Помощь: Правила ведения кассовых операций, расчеты наличными денежными средствами (в вопросах и ответах) (часть 1)

см. Окончание

ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ, РАСЧЕТЫ НАЛИЧНЫМИ ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ

(В ВОПРОСАХ И ОТВЕТАХ)

Вопрос: Работник был направлен в служебную командировку. Аванс на командировочные расходы выдавался наличными деньгами. В течение 3 дней после прибытия из командировки работником был составлен авансовый отчет, но за ним осталась задолженность по командировочным расходам вследствие неполного использования сумм полученного аванса. До возврата указанных денежных средств работник направляется в следующую командировку.

Можно ли работнику выплатить новый аванс на командировочные расходы при условии, что к авансовому отчету по прежней командировке им будет приложено заявление на удержание неизрасходованного аванса из его заработной платы?

Ответ: В соответствии с п.30 Правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденных постановлением Правления Нацбанка РБ от 26.03.2003 № 57 (далее — Правила № 57), лица, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги, за исключением случаев, установленных абзацем первым части второй ст.107 Трудового кодекса РБ (далее — ТК РБ).

В ситуации, изложенной в вопросе, работник, получивший наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязан не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и может приложить письменное заявление об удержании из его заработной платы неизрасходованной суммы аванса, выданной на служебную командировку.

Д-т 71 — К-т 50 — выдан аванс работнику на командировочные расходы;

Д-т 20, 26 и др. — К-т 71 — списаны командировочные расходы на основании отчета работника об израсходованных суммах;

Д-т 70 — К-т 71 — удержаны из заработной платы работника неизрасходованные суммы аванса (здесь и далее проводки составлены редакцией журнала).

В этом случае наниматель может выдать наличные деньги под отчет на служебную командировку независимо от того, удержаны или нет денежные средства из заработной платы работника за предыдущую командировку.

Вопрос: Предприятие занимается международными автомобильными перевозками грузов. При этом нередко возникает необходимость в проведении ремонта транспортного средства за пределами Республики Беларусь. Предприятие выдает аванс на командировочные расходы под отчет посредством зачисления денежных средств на карт-счет с выдачей корпоративной банковской пластиковой карточки.

Возможно ли дополнительно перечислить на корпоративную карточку сумму стоимости ремонта в рамках одной командировки без полного отчета по ранее перечисленной сумме?

Ответ: В рассматриваемой ситуации, по мнению автора, предприятие-перевозчик вправе дополнительно перечислить на корпоративную пластиковую карточку сумму, необходимую для ремонта транспортного средства. Это не будет являться нарушением Правил ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденных постановлением Правления Нацбанка РБ от 28.06.2004 № 98, поскольку ответственность наступает за выдачу под отчет без полного отчета по ранее выданным суммам наличной иностранной валюты.

Д-т 55 — К-т 51, 52 — перечислены денежные средства на карт-счет организации; пополнение карт-счета организации;

Д-т 71 (57, 91) — К-т 55 — отражено списание денежных средств, снятых с карт-счета подотчетным лицом, на основании выписки банка.

Вопрос: Предприятие имеет разрешение банка на использование выручки на выплаты, входящие в состав фонда заработной платы, пенсии, пособия, стипендии. В договоре между предприятием и банком определен конкретный срок выдачи наличных денег на такие выплаты. Указанные выплаты производились из выручки не в сроки, установленные банком в договоре, а позже и выплачивались в течение 3 рабочих дней как задолженность по заработной плате. В течение этих 3 дней предприятие хранило в своей кассе наличные деньги сверх установленного лимита остатка кассы только на оплату труда, выплату стипендий, пенсий, пособий.

Рассматривается ли данный факт как превышение остатка лимита кассы? Если предприятие кроме выплаты заработной платы в течение этих 3 дней производит также окончательный расчет с работником, будет ли это нарушением п.13 Правил № 57?

Ответ: Наличные деньги, поступившие в кассу предприятия, предпринимателя, частного нотариуса, могут быть использованы по согласованию с обслуживающим банком на выплаты, входящие в состав фонда заработной платы, пенсии, пособия, стипендии в необходимом размере согласно п.17 Правил организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь, утвержденных постановлением Правления Нацбанка РБ от 31.10.2002 № 213 (далее — Правила № 213). В соответствии с п.15 Правил № 57 предприятия, расходующие по согласованию с банком наличные деньги из выручки, не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги для предстоящих расходов (в т.ч. на оплату труда, выплаты стипендий, пенсий, пособий) до установленного срока их выдачи.

Срок указанных выплат из выручки определяется непосредственно руководителем предприятия и может отличаться от срока, указанного в договоре между предприятием и банком, так как в договоре банк определяет конкретный срок выдачи наличных денег из кассы банка на выплаты, входящие в состав фонда заработной платы, с целью равномерного распределения кассовых ресурсов и нагрузки на кассовых работников (п.23 Правил № 213).

Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленного лимита остатка кассы только на оплату труда, выплаты стипендий, пенсий, пособий, дивидендов, выплаты педагогическим работникам на приобретение методической литературы в течение срока, не превышающего 3 рабочих дней, включая день наступления указанных выплат из выручки при использовании по согласованию с обслуживающим банком выручки на выплаты, входящие в состав фонда заработной платы (п.13 Правил № 57). По истечении этого срока (на 4-й и 6-й рабочий день соответственно) не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в банк, и в последующем указанные средства выдаются в установленной законодательством Республики Беларусь очередности. Таким образом, в рассматриваемой ситуации нарушения правил ведения кассовых операций не усматривается.

Пунктом 3 Правил № 57 определено, что оплата труда — выплаты, входящие в состав фонда заработной платы в соответствии с Инструкцией по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду, утвержденной постановлением Минстата РБ от 17.09.2001 № 80. В окончательный расчет при увольнении наемных работников входит заработная плата за выполненную работу и отработанное время, оплата отпусков, которые согласно указанной Инструкции входят в состав фонда заработной платы. Выходное пособие (компенсация), выплачиваемое в случае прекращения трудового договора (контракта), относится к прочим выплатам и расходам, неучитываемым в составе фонда заработной платы. Исходя из изложенного в данной ситуации могут быть выплачены только суммы, входящие в состав фонда заработной платы.

Вопрос: Предприятием получено разрешение на использование наличных денег из выручки на оплату труда в размере 1 500 000 руб. и на расчеты наличными денежными средствами между предприятиями, предпринимателями, частными нотариусами — 500 000 руб. Предприятие выплатило из выручки заработную плату в размере 1 500 000 руб., отпускные — 200 000 руб., а также израсходовало 300 000 руб. на расчеты наличными денежными средствами между юридическими лицами.

Усматриваются ли в данном случае нарушения? Если да, то какие могут быть применены штрафные санкции?

Ответ: В рассматриваемой ситуации предприятие имело право использовать наличные деньги из выручки на все выплаты, входящие в состав фонда заработной платы, пенсии, пособия, стипендии для работников предприятия, в т.ч. и на отпускные, а также на расчеты наличными денежными средствами между предприятиями, предпринимателями, частными нотариусами в пределах, установленных обслуживающим банком, но не более 2 000 000 руб.

В случае использования наличных денег из выручки сверх установленных банком размеров использования выручки (2 000 000 руб.) взыскивается штраф в размере 10% от суммы нарушения согласно п.9 Инструкции о мерах ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 27.06.2003 № 125 (далее — Инструкция № 125), за использование выручки сверх установленных банком размеров использования выручки.

Штраф в размере 10% от суммы нарушения за нецелевое использование наличных денег взыскивается только в случае, если они получены из касс банков (п.10 Инструкции № 125).

Таким образом, в рассматриваемой ситуации штрафные санкции не применяются.

Вопрос: Как определить, имеется ли превышение лимита остатка кассы у предприятия, в составе которого есть подразделения, сдающие выручку головному предприятию, а также у предприятия, имеющего в своем составе уполномоченных лиц?

Ответ: Головному предприятию и его подразделениям, сдающим выручку с зачислением на текущий (расчетный) счет головного предприятия либо сдающим выручку в кассу головного предприятия, лимит остатка кассы устанавливается отдельно — головному предприятию и каждому подразделению соответственно (п.12 Правил № 213). Исходя из этого при определении превышения лимита остатка кассы у головного предприятия принимается во внимание вся сумма наличных денег, находящихся непосредственно в кассе головного предприятия, при определении превышения лимита остатка кассы у подразделения предприятия — вся сумма наличных денег, находящихся непосредственно в кассе подразделения.

Если предприятие имеет в своем составе мелкорозничную торговую сеть (палатки, ларьки, киоски, летние кафе и т.п.), пункты передвижной торговли (автомагазины, автолавки, лотки, корзины и т.п.), иных уполномоченных лиц (агенты, распространители, инспекторы и другие материально ответственные лица), то банк в этом случае устанавливает общий лимит остатка кассы с учетом подразделений мелкорозничной и передвижной торговой сети, иных уполномоченных лиц.

При определении превышения лимита остатка кассы для предприятия учитываются установленные банком сроки сдачи выручки для уполномоченных лиц. В случае соблюдения уполномоченными лицами сроков сдачи наличных денег в фактический остаток включается сумма наличных денег, находящихся непосредственно в кассе предприятия.

При несоблюдении сроков сдачи выручки уполномоченными лицами в центральную кассу предприятия в фактический остаток включается сумма наличных денег, находящихся в кассе самого предприятия и у уполномоченных лиц, нарушивших срок сдачи выручки.

Кроме того, в соответствии с частью третьей п.47 Правил № 57 сдача наличных денег в центральную кассу подразделениями, а также уполномоченными лицами, сдающими выручку в центральную кассу предприятия, с нарушением установленного срока расценивается как факт несвоевременного оприходования в кассу наличных денег.

Вопрос: Предприятие имеет в своем составе подразделения, прием наличных денег в которых осуществляется с использованием кассовых суммирующих аппаратов. Выручка сдается путем инкассации. В соответствии с договором на сбор денежной наличности заезд инкассаторов осуществляется в 15.30. В дни, когда выручка до 15.30 в кассу подразделений не поступает, предприятие отказывается от инкассации. Однако товар (услуга) может быть реализован (оказана) на сумму, превышающую установленный банком лимит остатка кассы, и после 15.30. Соответственно выручка сдается службе инкассации на следующий день.

Считается ли сверхлимитной выручка, полученная после 15.30 в случае отказа от инкассации, и будут ли в этой ситуации применены к подразделению штрафные санкции за превышение лимита остатка кассы?

Ответ: Применительно к данной ситуации наличные деньги, полученные от продажи товаров (выполнения работ, оказания услуг) после 15.30, не будут являться сверхлимитными в случае документального подтверждения времени продажи товаров (выполнения работ, оказания услуг) и сдачи их на следующий рабочий день службе инкассации. Документальным подтверждением времени продажи товаров являются кассовые чеки, на которых фиксируется время продажи товаров, оказания услуг (п.9 Правил № 213).

23.06.2006 г.

Инесса Прокопович, заместитель начальника Управления методологии и регулирования денежного обращения — начальник отдела методологии

денежного обращения Национального банка Республики Беларусь

Журнал «Главный Бухгалтер. ГБ» № 24, 2006 г.

Для более детального изучения см.: 1. Пособие

2. Пособие

3. Пособие

4. Пособие

От редакции: В постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 26.03.2003 № 57 «Об утверждении Правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь» на основании постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 27.11.2006 № 192 внесены изменения и дополнения.

С 15 февраля 2007 г. в постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 28.06.2004 № 98 «Об утверждении Правил ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь» на основании постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 26.12.2006 № 214 внесены изменения и дополнения.

С 20 февраля 2007 г. постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 31.10.2002 № 213 «Об утверждении Правил организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь» на основании постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.12.2006 № 234 внесены изменения и дополнения.

Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 27.06.2003 № 125 «Об утверждении Инструкции о мерах ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь» на основании постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 05.06.2007 № 123 утратило силу.

С 20 сентября 2007 г. постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 31.10.2002 № 213 «Об утверждении Правил организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь» на основании постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 24.08.2007 № 166 утратило силу.