Инструкция Министерства финансов СССР от 10 марта 1987 г. № 61

Стр. 3

  карточках,  накопительных  ведомостях, машинограммах и др.)- Порядок  записей   в  регистрах  учета  изложен  в  соответствующих  разделах  настоящей  инструкции.  Формы  регистров  приведены  в  альбоме форм  бухгалтерской  документации  для учреждений и организаций, состоящих  на  Государственном  бюджете СССР, а машинограммы в типовых проектах  комплексной автоматизации бухгалтерского учета.       20.  В  бухгалтерских  книгах  до начала записей нумеруются все  страницы  (листы).  На последней странице листа за подписью главного  бухгалтера  делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано  _________  страниц  (листов)».   Кассовая   книга   ф.КО-4,   ф.440,  приходо-расходная  книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к  ним   ф.449,  кроме  того,  должны  быть  прошнурованы  и  опечатаны  сургучной  печатью,  а  количество  листов  в  ф.КО-4 и 440 заверено   подписями руководителя учреждения  и  главного  бухгалтера и ф.449 -   руководителем учреждения.       На   каждой   книге   надписывается:  наименование  учреждения,  централизованной  бухгалтерии  и  год,  на  который книга открыта. В  книге  должно быть оглавление открытых в ней субсчетов. При переносе  записей  на  другую  страницу книги в оглавлении по данному субсчету  делается  отметка  о  переносе  записи  с  указанием  номеров  новых  страниц.       Книги  бухгалтерского учета при наличии в них по истечении года  свободных   листов  могут  быть  использованы  для  записи  операций  следующего  года.  В этих случаях книги сдаются в архив один раз в 2  года.       Карточки  (кроме карточек по основным средствам) регистрируются  в   реестре   карточек  ф.279,  который  ведется  для каждого  счета  отдельно. Карточки для учета основных средств регистрируются в описи  инвентарных карточек по учету основных средств ф.ОС-10.       Карточки  хранятся в картотеках, в которых они располагаются по  субсчетам  с  подразделением  внутри их по материально ответственным  лицам,   а   в  централизованных  бухгалтериях  и  по  обслуживаемым  учреждениям.       Карточки  учета  материалов,  малоценных и быстроизнашивающихся  предметов  и  т.п. сдаются в архив в подшитом виде вместе с реестром  карточек,  регистрами  и другими бухгалтерскими документами ежегодно  или  один  раз в два года. В такие же сроки сдаются в архив карточки  учета основных средств, выбывших в течение года.       Опись  инвентарных  карточек  по учету основных средств ф.ОС-10  сдается в архив, когда в ней имеются отметки о списании инвентаря по  последней инвентарной карточке  ф.ОС-6, 8, 9. При  сдаче инвентарных  карточек в архив без описи они записываются в отдельной ведомости, в  которой указываются номер карточки и название списанного инвентаря,а  в   централизованных   бухгалтериях,   кроме   того,  и наименование  обслуживаемого учреждения.       Записи в регистрах бухгалтерского учета производятся чернилами,  пастой  шариковой  ручки  или  при  помощи  пишущих  машин и средств  механизации  с  первичных документов не позднее следующего дня после  их получения.       По  окончании  каждого  месяца в регистрах аналитического учета  подсчитываются итоги оборотов и выводятся остатки по субсчетам.       21.  Исправление  ошибок, обнаруженных в записях бухгалтерского  учета за текущий год, производится в следующем порядке:       а)  обнаруженная  ошибка  за  данный отчетный период до момента  представления  бухгалтерского баланса, не требующая изменения данных  мемориального ордера, исправляется путем зачеркивания тонкой чертой,  неправильных   сумм   и  текста  так,  чтобы  можно  было  прочитать  зачеркнутое,  и  надписывается  над зачеркнутым исправленный текст и  сумма. Одновременно здесь же на полях против соответствующей строки,  за подписью главного бухгалтера делается оговорка «Исправлено»;       б)  обнаруженная  ошибочная  запись  до  момента  представления  бухгалтерского  баланса,  вызванная ошибкой в мемориальном ордере, в  зависимости от ее характера исправляется дополнительным мемориальным  ордером  или  по  способу «Красное сторно»; точно также исправляются  ошибки   во   всех   случаях,   когда   они   обнаружены  в  записях  бухгалтерского  учета  за тот отчетный период, за который баланс уже  представлен.  Дополнительные  бухгалтерские  записи  по  исправлению  ошибок,  а  также  исправления способом «Красное сторно» оформляются  мемориальными   ордерами,  в  которых,  помимо  обычных  реквизитов,  делается  ссылка на номер и дату мемориального ордера, исправляемого  данным мемориальным ордером.       22.  Для  контроля  за  правильностью  бухгалтерских записей по  счетам  синтетического и аналитического учета составляются оборотные  ведомости  ф.М-44,  285 и 326 по каждой группе аналитических счетов,  объединяемых  соответствующим синтетическим счетом. Итоги оборотов и  остатки   по   каждому  аналитическому  счету  оборотных  ведомостей  сверяются  с  итогами  оборотов  и  остатками  этих  субсчетов книги  «Журнал-главная» ф.308.       Оборотные  ведомости  составляются  ежемесячно,  а  по основным  средствам   и   малоценным   и   быстроизнашивающимся   предметам  -  ежеквартально.    Записи   в   оборотной   ведомости   ф.326   могут  производиться при необходимости в течение нескольких лет.       23.  В  новом году в бухгалтерских регистрах по синтетическим и  аналитическим  счетам  записываются  суммы остатков на начало года в  полном  соответствии с заключительным балансом и учетными регистрами  за истекший год.       Если  вышестоящей  организацией  при утверждении или финансовым  органом   при   приемке   годового   отчета  сделаны  исправления  в  заключительном балансе, то на основании соответствующего письменного  распоряжения  эти  исправления вносятся как в регистры прошлого года  (путем  исправительной  бухгалтерской  записи),  так  и  в  регистры  текущего года (путем изменения входящих остатков).       24.  По  истечении  каждого  отчетного  месяца все мемориальные  ордера,   мемориальные   ордера-накопительные   ведомости  вместе  с  относящимися   к   ним   документами   должны   быть   подобраны   в  хронологическом   порядке   и   сброшюрованы.   При   незначительном  количестве  документов  брошюровку можно производить за три месяца в  одну  папку.  На  обложке надписываются: наименование учреждения или  централизованной  бухгалтерии;  название  и  порядковый номер папки,  дела;  отчетный  период  - год и месяц; начальный и последний номера  мемориальных ордеров; количество листов в деле.       25.   Сохранность   первичных  документов,  учетных  регистров,  бухгалтерских  отчетов  и балансов, оформление и передачу их в архив  обеспечивает главный бухгалтер.       Первичные  документы,  учетные регистры, бухгалтерские отчеты и  балансы  до  передачи  их  в  архив должны храниться в бухгалтерии в  специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью  лиц, уполномоченных главным бухгалтером.       26.  В  бухгалтерском архиве учреждения дела хранятся в течение  установленных   сроков.   По   истечении   сроков  хранения  дела  в  установленном  порядке  сдаются  в  соответствующий  государственный  архив.   Документы,  удостоверяющие  сдачу  дел  в  архив,  хранятся  постоянно в бухгалтерии.       27.    Изъятие   первичных   документов,   учетных   регистров,  бухгалтерских  отчетов  и  балансов  учреждений  может производиться  только  органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и  судами  на  основании  постановления  этих  органов в соответствии с  действующим  уголовно-процессуальным  законодательством  Союза ССР и  союзных  республик.  Изъятие  оформляется протоколом, копия которого  вручается    под   расписку   соответствующему   должностному   лицу  учреждения.       С   разрешения   и   в   присутствии   представителей  органов,  производящих  изъятие,  соответствующие  должностные лица учреждения  могут  снять  копии  с  изымаемых документов с указанием оснований и  даты их изъятия.       Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не  пронумерованные   и   т.д.),   то   с  разрешения  и  в  присутствии  представителей   органов,   производящих   изъятие,  соответствующие  должностные  лица  учреждений  могут  дооформить  эти  тома (сделать  опись,  пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей  подписью, печатью).       28.  В  случае  пропажи  или  уничтожения  первичных документов  руководитель учреждения назначает приказом комиссию по расследованию  причин пропажи, уничтожения.       В   необходимых   случаях   для   участия   в  работе  комиссии  приглашаются    представители   следственных   органов,   охраны   и  государственного пожарного надзора.       Результаты   работы   комиссии   оформляются   актом,   который  утверждается  руководителем  учреждения.  Копия  акта направляется в  вышестоящую организацию.       29.  Материальные ценности и денежные средства, а также расчеты  с  дебиторами и кредиторами подлежат инвентаризации в соответствии с  Положением   о   бухгалтерских   отчетах  и  балансах  учреждений  и  организаций, состоящих на Государственном бюджете СССР.       30.   Учреждения   и   централизованные   бухгалтерии   обязаны  составлять  и  представлять  бухгалтерскую  периодическую  и годовую  отчетность в порядке, установленном Министерством финансов СССР.       31.   Обеспечение  учреждений  и  централизованных  бухгалтерий  инструкциями,    регистрами,    бланками   первичной   бухгалтерской  документации   для   ведения   бухгалтерского  учета  и  составления  отчетности   осуществляется  министерствами  и  ведомствами  СССР  и  союзных  республик  или  по  их  поручению министерствами автономных  республик,  управлениями  (отделами)  исполкомов краевых, областных,  городских  (городов  республиканского союзной республики подчинения)  Советов народных депутатов.       32.  Механизированная система бухгалтерского учета основывается  на   едином   взаимосвязанном   технологическом  процессе  обработки  документации  по  всем  разделам  учета  с  составлением  баланса  в  соответствии  с  межотраслевыми  типовыми  проектными  решениями  по  комплексной  автоматизации  бухгалтерского учета, предусматривающими  следующие  разделы  учета:  труда  и  заработной  платы; расчетов по  специальным   видам   платежей;   продуктов   питания;  материальных  ценностей,  финансово-расчетных  операций,  кассовых  и  фактических  расходов и сводный синтетический учет.       Бухгалтерский  учет  ведется  на  основе разработанного единого  классификатора   учетных   номенклатур   по   всем  синтетическим  и  аналитическим  счетам. Кодирование первичных документов (информации)  осуществляется  в  строгом  соответствии  со структурой и значностью  кодов, приведенных в классификаторах учетных номенклатур.       В   условиях  комплексной  автоматизации  бухгалтерского  учета  данные   синтетического   и   аналитического   учета   отражаются  в  машинограммах,  предусмотренных  межотраслевыми  типовыми проектными  решениями  с  применением  электронных  вычислительных  машин (ЭВМ),  утвержденных ЦСУ СССР по согласованию с Министерством финансов СССР.       Машинограммы     являются     регистрами    синтетического    и  аналитического учета.       На  бухгалтерские службы возлагается обязанность по кодированию  и  оформлению  документов  для  передачи их вычислительной установке  (ВУ)  на  обработку  и  получение машинограмм от ВУ, предусмотренных  межотраслевыми   типовыми   проектными   решениями   по  комплексной  автоматизации бухгалтерского учета.       При обнаружении в машинограммах ошибок бухгалтерия представляет  на  ВУ  справку  или  корректировочную  ведомость  на исправительные  бухгалтерские    записи,   на   основании   которых   ВУ   формирует  соответствующие  машинные  носители  и  выдает машинограмму с учетом  исправлений.       Машинограммы  ВУ  должны  быть  оформлены  надлежащим  образом,  подписаны лицами, ответственными за их выпуск, и скреплены печатью.       Первичные документы брошюруются в бухгалтерии по участкам учета  в  хронологическом  порядке  по номерам пачек за месяц. Машинограммы  хранятся  отдельно  по  каждому номеру машинограммы соответствующего  субсчета.                      ПЛАН СЧЕТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА                  исполнения смет расходов учреждений            и исполнения сельских, поселковых и городских                (городов районного подчинения) бюджетов          33.  Для бухгалтерского учета операций исполнения смет расходов  учреждений  и  исполнения  сельских, поселковых и городских (городов  районного подчинения) бюджетов применяется следующий План счетов:     |——————————————————–—————–————————————————————————————————–————————¬  |   Наименование   |Номер|      Наименование субсчета     | Номер  |  |      счета       |счета|                                |субсчета|