Помощь: Направление работника в командировку (часть 1)

   см. Окончание                                     НАПРАВЛЕНИЕ РАБОТНИКА В КОМАНДИРОВКУ                                    Ситуация         Работник  организации  командирован  в  г.Москву  для участия в  научно-практической  конференции  сроком  на 4 дня с 6 по 9 февраля.  Конференция  проходила  7  и 8 февраля. Плата за участие произведена  организацией  безналичным  путем  в  сумме 4000 рос.руб. В стоимость  оплаты включена также стоимость обеда.       Билеты  в  Москву и обратно приобретались в Республике Беларусь  работником.       Гостиница  была  заказана  организаторами  конференции.  Оплата  проживания  произведена  работником наличными денежными средствами в  сумме 5100 рос.руб. за двое суток.       В программу конференции входило посещение выставки. На выставке  работником     приобретены     проспекты,    каталоги    и    другая  научно-техническая   литература    за   собственные  деньги на сумму   600 рос.руб.       Командировка  носит  производственный характер. Работнику выдан  аванс в сумме 230 долл. США.  Курс доллара США на дату выдачи аванса  составлял 2150 руб.       Как  правильно  произвести  расчеты  по  данной  командировке и  отразить их в учете?                 Порядок определения расходов по командировке          При  проведении  расчетов по командировке за пределы Республики  Беларусь  в первую очередь необходимо руководствоваться Положением о  регулировании  труда работников, направленных на работу в учреждения  Республики  Беларусь  за  границей,  и  гарантиях и компенсациях при  служебных  командировках  за  границу,  утвержденным  постановлением  Минтруда РБ от 14.04.2000 № 55 (далее - Положение № 55).       В   соответствии   с   п.53   Положения   №  55  при  служебных  командировках    за    границу    наниматель   обязан  выдать  аванс    в иностранной валюте и возместить работнику следующие расходы:       по проезду к месту служебной командировки и обратно;       за проживание вне места постоянного жительства (суточные);       по найму жилого помещения;       иные   произведенные   работником   с   разрешения  или  ведома  нанимателя расходы.       В  изложенной  нами  ситуации  работнику  необходимо возместить  расходы  по  проезду, суточные, по найму жилого помещения и расходы,  связанные с приобретением каталогов, проспектов и иной приобретенной  литературы.       Для  определения порядка оплаты тех или иных расходов обратимся  к нормам Положения № 55.       Согласно  подп.53.1  Положения  № 55 командированному работнику  возмещаются  расходы  по  проезду  до места командирования и обратно  (возмещение  транспортных  расходов в пределах пункта командирования  производится  за счет суточных), провозу багажа (в случае выполнения  служебного  поручения  по  его  провозу)  по  нормам  и  в  порядке,  предусмотренным  подп.10.1,  10.2,  10.3  и абзацем первым подп.10.5  Положения   №  55,  при  обязательном  представлении  подтверждающих  документов в оригинале (счета, квитанции, проездные билеты).       Размеры возмещения расходов за проживание вне места постоянного  жительства  (суточные)  и  по  найму  жилого помещения при служебных  командировках за границу устанавливаются Минфином РБ.       В  настоящее  время размеры суточных и расходов по найму жилого  помещения утверждены постановлением Минфина РБ  от  30.01.2001  №  7  «Об установлении норм оплаты командировочных расходов  при служебных  командировках  за  границу»,  с  изменениями и дополнениями (далее -  постановление № 7).       Для  г.Москвы   указанным   постановлением суточные установлены   в размере 25 долл. США.       Организации   негосударственной   формы   собственности   могут  производить выплату аванса и возмещение суточных расходов и расходов  по   найму  жилого  помещения  по  нормам,  определенным  внутренним  положением  о  командировании  работников,  утвержденным  их  высшим  органом управления.       Предусмотренные  в  коллективном  договоре,  соглашении размеры  возмещения  расходов  не могут быть ниже размеров, установленных для  организаций,     финансируемых    из    бюджета    и    пользующихся  государственными дотациями.       Возмещение суточных производится:       при  проезде  по территории Республики Беларусь - в белорусских  рублях   по   нормам,   установленным  законодательством  по  оплате  служебных командировок в пределах Республики Беларусь;       при проезде и за время пребывания на иностранной территории - в  иностранной  валюте  по  нормам, установленным для страны, в которую  направлен работник в командировку.       При  этом  день  пересечения  границы  при выезде из Республики  Беларусь  включается  в  дни,  за  которые  суточные выплачиваются в  иностранной  валюте  по  нормам, установленным для страны, в которую  командирован  работник, а день пересечения границы при возвращении в  Республику  Беларусь  -  в  дни, за которые суточные выплачиваются в  белорусских   рублях   по   нормам,   установленным   для  служебных  командировок в пределах Республики Беларусь.       При  командировании  работников в Российскую Федерацию и другие  страны  Содружества  Независимых  Государств,  где  при  пересечении  границы   отметка   в   паспорте   не   делается,  день  пересечения  государственной   границы   определяется  по  проездным   документам    с учетом расписания движения пассажирского транспорта.       В  рассматриваемой  нами  ситуации предположим, что пересечение  границы  с  Российской Федерацией  при  проезде в г.Москву произошло   6 февраля, а при возвращении из Москвы - 9 февраля.       Следовательно,  суточные  за  6 февраля должны быть выплачены в  иностранной  валюте  по  нормам,  установленным для г.Москвы, т.е. в  размере  25  долл. США,  а  за 9  февраля  - в белорусских рублях по  нормам,   установленным   для   служебных  командировок  в  пределах  Республики  Беларусь.  Нормы  суточных  при командировках в пределах  Республики  Беларусь   в   соответствии с постановлением  Минфина РБ   от  22.12.2005  №  155 «Об установлении размеров возмещения расходов   при служебных командировках» составляют 12 000 руб.       Расходы  по найму жилого помещения возмещаются при обязательном  представлении подтверждающих документов в оригинале.       В  соответствии  с постановлением № 7 предельная норма расходов  по  найму  жилого   помещения  за  сутки   в   г.Москве   составляет   до 90 долл. США.       Суммы   расходов   на  питание,  включенные  в  счета  за  наем  помещения,  оплачиваются  за счет суточных и возмещению не подлежат.  Расходы   на   отдельные  услуги,  включенные  в  стоимость  номера,  возмещаются  в  пределах установленных норм расходов по найму жилого  помещения.   Расходы   по   бронированию   мест   в  гостиницах  при  командировании  работника  в  Российскую  Федерацию  возмещаются при  представлении  подтверждающих  документов  сверх  установленных норм  расходов по найму жилого помещения.       Возмещение   расходов   по  найму  жилого  помещения  в  случае  проживания   работника   в  нескольких  гостиницах  производится  по  командировке в целом в пределах установленных норм.       В   то  же  время  необходимо  учитывать,  что  наниматель  при  направлении  за  границу  работников  для  участия  в  международных  мероприятиях,   а   в   частности   в   конференциях,  проводимых  в  соответствии  с  регламентом  на  условиях предварительного внесения  взносов  (включая  в  т.ч.  оплату питания, найма жилого помещения),  осуществляет   оплату  путем  безналичного  перечисления  на  основе  подтверждающих  документов (уведомления соответствующих организаций,  ответственных  за  проведение  международных  мероприятий,  о  сумме  взносов)  независимо  от  норм  суточных  и расходов по найму жилого  помещения,  установленных Минфином РБ. При этом лицам, выезжающим на  данные  мероприятия,  дополнительные выплаты  в  иностранной  валюте   не производятся.       Если  при  безналичной оплате в счет включены только расходы на  питание,   направляющая   сторона   по  решению  руководителя  может  дополнительно  выплатить  работнику  на  личные  расходы  суточные в  размере 15% от нормы страны командирования. В случае если в счете не  предусмотрена  оплата  питания или включены расходы на его частичную  оплату,   направляющая   сторона   по   решению  руководителя  может  дополнительно  выплатить  работнику суточные соответственно в полном  объеме,  70%  от нормы - при одноразовом питании, 30% от нормы - при  двухразовом питании.       Следовательно,  в  рассматриваемой  нами  ситуации, поскольку в  стоимость  конференции  включена  только стоимость обеда, наниматель  должен  выплатить  работнику  суточные  за  дни  семинара  (2 дня) в  размере 70%  от установленной нормы, т.е. 35 долл. США ((25 х 70%) х  х 2).       Итого  работнику  суточные  должны   быть   выплачены  в  сумме   60 долл. США (25 + 35) и 12 000 бел.руб.       Если    условиями    проведения    международных    конференций  предусматривается  предоставление  участникам  страной-организатором  гостиницы,   оплачиваемой   путем   безналичного   перечисления  или  наличными, стоимость номера в которой превышает норму, установленную  Минфином  РБ,  к  отчету  принимаются  фактические  расходы по найму  жилого  помещения  на  основе  подтверждающих  документов.  При этом  выплата  аванса  на  расходы  при командировках лицам, выезжающим на  такие  международные  мероприятия  и  оплачивающим  стоимость  найма  жилого  помещения  наличной иностранной валютой, производится исходя  из  расходов  по  найму  жилого помещения, предусмотренных условиями  проведения международных мероприятий.       В   рассматриваемой   ситуации   работник  оплачивал  гостиницу  наличными  денежными средствами. Поскольку гостиница была определена  и  заказана  организаторами  конференции,  работник  имеет  право на  возмещение  полной  суммы расходов на проживание, т.е. и в размерах,  превышающих  90 долл. в сутки. В этом случае организация также имеет  право все расходы по проживанию включить в себестоимость и учитывать  их при налогообложении.       Что   касается   возмещения   командированному  работнику  иных  расходов, то необходимо отметить следующее.       Согласно  подп.53.5  Положения  № 55 командированному работнику  возмещаются  комиссионные  по  обмену  в  банке чека или одного вида  иностранной валюты на другой за совершение операций с использованием  корпоративной  пластиковой карточки, расходы по получению служебного  заграничного  паспорта,  виз,  медицинскому  страхованию,  по оплате  обязательного  сбора,  взимаемого  с  граждан  в аэропортах, а также  расходы,  предусмотренные подп.53.6 Положения № 55, при обязательном  представлении   подтверждающих   документов   в   оригинале  (счета,  квитанции  и  т.п.), за исключением расходов по получению служебного  заграничного паспорта и виз.       Как    видим,   возместить   работнику   в   валюте   стоимость  приобретенных  каталогов, проспектов и другой литературы организация  не имеет права.       Указанные  расходы  могут  быть  оплачены  только в белорусских  рублях.       Кроме того, п.57 Положения № 55 установлено, что не допускается  использование  валютных средств, полученных на расходы при служебных  командировках за границу, на другие цели. К нанимателям, допустившим  нецелевое использование валютных средств, невозвращение выданных под  отчет    валютных   средств   в   установленный   срок,   превышение  установленных    норм   (для   организаций   государственной   формы  собственности),  применяются   экономические  санкции в соответствии   с законодательством Республики Беларусь.       Работники,   которые   прибыли   из   служебной   командировки,  представляют письменный отчет об итогах командировки в двухнедельный  срок со дня прибытия.       Работники,  получившие  наличную  иностранную валюту под отчет,  обязаны  не  позднее 3 рабочих дней (при использовании корпоративной  пластиковой  карточки  -  не  позднее  15 рабочих дней) по истечении  срока,   на   который   она   выдана,  или  со  дня  возвращения  из  командировки,  исключая  день  прибытия,  предъявить  в  бухгалтерию  организации  отчет  об  использованных  суммах  иностранной валюты и  неиспользованную сумму валюты возвратить в кассу.                  Отражение операций в бухгалтерском учете          Организацией   в  безналичном  порядке  было  оплачено  участие  работника  в  научно-практической конференции. В бухгалтерском учете  на  сумму произведенной оплаты за участие в конференции составляется  запись:       Д-т  76 - К-т 52 - 4000 рос.руб. (примечание) (300 000 бел.руб.  по курсу 75 бел.руб. за 1 рос.руб.).       Стоимость обедов в стоимости участия в конференции не выделена.       Предположим,  что  курс  российского рубля на дату перечисления  оплаты за участие в конференции и дату оказания услуги не изменился.  В  таком  случае  при  списании  оплаты  за  участие  в  конференции   на затраты организации будет сделана запись:       Д-т 26 - К-т 76 - 300 000 руб.       На  сумму выданного аванса на командировку в иностранной валюте  составляется проводка:       Д-т  71 - К-т 50 - 230 долл. США  (494 500  бел.руб.  по  курсу   2150 бел.руб. за 1 долл. США).       Отражение   в   бухгалтерском   учете   произведенных  расходов  осуществляется  в  установленном  порядке  на  основании необходимых  подтверждающих документов в оригинале.       Таким  образом,  согласно  представленному  авансовому отчету и  подтверждающим  понесенные  расходы документам отражение расходов по  командировке будет следующим.       Поскольку   командировка   носит   производственный   характер,    то списание расходов производится записями:       Д-т  26  -  К-т  71  -  120  000  руб. (условно) - на стоимость  проездных билетов без НДС;  Д-т 18 - К-т 71 - 21 600 руб. - на сумму НДС, выделенного в билетах;       Д-т  26  - К-т 71 - 12 000 руб.  -  на сумму суточных, выданных   в белорусских рублях;       Д-т 26  -  К-т  71 - 60 долл. США (129 060 бел.руб.) - на сумму  суточных,  выданных  в  валюте  (условно  курс  доллара  США на дату  составления авансового отчета - 2151 бел.руб.);       Д-т 26 - К-т 71 - 177,82 долл. США (5100 рос.руб. х 75 / 2151),  или 382 490 бел.руб. - отражены расходы по найму жилого помещения;       Д-т  71  -  К-т  98 - 230 руб. (230 х (2151 - 2150)) - отражена  положительная  курсовая разница по задолженности подотчетного лица в  связи  с  изменением  курса  Нацбанка  от даты выдачи валюты до даты  составления авансового отчета;       Д-т  26  -  К-т 71  -  45 000 бел.руб. (600 рос.руб.  по  курсу   75 бел.руб.  за  1 рос.руб.)  -  отражены  расходы  по  приобретению  каталогов, проспектов, иной технической литературы.       Таким  образом,  в  целом  расходы  по  командировке  составили   237,82 долл. США  и  153  600  бел.руб. Значит,  организация  должна   выплатить   работнику  7,82  долл. США,   что  можно   сделать  и  в   белорусских  рублях  по  курсу на дату составления авансового отчета   (п.64 Положения № 55),  а также 198 600 бел.руб. (с учетом стоимости   каталогов).     14.04.2006 г.     Валентина Прохожая, экономист     Журнал «Главный Бухгалтер. ГБ» № 15, 2006 г.          Примечание. Перечисление средств производится за минусом налога  на доходы, о чем будет сказано ниже.     Для более детального изучения см.: 1. Корреспонденцию счетов                                     2. Пособие                                      3. Корреспонденцию счетов                                     4. Пособие     От  редакции:   В  Положение  о   регулировании   труда  работников,  направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей,  и гарантиях и компенсациях при  служебных командировках за  границу,  утвержденное постановлением Министерства  труда  Республики Беларусь  от 14.04.2000 № 55, на основании  постановления Министерства труда и  социальной защиты от 18.12.2006 № 160 внесены изменения и дополнения.