризации материальных ценностей государственного материального резерва на пунктах ответственного хранения, утвержденной данным постановлением:

в пункте 1 слова «Комитета по материальным резервам при Совете Министров Республики Беларусь» заменить словами «по хранению материальных ценностей госрезерва»;

в пункте 4 слова «Отделы продовольственных и промышленных товаров Комитета по материальным резервам при Совете Министров Республики Беларусь (далее – Комрезерв)» заменить словами «Структурные подразделения Департамента по материальным резервам Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь (далее – Госрезерв)»;

в пункте 6 слова «Комрезерв и свой вышестоящий орган государственного управления» заменить словами «Госрезерв и орган государственного управления, в подчинении (ведении) которого находится организация – ответственный хранитель»;

в пункте 7 слова «Отделы продовольственных и промышленных товаров, отдел бухгалтерского учета и отчетности Комрезерва» заменить словами «Структурные подразделения Госрезерва»;

в пункте 8 слова «Комрезерва вместе с годовым бухгалтерским отчетом» заменить словом «Госрезерва».

3. Признать утратившими силу:

постановление Комитета по материальным резервам при Совете Министров Республики Беларусь от 10 января 2003 г. № 1 «Об утверждении Инструкции о порядке организации и проведения проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности организаций Комитета по материальным резервам при Совете Министров Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2003 г., № 16, 8/9050);

постановление Комитета по материальным резервам при Совете Министров Республики Беларусь от 28 декабря 2004 г. № 26 «Об утверждении Инструкции о порядке организации и проведения проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности пунктов ответственного хранения товаров и материалов государственного материального резерва» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., № 21, 8/12061);

постановление Комитета по материальным резервам при Совете Министров Республики Беларусь от 28 апреля 2004 г. № 9 «О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке организации и проведения проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности организаций Комитета по материальным резервам при Совете Министров Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., № 75, 8/10949).

4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его включения в Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь.

Министр

Э.Р.Бариев

СОГЛАСОВАНО

Министр финансов
Республики Беларусь

Н.П.Корбут

12.06.2007

УТВЕРЖДЕНО Постановление
Министерства
по чрезвычайным ситуациям
Республики Беларусь 14.06.2007 № 52

ИНСТРУКЦИЯ
о порядке проведения проверки наличия и ведения учета движения и состояния качества материальных ценностей государственного материального резерва на пунктах ответственного хранения

ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция о порядке проведения проверки наличия и ведения учета движения и состояния качества материальных ценностей государственного материального резерва на пунктах ответственного хранения (далее – Инструкция) предназначена для проверяющих:

должностных лиц Департамента по материальным резервам Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь (далее – Госрезерв), осуществляющих на пунктах ответственного хранения материальных ценностей государственного материального резерва проверки деятельности по операциям с этими ценностями (далее – проверки);

специалистов подчиненных Министерству по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь организаций, обеспечивающих сохранность государственного материального резерва, привлекаемых к проведению проверок на пунктах ответственного хранения.

2. Основными задачами проверок являются:

проверка исполнения законодательства по операциям с материальными ценностями государственного материального резерва (далее – товары);

проверка обеспечения количественной и качественной сохранности товаров, законности и правильности совершаемых с ними операций;

своевременное выявление, предотвращение и устранение недостатков и нарушений в работе с товарами на пунктах ответственного хранения, приведение работы с товарами в полное соответствие требованиям актов законодательства.

3. Для обеспечения высокого качества проведения проверок проверяющие обязаны знать и строго руководствоваться требованиями действующих актов законодательства.

ГЛАВА 2
ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ПРОВЕРОК

4. Проверки проводятся на основе годового плана, составленного начальником соответствующего отраслевого структурного подразделения Госрезерва и утвержденного начальником Госрезерва или его первым заместителем.

В плане предусматриваются сроки проведения проверок, ответственные исполнители, участвующие в проведении проверок.

5. Проверки проводятся на основании предписания и задания, подписанных начальником Госрезерва или его первым заместителем. В предписании указываются название организации, в отношении которой проводится проверка, фамилия и инициалы проверяющего, его должность, тема проверки и срок ее проведения.

6. Проверки проводятся по вопросам, указанным в задании на проверку с учетом специфики деятельности данного пункта ответственного хранения. Задание не должно содержать секретные сведения.

7. Проверяющие допускаются к самостоятельному проведению проверок после предварительного изучения ими действующих актов законодательства, собеседования по ним и проведения нескольких проверок пунктов ответственного хранения под руководством опытных специалистов.

8. Перед проведением проверки проверяющий должен изучить:

акт предыдущей проверки пункта ответственного хранения и отчет о выполнении предложений по устранению недостатков, отмеченных в этом акте;

отчет пункта ответственного хранения о наличии товаров;

документы по закладке, освежению и отпуску товаров на данном пункте ответственного хранения за период после предыдущей проверки;

документы о проведении инвентаризации товаров;

количество, вид, ассортимент, сорт, дату выработки хранящихся товаров и наличие приемных актов (сохранных обязательств) на их закладку.

9. Для проведения проверки проверяющий должен иметь при себе паспорт, служебное удостоверение, предписание на право проведения проверки, задание на проверку и командировочное удостоверение.

10. Перед выездом на проверку начальник структурного подразделения Госрезерва, от которого направляется проверяющий, производит инструктаж проверяющего и выясняет его подготовленность к проведению проверки.

ГЛАВА 3
ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ПРОВЕРКИ

11. Перед началом проведения проверки проверяющий обязан предъявить руководителю проверяемого пункта ответственного хранения либо исполняющему его обязанности (далее – руководитель) служебное удостоверение, предписание на проведение проверки, а также внести необходимые сведения в книгу учета проверок.

Проверяющий знакомит руководителя с заданием на проверку и совместно с ним определяет должностных лиц, которые должны принять непосредственное участие в проверке.

В случае отказа руководителя представить книгу учета проверок в акте проверки делается соответствующая запись.

12. Проверка начинается с ознакомления с документацией по организации работы с товарами, учету, отчетности и взаиморасчетам между пунктом ответственного хранения и Госрезервом.

Обязательной проверке подвергаются:

наличие на пункте ответственного хранения приказа о назначении ответственных лиц за ведение документации, учет и отчетность, количественную и качественную сохранность товаров;

наличие действующих инструкций о порядке приемки, хранения и отпуска товаров и других нормативных правовых актов, знание их должностными лицами пункта ответственного хранения;

папка документации по товарам (срок хранения папки – не менее 2 лет после полного отпуска товаров) и наличие в ней записей почтовых, банковских реквизитов, телефонов Госрезерва, копий актов предыдущих проверок, отчетов, актов об освежении, приемных актов (сохранных обязательств), материалов об инвентаризации, отгрузочных документов, переписки с Госрезервом в хронологическом порядке;

правильность оформления, достоверность и своевременность отправки соответствующим адресатам отчетов, документов об инвентаризации, об освежении, приемных актов (сохранных обязательств) и актов на исполнение нарядов на отпуск или перемещение товаров за период от предыдущей проверки;

соответствие данных о наличии и движении товаров данным Госрезерва;

проверка правильности ведения учета товаров госрезерва отдельно от учета ресурсов текущего назначения на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» в ценах, указанных в приходных документах;

проверка отсутствия фактов включения данных учета наличия товаров госрезерва в баланс основной деятельности ответственного хранителя;

отражение в бухгалтерском учете операций по закладке товаров, их освежению и отпуску;

произведение расчетов с соответствующими организациями по актам об освежении, приемным актам, отгрузкам;

ведение складского учета, соответствие данных бухгалтерского учета данным складского учета по ежедневным остаткам товаров за проверяемый период. Выявляется превышение расхода товаров текущего потребления, одноименных с находящимися в государственном материальном резерве, над приходом, которое может свидетельствовать о самовольном расходовании товаров и материалов государственного материального резерва. При обнаружении такого превышения необходимо дополнительно провести проверку наличия товаров текущего потребления и потребовать объяснения должностных лиц. Указанные сведения заносятся в акт проверки;

обеспеченность пункта ответственного хранения бланками учета и отчетности по установленной форме;

наличие плана мероприятий (графика) по приведению условий хранения товаров в соответствие с требованиями технических нормативных правовых актов и ход их выполнения.

13. После проверки документального оформления проверяющий совместно с материально ответственным лицом пункта ответственного хранения в присутствии работника, отвечающего за учет и отчетность, продолжает проверку непосредственно на месте хранения товаров. При этом проверяются:

ведение складского учета товаров, правильность отражения операций по их закладке, освежению и отпуску;

техническое состояние складских емкостей, резервуаров, условия хранения товаров;

наличие товаров, их ассортимент и качественные показатели – в установленном для каждого вида товаров порядке (путем подсчета, обмеров и т.д.);

соответствие товаров требованиям технических нормативных правовых актов по органолептическим данным, правильность ведения журналов по качеству за весь проверяемый период;

правильность складирования товаров, соблюдение раздельного хранения товаров по маркам и сортам от товаров эксплуатационных ресурсов и т.д.;

наличие сертификатов, подтверждающих качество товара;

наличие паспортов и утвержденных замерных калибровочных таблиц;

наличие проходов для осмотра и подработки товаров;

наличие штабельных ярлыков, правильность их заполнения (количество товаров, дата выработки, наименование, сорт, схема обмера или подсчета товаров в штабеле), соответствие учетным данным;

оборудование складских помещений и резервуарных парков инвентарем;

организация контроля за соблюдением температурно-влажностного режима;

организация контроля со стороны работников пункта ответственного хранения за количественной и качественной сохранностью товаров, своевременностью их освежения;

санитарное состояние внутри склада и прилегающей территории;

противопожарное состояние склада и резервуарных парков и выполнение противопожарных мероприятий;

организация охраны склада;

устранение недостатков, отмеченных в акте предыдущей проверки;

выполнение пунктом ответственного хранения письменных распоряжений (указаний) Госрезерва.

14. Одновременно принимаются необходимые меры по устранению выявленных в ходе проводимой проверки недостатков и нарушений в учете и организации сохранности товаров.

15. При необходимости внесения изменений в приемный акт (сохранное обязательство) в ходе проведения проверки в случае изменения состава должностных лиц, ранее подписавших приемный акт (сохранное обязательство), вышеуказанный документ переоформляется и подписывается действующими должностными лицами. Кроме того, переоформлению датой проверки подлежат обнаруженные неправильно составленные акты об освежении и другие документы.

ГЛАВА 4
ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ПРОВЕРКИ

16. Результаты проверки, в ходе которой выявлены нарушения актов законодательства, оформляются актом. Результаты проверки, в ходе которой не выявлено нарушений актов законодательства, оформляются справкой. Акты и справки подписываются проверяющим, руководителем (исполняющим его обязанности), главным бухгалтером проверяемого пункта ответственного хранения и материально ответственным лицом. К акту прилагаются объяснительные работников пункта ответственного хранения и письменный доклад проверяющего в адрес Госрезерва.

Акт, справка проверки составляются в 3 экземплярах: первый – для Госрезерва, второй – для соответствующего государственного органа, которому подчинен пункт ответственного хранения, и третий – для пункта ответственного хранения.

17. В справке (акте) проверки указываются:

основания назначения проверки, дата и номер предписания на ее проведение, должность, фамилия и инициалы проверяющего;

дата начала и завершения проверки (в случае перерывов указывается их период), а также место составления акта проверки;

должность, фамилия и инициалы работников проверяемого пункта ответственного хранения, обязанных подписать справку (акт) проверки, с обязательным указанием периода их работы на занимаемых должностях, а также лиц, привлекаемых к проверке;

наименование, местонахождение и подчиненность проверяемого пункта ответственного хранения, его учетный номер плательщика, реквизиты расчетного счета;

наличие книги учета проверок, а также информация о произведенной в ней записи о данной проверке;

кем и когда были проведены предыдущие проверки по аналогичной тематике, какие приняты меры по выявленным фактам нарушения актов законодательства.

В справке (акте) подробно отражается состояние работы с товарами на данном пункте в следующем порядке:

общие сведения;

количественная сохранность;

условия хранения;

качественное состояние;

учет и отчетность;

выводы;

предложения.

18. В выводах дается общая оценка состояния работы с товарами, принимаемых пунктом ответственного хранения мер по дальнейшему улучшению условий хранения. По обнаруженным недостаткам, которые невозможно устранить в ходе проверки, выносятся продуманные деловые предложения, срок их исполнения согласовывается с руководством пункта ответственного хранения.

В акте проверки должны быть соблюдены объективность, ясность и точность изложения выявленных фактов.

19. В акте проверки указываются документы и другие доказательства, подтверждающие факты нарушений количественной и качественной сохранности товаров и виновность должностных лиц. В акте в обязательном порядке отражаются, кем и когда отдано распоряжение о самовольном изъятии и расходовании товаров, наименование и количество самовольно изъятого товара, кем подписаны документы и фамилия материально ответственного лица, отпустившего товар.

Не допускается включение в акт проверки различного рода неподтвержденных документально предположений и данных.

20. При выявлении фактов причинения вреда, недостач и хищений товаров, необоснованных списаний товаров проверяющими изымаются подлинные документы, взамен которых в делах проверяемого пункта ответственного хранения оставляются копии или описи изъятых документов, заверенные подписями работника контролирующего органа и главного бухгалтера (другого должностного лица) проверяемого пункта ответственного хранения.

О выявлении указанных фактов немедленно ставится в известность начальник Госрезерва или в его отсутствие его первый заместитель. Если данные факты указывают на признаки преступления, материалы проверки в оригиналах, в том числе оригиналы изъятых документов, передаются по согласованию с начальником Госрезерва или в его отсутствие его первым заместителем правоохранительным органам в 10-дневный срок со дня составления акта проверки.

21. В заключительной части акта проверки необходимо указывать, что невыполнение пунктом ответственного хранения требований Госрезерва об устранении выявленных и отмеченных в акте нарушений порядка хранения товаров причиняет вред государственным интересам, а также не обеспечивает количественной и качественной сохранности данных товаров, чем создается обстановка, осложняющая осуществление Госрезервом своей основной задачи – обеспечения сохранности материальных ценностей государственного материального резерва.

В заключительной части акта проверки также указывается, что при невыполнении в указанный в акте срок требований по наведению установленного порядка хранения товаров необходимая информация по данному факту будет направлена в соответствующие государственные органы для принятия мер.

22. Проверяющие несут персональную ответственность за качество проведения проверки и достоверность указанных в акте результатов проверки. Они имеют право с учетом своих полномочий давать руководителям пунктов ответственного хранения обязательные для исполнения предложения по устранению выявленных недостатков и нарушений в установленные законодательством сроки. Контроль за устранением выявленных нарушений и возмещением вреда и уплатой штрафных санкций осуществляется соответствующим отраслевым отделом Госрезерва, проводившим проверку.

23. По завершении проверки с ответственными работниками пункта ответственного хранения проводится инструкторско-методическое занятие по организации учета и отчетности, сохранности, расчетам за товары, другим вопросам, возникшим во время проверки.