Помощь: Документальное оформление операций, связанных с движением основных средств и нематериальных активов (в вопросах и ответах)

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ОПЕРАЦИЙ, СВЯЗАННЫХ С ДВИЖЕНИЕМ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ И НЕМАТЕРИАЛЬНЫХ АКТИВОВ

(В ВОПРОСАХ И ОТВЕТАХ)

Вопрос: С 1 января 2005 г. вступило в силу постановление Минфина РБ от 08.12.2003 № 168, которым была утверждена типовая форма ОС-6 инвентарной карточки учета объекта основных средств.

Следовало ли переоформлять все инвентарные карточки, заведенные до 1 января 2005 г.?

Ответ: Такой необходимости не было.

Обоснование: В Инструкции о порядке заполнения бланков типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 08.12.2003 № 168 (далее — Инструкция № 168), отсутствует норма, обязывающая субъекты хозяйствования переоформлять заведенные инвентарные карточки учета объекта основных средств до 1 января 2005 г. Тем более что реквизиты, содержащиеся в форме ОС-6 нового образца, практически полностью дублируют реквизиты, содержащиеся в форме ОС-6 ранее использовавшейся инвентарной карточки, утвержденной постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241. Дополнить прежние карточки можно такой информацией, как код организации по ОКЮЛП, результаты проведенных переоценок.

Переоформление инвентарных карточек производится по желанию самого субъекта хозяйственной деятельности.

Вопрос: В Инструкции № 168 не указано, в каких документах должны регистрироваться инвентарные карточки учета основных средств.

Сохранена ли обязанность организации регистрировать инвентарные карточки в описи карточек по учету основных средств?

Ответ: Такой обязанности нет.

Рекомендации: Регистрация карточек по учету основных средств может производиться в описи карточек по учету основных средств (форма ОС-7), утвержденной постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241. Данная процедура применяется в целях контроля за соблюдением классификационной структуры основных средств, обеспечения сохранности карточек, их учета и учета движения основных средств по классификационным группам в течение года. Опись карточек составляется раз в 5 лет и ведется в бухгалтерии организации, при этом записи из инвентарных карточек переносятся по классификационным группам, за каждой из которых резервируется определенное организацией количество свободных страниц.

Вопрос: Какие действия организация должна осуществить с инвентарными карточками, если списывается или выбывает объект основных средств?

Ответ: Данные результатов списания вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объекта (объектов) и группового учета объектов основных средств (формы ОС-6, ОС-6а, ОС-6б).

Если объект списывается как непригодный для дальнейшей эксплуатации, продается или передается безвозмездно, то карточка учета изымается из картотеки действующих основных средств и с отметкой причины выбытия помещается в картотеку выбывших основных средств.

Вопрос: В течение какого срока после ликвидации основных средств должны храниться инвентарные карточки и книги учета основных средств?

Ответ: Инвентарные карточки, книги учета основных средств хранятся 3 года после ликвидации основных средств, проведения налоговой проверки, затем они уничтожаются.

Обоснование: Статья 506 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38 (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Белкомархива РБ от 28.04.2004 № 4).

Вопрос: Как определить, к какому виду относится приобретаемое имущество: к основным средствам или к предметам? Какой критерий берется при этом за определяющий: стоимость или срок службы?

Ответ: Для отнесения имущества к основным средствам необходимо одновременное соблюдение двух условий: оно должно сохранять свою материально-вещественную форму в течение длительного (более 12 месяцев) периода и стоимость единицы имущества при этом должна превышать величину, установленную учетной политикой организации в соответствии с законодательством (за исключением объектов, относящихся согласно законодательству к основным средствам вне зависимости от их стоимости).

Обоснование: Пункт 2 Инструкции о порядке начисления амортизации основных средств и нематериальных активов, в редакции постановления Минэкономики, Минфина, Минстата и Минстройархитектуры РБ от 30.03.2004 № 87/55/33/5 (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением от 28.07.2005 № 136/96/102/31).

При определении стоимостного критерия отнесения имущества к основным средствам или к предметам необходимо руководствоваться постановлением Минфина РБ от 23.03.2004 № 41 «Об установлении лимита отнесения имущества к отдельным предметам в составе оборотных средств», которым лимит отнесения активов к предметам установлен в пределах 30 базовых величин (кроме ковров и ковровых изделий, лимит по которым установлен в пределах 10 базовых величин). Организация имеет право понижать указанную величину, и это должно быть закреплено в ее учетной политике.

Вопрос: Организацией приобретен станок стоимостью 1180 тыс.руб. с учетом НДС. Согласно учетной политике этой организации к предметам относятся активы стоимостью до 30 базовых величин.

Какую стоимость станка (с учетом НДС или без налога) следует сравнивать с указанной в учетной политике?

Ответ: При определении вида имущества необходимо сопоставлять его стоимость без учета НДС с установленным лимитом.

Обоснование: Пункт 1 постановления Минфина РБ от 23.03.2004 № 41.

Вопрос: Организация принимает на баланс здание.

Каким образом ставится на учет это здание?

Ответ: На баланс ставится каждый отдельный инвентарный объект.

Обоснование: Пункт 6 Инструкции о порядке бухгалтерского учета основных средств, утвержденной постановлением Минфина РБ от 20.12.2001 № 127 (с изменениями и дополнениями).

Следует отметить, что инвентарный объект — это законченное устройство со всеми приспособлениями к нему и принадлежностями, или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и совместно выполняющих определенную работу.

Комплекс конструктивно сочлененных предметов — это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие обслуживающие их приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированных на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.

Вопрос: Организация получила основные средства в качестве взноса в уставный фонд.

Следует ли учредителю составлять акт о приеме-передаче объекта основных средств (форма ОС-1)?

Ответ: Следует.

Обоснование: Подпункт 5.1 Инструкции № 168.

При получении основных средств в качестве взноса в уставный фонд в строке «Основание для составления акта» должна быть сделана ссылка на учредительные документы, например на протокол собрания учредителей, учредительный договор, на основании которых осуществляется взнос в уставный фонд.

Вопрос: Организация приобрела новые объекты основных средств.

Должен ли продавец оформить (или подписать) акт о приеме-передаче объекта основных средств формы ОС-1? Что следует указать в строке «Организация-сдатчик»?

Ответ: Продавец не оформляет и не подписывает акт о приеме-передаче объекта. При отпуске товара продавец обязан выписать накладную формы ТТН-1 или ТН-2, так как он отпускает товар.

Акт формы ОС-1 оформляется только покупателем и при вводе основных средств в действие. Момент покупки и ввода в действие могут не совпадать.

Акт формы ОС-1 продавец ни выписывать, ни подписывать не должен. Так как акт о приеме-передаче продавцом не подписывается, то и строка «Организация-сдатчик» не заполняется, а соответственно будет отсутствовать и гриф утверждения со стороны продавца.

Вопрос: Какие графы акта формы ОС-1 допускается не заполнять при приобретении объектов основных средств в оптовой или розничной торговле?

Ответ: В случае приобретения объектов в оптовой или розничной торговле в акте формы ОС-1 не заполняются данные об организации, продавшей товар, а также раздел 1 «Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи». Поскольку акт о приеме-передаче с продавцом не подписывается, то в строке «Организация-сдатчик» ставится прочерк.

Обоснование: Пункт 5 Инструкции № 168.

Вопрос: В каких случаях в акте формы ОС-1 следует заполнять реквизит «Государственная регистрация прав на недвижимость»?

Ответ: Реквизит «Государственная регистрация прав на недвижимость» заполняется в случаях, когда недвижимое имущество подлежит государственной регистрации.

Вопрос: На предприятии закончено строительство производственного здания. Государственная регистрация здания еще не проведена.

Как следует учитывать такой объект?

Ответ: Объекты недвижимости, являющиеся в соответствии с законодательством объектами государственной регистрации, по которым закончены капитальные вложения, оформлены первичные документы о приеме-передаче и которые фактически эксплуатируются, до государственной регистрации права собственности и других вещных прав на них принимаются к бухгалтерскому учету в качестве основных средств с отражением на отдельном субсчете к счету 01 «Основные средства».

После удостоверения произведенной государственной регистрации права собственности на недвижимое имущество в установленном законодательством порядке указанные объекты основных средств отражаются на счете 01 «Основные средства» в составе собственных основных средств.

Обоснование: Пункт 15 Инструкции о порядке бухгалтерского учета основных средств, утвержденной постановлением Минфина РБ от 20.12.2001 № 127 (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением от 07.07.2005 № 89).

Вопрос: Должны ли совпадать данные, указываемые в графе 7 раздела 1 и в графе 1 раздела 2, при оформлении акта формы ОС-1?

Ответ: При оформлении акта о приеме-передаче объекта основных средств (форма ОС-1) в графе 7 раздела 1 проставляется стоимость приобретения (договорная стоимость), а в графе 1 раздела 2 — первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету, которая отличается от суммы, указанной в графе 7, на сумму расходов по приобретению основного средства (транспортные расходы по доставке, таможенные платежи, налог на приобретение транспортных средств и т.д.).

Обоснование: Инструкция № 168.

Вопрос: Организация сделала вложения в основные средства и отразила их на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы».

Как долго эти активы могут учитываться на счете 08?

Ответ: Для объектов, не требующих монтажа, акт формы ОС-1 составляется в момент приобретения; для объектов, требующих монтажа, — после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию.

Таким образом, активы, не требующие монтажа, отражаются на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы» транзитом, а активы, требующие монтажа, — с момента передачи в монтаж до момента ввода в эксплуатацию.

Обоснование: Подпункт 5.1 Инструкции № 168.

Вопрос: В организации полностью самортизирован объект нематериальных активов.

Какой документ должен быть составлен на выбытие объекта в результате его списания?

Ответ: Постановлением Минфина РБ от 08.12.2003 № 168 в отношении объектов нематериальных активов утверждены только формы документов:

— НА-1 «Акт о приеме нематериальных активов»;

— НА-2 «Инвентарная карточка учета нематериальных активов».

Выбытие объектов нематериальных активов следует оформлять документально, как и выбытие объектов основных средств, поэтому можно рекомендовать организациям разработать соответствующую форму акта, которая бы содержала необходимые реквизиты и соответствовала требованиям ст.9 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (в ред. от 25.06.2001 № 42-З).

Для списания объектов основных средств организации могут применять и формы актов о списании, применяемых в отношении основных средств:

— ОС-4 «Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)»;

— ОС-4б «Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)».

09.06.2006 г.

Наталья Кондакова, кандидат экономических наук, аудитор

Журнал «Главный Бухгалтер. ГБ» № 22, 2006 г.

От редакции: В Закон Республики Беларусь от 18.10.1994 № 3321-ХII «О бухгалтерском учете и отчетности» на основании Закона Республики Беларусь от 29.12.2006 № 188-З внесены изменения и дополнения.

С 14 сентября 2007 г. в приложение к постановлению Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38 «Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и положения о порядке его применения», на основании постановления Министерства юстиции от 31.08.2007 № 58 внесены изменения и дополнения.