Инструкция Министерства финансов СССР от 10 марта 1987 г. № 61

Стр. 2

  материальная, расчетов с рабочими и служащими, расчетов с родителями  за  содержание  детей  в детских учреждениях и т.д. В зависимости от  объема  работ из финансовой и материальной групп могут быть выделены  группы:  оперативно-финансовая, расчетных операций, основных средств  и малоценных и быстроизнашивающихся предметов, продуктов питания.       В    необходимых    случаях    в   учреждениях,   обслуживаемых  централизованными бухгалтериями, создаются учетно-контрольные или из  работников   централизованных   бухгалтерий.   Эти   группы  обязаны  обеспечить  оформление всей первичной документации по бухгалтерскому  учету   операций   данного   учреждения,  контроль  за  сохранностью  ценностей,   находящихся   у   материально   ответственных   лиц,  и  осуществлять выполнение других работ, предусмотренных распределением  обязанностей.       Все  подразделения,  входящие  в  состав  отдельных учреждений,  учреждения,  обслуживаемые  централизованными бухгалтериями, обязаны  своевременно передавать в бухгалтерию необходимые для бухгалтерского  учета  и  контроля  документы:  выписки  из приказов и распоряжений,  сметы расходов, а также всякого рода договоры, нормативы и др.       Требования  главного  бухгалтера  в  части порядка оформления и  представления   в  бухгалтерию  необходимых  документов  и  сведений  являются  обязательными  для  всех  работников подразделений и служб  учреждения,  а  при  централизации  учета  -  для всех обслуживаемых  учреждений.       12.    Представление   первичных   документов   в   бухгалтерию  регламентируется  графиком  документооборота,  составленным  главным  бухгалтером    и    утвержденным    руководителем    учреждения.   В  централизованной    бухгалтерии    указанный   график   утверждается  руководителем  учреждения,  при  котором  создана  эта  бухгалтерия.  Материально  ответственным  и  другим  должностным  лицам  вручаются  выписки   из   графика   документооборота   о  сроках  представления  документов в бухгалтерию.       13.  В  учреждениях  все  бухгалтерские  документы, связанные с  исполнением   смет   расходов   по  бюджету,  специальным  и  другим  внебюджетным  средствам,  подписываются руководителем учреждения или  его  заместителем  и  главным  бухгалтером  или  его заместителем. В  министерствах  и  ведомствах  СССР  и союзных республик право первой  подписи  может  быть  также  предоставлено  начальникам управлений и  самостоятельных отделов этих министерств и ведомств.       В  централизованных  бухгалтериях  банковские документы (чеки и  платежные  поручения), а также расходные кассовые ордера и платежные  (расчетно-платежные)  ведомости  на  заработную  плату  по  срокам и  суммам  выплат  из  кассы  (распорядительные  надписи) подписываются  руководителем   учреждения,  при  котором  создана  централизованная  бухгалтерия,  или  другим  лицом, на то им уполномоченным, и главным  бухгалтером  или  его  заместителем.  Остальные  документы, служащие  основанием   для   выдачи   денег,   товарно-материальных  и  других  ценностей,  а  также  изменяющие кредитные и расчетные обязательства  учреждений,     обслуживаемых    централизованными    бухгалтериями,  подписываются  соответствующими  руководителями учреждений и главным  бухгалтером централизованной бухгалтерии или их заместителями.       Документы  без  подписи главного бухгалтера или его заместителя  считаются недействительными и не принимаются к исполнению.       Приходные  кассовые  ордера  действительны  при наличии подписи  главного бухгалтера или его заместителя и кассира.       14. Основанием для отражения записей в учетных регистрах служат  надлежаще оформленные первичные документы. Первичные документы могут  быть    разовыми,    предназначенными   для   оформления   отдельных  хозяйственных   операций,   или   групповыми,  предназначенными  для  оформления  ряда  однородных  хозяйственных операций за определенный  период.  Первичные  документы  должны составляться своевременно, как  правило,  в  момент  совершения  операции  и  содержать  достоверные  данные.       Первичные  документы  для  придания  им юридической силы должны  иметь  следующие  реквизиты:  наименование  документа  (формы),  код  формы;   дату   составления;   содержание   хозяйственной  операции;  измерители  в  количественном  и стоимостном выражении; наименование  должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и  правильность ее оформления; личные подписи и их расшифровки.       В   необходимых   случаях  в  первичном  документе  могут  быть  приведены  дополнительные  реквизиты:  номер  документа,  название и  адрес    предприятия,    учреждения,    основание   для   совершения  хозяйственной    операции,    зафиксированной   документом,   другие  дополнительные  реквизиты,  определяемые  характером документируемых  хозяйственных операций.       В документах на приобретение материальных ценностей должна быть  расписка материально ответственного лица в получении этих ценностей,  а  в документах за выполненные работы - подтверждение принятия работ  соответствующими лицами.       Записи  в  первичных  документах производятся чернилами, пастой  шариковой  ручки, химическим карандашом или при помощи пишущих машин  и  средств  механизации. Свободные  строки  в  первичных  документах  прочеркиваются.       В  первичных документах - как в текстовой части, так и цифровых  данных - подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.       Ошибки  в  первичных документах исправляются путем зачеркивания  неправильного   текста   или  суммы  и  надписания  над  зачеркнутым  правильного  текста  или  суммы.  Зачеркивание  производится  тонкой  чертой так, чтобы можно было прочитать ранее написанное. Исправление  ошибки   в   первичном  документе  должно  быть  оговорено  надписью  «Исправлено»  и  подтверждено подписями лиц, подписавших документ, с  указанием даты исправления.       В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.       При  оформлении  первичных  документов  и  записи их в регистры  учета   следует   руководствоваться   Положением   о   документах  и  документообороте   в   бухгалтерском  учете,  приведенном  в  письме  Министерства финансов СССР от 29 июля 1983 г. № 105.       15.  Документы,  служащие  основанием  для  записей в регистрах  учета,  должны  представляться  в бухгалтерию в сроки, установленные  графиком.       Материально ответственные лица представляют первичные документы  по  приходу  и  расходу  товарно-материальных  ценностей при реестре  сдачи  документов  ф.442*,  составляемом  в  двух экземплярах. После  проведенной  в  присутствии материально ответственного лица проверки  правильности  оформления  представленных  первичных  документов один  экземпляр  реестра  с  подписью  работника  бухгалтерии возвращается  материально  ответственному  лицу, второй экземпляр остается в делах  бухгалтерии.  ______________________________       * Заполняется отдельно по приходным и расходным документам.          С   лицами,  ответственными  за  хранение  денежных  средств  и  товарно-материальных  ценностей,  заключается  письменный  договор о  полной  индивидуальной  материальной  ответственности  на  основании  типового  договора,  приведенного  в  приложении  2  к постановлению  Государственного   комитета   Совета   Министров  СССР  по  труду  и  социальным  вопросам  и  Секретариата  ВЦСПС  от  28 декабря 1977 г.  № 447/24 «Об утверждении  перечня должностей и работ, замещаемых или  выполняемых   работниками,  с  которыми  предприятием,  учреждением,  организацией   могут   заключаться   письменные  договоры  о  полной  материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей,  переданных  им для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки  или  применения в процессе производства, а также типового договора о  полной индивидуальной материальной ответственности».       16.  Поступившие  в бухгалтерию первичные документы обязательно  подвергаются   проверке   как   по  форме  (полнота  и  правильность  оформления  первичных  документов,  заполнения реквизитов), так и по  содержанию  (законность  документируемых операций, логическая увязка  отдельных показателей).       За  достоверность  содержащихся в документах данных, а также за  своевременное  и  доброкачественное составление первичных документов  несут ответственность лица, создавшие и подписавшие эти документы.       Все  документы,  приложенные  к  приходным и расходным кассовым  ордерам,  а  также  документы, послужившие основанием для начисления  заработной   платы,   подлежат  обязательному  гашению  штампом  или  надписью от руки: «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа,  месяца, года).       17.  Проверенные и принятые к учету документы систематизируются  по   датам   совершения   операций  (в  хронологическом  порядке)  и  оформляются   мемориальными  ордерами-  накопительными  ведомостями,  которым присваиваются следующие постоянные номера:       мемориальный  ордер  1  -  накопительная  ведомость по кассовым  операциям ф.381;       мемориальный  ордер  2  -  накопительная  ведомость по движению  средств на бюджетных (текущих) счетах ф.381;       мемориальный  ордер  3  -  накопительная  ведомость по движению  средств на текущих счетах по внебюджетным средствам ф.381;       мемориальный  ордер  4  -  накопительная  ведомость по расчетам  чеками из лимитированных книжек ф.323;       мемориальный  ордер 5 - свод расчетных ведомостей по заработной  плате и стипендиям ф.405;       мемориальный  ордер  6  - накопительная ведомость по расчетам с  разными учреждениями и организациями ф.408;       мемориальный  ордер  7  - накопительная ведомость по расчетам в  порядке плановых платежей ф.408;       мемориальный  ордер  8  - накопительная ведомость по расчетам с  подотчетными лицами ф.386;       мемориальный  ордер  9  -  накопительная ведомость по выбытию и  перемещению основных средств ф.438;       мемориальный  ордер  10  - накопительная ведомость по выбытию и  перемещению малоценных и быстроизнашивающихся предметов ф.438;       мемориальный  ордер  11  -  свод  накопительных  ведомостей  по  приходу продуктов питания ф.398;       мемориальный  ордер  12  -  свод  накопительных  ведомостей  по  расходу продуктов питания ф.411;       мемориальный  ордер  13  -  накопительная  ведомость по расходу  материалов ф.396;       мемориальный  ордер  14  -  накопительная  ведомость начисления  доходов по специальным средствам ф.409;       мемориальный   ордер   15  -  свод  ведомостей  по  расчетам  с  родителями за содержание детей ф.406.       По  остальным  операциям  и  по операциям «Сторно» составляются  отдельные мемориальные ордера ф.274, которые нумеруются начиная с 16  за каждый месяц в отдельности.       В  учреждениях,  в  которых  по  объему  операций  не требуется  составления   накопительных   ведомостей,   корреспонденция   счетов  указывается  на отдельных мемориальных ордерах ф.274 или на оттисках  штампа,  проставляемых  непосредственно  на  первичных  документах с  присвоением  соответствующих  номеров,  указанных выше. Штамп должен  содержать те же реквизиты, что и мемориальный ордер ф.274.       Отдельные  мемориальные  ордера составляются по мере совершения  операций,  но  не  позднее  следующего  дня (по получении первичного  документа),   как  на  основании  отдельных  документов,  так  и  на  основании  группы однородных документов. Корреспонденция субсчетов в  мемориальном ордере записывается в зависимости от характера операций  по  дебету  одного  субсчета  и  кредиту другого субсчета или дебету  одного  субсчета  и  кредиту  нескольких субсчетов, или наоборот, по  кредиту одного субсчета и дебету нескольких субсчетов.       Мемориальные  ордера  подписываются главным бухгалтером или его  заместителем  и исполнителем, а при централизации учета - кроме того  и руководителем группы учета.       18.    Все   мемориальные   ордера   регистрируются   в   книге  «Журнал-главная»  ф.308. Учет в книге «Журнал-главная», как правило,  ведется по субсчетам, а по решению главного бухгалтера может вестись  по счетам.       Книга  «Журнал-главная»  открывается  записями сумм остатков на  начало  года  в  соответствии  с заключительным балансом за истекший  год.  Записи  в  ней  производятся  по мере составления мемориальных  ордеров,  а  при  составлении  мемориальных  ордеров  -накопительных  ведомостей   один   раз   за   месяц.   Сумма  мемориального  ордера  записывается  сначала  в  графу «Сумма по ордеру», а затем в дебет и  кредит  соответствующих  субсчетов.  Сумма оборотов за месяц по всем  субсчетам  как  по  дебету, так и по кредиту должна быть равна итогу  графы  «Сумма  по  ордеру».  Второй  строкой после оборотов за месяц  выводится остаток на начало следующего месяца по каждому субсчету.       19.  Аналитический  учет ведется в учетных регистрах (в книгах,