Бланки: Должностная инструкция секретаря приемной руководителя

Бланки: Должностная инструкция секретаря приемной руководителя

   _______________________________                 Утверждаю    (наименование организации)         _______________________________                                        (руководитель организации или                                             иное должностное лицо,                                           уполномоченное утверждать                                            должностную инструкцию)                                       __________   __________________                                       (подпись)   (инициалы, фамилия)                                          00.00.0000                                        (дата)     ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ  СЕКРЕТАРЯ ПРИЕМНОЙ РУКОВОДИТЕЛЯ     00.00.000000    (дата)          1. Общие положения          1.1.  Секретарь  приемной  руководителя  относится  к категории  специалистов.       1.2.  На  должность секретаря приемной руководителя назначается  лицо,  имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления  требований  к  стажу  работы,  или среднее специальное образование и  стаж работы по специальности не менее 2 лет.       1.3.  Секретарь приемной руководителя назначается на должность,  перемещается   и   освобождается   от   нее   приказом  руководителя  организации по представлению ______________________________________.       1.4.  В  своей  деятельности  секретарь  приемной  руководителя  руководствуется:       1.4.1.  нормативными  правовыми  актами, другими руководящими и  методическими   материалами   по   вопросам   выполняемой  работы  и  касающимся деятельности организации;       1.4.2.   приказами,   распоряжениями  руководителя  организации  (непосредственного руководителя);       1.4.3. уставом организации;       1.4.4. правилами трудового распорядка;       1.4.5. настоящей должностной инструкцией.       1.5. Секретарь приемной руководителя должен знать:       1.5.1.    нормативные   правовые   акты,   другие   руководящие  нормативно-методические  документы  вышестоящих  и  других  органов,  касающиеся деятельности организации и по ведению делопроизводства;       1.5.2.   структуру   и  руководящий  состав  организации  и  ее  подразделений;       1.5.3. организацию делопроизводства;       1.5.4. методы оформления и обработки документов;       1.5.5. архивное дело;       1.5.6. машинопись;       1.5.7. правила пользования приемно-переговорными устройствами;       1.5.8.         стандарты         унифицированной        системы  организационно-распорядительной документации;       1.5.9. правила печатания деловых писем с использованием типовых  форм;       1.5.10. основы этики и эстетики;       1.5.11. правила делового общения;       1.5.12.    правила   пользования   современной   вычислительной  техникой, ПЭВМ, средствами коммуникации и связи;       1.5.13.  основы  административного  права  и законодательства о  труде;       1.5.14. правила внутреннего трудового распорядка;       1.5.15. правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности;       1.5.16. ______________________________________________________.       1.6.     Секретарь     приемной     руководителя    подчиняется  непосредственно ___________________________________________________.                (руководителю организации, структурного подразделения)       1.7.   В   случае   временного  отсутствия  секретаря  приемной  руководителя   (болезнь,  отпуск,  пр.)  его  обязанности  исполняет  назначенный в установленном порядке заместитель, который приобретает  соответствующие  права  и несет полную ответственность за надлежащее  исполнение возложенных на него обязанностей.       1.8. _________________________________________________________.          2. Функции          На   секретаря   приемной  руководителя  возлагаются  следующие  функции:       2.1.   осуществление   работы   по  организационно-техническому  обеспечению       административно-распорядительной      деятельности  руководителя организации;       2.2.  составление  писем,  запросов,  иных  документов, ответов  авторам писем по поручению руководителя;       2.3. организация приема посетителей;       2.4. ведение делопроизводства;       2.5. _________________________________________________________.          3. Должностные обязанности          Для  выполнения  возложенных на него функций секретарь приемной  руководителя осуществляет следующие обязанности:       3.1. проводит работу по организационно-техническому обеспечению  административно-распорядительной деятельности руководителя;       3.2.   принимает   поступающую   на  рассмотрение  руководителя  корреспонденцию,  передает  ее  в соответствии с принятым решением в  структурные    подразделения   или   конкретным   исполнителям   для  использования в процессе работы либо подготовки ответов;       3.3.  ведет  делопроизводство,  выполняет  различные операции с  применением   компьютерной   техники,   предназначенной  для  сбора,  обработки  и  представления  информации  при  подготовке  и принятии  решений;       3.4.   принимает   документы  и  личные  заявления  на  подпись  руководителя;       3.5.  подготавливает  документы  и  материалы,  необходимые для  работы руководителя;       3.6.  следит  за  своевременным  рассмотрением и представлением  структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов,  передаваемых  руководителю  на подпись, обеспечивает их качественное  редактирование;       3.7. организует проведение телефонных переговоров руководителя,  записывает  в  его отсутствие полученную информацию и доводит до его  сведения   ее   содержание,   передает  и  принимает  информацию  по  приемно-переговорным  устройствам  (телефаксу,  телексу  и  т.п.), а  также   телефонограммы,   своевременно   доводит   до  его  сведения  информацию, полу­ченную по каналам связи;       3.8.  по  поручению  руководителя  составляет  письма, запросы,  другие документы, готовит ответы авторам писем;       3.9.  выполняет  работу  по  подготовке  заседаний и совещаний,  проводимых  руководителем  (сбор  необходимых материалов, оповещение  участников   о   времени   и  месте  проведения,  повестке  дня,  их  регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;       3.10.  контролирует исполнение работниками организации изданных  приказов  и  распоряжений,  а  также  соблюдение  сроков  выполнения  указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;       3.11. ведет контрольно-регистрационную картотеку;       3.12.  обеспечивает  рабочее  место  руководителя  необходимыми  средствами  организационной техники, канцелярскими принадлежностями,  создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;       3.13.  печатает  по  указанию руководителя служебные материалы,  необходимые  для  его  работы, с использованием современных ПЭВМ или  вводит текущую информацию в банк данных;       3.14. копирует документы на персональном ксероксе;       3.15.  организует  прием посетителей, содействует оперативности  рассмотрения просьб и предложений работников;       3.16.    формирует   дела   в   соответствии   с   утвержденной  номенклатурой,  обеспечивает  их сохранность и в установленные сроки  сдает в архив;       3.17. выполняет отдельные служебные поручения руководителя;       3.18. ________________________________________________________.          4. Права          Секретарь приемной руководителя имеет право:       4.1.  знакомиться  с проектами решений руководства организации,  связанных с его деятельностью;       4.2.    вносить   на   рассмотрение   руководства   организации  предложения     по    совершенствованию    работы,    связанной    с  предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями;       4.3.  сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных  в  процессе осуществления своих должностных обязанностей недостатках  и вносить предложения по их устранению в пределах своей компетенции;       4.4.   запрашивать   и  получать  от  руководства  организации,  руководителей  и специалистов структурных подразделений информацию и  документы по вопросам, входящим в его компетенцию;       4.5. требовать от руководства организации оказания содействия в  осуществлении своих должностных обязанностей и прав;       4.6. _________________________________________________________.          5. Ответственность          Секретарь приемной руководителя несет ответственность:       5.1.   за   ненадлежащее   исполнение  или  неисполнение  своих  должностных    обязанностей,    за    неправильность   и   неполноту  использования   предоставленных   прав,   предусмотренных  настоящей  должностной  инструкцией,  -  в  пределах,  определенных действующим  трудовым законодательством;       5.2.  за  правонарушения,  совершенные в процессе осуществления  своей   деятельности,   -   в   пределах,  определенных  действующим  административным, уголовным и гражданским законодательством;       5.3.   за   причинение   материального  ущерба  -  в  пределах,  определенных действующим трудовым и гражданским законодательством;       5.4. _________________________________________________________.     Руководитель структурного   подразделения                     __________ _______________________                                     (подпись)    (инициалы, фамилия)  Согласовано     Начальник юридического отдела (ЮрО)  __________     ______________________  (подпись)       (инициалы, фамилия)     00.00.0000    (дата)     Начальник отдела организации труда и заработной платы (ООТиЗ)  __________     ______________________   (подпись)      (инициалы, фамилия)     00.00.0000    (дата)     С инструкцией ознакомлен       __________     ______________________                                  (подпись)       (инициалы, фамилия)                                    00.00.0000                                   (дата)     08.04.2002 г.     Евгений Пархимчик, ведущий научный сотрудник НИИ труда  Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь,  кандидат наук  Людмила Яновская, старший научный сотрудник НИИ труда   Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь     «Образцы должностных инструкций с комментариями».  Издательство ООО «Дикта», Минск, 2002 г.  E-mail: book@amalfea.ru  Тел.: (8-017) 254-69-18