Бланки: Должностная инструкция секретаря-машинистки

Бланки: Должностная инструкция секретаря-машинистки

    _______________________________                  Утверждаю      (наименование организации)       _______________________________                                        (руководитель организации или                                             иное должностное лицо,                                           уполномоченное утверждать                                            должностную инструкцию)                                       __________  ___________________                                       (подпись)   (инициалы, фамилия)                                          00.00.0000                                         (дата)     ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ  СЕКРЕТАРЯ-МАШИНИСТКИ     00.00.000000    (дата)          1. Общие положения          1.1.  Секретарь-машинистка  относится  к  категории технических  исполнителей.       1.2.   На   должность  секретаря-машинистки  назначается  лицо,  имеющее  начальное  профессиональное  образование,  без предъявления  требований   к   стажу  работы,  или  общее  среднее  образование  и  специальную  подготовку по установленной программе, без предъявления  требований к стажу работы.       1.3.    Секретарь-машинистка    назначается    на    должность,  перемещается   и   освобождается   от   нее   приказом  руководителя  организации по представлению ______________________________________.       1.4. В своей деятельности секретарь-машинистка руководствуется:        1.4.1.  нормативными документами и методическими материалами по  выполняемой работе;       1.4.2.  приказами  и  распоряжениями  руководителя  организации  (непосредственного руководителя);       1.4.3. уставом организации;       1.4.4. правилами трудового распорядка;       1.4.5. настоящей должностной инструкцией.       1.5. Секретарь-машинистка должна знать:       1.5.1.  положения, инструкции, другие руководящие и нормативные  документы по ведению делопроизводства;       1.5.2.   структуру   и  руководящий  состав  организации  и  ее  подразделений;       1.5.3. машинопись;       1.5.4. правила орфографии и пунктуации;       1.5.5.  порядок  расположения материала при печатании различных  документов;       1.5.6. правила печатания деловых писем с использованием типовых  форм;       1.5.7.   правила   эксплуатации  пишущих  машинок,  диктофонов,  магнитофонов, ксероксов;       1.5.8.     правила    пользования    приемно-переговорными    и  приемно-передающими устройствами;       1.5.9.         стандарты         унифицированной        системы  организационно-распорядительной документации;       1.5.10. основы организации труда;       1.5.11. основы трудового законодательства;       1.5.12. правила внутреннего трудового распорядка;       1.5.13. правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности;       1.5.14. ______________________________________________________.       1.6. Секретарь-машинистка подчиняется непосредственно _________  ____________________________________________________________________          (руководителю организации, руководителю структурного   ___________________________________________________________________.                подразделения, иному должностному лицу)       1.7.   В   случае  временного  отсутствия  секретаря-машинистки  (болезнь,  отпуск,  пр.)  ее  обязанности  исполняет  назначенный  в  установленном     порядке     заместитель,    который    приобретает  соответствующие  права  и несет полную ответственность за надлежащее  исполнение возложенных на него обязанностей.       1.8. _________________________________________________________.          2. Функции          На секретаря-машинистку возлагаются следующие функции:       2.1.   выполнение   технических   функций   по   обеспечению  и  обслуживанию работы руководителя организации;       2.2. организация приема посетителей;       2.3. ведение делопроизводства;       2.4. _________________________________________________________.          3. Должностные обязанности          Для  выполнения возложенных на нее функций секретарь-машинистка  осуществляет следующие должностные обязанности:       3.1.   выполняет   технические   функции   по   обеспечению   и  обслуживанию работы руководителя организации или ее подразделений;       3.2.    получает    необходимые    руководителю   сведения   от  подразделений   или   исполнителей,   вызывает   по   его  поручению  работников;       3.3. организует телефонные переговоры руководителя;       3.4.   принимает   и   передает  телефонограммы,  записывает  в  отсутствие  руководителя  принятые  сообщения  и доводит до сведения  руководителя их содержание;       3.5.  проводит  работу  по  подготовке  заседаний  и совещаний,  проводимых  руководителем  (сбор  необходимых материалов, оповещение  участников  о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и  их регистрация), ведет и оформляет протоколы;       3.6.  обеспечивает  рабочее  место  руководителя  канцелярскими  принадлежностями,   средствами   организационной   техники,  создает  условия, способствующие его эффективной работе;       3.7.  передает  и  принимает информацию по приемно-переговорным  устройствам (телекс, телефакс и др.);       3.8. печатает по указанию руководителя различные материалы;       3.9.  ведет  делопроизводство,  принимает  поступающую  на  имя  руководителя   корреспонденцию,  осуществляет  ее  систематизацию  в  соответствии  с  принятым в организации порядком и передает ее после  рассмотрения    руководителем   в   подразделения   или   конкретным  исполнителям  для использования в процессе их работы либо подготовки  ответа;       3.10.  следит  за  сроками  выполнения  поручений руководителя,  взятых на контроль;       3.11.  принимает  документы  на  подпись  руководителю и личные  заявления работников;       3.12.  организует прием посетителей, проявляя к ним тактичность  и  внимание,   содействует   оперативности   рассмотрения  просьб  и  предложений работников;       3.13.    формирует   дела   в   соответствии   с   утвержденной  номенклатурой,  обеспечивает  их сохранность и в установленные сроки  сдает в архив;       3.14.    подготавливает    документы   для   тиражирования   на  множительной технике, а также копирует документы;       3.15.    выполняет   отдельные   служебные   поручения   своего  непосредственного руководителя;       3.16. ________________________________________________________.          4. Права          Секретарь-машинистка имеет право:       4.1.  знакомиться с проектами решений руководителя организации,  связанных с ее деятельностью;       4.2.    вносить   на   рассмотрение   руководства   организации  предложения     по    совершенствованию    работы,    связанной    с  предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями;       4.3.  сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных  в  процессе осуществления своих должностных обязанностей недостатках  и вносить предложения по их устранению в пределах своей компетенции;       4.4.  запрашивать  и  получать  от руководителей и специалистов  подразделений  информацию  и  документы,  необходимые для выполнения  своих должностных обязанностей;       4.5. требовать от руководства организации оказания содействия в  осуществлении своих должностных обязанностей и прав;       4.6. _________________________________________________________.          5. Ответственность          Секретарь-машинистка несет ответственность:       5.1.    за   ненадлежащее   исполнение   (неисполнение)   своих  должностных    обязанностей,    за    неправильность   и   неполноту  использования   предоставленных   прав,   предусмотренных  настоящей  должностной  инструкцией,  -  в  пределах,  определенных действующим  трудовым законодательством;       5.2.  за  правонарушения,  совершенные в процессе осуществления  своей   деятельности,   -   в   пределах,  определенных  действующим  административным, уголовным и гражданским законодательством;       5.3.   за   причинение   материального  ущерба  -  в  пределах,  определенных действующим трудовым и гражданским законодательством;       5.4. _________________________________________________________.     Руководитель структурного   подразделения                      __________ ______________________                                   (подпись)   (инициалы, фамилия)  Согласовано  Начальник юридического отдела (ЮрО)  __________     ______________________   (подпись)      (инициалы, фамилия)     00.00.0000    (дата)     Начальник отдела организации труда и заработной платы (ООТиЗ)  __________     ______________________   (подпись)      (инициалы, фамилия)     00.00.0000    (дата)     С инструкцией ознакомлен           __________ ______________________                                     (подпись)    (инициалы, фамилия)                                        00.00.0000                                       (дата)                                   08.04.2002 г.     Евгений Пархимчик, ведущий научный сотрудник НИИ труда  Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь,  кандидат наук  Людмила Яновская, старший научный сотрудник НИИ труда    Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь     «Образцы должностных инструкций с комментариями».  Издательство ООО «Дикта», Минск, 2002 г.  E-mail: book@amalfea.ru   Тел.: (8-017) 254-69-18